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        檔案數(shù)字化背景下智慧服務(wù)策略研究

        2021-12-28 02:37:03
        蘭臺世界 2021年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理智慧資源

        劉 瑛

        在任何單位的經(jīng)營管理過程中,檔案的管理都是其中的一個重要內(nèi)容。當(dāng)前,數(shù)字化技術(shù)已然開始滲透到了我們生活、生產(chǎn)的方方面面,很多行業(yè)都在和數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分的融合發(fā)展,并且取得了較好的效果。目前,在檔案管理領(lǐng)域,一些單位已經(jīng)開始嘗試運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)來改變檔案管理方式,即檔案數(shù)字化。數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理方面,不僅能夠改善檔案管理模式,同時也能夠提高檔案管理效果。

        近年來,數(shù)字化技術(shù)成為一個熱門詞匯,不僅因為數(shù)字化技術(shù)作為一項新的科技內(nèi)容快速滲透到了各行各業(yè),同時數(shù)字化技術(shù)所顯現(xiàn)出的優(yōu)勢也推動了各行各業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。在數(shù)字化技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)的同時,檔案管理領(lǐng)域目前對于數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用總體而言還是比較淺顯,但是已經(jīng)有一些有先見之明的單位開始嘗試運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理方式,而數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用,不僅能夠改善檔案管理模式,同時也能夠提高數(shù)字化技術(shù)效果。本文主要就如何在檔案管理數(shù)字化時代加快智慧服務(wù)進(jìn)行分析。

        一、我國檔案管理工作的歷程回顧

        新中國成立以后,隨著我國各項事業(yè)的不斷推進(jìn),檔案管理工作也隨之跟上,國家為此建立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)檔案的收集、保存和管理,同時國家為了推動檔案管理人才隊伍的不斷完善,在很多高校都建立起了檔案管理專業(yè)。進(jìn)入到20世紀(jì)80年代,隨著我國改革開放不斷深入,經(jīng)濟(jì)實力有了明顯提升,檔案管理工作有了較好的物質(zhì)條件支撐,從中央到地方基本都建立起了相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu),并且檔案管理工作也充分適應(yīng)了國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步。21世紀(jì),在數(shù)字化快速發(fā)展的背景之下,我國檔案工作也與時俱進(jìn),開始朝著線上檔案管理的目標(biāo)邁進(jìn),數(shù)字化檔案管理成為了這個時代鮮明的標(biāo)志,同時數(shù)字化檔案管理的發(fā)展也推動了包括數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理技術(shù)等方面的一系列協(xié)同發(fā)展。目前,在我國絕大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)中,基本上都實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理,同時一些比較大型的主流企業(yè)也逐步開始采用數(shù)字化的方式管理和利用檔案。

        二、數(shù)字化技術(shù)的內(nèi)涵及檔案數(shù)字化特征

        1.數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)內(nèi)涵。數(shù)字化技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)信息化時代的產(chǎn)物,其概念最早由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶提出,又稱為巨量資料。與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的靜態(tài)化不同,數(shù)字化技術(shù)呈現(xiàn)出動態(tài)化特征,運(yùn)用高決策力、高洞察力、高優(yōu)化能力的云計算、分布式處理技術(shù)、存儲技術(shù)和感知技術(shù),對多樣化數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、管理、處理[1]。

        2.檔案數(shù)字化的基本特征。目前,在檔案實際管理工作中,隨著客觀形勢變化,對于檔案管理工作的基礎(chǔ)能力和現(xiàn)代化水平都提出了較高要求,這也要求在檔案管理工作方面要更加重視針對性、科學(xué)性,在數(shù)字化技術(shù)幫助下,能有效促進(jìn)這一目標(biāo)實現(xiàn),并借此推動數(shù)字化背景下智慧檔案服務(wù)工作的構(gòu)建。檔案數(shù)字化的基本特征可以表現(xiàn)在幾個方面。首先是能夠為更大范圍的用戶群體提供檔案服務(wù)。目前,全球三分之二以上的人口都是互聯(lián)網(wǎng)的直接使用者,每個個體、團(tuán)體都可成為信息輸入者、傳播者和接收者,以云為依托,浩瀚如海、數(shù)量龐大,巨量資料也由此得名[1]。其次是檔案信息傳播能夠更加高速。檔案數(shù)字化主要是依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)而發(fā)展,而互聯(lián)網(wǎng)在信息傳播上又有著高效快速的特點(diǎn)。正因為信息傳播的高速化,才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的高效交流。最后是多樣性。檔案數(shù)字化升級后,檔案內(nèi)容的發(fā)生源來自于各個層級、各個主體,由其所創(chuàng)造出來的資源同樣是多樣性的,并且檔案數(shù)字化所能夠服務(wù)的群體也涵蓋方方面面、各行各業(yè),同樣具有多樣性。

        3.檔案數(shù)字化的實現(xiàn)形式。在檔案數(shù)字化實現(xiàn)過程中,主要是利用影像平臺來實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案的升級管理。一般來說,用于檔案數(shù)字化管理的影像平臺都比較龐大,有幾千G空間,安全性能良好,主要是通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描的形式,轉(zhuǎn)化成電子圖像。在傳統(tǒng)檔案經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換并被收集到平臺以后,用戶如果需要調(diào)閱檔案,可以直接通過平臺提供的用戶界面進(jìn)行檢索、調(diào)閱、下載等行為,平臺則會在后臺系統(tǒng)中記錄下用戶在操作過程中的一系列信息,包括用戶名、使用日期、調(diào)閱內(nèi)容、下載情況等,同時界面還能為用戶提供檔案圖片的縮小、放大、共享等功能[2]。可以看出,檔案數(shù)字化管理不僅不再需要占用一定物理保存場所,同時利用檔案數(shù)字化較好地解決了過去在檔案管理上對于傳統(tǒng)紙張材料的依賴,不僅使得檔案保存管理所需成本變得更低,同時數(shù)字化檔案相較于以紙張載體的傳統(tǒng)檔案,也更安全,在檔案調(diào)閱的效率提升和管理優(yōu)化方面也有比較突出的表現(xiàn)。

        三、“檔案數(shù)據(jù)”對智慧服務(wù)的影響

        在檔案數(shù)字化背景下,“檔案數(shù)據(jù)”是進(jìn)入新時代檔案管理工作的重要變革和進(jìn)步。所謂檔案數(shù)據(jù),是將原有的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息,再將相應(yīng)的內(nèi)容傳入到計算機(jī),這一過程保證檔案內(nèi)容能夠原原本本地被傳輸進(jìn)電腦。同時,電子檔案在歸檔方面,可以通過計算機(jī)程序進(jìn)行歸檔,不僅速度大大提高,準(zhǔn)確性也能夠有所保障,不需要用人工方式進(jìn)行繁瑣費(fèi)力的歸檔操作;在檔案呈現(xiàn)的時候,也能夠清晰直觀地在電腦屏幕上進(jìn)行顯現(xiàn),提高利用效果。而檔案數(shù)據(jù),又對智慧服務(wù)有著重要影響,具體表現(xiàn)在以下幾方面。

        1.檔案數(shù)據(jù)對檔案存放的智慧化影響。在檔案管理過程中,一個重要的環(huán)節(jié)就是檔案資源的保存形式,過去,通常是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存,而這也帶來了一定的問題。首先,隨著檔案資源開發(fā)工作的不斷進(jìn)行,會形成越來越多的檔案材料,由于傳統(tǒng)形式的紙張檔案材料本身的物理屬性,如易燃、易潮等特點(diǎn),在檔案以紙質(zhì)形式存放的過程中[3],往往存在安全隱患。同時,隨著檔案的不斷增多,原有的物理空間也受到了一定的挑戰(zhàn)。其次是紙質(zhì)檔案資源調(diào)閱效率不高。紙質(zhì)檔案資源的存放、查找、翻閱都受到一定的物理條件限制,同時紙質(zhì)檔案在調(diào)閱過程中,往往需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)的申請、報批,也需要一定時間,并且如果一次不能夠調(diào)閱完所有需要的檔案,還需要再次來回。這些都使得檔案資源的調(diào)閱效率受到了嚴(yán)重影響[2],進(jìn)而影響檔案資源的利用效率。最后是在社會各項事業(yè)不斷發(fā)展的過程中,檔案存放場所空間越來越緊張,給未來的檔案資源存放帶來了一定的不利影響。而檔案數(shù)據(jù)的一個特點(diǎn)就是以信息技術(shù)為基礎(chǔ),實現(xiàn)對檔案的電子化管理,不僅可以通過很小的儲存硬件存放較大容量的檔案資源,同時也能夠提供更加方便的調(diào)閱途徑,能夠使得檔案資源的存放效率得到顯著提升。

        2.檔案數(shù)據(jù)對檔案調(diào)閱服務(wù)的智慧化影響。我國新修訂的《檔案法》第四章第二十七條明確規(guī)定,縣級以上各檔案館的檔案,應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會開放。而我國絕大多數(shù)檔案早就已經(jīng)超過了這一期限,已經(jīng)符合向公眾開放的條件,但是目前很多普通民眾對于檔案館還是存在一定的神秘感,往往絕大多數(shù)檔案館是“高高在上”“不可逾越”的地方,也因此即便是當(dāng)需要一些檔案資源的時候,也不會輕易踏進(jìn)檔案館。但是實際上,我們在開展檔案資源開發(fā)工作的過程中,一個重要目標(biāo)就是通過對檔案資源的探尋、發(fā)掘、整合,使其能夠為社會發(fā)展、為民眾生產(chǎn)生活帶來一定的積極作用,而民眾對于檔案館的隔閡感,又制約了這一價值的發(fā)揮。然而,檔案管理數(shù)字化的背景下,在傳統(tǒng)檔案資源經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換并被收集到平臺以后,普通民眾在條件許可的情況下,可以直接通過平臺提供的用戶界面進(jìn)行檢索、調(diào)閱、下載等行為,平臺則會在后臺系統(tǒng)中記錄下用戶在操作過程中的一系列信息,包括用戶名、日期、調(diào)閱內(nèi)容、下載情況等,同時還能為用戶提供檔案圖片的縮小、放大、共享等功能[2],大大提升了檔案資源的開放效率,使得檔案資源開發(fā)工作的價值得到了顯現(xiàn)。

        四、檔案數(shù)字化背景下實現(xiàn)智慧服務(wù)的途徑

        1.通過“云”技術(shù)開發(fā)智慧“掌上檔案柜”。正如前述,隨著我們事業(yè)的不斷發(fā)展,我們會形成越來越多的檔案,同時人民群眾對于檔案利用的要求也在不斷提升,但是目前傳統(tǒng)的檔案管理場所能夠提供的檔案調(diào)閱服務(wù)還是比較有限,雖然很多檔案管理機(jī)構(gòu)會通過電子閱覽平臺上傳一些電子檔案,但是因為電子閱覽平臺儲存容量的有限,廣大用戶能夠利用的檔案較少,同時很多檔案管理人員上傳的資源想有效共享也十分不便。但是,云計算作為一種分布式計算系統(tǒng),能夠?qū)A康男畔⑦M(jìn)行存儲和共享服務(wù),所以我們能夠運(yùn)用云計算的存儲和共享功能,來開發(fā)智慧“掌上檔案柜”。比如,檔案管理機(jī)構(gòu)可以將相關(guān)適合公開的檔案資源存儲到“云”空間后然后,給相關(guān)的人員提供鏈接和云盤密碼,供他們點(diǎn)擊下載。而用戶則可以利用手機(jī)終端下載或者和其他需求者分享這些網(wǎng)絡(luò)資源,隨時隨地調(diào)閱檔案,不受時間和空間的限制,這就是我們通常所說的“智慧無處不在”模式。

        2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)建設(shè)。(1)要序時推進(jìn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)項目的持續(xù)更新建設(shè),對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的各項功能要不斷進(jìn)行擴(kuò)展和優(yōu)化,要基于當(dāng)前檔案管理技術(shù)的發(fā)展以及業(yè)內(nèi)在電子檔案管理方面所形成的一些新思路、新經(jīng)驗,不斷對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級,著力突破過去管理中的各項限制,實現(xiàn)檔案檢索、調(diào)閱、登記、歸還、維護(hù)、更新以及修改等一系列功能的升級,進(jìn)一步提升其中的“智慧因子”,持續(xù)提升相關(guān)人員的使用體驗。(2)要適應(yīng)當(dāng)前移動智能終端普及的時代背景,加快檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的移動化開發(fā)進(jìn)程,盡快實現(xiàn)移動管理功能,使得電子檔案的查詢、調(diào)閱等工作能夠通過APP或者是移動平臺實現(xiàn)。(3)在持續(xù)對信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級的過程中,也要在配套設(shè)施上及時更新,相關(guān)硬件設(shè)施、人員配置、培訓(xùn)、管理制度等保障措施要同步跟進(jìn)。

        3.加強(qiáng)相關(guān)人才隊伍建設(shè)。加強(qiáng)專業(yè)化人才隊伍建設(shè),為檔案數(shù)字化提供強(qiáng)有力的組織和人力資源保證,是檔案數(shù)字化背景下智慧服務(wù)得以實現(xiàn)的重要條件。因此,作為檔案管理機(jī)構(gòu),要著重培養(yǎng)和建設(shè)專業(yè)的技術(shù)骨干隊伍,發(fā)現(xiàn)和選拔一批思想上認(rèn)同檔案數(shù)字化建設(shè),有志于投身智慧檔案服務(wù)事業(yè)的人才來充實人才庫。聚焦檔案數(shù)字化系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)、管理,因地制宜、因人而異地開展針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn),結(jié)合實踐,運(yùn)用梯隊人才培養(yǎng)原則和師徒帶教方式迅速提升人才對檔案數(shù)字化時代的適應(yīng)能力。

        在我們社會主義各項事業(yè)發(fā)展過程中,往往會形成相關(guān)的檔案,是我們方方面面事業(yè)的“成長記錄冊”,是我們在社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)中重要的痕跡載體,而檔案除了能夠記錄我們事業(yè)發(fā)展的足跡、活動的內(nèi)容,也能夠為我們在各方面解決實際問題提供一些追根溯源的依據(jù)。隨著社會的不斷發(fā)展,檔案的價值也日益提升,這也對新時代檔案管理工作和檔案服務(wù)工作提出了更高的要求。要促進(jìn)檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的提升,尤其是促進(jìn)檔案的智慧服務(wù)模式實現(xiàn),檔案數(shù)字化無疑是最好的方式。它有效解決了檔案存放以及資源利用效率等方面的問題,大大提升了檔案服務(wù)中的智慧化因子,做好檔案數(shù)字化升級完善,將有助于促進(jìn)檔案管理工作不斷前進(jìn),提升檔案本身的價值。在此過程中,還要積極創(chuàng)新,正確探索,做好基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的工作,為檔案數(shù)字化背景下的智慧服務(wù)提供堅實有力的支撐。

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