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學(xué)生類檔案因其動(dòng)態(tài)性、階段性等特征而具備“雙重價(jià)值”：畢業(yè)前，是大學(xué)生學(xué)業(yè)、品德、素質(zhì)、專長(zhǎng)等的記錄和憑證，構(gòu)成學(xué)?？疾?、教育和培養(yǎng)人才的重要數(shù)據(jù)庫(kù)；畢業(yè)后，又是用人單位選拔、聘用人才的重要依據(jù)，并轉(zhuǎn)化為人事檔案的重要組成部分，成為干部身份確認(rèn)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算、社保辦理等的重要憑證。2008年施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求高校單獨(dú)設(shè)立“學(xué)生類檔案”，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的規(guī)范化管理和開發(fā)利用。但從實(shí)施情況看，高校學(xué)生檔案單獨(dú)設(shè)類的改革目標(biāo)仍面臨諸多困難，學(xué)術(shù)界對(duì)此的看法也褒貶不一[1][2][3][4]。

一、“學(xué)生類檔案”管理工作現(xiàn)狀調(diào)查

為便于實(shí)地調(diào)研，選取陜西省五所高校的學(xué)生類檔案管理工作為代表，分別是西安交通大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、西北大學(xué)、陜西師范大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)。

1.資源及管理主體。《高等學(xué)校檔案管理辦法》指明，“學(xué)生類檔案”主要包括高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。從覆蓋范圍看，五所高校均不同程度完成了上述各種學(xué)生類檔案的收集與管理，見(jiàn)表1（見(jiàn)下頁(yè)）。然而，五所高校的學(xué)生類檔案管理主體普遍呈現(xiàn)多元化格局：同一學(xué)生的不同類型檔案分屬于不同部門管理；不同學(xué)校間同一類學(xué)生檔案的管理主體差異較大；同一管理主體的管理權(quán)限不同，權(quán)責(zé)劃分不明，尤其是高校檔案館與其他學(xué)生檔案管理主體間的關(guān)系有待理清。

2.利用權(quán)限與途徑。五所高校對(duì)學(xué)生檔案利用權(quán)限的具體規(guī)定不盡相同，但總體而言均控制相對(duì)嚴(yán)格，尤其是高中檔案、入學(xué)登記表和黨團(tuán)組織等，大多高校明確規(guī)定個(gè)人無(wú)權(quán)查看，還有很多學(xué)生檔案需要相關(guān)介紹信或證明才可以查用，見(jiàn)表1（見(jiàn)下頁(yè)）。從利用途徑看，利用權(quán)限較低的學(xué)生類檔案仍然以線下為主，部分高校逐步實(shí)現(xiàn)畢業(yè)檔案、出國(guó)材料等高需求學(xué)生檔案服務(wù)的線上查詢或辦理業(yè)務(wù)，還有的積極借助微信公眾號(hào)，加強(qiáng)與大學(xué)生的互動(dòng)，提高體驗(yàn)感。

3.服務(wù)指導(dǎo)與宣傳。從五所高校檔案館提供的學(xué)生檔案服務(wù)指導(dǎo)看，以制度、指南、說(shuō)明等形式為主，輔以電話和現(xiàn)場(chǎng)咨詢，見(jiàn)表2（見(jiàn)下頁(yè)）。此外，大多數(shù)高校已認(rèn)識(shí)到檔案宣傳的重要性，以檔案館為主，通過(guò)檔案展覽館、檔案日等積極展開宣傳工作，部分高校還面向全校師生舉辦檔案知識(shí)講座，但總體而言，進(jìn)度較緩、影響力有限。

二、“學(xué)生類檔案”管理工作主要矛盾

1.主體多元，阻礙“管與用”良性循環(huán)形成。學(xué)生檔案的多樣性、過(guò)程性、動(dòng)態(tài)性，使得“大多數(shù)高校對(duì)將學(xué)生個(gè)人檔案集中統(tǒng)一到檔案機(jī)構(gòu)保管的改革措施比較慎重”[5]，以分散保管在各個(gè)生成機(jī)構(gòu)為主，其中“29.4%歸口檔案機(jī)構(gòu)、58.8%歸口學(xué)生工作或就業(yè)部門、11.8%歸口教務(wù)部門”[6]。從生命周期角度看，多元主體的管理格局為現(xiàn)行階段和半現(xiàn)行階段工作提供了便利，但不利于非現(xiàn)行階段的查詢利用及深度挖掘開發(fā)。其背后的權(quán)責(zé)劃分不明，造成資源重復(fù)投入、開放程度較低、整體效率不高等，制約管與用良性循環(huán)的形成。

2.客體分化，抑制潛在利用需求挖掘?qū)崿F(xiàn)。在多元主體格局下，大多數(shù)高校直接按照內(nèi)容對(duì)“學(xué)生類檔案”進(jìn)行分類，而這與學(xué)校以人為單位以及以學(xué)院、專業(yè)或班級(jí)為單位的總體管理格局和信息結(jié)構(gòu)是相矛盾的。由此導(dǎo)致學(xué)生類檔案資源兩個(gè)層面的分化：一是管理標(biāo)準(zhǔn)不一，從制作規(guī)范、分類標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限控制依據(jù)、管理要求等方面產(chǎn)生分化；二是數(shù)字化程度不一，著錄標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)集、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)以及單軌還是雙軌保管等方面產(chǎn)生分化。由此，使得學(xué)生類檔案工作只能停留于滿足個(gè)體零星、隨機(jī)的利用需求層面，難以激發(fā)更大規(guī)模、系統(tǒng)化開發(fā)利用的需求。

3.媒介復(fù)雜，利用門檻較高且體驗(yàn)感較差。根據(jù)調(diào)查，學(xué)生類檔案仍然以實(shí)地查用為主，少部分通過(guò)嵌入相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)而提供在線利用，但缺乏統(tǒng)一的學(xué)生檔案利用入口或模塊。利用門檻較高，利用者需要具備一定檔案常識(shí)或獲知相關(guān)信息才能準(zhǔn)確判定利用渠道和方式。為此，部分利用者可能放棄需求，即便不放棄也會(huì)產(chǎn)生較差的體驗(yàn)感，潛在切斷了主體與客體之間的橋梁，制約學(xué)生類檔案第二價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

4.環(huán)境不成熟，降低價(jià)值認(rèn)同和工作效率。目前，學(xué)生類檔案認(rèn)知環(huán)境尚未成熟，專門的規(guī)章制度甚少，只在相關(guān)規(guī)章中找到零星的籠統(tǒng)規(guī)定，咨詢工作仍以電話為主；宣傳和培訓(xùn)也不足。這些都會(huì)導(dǎo)致主體與客體的信息極度不對(duì)等，進(jìn)而降低對(duì)學(xué)生類檔案價(jià)值的認(rèn)知程度，放大主體多元、客體分化、媒介復(fù)雜等問(wèn)題的負(fù)面影響。

三、“學(xué)生類檔案”管理工作的著力點(diǎn)

1.認(rèn)知層：外部與內(nèi)部雙重驅(qū)動(dòng)。部分學(xué)生類檔案的保密與安全要求高，不代表所有學(xué)生檔案都不可以開放利用。尤其在大數(shù)據(jù)背景下，跨越個(gè)人隱私的海量學(xué)生類檔案信息開發(fā)利用可以更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)生類檔案的價(jià)值。為此，管理主體優(yōu)化機(jī)制，通過(guò)數(shù)字化，加大學(xué)生類檔案的開放力度，深度挖掘；檔案工作者提高自我認(rèn)同感，以新視角、新思維創(chuàng)新學(xué)生類檔案管理與服務(wù)；大學(xué)生提升檔案認(rèn)知，逐步提升主動(dòng)存檔的意識(shí)和能力[7]。

2.管理層：多元主體的邏輯統(tǒng)一。《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定“學(xué)生檔案歸檔案館或綜合檔案室管理”，“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”。這充分肯定了高校檔案館（室）在學(xué)生檔案管理中的主導(dǎo)地位，也為當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主體多元化問(wèn)題提供了解決途徑：建立以檔案館為核心主體、其他相關(guān)部門協(xié)同參與的學(xué)生檔案管理機(jī)制，由檔案館統(tǒng)一負(fù)責(zé)、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)相關(guān)部門的學(xué)生檔案管理工作。增設(shè)“學(xué)生類”檔案，并不意味著由檔案館單獨(dú)承擔(dān)起所有類型學(xué)生檔案的各項(xiàng)管理工作，而是賦予檔案館核心主體地位，由其統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)各個(gè)學(xué)生管理部門共同完成學(xué)生類檔案的管理工作，由此充分發(fā)揮檔案部門在檔案管理知識(shí)、方法與技能等方面的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，并為各類、各部門學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理和整合共享奠定基礎(chǔ)，避免權(quán)責(zé)不明、各自為政、資源浪費(fèi)等問(wèn)題。

3.資源層：新來(lái)源觀下的再定位。學(xué)生類檔案的一部分最終會(huì)轉(zhuǎn)化為人事檔案，因此以個(gè)人為單位進(jìn)行整理更符合未來(lái)需求。數(shù)字時(shí)代，建議學(xué)生類檔案按照“新來(lái)源觀”予以優(yōu)化和再定位[8]。（1）全面化，除收集反映學(xué)生學(xué)業(yè)的主要信息外，加強(qiáng)學(xué)生參加實(shí)踐活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、社交活動(dòng)等信息的采集，更全面系統(tǒng)地反映一個(gè)學(xué)生能力。（2）動(dòng)態(tài)化，不能片面地搜集最終結(jié)果信息，如大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目從申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)項(xiàng)等全過(guò)程都將產(chǎn)生重要信息，動(dòng)態(tài)追蹤反映一個(gè)學(xué)生能力的檔案。（3）規(guī)范化，在以人為單位的理念下，規(guī)范各種學(xué)生檔案的元數(shù)據(jù)、格式、存儲(chǔ)載體、歸檔方式等，以便于開發(fā)利用。

4.平臺(tái)層：借智慧校園強(qiáng)化業(yè)務(wù)。利用途徑的便捷度和有效性直接決定著學(xué)生檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。可以基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維模式，將學(xué)生類檔案管理工作納入智慧校園建設(shè)總體規(guī)劃[9]，由檔案館負(fù)責(zé)牽頭實(shí)施和運(yùn)維，以檔案館網(wǎng)站為依托構(gòu)建一站式的學(xué)生檔案管理平臺(tái)，納入到高校檔案管理系統(tǒng)、高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等高校檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目。（1）通過(guò)學(xué)生檔案的數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及相關(guān)軟硬件環(huán)境的搭建，實(shí)現(xiàn)各部門學(xué)生檔案管理工作的后臺(tái)整合和共享，構(gòu)建學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（2）開發(fā)設(shè)計(jì)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，在檔案館網(wǎng)站首頁(yè)醒目位置提供入口，并在各院系、教務(wù)處、學(xué)工處、保衛(wèi)處等相關(guān)部門的網(wǎng)站上提供模塊鏈接，使管理者和利用者可以從多個(gè)地方登陸此系統(tǒng)。由此，提高學(xué)生檔案的利用率、優(yōu)化學(xué)生檔案的管理機(jī)制、降低各種成本投入，同時(shí)為學(xué)生檔案的利用情況及利用者行為信息采集提供可能。

5.服務(wù)層：由授之以魚轉(zhuǎn)向授之以漁。服務(wù)效能不僅取決于服務(wù)質(zhì)量，同樣受制于客體的利用能力?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》建議，“有條件的高校應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。（1）開設(shè)有關(guān)學(xué)生檔案基礎(chǔ)知識(shí)、重要性及利用方式等的選修課[10]，并借助MOOC等推廣和傳播。（2）定期舉辦學(xué)生檔案基礎(chǔ)知識(shí)講座，由學(xué)生檔案管理實(shí)踐工作者或者高校檔案學(xué)專業(yè)教師等為學(xué)生講解學(xué)生檔案構(gòu)成、形成過(guò)程、管理現(xiàn)狀、利用方式及畢業(yè)后如何處理等問(wèn)題。（3）編制《學(xué)生類檔案利用指南》，對(duì)各類學(xué)生檔案的利用權(quán)限、利用方式及條件等予以明確規(guī)定和說(shuō)明，并以電子書或Flash等形式推送給大學(xué)生。（4）擴(kuò)展咨詢渠道，除傳統(tǒng)的電話與現(xiàn)場(chǎng)咨詢外，充分利用郵箱、留言板、微信、QQ、微博等大學(xué)生喜歡的交流方式，并通過(guò)推送、定制、互動(dòng)提升服務(wù)質(zhì)量。（5）定期舉辦現(xiàn)場(chǎng)答疑、知識(shí)競(jìng)答活動(dòng)，針對(duì)特殊用戶或特定時(shí)期的學(xué)生檔案利用需求進(jìn)行解答，如針對(duì)轉(zhuǎn)專業(yè)、出國(guó)留學(xué)、考研保研人群的特定咨詢服務(wù)，或者在新生入校、畢業(yè)前夕進(jìn)行學(xué)生檔案辦理咨詢等。（6）利用新生開學(xué)、檔案日等重要節(jié)點(diǎn)，發(fā)放學(xué)生檔案手冊(cè)、舉行檔案展覽、開辦檔案講座等，培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識(shí)。