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        案卷質量對檔案數字化的影響

        2021-12-23 01:29:31黃秋嬋
        河北畫報 2021年24期
        關鍵詞:分類檔案管理質量

        黃秋嬋

        (作者單位:清遠市紀委監(jiān)委)

        檔案是記錄信息的載體,通過紀檢監(jiān)察案件檔案管理工作,實現檔案信息資料查詢和利用,為案件審理提供支持,獲取精準可靠的信息。檔案數字化是檔案管理發(fā)展主流趨勢,通過引進數字化技術手段,可以有效提升檔案數字化水平。但是,檔案數字化水平高低,一定程度上受到案卷質量的影響,這就要引進數字化技術手段,推動案卷規(guī)范化。案卷作為某項工作活動關聯(lián)的文件組合,同時也是檔案館管理基本單位,提升案卷質量,充分發(fā)揮計算機技術優(yōu)勢檢索和掃描,有助于為檔案信息使用者提供優(yōu)質服務,切實提升檔案管理水平。但由于多種因素影響和限制,導致案卷質量不高,制約檔案數字化改革進程。新時期分析案卷質量對檔案數字化影響相關內容,有助于積累經驗,提升案卷質量,為檔案數字化建設和發(fā)展提供支持參考。

        一、案卷質量和標準

        案卷質量高低,一定程度上反映了檔案管理質量,對于后續(xù)檔案資源開發(fā)和利用有著深遠的影響,也是現代化管理的重要內容。國家頒布了一系列規(guī)章制度,用于把控案卷質量,其規(guī)定主要可以概括為以下幾點:

        (1)歸檔文件資料需要完整、齊全,內容系統(tǒng)化。

        (2)歸檔文件資料之間有著潛在的歷史聯(lián)系,同時可以分類整理和保存。

        (3)歸檔文件材料書寫工整、清晰,材料整體書寫質量優(yōu)良。

        案卷質量高低,取決于檔案形成各個環(huán)節(jié),需要統(tǒng)一全國檔案案卷質量標準,頒布相應的案卷質量標準和規(guī)范,嚴格遵循規(guī)范執(zhí)行[1]。各類檔案管理工作需要嚴格執(zhí)行國家檔案局和中央相關部門頒布的有關案卷質量的具體規(guī)范和標準,更加詳細的確定檔案案卷質量標準,也是綜合評估案卷質量的主要參考依據,具體標準可以歸結為以下幾點:

        (1)案卷文件材料真實、全面,具有保存價值,材料制作契合管理標準。文件材料是案卷的構成內容,文件材料質量高低很大程度上決定了案卷質量,只有保證文件材料真實、準確,才能確保案卷積極價值充分發(fā)揮[2]。只有保證內容詳實、真實,才有保存和利用價值,便于后續(xù)使用。如果有文件資料直接歸檔,忽視其實際價值,將會影響到檔案管理質量,以及后續(xù)文件資料利用價值。文件材料形成過程如果某環(huán)節(jié)不完備,材料書寫質量偏低,將直接影響到資料的整體利用效果。

        (2)歸檔文件資料完整性。歸檔文件資料完整性,并不僅僅是檔案類型,還要檔案文件資料的數量和文件頁數齊全等,每項工作、每項活動和每個問題,都應該有系統(tǒng)的文件材料對應,及時歸檔。卷內每份文件資料的正件和附件齊全[3]。

        (3)分類組卷科學化。分類組卷是依據檔案分類方案將其分類歸檔,便于組卷和編號,后期檔案資料提取利用時便于檢索。分類組卷科學化關乎到案卷質量,需要摸索檔案形成規(guī)律和管理要求,編制合理的分類編號方案。類目設置要長時間穩(wěn)定不變,以此來確保檔案分類和編號統(tǒng)一,遵循統(tǒng)一標準,便于后期檢索利用。尤其是紀檢監(jiān)察案件檔案資料類型多樣,不同案件歸屬范疇不同,如果案卷質量不高,將會影響到后續(xù)案件辦理活動展開[4]。所以,為了提升案卷質量,依據檔案分類編號對文件材料進行處理,包括分類、整理、組卷和編號,避免檔案資料保管混亂誘發(fā)質量問題。

        (4)卷內文件整齊有序。卷內文件資料的排列,需要遵循文件材料形成規(guī)律來挖掘潛在聯(lián)系,依據實際情況按照一定順序將聯(lián)系密切的文件材料整合在一起,其他文件材料按照對應形成規(guī)律排列。如,正件在前,附件在后,案件結論在前,依據材料在后等[5]。

        (5)卷內文件目錄,目錄的制作按照國家相關標準填寫和裝訂即可,便于案件資料提取利用。

        二、 案卷質量現狀和原因

        盡管我國檔案工作經過多次的改革和完善,案卷質量得到顯著提升,但受限于諸多因素影響其中還有很多問題存在,表現在以下幾個方面。

        (一)歸檔文件材料不完整

        此類情況較為普遍,部分文件只有正件,卻沒有附件,相關的案件審理資料收集不全,尤其是經過反復一審、二審下產生的文件資料,未能及時收集和歸檔,不可避免的影響到歸檔文件資料的完整性,案卷質量大大下降[6]。

        (二)分類組卷規(guī)范化不足

        案卷質量偏低的問題多樣化,一個典型問題則是分類組卷不規(guī)范,不同案卷材料之間的問題交叉存在,一些管理性文件資料并未歸屬到對應檔案類型范疇,不同年度文件材料混合存放、管理,甚至出現前后檔案分類編號不統(tǒng)一的情況。檔案資料的各個類目之間缺少明確的界限,一定程度上影響到檔案資料的利用效率,后期檢索工作也將受到不同程度的影響,檔案資料利用率大大下降[7]。

        (三)卷內文件排列混亂

        此類問題的出現,多是由于文件材料形成期間缺少配套、完整的手續(xù),操作不夠規(guī)范。材料字跡潦草,規(guī)格大小不統(tǒng)一[8]。卷內文件材料管理混亂,沒有規(guī)律可循,對于卷內文件材料的價值鑒定水平不高,很多沒有保管利用價值的檔案資料混入其中,促使案卷質量隨之下降。

        (四)卷內文件紙質質量和頁號混亂

        一些案卷由于時間較為久遠,所選擇的紙質質量并不高,隨著時間的推移,出現不同程度上的褶皺、發(fā)黃、卷取和破損等情況,影響到檔案保存時間,以及后期檔案資料的使用[9]。文件裝訂問題,由于案卷裝訂質量較差,影響到材料的掃描錄入,影響到整體工作效率。另外,文件的頁號較多,混亂,部分案件由于涉案時間跨度較大,因此頁數多,有的案卷有大流水號,也有每份文件張次號與歸檔號。部分案卷漏編或是錯編,甚至出現空白頁有編號的情況,大大降低案卷質量。

        (五)案卷備考表的問題

        主要表現在欄目數據存在問題,總頁數欄目填寫不準,有部分夾雜的散頁并未計入其中,或是部分紙張材料篇幅小,并未計算一頁,或是首頁,或是首頁沒有計算。欄目存在空缺,立卷人和檢查人欄目沒有填寫具體信息,此類問題較為普遍,屬于人員疏忽,不同程度上降低了案卷質量。

        產生上述問題的原因多樣,是由于檔案管理制度不完善,各項工作銜接不嚴謹,缺乏有效質量控制措施;檔案管理質量意識不強,案卷質量控制重視程度不足;兼職檔案管理人員自身對業(yè)務不熟悉,專業(yè)素養(yǎng)不強,案卷質量偏低,各項工作不規(guī)范。檔案管理部門缺少專業(yè)業(yè)務指導,把關不嚴,很多潛在質量問題未能及早消滅和解決,令很多不合格的檔案資料歸檔。

        三、案卷質量對檔案數字化的影響

        (1)由于組織機構的名稱模糊不清,同一機構表述名稱不同,同一個責任人名稱不統(tǒng)一,在后期計算機檢索中產生很大的不便,工作效率大大下降,制約檔案數字化進程。

        (2)不相關的文件資料裝訂為一份,并且用統(tǒng)一的名稱,但實際內容卻并不統(tǒng)一。檔案數字化錄入中,計算機直接檢索的內容多是第一份文件,后邊文件資料容易變成死檔,影響到掃描質量,造成重要的檔案資料丟失。

        (3)文件字號主要代表文件發(fā)文機關,以及文件年號、序號,也是檔案檢索的主要依據。如果某一內容省略,計算機查詢難度會增加,無法快速找到對應的檔案資料,或是同一字號文件共同檢出,檢索結果為“無該文件信息”,影響到檔案資料的精準定位和利用[10]。

        (4)日期錯誤,日期錯誤是案卷歸檔時未能按照對應日期分類歸檔和保管,通過計算機按照日期進行檢索,很容易出現檢索不到對應檔案資料的情況,工作效率大大下降。

        四、提升檔案質量的有效措施

        檔案數字化工作中,為了提升案卷質量,應該正確看待檔案數字化必要性,針對其中存在的問題針對性提出改進措施,落實到各個環(huán)節(jié),切實提升檔案數字化工作成效。

        (一)工作有的放矢,提升管理人員質量意識

        保證案卷質量,一個關鍵性因素取決于檔案管理人員和各級干部的質量意識高低,結合目前普法教育重要階段,積極在法制教育中滲透檔案管理內容,增強相關機構領導干部和檔案管理人員質量意識。學習《科學技術檔案案卷構成一般要求》《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》等國家標準和制度內容,契合紀檢監(jiān)察單位特性制定檔案質量要求,明確監(jiān)控要點和措施。結合單位特性,明確檔案管理是一項非常嚴肅、認真的工作,直接關乎到紀檢監(jiān)察案件的辦理進程,所以要重點增強各級干部和檔案人員的質量意識,如果是兼職檔案員則要積極參加教育培訓,提升專業(yè)知識和技能,增強質量意識。通過此種方式,為案卷質量提供堅實保障[11]。

        (二)協(xié)調處理文件工作和檔案工作關系,強化人員業(yè)務素質

        多種文件資料通過整理得到檔案,因此文件資料是檔案的前身,卷內文件形成、整理和立卷歸檔等環(huán)節(jié),多是文秘人員負責,但是文秘人員并未系統(tǒng)學習專業(yè)的檔案管理知識和技能,因此文件資料整理和歸檔方面存在一定欠缺。文件制作、保護和收集等環(huán)節(jié),很大程度上取決于文秘人員業(yè)務素質,這就需要在完善配套制度體系同時,提升文秘人員的業(yè)務素質水平,具備更強的責任意識。只有這樣,文秘人員才能與檔案管理人員協(xié)調配合,從文件辦理初期階段落實案卷質量控制工作,貫穿于文件形成、整理和立卷各個環(huán)節(jié),切實提升案卷文件質量[12]。

        (三)實行預立卷制度,維護文件材料完整性

        預立卷即是結合檔案數字化工作要求,按照預先分類組卷項目收集文件資料,分類存放,其主要目標是為了保障文件材料完整性、齊全性,為后續(xù)查詢和使用提供支持。各部門需要提高文件材料管理重視程度,建立文件材料收發(fā)登記和清退制度,及時收集、登記和存放相關文件材料。如果兼職的檔案管理人員,要盡快熟悉工作內容和部門職能,單位的非紅頭文件及時催交、登記。同時,設立完善的文件材料借閱制度,相關文件隨時清點,避免文件材料丟失,維護文件材料完整性。

        (四)加強業(yè)務指導,提升檔案員的業(yè)務素質

        紀檢監(jiān)察案件資料管理專業(yè)性較強,需要檔案管理人員掌握檔案管理相關知識和技能同時,還要掌握不同案件所對應的法律法規(guī),具備跨學科知識儲備。對此,為了保證案卷質量,應加強業(yè)務指導,了解和反饋各個部門檔案工作情況,契合實際情況制定業(yè)務指導計劃,不斷調整和完善業(yè)務指導內容。組織座談會、培訓班與交流會,組織兼職檔案人員參加,在專職檔案人員現場指導下,幫助檔案人員熟悉預立卷和立卷歸檔內容,積累實際工作經驗。針對實際工作中存在的問題,可以尋求專業(yè)檔案管理人員答疑解惑,如案卷目錄不完整需要及時補充,規(guī)范化填寫,清晰表明不清楚內容,題名不明確加上副標題,多份文件裝訂在一起依據實際文件數量填寫目錄表;標題沒有反應文件內容的重新撰寫標題,采用[]區(qū)別表示;卷內文件質量存在問題,如卷內文件編號多,應按照統(tǒng)一標準重新編號;整卷裝訂的拆卷整理,依據件重新裝訂;字跡模糊的可以抄寫一遍,然后數字化掃描文件材料;備考表的問題,總頁數計算錯誤,可以在附注欄加以解釋說明,補充空缺欄目,以此來保證案卷質量。

        五、結語

        綜上所述,保證案卷質量,是檔案數字化工作的基礎保障,直接關乎到后續(xù)檔案資料的查詢和利用。所以,需要提高檔案管理人員的質量意識,按照統(tǒng)一標準和規(guī)范開展工作,實現各環(huán)節(jié)全面質量控制,有效解決案卷質量問題。

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