王 慧

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，建設(shè)工程領(lǐng)域?qū)n案管理信息化建設(shè)和規(guī)范管理愈加關(guān)注，逐漸深刻認(rèn)識(shí)到推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)和規(guī)范管理在保障工程項(xiàng)目檔案資料的及時(shí)性、完整性和安全性，以及提升檔案管理水平和業(yè)務(wù)工作效率方面的重要意義，需要積極探索信息化、數(shù)字化改革創(chuàng)新之路。

一、高校建筑工程檔案管理現(xiàn)狀和問題

1.從管理要求上來講，高校檔案涉及黨務(wù)、政務(wù)、教學(xué)、科研、后勤保障等各個(gè)方面，內(nèi)容極其龐雜且保存年代久遠(yuǎn)，建筑工程檔案并未因其專業(yè)性、特殊性和重要性而得到特別關(guān)注。與其他檔案不同，工程建設(shè)從前期立項(xiàng)到施工建設(shè)再到竣工驗(yàn)收，整個(gè)運(yùn)行過程都不斷產(chǎn)生資料甚至賴以資料推動(dòng)，已竣工的工程檔案也經(jīng)常被調(diào)閱，尤其在遇到后續(xù)維修改造、評(píng)價(jià)審計(jì)等，需要查看檔案原件，因此其管理更注重“用”而非“存”。學(xué)校檔案管理部門和工程主管部門僅僅把資料保存好、登記好是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，而應(yīng)該探索如何利用數(shù)字平臺(tái)和新技術(shù)把檔案管理好，更有利于調(diào)閱和查找。

2.從管理隊(duì)伍上來講，工程檔案雖然由多個(gè)部門移交，但難以實(shí)現(xiàn)人人參與、人人負(fù)責(zé)的管理模式。工程檔案也是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容，但往往由一般管理人員兼職收集和管理，項(xiàng)目管理人員只負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的具體工作，缺乏檔案管理意識(shí)。工程檔案管理員在傳統(tǒng)模式下，無法起到數(shù)據(jù)資源平臺(tái)管理者的核心作用，接收到什么資料就存什么資料，難以體現(xiàn)工程檔案資料的價(jià)值。

3.從創(chuàng)新動(dòng)力上來講，工程檔案大多數(shù)時(shí)候被視為業(yè)務(wù)工作的附屬品，實(shí)際上任何對(duì)項(xiàng)目本身的推進(jìn)和評(píng)價(jià)都有賴于工程資料的采集和整理，創(chuàng)新動(dòng)力不足主要體現(xiàn)在理念落后和投入不足等方面。高校工程管理部門更注重工作實(shí)績，對(duì)項(xiàng)目后期管理投入不積極，對(duì)保障工程資料管理的投入有待進(jìn)一步提高，數(shù)據(jù)信息不能充分發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。高校相關(guān)管理部門應(yīng)通過引入新技術(shù)手段，創(chuàng)新管理方法來充分挖掘工程檔案的價(jià)值。

二、高校建筑工程檔案信息化建設(shè)可鑒經(jīng)驗(yàn)

高校檔案管理部門一般能參考城建檔案館要求，根據(jù)學(xué)?；窘ㄔO(shè)和維修工作的實(shí)際情況，制定存檔范圍和存檔年限，要求校內(nèi)各單位每年按統(tǒng)一格式統(tǒng)一移交檔案。而高校工程管理部門通常按項(xiàng)目完成實(shí)際情況整理并移交檔案，已竣工驗(yàn)收項(xiàng)目資料移交學(xué)校檔案管理部門后，反而面臨調(diào)閱程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大的資料難找、管理人員調(diào)整等因素，常常讓業(yè)務(wù)人員多跑腿、多操作，直接影響工作效率。工程檔案管理信息化建設(shè)可有效解決這樣的問題，部分高校已經(jīng)理念先行，在此方面進(jìn)行了有益探索，積累了許多值得借鑒的管理經(jīng)驗(yàn)。

1.統(tǒng)一思想，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化理念。高?；窘ㄔO(shè)和維修工程項(xiàng)目檔案與一般房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案一樣，涉及前期立項(xiàng)、招標(biāo)和合同簽訂、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，包含建設(shè)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等過程中形成的文字、圖紙等各類資料。檔案管理人員可利用數(shù)字化平臺(tái)在檔案管理系統(tǒng)中建立項(xiàng)目基本信息，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定管理流程圖，按照項(xiàng)目計(jì)劃收集每個(gè)環(huán)節(jié)資料，逐步建立項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫，做好原始資料的棄、存、用。

2.引入新技術(shù)手段，增強(qiáng)信息服務(wù)意識(shí)。許多高校搭建校園數(shù)字化平臺(tái)，在建設(shè)智慧化校園方面進(jìn)行了有益探索與積極實(shí)踐，信息管理系統(tǒng)也涵蓋了教學(xué)科研、行政管理和服務(wù)師生等多個(gè)方面，利用物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)集成、文檔加工、遠(yuǎn)程管理等新技術(shù)，打破信息壁壘，進(jìn)行檔案智能管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)。比如，山東建筑大學(xué)在新校區(qū)建設(shè)初期，引入物聯(lián)網(wǎng)理念，在工程檔案管理信息化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索和實(shí)踐，有效促進(jìn)了學(xué)校的基本建設(shè)工作?！皩⑽锫?lián)網(wǎng)的射頻識(shí)別技術(shù)和無線傳感技術(shù)應(yīng)用到工程檔案管理中，即構(gòu)成了一個(gè)由無數(shù)檔案條目節(jié)點(diǎn)組成的在線數(shù)據(jù)庫”[1]，他們把每一份工程檔案都設(shè)置了電子標(biāo)簽，通過無線傳感網(wǎng)上傳到檔案云數(shù)據(jù)平臺(tái)。這類工程檔案管理方面的創(chuàng)新嘗試，在高校工程管理方面也實(shí)現(xiàn)了信息管理和遠(yuǎn)程服務(wù)，大大提高了工作效率。

3.注重?cái)?shù)據(jù)共享和部門協(xié)同，提升工作效率。高校工程檔案信息化建設(shè)主要側(cè)重于項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建和管理系統(tǒng)建設(shè)。高校工程管理部門辦公網(wǎng)站一般作為對(duì)外進(jìn)行信息傳播和業(yè)務(wù)服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，而檔案的信息化建設(shè)更有賴于管理系統(tǒng)的建設(shè)。當(dāng)前，高校積極推進(jìn)無紙化辦公，建立和利用辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)日常行政事務(wù)管理。各參建單位也有各自職責(zé)范圍內(nèi)的管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)通常只運(yùn)行在獨(dú)立的局域網(wǎng)，相互之間也可能不兼容，資源難以共享。工程立項(xiàng)后即可在系統(tǒng)上新建項(xiàng)目庫，按建設(shè)階段，對(duì)校外參建單位開通數(shù)據(jù)上報(bào)端口，通過工作流程采集信息，管理員審批通過才算真正實(shí)現(xiàn)歸檔；按部門職責(zé)，對(duì)校內(nèi)參建單位開通信息鏈接端口，及時(shí)將立項(xiàng)手續(xù)、規(guī)章制度、合同、招標(biāo)中標(biāo)信息、會(huì)議紀(jì)要、施工日志、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件內(nèi)容共享，提高工作效率和工程管理透明度。

三、加強(qiáng)規(guī)范管理和開拓創(chuàng)新途徑的建議

1.加大信息化投入，搭建數(shù)字化平臺(tái)。第一，2017年，國家檔案局頒布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，為新時(shí)期檔案信息化管理提出規(guī)范要求。“作為信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵支撐，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館和智慧檔案館的核心內(nèi)容之一，是‘互聯(lián)網(wǎng)+’時(shí)代檔案工作的必然選擇。”[2]尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案的采集效率和數(shù)據(jù)分析功能是紙質(zhì)化檔案無可比擬的。高校是科學(xué)研究和教育教學(xué)的前沿機(jī)構(gòu)，在適應(yīng)大數(shù)據(jù)、智慧化、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等方面具有前瞻性，在學(xué)?；ê途S修管理上也應(yīng)加大信息化建設(shè)資金、技術(shù)和人力物力的投入，做好工程信息化設(shè)計(jì)建設(shè)和長遠(yuǎn)規(guī)劃。第二，推進(jìn)工程檔案信息化，要為工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫的先期建立提供可靠的硬件和軟件保障，將投入重點(diǎn)放在新技術(shù)的研發(fā)和完善上。大部分高校現(xiàn)有信息技術(shù)和硬件設(shè)備基本能滿足檔案數(shù)字化的要求，需要利用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、鏈接校園網(wǎng)或?qū)W校信息網(wǎng)絡(luò)中心設(shè)備等，還要配備辦公用房滿足檔案（紙質(zhì)和電子）存放、查閱和日常管理等需要。軟件平臺(tái)方面，高?？筛鶕?jù)實(shí)際情況自主研發(fā)，也可通過招標(biāo)采購方式委托給軟件系統(tǒng)開發(fā)公司具體負(fù)責(zé)工程檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、應(yīng)用管理和后期維護(hù)服務(wù)。第三，高校管理隊(duì)伍不乏各層次人才，隊(duì)伍建設(shè)要及時(shí)跟進(jìn)，做好培訓(xùn)工作，使管理專員熟悉并可以充分運(yùn)用信息技術(shù)做好工程檔案數(shù)字化平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理工作。工程管理人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)最新政策要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)上接受城建檔案管理部門、建設(shè)行政主管部門及監(jiān)督檢查部門的指導(dǎo)，適應(yīng)新時(shí)期國家對(duì)工程建設(shè)和檔案管理的新要求。只有工程檔案由專員管理、人人參與，環(huán)環(huán)相扣、層層審批，才能讓檔案用起來，管理活起來。

2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，以資料控業(yè)務(wù)。第一，工程檔案資料是伴隨項(xiàng)目整個(gè)運(yùn)行過程的原始記錄，是把控工程質(zhì)量、工程施工和支出進(jìn)度的重要依據(jù)。通過檔案管理數(shù)字化平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將工程資料和項(xiàng)目管理緊密結(jié)合，“構(gòu)建一種工程檔案管理和工程項(xiàng)目管理同步運(yùn)行、相互支持、相互促進(jìn)的新型管理模式，以實(shí)現(xiàn)文件流控制業(yè)務(wù)流、業(yè)務(wù)流促進(jìn)文件流的目標(biāo)”[3]。第二，高校建設(shè)歷史數(shù)據(jù)資源豐富，檔案數(shù)據(jù)庫的建立基礎(chǔ)比較好?？山?shù)據(jù)庫，分為歷史數(shù)據(jù)和在建項(xiàng)目數(shù)據(jù)兩部分，歷史數(shù)據(jù)通常由已經(jīng)竣工驗(yàn)收的工程項(xiàng)目提供，直接將紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)行保存、利于查找即可；數(shù)據(jù)庫建立主要目標(biāo)還應(yīng)在于為在建項(xiàng)目的管理上。將在建工程項(xiàng)目參建單位獨(dú)立系統(tǒng)連接起來，按建設(shè)階段和管理范圍設(shè)置身份驗(yàn)證和使用權(quán)限，通過系統(tǒng)主腦對(duì)施工現(xiàn)場、設(shè)備材料、招標(biāo)采購、咨詢服務(wù)、工程監(jiān)理、財(cái)務(wù)審批等方面進(jìn)行控制，實(shí)現(xiàn)工程質(zhì)量和進(jìn)度的發(fā)展動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目的全過程監(jiān)督。但在主腦的權(quán)限控制方面一定要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題，要不斷更新完善信息技術(shù)和系統(tǒng)管理。

3.建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)，避免網(wǎng)絡(luò)安全隱患。第一，工程檔案在利用信息化技術(shù)采集、歸檔和管理過程中涉及項(xiàng)目運(yùn)行的多個(gè)環(huán)節(jié)，可能接觸招標(biāo)代理、造價(jià)咨詢、施工、監(jiān)理、跟蹤審計(jì)、財(cái)務(wù)、檔案管理部門等多個(gè)單位和部門，“在檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中，主要面臨著數(shù)據(jù)泄露和被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，尤其在信息化技術(shù)和工程建筑檔案管理不斷融合的背景下，信息安全風(fēng)險(xiǎn)隨之增大”[4]。為避免數(shù)字化平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理在工程檔案信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生不確定性，高校工程管理部門必須建立安全標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置密級(jí)和網(wǎng)絡(luò)安全閥門，采取防護(hù)措施，規(guī)避因網(wǎng)絡(luò)安全、信息技術(shù)不成熟等影響因素帶來的數(shù)據(jù)丟失遺漏、黑客攻擊、信息竊取等各類安全隱患。第二，信息化建設(shè)從建立基本數(shù)據(jù)庫到構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)，無論技術(shù)還是管理上都有很多不成熟的地方。當(dāng)然我們不能因此放棄對(duì)工程檔案管理創(chuàng)新途徑的探索，而是應(yīng)該在實(shí)踐過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化管理。比如，高度重視工程檔案信息化建設(shè)工作，選擇專業(yè)對(duì)口、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、職業(yè)道德好的檔案管理人員負(fù)責(zé)，確保專人推進(jìn)此項(xiàng)工作；完善工程資料數(shù)據(jù)采集計(jì)劃圖標(biāo)，設(shè)定重要環(huán)節(jié)資料歸檔時(shí)限，確保工程管理人員和參建單位及時(shí)對(duì)接、隨建隨收、存檔完整；設(shè)置項(xiàng)目資料審核關(guān)卡、環(huán)環(huán)相扣，使參建單位及時(shí)對(duì)接項(xiàng)目資料，保證入庫工程檔案的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性；充分與數(shù)字化服務(wù)公司溝通，完善應(yīng)用反饋和評(píng)價(jià)機(jī)制，通過適時(shí)調(diào)整入庫標(biāo)準(zhǔn)、后臺(tái)管理模塊、定期抽檢等技術(shù)手段，避免或改善審查遺漏、掛接錯(cuò)誤、文不對(duì)題、查檔緩慢、加密不清等問題。

4.檔案數(shù)據(jù)集成化，實(shí)現(xiàn)資源共享。第一，任何信息化的建設(shè)和管理都依靠人來實(shí)現(xiàn)，權(quán)責(zé)明確、程序規(guī)范是做好檔案管理工作的前提。學(xué)校主管工程建設(shè)的職能部門應(yīng)明確分管檔案部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，指派有責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專人負(fù)責(zé)工程檔案管理，明晰專員職責(zé)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時(shí)采集有效信息，監(jiān)督項(xiàng)目運(yùn)行漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，竣工驗(yàn)收后按要求歸檔，避免項(xiàng)目資料缺失、整理不規(guī)范、超期存放等現(xiàn)象，資料移交后應(yīng)繼續(xù)承擔(dān)日常查閱借閱、信息補(bǔ)充等管理工作。高校主管檔案的職能部門應(yīng)在充分征求學(xué)校建設(shè)管理職能部門的意見基礎(chǔ)上，明確工程歸檔范圍、保管期限，指派熟悉工程管理的專人負(fù)責(zé)管理，確保工程檔案管理責(zé)任明確，入庫出庫程序規(guī)范、各項(xiàng)手續(xù)完備。以上兩個(gè)職能部門應(yīng)能在同一信息平臺(tái)上進(jìn)行無縫對(duì)接，共同管理，確保建設(shè)工程檔案管理延續(xù)性，不因時(shí)間跨度大造成資料缺失或查找困難，能夠?qū)崿F(xiàn)校內(nèi)多部門資源共享、信息互通。第二，高校基建和維修工程項(xiàng)目建設(shè)通常由學(xué)校工程管理部門具體牽頭實(shí)施，紀(jì)檢監(jiān)察、財(cái)務(wù)、招標(biāo)采購、審計(jì)、后勤、資產(chǎn)、安保等多個(gè)行政管理部門甚至教學(xué)管理等部門共同參與完成。除向上級(jí)管理部門報(bào)送文件、匯報(bào)信息等，在工程招標(biāo)采購、資金來源和支出進(jìn)度、國有資產(chǎn)管理、校園安全、全過程跟蹤審計(jì)、后勤服務(wù)配合等方面，校內(nèi)各個(gè)部門之間也常常進(jìn)行信息交互。通過數(shù)據(jù)集成和后臺(tái)權(quán)限管理，工程檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況和部門職責(zé)設(shè)置瀏覽查閱權(quán)限，將工程檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)與高校辦公系統(tǒng)、其他管理部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，可以有效減少信息資源和人力物力浪費(fèi)，大大提高部門協(xié)作能力和工作效率，還可以加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目的日常監(jiān)督檢查，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為學(xué)校審批決策提供充分依據(jù)。

高校基建維修管理和工程檔案信息化建設(shè)依托信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，重點(diǎn)在于制度和運(yùn)行規(guī)范的管理。在高校工程檔案信息化建設(shè)和規(guī)范化管理方面的理念創(chuàng)新和實(shí)踐應(yīng)用，對(duì)高校工程業(yè)務(wù)管理和檔案信息化管理的跨越式發(fā)展都具有重要意義，需要在建設(shè)過程中不斷學(xué)習(xí)和探究。