朱 蓉

隨著信息化時(shí)代的到來，信息數(shù)據(jù)已逐漸成為人類生產(chǎn)資料和社會(huì)資源中不可或缺的一個(gè)部分，檔案工作也從傳統(tǒng)實(shí)體逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，2020年6月20日修訂通過的《中華人民共和國(guó)檔案法》中就增設(shè)了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩部分內(nèi)容。高校學(xué)生檔案是高校檔案工作的一部分，與其他檔案工作存在共性，也具備鮮明的特性，在其信息化建設(shè)過程中，不僅應(yīng)當(dāng)把脈時(shí)代發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，而且應(yīng)探索其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方法，制定符合實(shí)際的實(shí)施細(xì)則，為做好新時(shí)代高校學(xué)生檔案工作提供制度遵循。

高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分。它記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)過程及綜合表現(xiàn)，是國(guó)家選拔人才不可或缺的憑證和依據(jù)，它主要涵蓋高中階段檔案和大學(xué)期間形成的檔案[1]59。至目前為止，國(guó)家沒有出臺(tái)高校學(xué)生檔案的相關(guān)規(guī)范，因此各個(gè)高校的管理模式呈現(xiàn)百花齊放之態(tài)。筆者根據(jù)多年學(xué)生檔案管理經(jīng)驗(yàn)，深切感受到科學(xué)規(guī)范地管理高校學(xué)生檔案的重要性，因此在2018年底向中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)申報(bào)了《高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理研究》的課題，對(duì)湖北省部分高校的學(xué)生檔案管理進(jìn)行問卷調(diào)查，意在呼吁制定高等學(xué)校學(xué)生檔案管理相關(guān)規(guī)范，明確職責(zé)，科學(xué)界定歸檔范圍，對(duì)利用服務(wù)、檔案流動(dòng)、信息化建設(shè)等予以規(guī)范，與《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校學(xué)生管理辦法》及《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關(guān)條款有效銜接，以期提高學(xué)生檔案的規(guī)范化、科學(xué)化及法制化管理水平。

一、明確主管單位，劃分管理職責(zé)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

課題立項(xiàng)之后，課題組成員即對(duì)湖北省多所高校開展問卷調(diào)查，問卷的第一個(gè)問題即是學(xué)生檔案管理隸屬部門，結(jié)果顯示其中約70%的高校學(xué)生檔案管理隸屬檔案館（室），其余分別隸屬學(xué)生工作處、招生就業(yè)處等部門，甚至由各院系分散管理。這個(gè)結(jié)果還是可喜的，因?yàn)檩^以前大為改觀?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)）中規(guī)定，高校檔案館（室）應(yīng)為學(xué)生檔案的主要管理部門，但是職責(zé)劃分不夠明確，因此，要想促使高校學(xué)生檔案管理工作更有序、更高效，筆者認(rèn)為，進(jìn)一步明確高校檔案機(jī)構(gòu)為其主管單位，并明確其權(quán)利和義務(wù)很有必要。

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中提出：“堅(jiān)持并不斷完善黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職、密切配合、形成合力，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。”而高校檔案部門是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。學(xué)生工作處、招生就業(yè)處等部門則是主要負(fù)責(zé)學(xué)生工作和招生就業(yè)工作的職能部門，高校學(xué)生檔案工作雖然與學(xué)生工作和招生就業(yè)工作息息相關(guān)，但其管理屬性更側(cè)重于檔案管理。高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作更具專業(yè)性，檔案意識(shí)也更高，對(duì)入學(xué)時(shí)新生檔案的進(jìn)口關(guān)、對(duì)進(jìn)校后檔案材料的形成關(guān)、對(duì)校內(nèi)學(xué)生檔案的利用關(guān)、對(duì)畢業(yè)時(shí)檔案轉(zhuǎn)遞的出口關(guān)，均能從建設(shè)檔案事業(yè)“三大體系”（檔案資源體系、檔案安全體系、檔案利用體系）的角度嚴(yán)格把控，從而形成更齊全、更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案材料，無論是對(duì)在校生還是畢業(yè)生，一旦需要利用，在確保檔案安全的前提下，隨時(shí)可以提供高質(zhì)量的檔案材料，真正為學(xué)生排憂解難，為學(xué)生的聘任升職助力，為學(xué)校贏得良好的聲譽(yù)。

而高校檔案機(jī)構(gòu)要想使高校學(xué)生檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，則必須依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)建立健全學(xué)生檔案管理制度，這是做好學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)。明確高校學(xué)生檔案實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理模式，明確主管單位和相關(guān)部門的權(quán)責(zé)，每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任到人，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識(shí)，從而形成一套合理的、科學(xué)的管理模式。

二、規(guī)范歸檔范圍，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，完善建設(shè)路徑

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中“學(xué)生類”檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等[2]。根據(jù)調(diào)研，以上材料基本為高校學(xué)生檔案的必備材料，但已不能滿足新形勢(shì)下對(duì)高校學(xué)生檔案的新要求，已有部分學(xué)校將學(xué)位授予材料、專家推薦表、畢業(yè)論文成績(jī)和實(shí)習(xí)成績(jī)材料作為必備材料，根據(jù)學(xué)校特色，教師資格審批表、民族成分證明等特色材料也成為其必備材料，而目前對(duì)心理健康檔案、誠(chéng)信檔案、社會(huì)實(shí)踐材料、發(fā)明創(chuàng)造證書、能力技能競(jìng)賽證書等特色材料歸檔也有很大的呼聲。那么統(tǒng)一歸檔范圍及標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案材料建設(shè)路徑則是亟待解決的問題。哪些材料作為必備材料歸檔，哪些材料作特色材料歸檔以及歸檔材料的填寫、審核等標(biāo)準(zhǔn)，如何保證檔案材料全面、真實(shí)和準(zhǔn)確，如何在材料形成過程中杜絕弄虛作假，都需制定相應(yīng)的條款予以規(guī)范。

由于高校學(xué)生檔案具備初始性和獨(dú)立性，材料形成復(fù)雜性等特點(diǎn)，它不僅真實(shí)記錄了學(xué)生在校期間德智體美各方面的表現(xiàn)，而且還反映了學(xué)生社會(huì)實(shí)踐能力等綜合素質(zhì)，對(duì)全面了解學(xué)生的能力具有重要價(jià)值，是學(xué)校解決學(xué)生困難、培養(yǎng)教育學(xué)生、國(guó)家選拔人才、個(gè)人福利保障的重要證據(jù)，因此，高校學(xué)生檔案歸檔范圍不必大而全，而應(yīng)精而準(zhǔn)，檔案材料形成過程不能隨意而為，而應(yīng)受制度約束。應(yīng)重新對(duì)學(xué)校、用人單位錄取和聘任人才及各種福利保障對(duì)檔案內(nèi)容的需求進(jìn)行調(diào)研，確定學(xué)生檔案的必須歸檔材料，對(duì)特色材料的標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范。比如，心理健康檔案和誠(chéng)信檔案必須真實(shí)且具指導(dǎo)性、資格證書材料必須有等級(jí)要求等等，同時(shí)完善檔案材料的形成路徑，確保檔案材料的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和安全性，不僅能夠提高歸檔質(zhì)量，提高學(xué)校、用人單位和人才交流服務(wù)中心管理檔案的工作效率，而且能讓檔案利益相關(guān)者及時(shí)感知并受益，實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值最大化。

三、嚴(yán)格保管措施，規(guī)范利用服務(wù)，注重以人為本。

眾所周知，高校學(xué)生檔案形成的首份材料是高中檔案，而高中檔案大部分省份是由學(xué)生自帶到高校，小部分省份郵寄至高校招生就業(yè)部門。自帶部分，首先由學(xué)生交由各學(xué)院輔導(dǎo)員保管，一段時(shí)間之后才能歸于檔案機(jī)構(gòu)或其他職能部門。以我校為例，我校一般在每年10月底才能將學(xué)生檔案收集到檔案管理部門，有的學(xué)生檔案由于保管不善或者保管人檔案意識(shí)薄弱，被私自開封，失去了檔案材料的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。特別對(duì)未及時(shí)上交日后補(bǔ)交的學(xué)生檔案，被保管人隨意放置而不知去向的事情不在少數(shù)，造成學(xué)生材料缺失且無法彌補(bǔ)，對(duì)新生材料審核的準(zhǔn)確性和學(xué)生的美好未來埋下隱患。當(dāng)歸檔到檔案管理部門之后，必須要求采用統(tǒng)一的檔案袋盛裝，并根據(jù)便于查找的原則采用科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行排架保管。鑒于此，制定嚴(yán)格且行之有效的保管措施顯得尤為必要，同時(shí)要對(duì)轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)、留級(jí)、退伍復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)入等學(xué)籍異動(dòng)情況的學(xué)生檔案制定合理的保管方法，對(duì)檔案丟失如何補(bǔ)辦、檔案保管裝具的要求等應(yīng)作明確規(guī)定。

同時(shí)，對(duì)高校學(xué)生檔案利用的程序也應(yīng)予以規(guī)范。由于高校學(xué)生檔案具有產(chǎn)生于學(xué)生、服務(wù)于學(xué)生的特點(diǎn)，高校檔案機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)以人為本的服務(wù)理念，本著對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，將人本思想滲透其中。除提供熱情周到的基礎(chǔ)利用之外，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際，在加強(qiáng)學(xué)生隱私權(quán)保護(hù)的同時(shí)，也應(yīng)適時(shí)拓展學(xué)生檔案管理的內(nèi)容和功能。比如，深入挖掘?qū)W生檔案信息資源，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而建立學(xué)校名人檔案特色數(shù)據(jù)庫，樹立學(xué)校名牌，以達(dá)到宣傳學(xué)校的目的。也可以跟蹤畢業(yè)生就業(yè)信息，分析學(xué)生就業(yè)質(zhì)量，從而為學(xué)校改進(jìn)人才培養(yǎng)模式、加快教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量等方面提供重要參考。

四、不斷豐富歸檔內(nèi)容，正確轉(zhuǎn)換保管主體，優(yōu)化動(dòng)態(tài)管理

高校學(xué)生檔案的內(nèi)容隨著學(xué)生的成長(zhǎng)不斷得以補(bǔ)充和完善，呈動(dòng)態(tài)特性。它記錄了學(xué)生在高校的成長(zhǎng)軌跡，因此每一份歸檔材料對(duì)他們都是不可或缺的。近年來，越來越多的用人單位和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)生檔案材料的完整性要求更高，一旦發(fā)現(xiàn)材料不夠完整即會(huì)拒收，增加了檔案材料遺失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度，據(jù)此對(duì)檔案材料的各形成單位嚴(yán)格要求，不僅要求各類歸檔材料齊全率達(dá)到100%，而且對(duì)材料填寫的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，這樣才能真正意義上豐富和完善歸檔內(nèi)容。

高校學(xué)生檔案隨著學(xué)生的畢業(yè)而流動(dòng)，檔案的保管單位也隨之發(fā)生變化。自2015年起，畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)寄由機(jī)要渠道轉(zhuǎn)化為EMS渠道。調(diào)研結(jié)果也顯示全部高校都采用了EMS寄遞方式。此方式大大縮短了轉(zhuǎn)寄時(shí)間，但準(zhǔn)確性和安全性卻有所降低。畢業(yè)生檔案寄遞信息由高校各院系負(fù)責(zé)采集，由招生就業(yè)部門負(fù)責(zé)集中和梳理，因此檔案寄遞的最終信息來源于招生就業(yè)部門的畢業(yè)生派遣信息系統(tǒng)。由于在最終派遣信息形成的過程中，有些學(xué)生和輔導(dǎo)員不重視信息采集工作，或不了解相關(guān)知識(shí)，或招生就業(yè)部對(duì)變更的地址信息未及時(shí)更新，或檔案管理部門對(duì)派遣信息缺乏準(zhǔn)確判斷，或郵政公司工作不嚴(yán)謹(jǐn)，都會(huì)出現(xiàn)寄遞信息失實(shí)或不準(zhǔn)確，從而造成錯(cuò)投或退檔的情況。以某校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄工作為例，由于負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的老師經(jīng)驗(yàn)豐富，責(zé)任心強(qiáng)，每年對(duì)畢業(yè)生派遣信息反復(fù)核對(duì)，至少核對(duì)出2%—3%的不準(zhǔn)確或錯(cuò)誤信息，但是即便某校提供了100%準(zhǔn)確的派遣信息，卻不能保證郵政公司打印快遞信息及投遞環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確率。因此，有必要制定相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量控制。通過制度的完善和立法的健全，真正為學(xué)校高質(zhì)量完成檔案轉(zhuǎn)遞工作提供保障，也為郵政公司和檔案接收單位提供收寄、投遞及接收標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確無誤地將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到正確的主管單位，為畢業(yè)生順利就業(yè)保駕護(hù)航。

五、加速電子化建設(shè)，實(shí)施信息化管理，實(shí)現(xiàn)信息共享

在信息化時(shí)代，檔案數(shù)字化大勢(shì)所趨，高校學(xué)生檔案亦不例外，要想與社會(huì)發(fā)展同步前行，要想高質(zhì)量、高效率地為利用者服務(wù)，加快高校學(xué)生檔案電子化建設(shè)和信息化管理就勢(shì)在必行。

通過課題組問卷上“學(xué)生檔案是否電子化”和“是否有學(xué)生檔案管理系統(tǒng)”的調(diào)查得知，僅有6%的高校學(xué)生檔案電子化，18%的高校配有學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。這說明我省高校學(xué)生檔案電子化建設(shè)滯后，信息化管理水平落后。隨著高考招生錄取的電子化，全國(guó)目前有廣西、江蘇、山西三省的高招材料電子化，而我省大多數(shù)高校學(xué)生檔案仍為紙質(zhì)的，因此無法形成網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，反而造成信息缺失。根據(jù)調(diào)查，各高校對(duì)電子化的高招材料案的處理方法五花八門，一半以上的學(xué)校不予處理，其他學(xué)校則由招生就業(yè)部門通過招生系統(tǒng)打印出來交由檔案管理部門，其中有的學(xué)校將打印件放入學(xué)生檔案，有的則只做備查之用。造成學(xué)生高中階段重要材料缺失或者不足以具備法律效力，為學(xué)生日后順利就業(yè)埋下隱患。

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代到來是由全球知名咨詢公司麥肯錫提出，大數(shù)據(jù)是信息時(shí)代的產(chǎn)物[3]26。它的意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于專業(yè)化處理這些數(shù)據(jù)并形成有意義的數(shù)據(jù)。而高校學(xué)生檔案數(shù)量龐大，每年都會(huì)入學(xué)、升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)、深造、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，每年形成的檔案材料數(shù)量驚人。以一名學(xué)生在校期間形成十份材料、在校生一萬名為例，每年要產(chǎn)生十萬份材料，龐大的檔案數(shù)據(jù)會(huì)隨著學(xué)生的變動(dòng)發(fā)生改變，傳統(tǒng)的人工管理模式，速度慢、耗時(shí)長(zhǎng)、準(zhǔn)確率低，且無法提取有益的信息資源，同時(shí)形成的檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單、形式單一，不足以展現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)和個(gè)人能力。2020年全國(guó)普通高校畢業(yè)人數(shù)達(dá)874萬，同比增加40萬，這就意味著，2020年有874萬份高校學(xué)生檔案會(huì)隨之流動(dòng)，變成人事檔案，發(fā)揮更大的作用。因此，高校有必要改變傳統(tǒng)工作模式，建議構(gòu)建高校學(xué)生檔案管理平臺(tái)，整合各類管理系統(tǒng)，將從各個(gè)路徑產(chǎn)生的檔案材料轉(zhuǎn)換為成數(shù)字化信息，并將大數(shù)據(jù)整合到學(xué)校數(shù)字化校園的公共數(shù)據(jù)平臺(tái)中，進(jìn)行網(wǎng)上收集歸檔，既可以為檔案信息化管理打牢基礎(chǔ)，又可以解決學(xué)生的后顧之憂。

與此同時(shí)，建設(shè)高質(zhì)量的學(xué)生檔案人才隊(duì)伍也非常必要。只有掌握現(xiàn)代技術(shù)手段，具備網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，熟悉信息安全維護(hù)技能，才能滿足信息化時(shí)代的要求，才能保障檔案信息的真實(shí)性和保密性，才能有效推動(dòng)高校學(xué)生檔案電子化建設(shè)進(jìn)程，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合，構(gòu)建“大服務(wù)”體系，提供更加專業(yè)化、個(gè)性化、社會(huì)化的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，為國(guó)家選拔高質(zhì)量人才提供有力支撐。據(jù)此，筆者認(rèn)為對(duì)高校學(xué)生檔案電子化建設(shè)有必要建章立制，以加快高校學(xué)生檔案電子化建設(shè)的進(jìn)程，構(gòu)筑與現(xiàn)代信息社會(huì)接軌的高速通道。

六、制定專門法規(guī)，規(guī)范管理行為，提供制度保障

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號(hào)令）明確將“學(xué)生類”檔案列入文件材料的歸檔范圍，這是國(guó)家首次將學(xué)生檔案納入高校檔案管理體系，雖然不夠詳盡，但為依法開展高校學(xué)生檔案管理工作奠定了重要基礎(chǔ)。課題組通過問卷“是否有必要出臺(tái)《高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)范》”來進(jìn)行調(diào)查，94%的答案是“有必要”。問卷“學(xué)校是否制定學(xué)生檔案管理辦法，其依據(jù)是什么”的調(diào)查結(jié)果是，75%的學(xué)校自行制定了學(xué)生檔案管理辦法，但依據(jù)各有不同，有的依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、有的依據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、有的依據(jù)人社部關(guān)于流動(dòng)檔案管理的相關(guān)文件。筆者在湖北省的一個(gè)高校畢業(yè)生檔案工作QQ群中，經(jīng)常會(huì)看到老師們對(duì)工作中出現(xiàn)的許多問題感到迷惑，找不到解決問題的答案和依據(jù)，比如退學(xué)檔案如何處理、檔案遺失如何補(bǔ)辦、遺留檔案如何解決等等。因此，筆者認(rèn)為，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，應(yīng)盡快出臺(tái)高等學(xué)校學(xué)生檔案管理規(guī)范或工作條例，科學(xué)定義學(xué)生檔案，明確管理主體和管理職責(zé)，確定歸檔范圍和歸檔內(nèi)容，統(tǒng)一歸檔渠道、轉(zhuǎn)遞標(biāo)準(zhǔn)及信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提供利用服務(wù)和加強(qiáng)隱私保護(hù)等條款，與《干部檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)有效銜接，使高校學(xué)生檔案工作有法可依、有章可循，讓法律法規(guī)約束檔案人的行為，提高高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量，盡快走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化管理的軌道。

高校檔案管理工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，隨著時(shí)代變遷，其內(nèi)涵和外延也在逐漸發(fā)生變化，它關(guān)系到學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃。隨著高校逐年擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量不斷增加，高校學(xué)生檔案管理工作也顯得愈發(fā)重要。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)說：“站在‘兩個(gè)一百年’的歷史交匯點(diǎn)上，廣大檔案工作者責(zé)任重大，使命光榮?！备咝W(xué)生檔案工作者應(yīng)不負(fù)使命，努力開創(chuàng)新時(shí)代學(xué)生檔案工作新局面。在思想上高度重視，在制度上不斷完善，在行動(dòng)上充分落實(shí)，切實(shí)發(fā)揮高校學(xué)生檔案的重要作用，有效搭建高校和用人單位的橋梁。同時(shí)，規(guī)范高校學(xué)生檔案管理，不僅能夠提高學(xué)生檔案的質(zhì)量，最大限度維護(hù)學(xué)生利益，而且能夠促進(jìn)學(xué)校樹立優(yōu)良學(xué)風(fēng)，提高教學(xué)質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展。