黃潔芳

摘要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化和信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。會計檔案做為檔案工作的主要門類之一，實(shí)現(xiàn)會計檔案信息化勢在必行。然而由于缺乏明確的保障機(jī)制、規(guī)范的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、較高人員技能水平以及適配的風(fēng)險防范機(jī)制，會計檔案信息化建設(shè)質(zhì)量并不高。本文從闡述新形勢下推進(jìn)會計檔案管理改革的重要性入手，圍繞推動檔案管理保障機(jī)制、檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)規(guī)范化、信息化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全五個層面，探討了會計檔案信息化管理的具體建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：會計檔案管理;信息化;建設(shè)路徑

1 新形勢下會計檔案管理信息化的重要性

會計檔案，是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括計算機(jī)等電子設(shè)備形成的、傳輸和存儲的電子會計檔案。會計檔案反映一個單位的管理水平，特別是在新形式、信息化背景下，會計檔案管理的信息化程度，直接反映出一個單位的科學(xué)管理水平。

會計檔案信息化，可以實(shí)現(xiàn)化繁為簡。在傳統(tǒng)的會計檔案管理過程中，紙質(zhì)的檔案占據(jù)空間較大，整理繁瑣，更重要的是很難進(jìn)行快速查詢和資源共享。會計檔案信息化的實(shí)現(xiàn)可以有效解決這些問題。會計檔案信息化的實(shí)現(xiàn)還可以實(shí)現(xiàn)信息備份，并且異地存儲，減少各種災(zāi)害引發(fā)的檔案滅失風(fēng)險。會計檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，能大大減少檔案管理人員的工作量，有效地提高工作效率。當(dāng)今新形勢下，會計檔案管理信息化勢在必行。

2 當(dāng)前會計檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1 檔案管理保障機(jī)制

會計檔案管理信息化似乎只和檔案管理人員相關(guān)，沒有形成檔案管理人員和財務(wù)人員有效溝通的制度保障機(jī)制。雖然財務(wù)部門目前已經(jīng)運(yùn)用了部分信息化技術(shù)，但是管理模式和傳統(tǒng)的模式?jīng)]有實(shí)質(zhì)性的區(qū)別。會計檔案歸檔仍然是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。最終導(dǎo)致會計檔案管理工作的信息化建設(shè)沒有自己的明確目標(biāo)。

2.2 檔案信息完整性差

2016年1月，《會計檔案管理辦法》的實(shí)施標(biāo)志著以數(shù)據(jù)為載體的檔案管理模式成為主流趨勢，然而部分單位未能面向新形勢進(jìn)行電算化會計檔案管理與保護(hù)制度的編制，諸如電子文檔、備份文件等數(shù)據(jù)形式經(jīng)由軟件升級后極易因版本不同引發(fā)數(shù)據(jù)丟失、無法使用等問題，加之不同經(jīng)辦人手中持有的會計資料文件未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔與備份，進(jìn)一步增加會計檔案歸檔資料缺失的風(fēng)險。

2.3 會計檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

早在很多年前就已經(jīng)提出了了會計檔案信息化這一概念，一些相關(guān)的部門也制訂了規(guī)章制度，但由于一些單位管理工作跟不上，尚未形成完整規(guī)范的規(guī)章制度，因此會計檔案信息化的理論與實(shí)踐沒有很好地融合。會計檔案信息化工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、經(jīng)驗(yàn)案例，就會使得財務(wù)工作人員在工作中較為隨意，讓工作的開展困難重重，甚至于有的工作人員法律意識淺薄，以至于造假，直接或間接地導(dǎo)致會計資料的失真，危害極其嚴(yán)重。目前的相關(guān)制度還不能滿足現(xiàn)有的需要，比如企業(yè)評估，這是對企業(yè)的大檢查，一旦企業(yè)沒有完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅嫏n案管理檢查制度，就會出現(xiàn)單位在發(fā)現(xiàn)問題時追溯會計信息時而無法查到相關(guān)的會計檔案情況。

2.4 符合型人才不足

多數(shù)單位檔案管理部門同時管理文書檔案、會計檔案、聲像、實(shí)物檔案、基建檔案等多種門類檔案。而會計檔案對檔案管理人員的要求相對較高，應(yīng)具備一些會計常識。專職檔案管理人員對會計知識的缺失，會導(dǎo)致會計檔案特別是電子檔案歸檔后，在會計軟件使用等問題上不流暢，查詢和利用率大大降低。符合型人才的不足，是阻礙會計檔案信息化的關(guān)鍵因素之一。

2.5缺乏風(fēng)險防范機(jī)制

在引入新型會計檔案管理模式的背景下，還需警惕新的檔案信息安全風(fēng)險，諸如管理交叉、信息孤島、網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險等內(nèi)外部影響因素均易增加會計檔案管理的風(fēng)險隱患，導(dǎo)致信息被竊取、篡改等問題的發(fā)生，影響到單位的財務(wù)安全與檔案管理工作質(zhì)量。

3 會計檔案信息化管理中的建設(shè)路徑分析

3.1建立明確的會計檔案管理保障機(jī)制

會計檔案信息化工作需要建立起明確的會計檔案管理保障機(jī)制，使得檔案管理人員和財務(wù)部門歸檔人員形成有效溝通，明確責(zé)任，無縫對接，為會計檔案信息建設(shè)提供有效保障，建立起統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分頭協(xié)作的高效率的信息化管理系統(tǒng)。

3.2增強(qiáng)財務(wù)人員信息化意識

財務(wù)人員的傳統(tǒng)思想需要改變，信息化意識要盡快增強(qiáng)，提高會計檔案管理工作人員的對新技術(shù)利用的素質(zhì)極其關(guān)鍵。首先，他們要具備基本的辦公軟件使用的能力，其次，要掌握檔案管理信息化專業(yè)的技術(shù)，例如：數(shù)據(jù)庫、音像、光盤刻錄等技術(shù)。在具備了這些先進(jìn)的技術(shù)的同時，還要善于運(yùn)用這些技術(shù)，改變傳統(tǒng)的工作方式。

3.3會計檔案信息化建設(shè)規(guī)范化

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，會計檔案管理信息化建設(shè)也需要進(jìn)一步的規(guī)范。會計檔案從形成階段必須做到遵循財務(wù)管理相關(guān)制度，務(wù)必做到真實(shí)。在立卷歸檔階段須嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》以及檔案信息化的相關(guān)規(guī)范。將會計檔案信息化轉(zhuǎn)型作為重要課題，依法推進(jìn)會計檔案信息化建設(shè)。

3.4注重會計檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施

在基礎(chǔ)設(shè)施方面，應(yīng)該做到硬件設(shè)施、軟件設(shè)施二者兼顧，任何其一都不得忽略，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施在信息化建設(shè)中至關(guān)重要。由于會計檔案特殊性要求，辦公自動化軟件的配置需求相對較低，而檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施相對較高，單位仍需要進(jìn)一步提升硬件配置，加大資金投入，對管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，購置先進(jìn)的信息設(shè)備，為會計檔案信息化管理提供硬件支撐。檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)達(dá)到安全、保密、穩(wěn)定三個方面。因此，在基礎(chǔ)設(shè)施方面要做到精益求精，從而推進(jìn)會計檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.5 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理

單位會計檔案是記錄單位經(jīng)濟(jì)活動的重要資料，如果發(fā)生丟失或損壞，會對單位帶來巨大影響，所以，信息化背景下，單位需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，深入做好檔案系統(tǒng)防風(fēng)險、保安全的各項(xiàng)工作，依法構(gòu)建檔案安全體系。檔案管理人員要樹立科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)安全意識，按照要求和流程進(jìn)行規(guī)范化操作，防止因人為原因?qū)е码娮訒嫏n案出現(xiàn)損壞或丟失。檔案管理部門要定期組織專業(yè)技術(shù)人員對計算機(jī)進(jìn)行病毒、木馬查殺，更新相關(guān)殺毒軟件，嚴(yán)禁外部計算機(jī)訪問內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。重視系統(tǒng)安全和信息管理，制定電子檔案調(diào)閱制度，在單位內(nèi)部加強(qiáng)檔案安全宣傳，促使全員樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識。

4 結(jié)語

推動單位的可持續(xù)發(fā)展，必須做好會計檔案管理工作，以此來為財務(wù)部門提供準(zhǔn)確有效的信息服務(wù)，特別是隨著信息化的高速發(fā)展，財務(wù)會計檔案管理信息化建設(shè)也將逐漸成為的新型方向和必然趨勢，利用信息化進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲的功能正逐漸被大家認(rèn)識。通過加強(qiáng)各有關(guān)部門人員的信息化意識，以信息技術(shù)為依托，落實(shí)好信息化建設(shè)流程，不僅能夠提高工作效率，同時也利于財務(wù)管理。總而言之，在今后的工作中，應(yīng)努力綜合各個方面的資源，統(tǒng)籌兼?zhèn)?，從而為單位會計檔案工作的信息化打開方便之門，促使單位會計檔案工作登上新臺階，以此提高工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)單位往更穩(wěn)定、更健康的方向發(fā)展。

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