李芳

[摘? ? ? ? ? ?要]? 文秘工作是民辦高校辦公室日常工作的重要組成部分，在國(guó)家教育改革新形勢(shì)下，其重要性日益凸顯。做好文秘工作，對(duì)于提升民辦高校管理水平、降低行政成本、實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。 但從其現(xiàn)狀來(lái)看，民辦高校文秘工作仍存在一些現(xiàn)實(shí)困境，以民辦高校漳州科技職業(yè)學(xué)院為例，通過(guò)分析文秘工作的特征、重要性、現(xiàn)實(shí)困境，提供相應(yīng)的改進(jìn)措施，助推民辦教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 民辦高校;文秘工作;困境;對(duì)策

[中圖分類號(hào)]? G712? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號(hào)]? 2096-0603（2021）49-0106-02

一、引言

隨著國(guó)家支持和促進(jìn)民辦教育發(fā)展的新法新政陸續(xù)出臺(tái)，民辦高校迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，作為民辦高校中樞機(jī)構(gòu)的學(xué)校辦公室，其自身職能也在不斷發(fā)生變化，這些都對(duì)文秘工作提出了新的更高的要求。各民辦高校應(yīng)予以重視，針對(duì)高校辦公室文秘工作存在的現(xiàn)實(shí)困境，采取切實(shí)有效的改進(jìn)措施，促進(jìn)文秘工作者的業(yè)務(wù)能力提升，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展精準(zhǔn)發(fā)力。

二、民辦高校文秘工作特征

民辦高校辦公室和公辦高校一樣，都是學(xué)校管理的“神經(jīng)中樞”和機(jī)關(guān)單位對(duì)外的“形象窗口”，處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要位置。文秘作為該機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)組成部分，主要負(fù)責(zé)組織起草學(xué)校規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)及對(duì)外公函，行政主要領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)文稿、信息收集、會(huì)議組織、信訪處理、督查督辦、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)關(guān)系等工作。

（一）專業(yè)性

民辦高校文秘主要承擔(dān)“以文輔政”的職能，日常要處理大量的文字綜合性工作，需要將校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策、指示以及學(xué)校的方針、計(jì)劃行文，因而需要較強(qiáng)的文字功底，同時(shí)需具備基本的公文處理技巧，因而高校文秘工作具有專業(yè)性要求。

（二）綜合性

民辦高校辦公室是一個(gè)綜合統(tǒng)籌性部門，文秘工作者應(yīng)對(duì)的事務(wù)通常涉及多個(gè)部門，需要統(tǒng)攬全局、保持信息靈通，在文字組織方面更是考驗(yàn)其全局觀及綜合素養(yǎng)。如為保障會(huì)議的順利組織、活動(dòng)的有效開(kāi)展，文秘工作者就需要與多個(gè)部門成員進(jìn)行溝通協(xié)作，才能確保各項(xiàng)籌備工作及工作流程開(kāi)展到位。

（三）服務(wù)性

民辦高校文秘工作自身具有服務(wù)性質(zhì)，在做好本職工作、服務(wù)本部門發(fā)展的同時(shí)，還應(yīng)牢固樹(shù)立服務(wù)理念，圍繞學(xué)校中心工作，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生，要在準(zhǔn)確理解各個(gè)時(shí)期學(xué)校的重要工作和工作思路的基礎(chǔ)上，在文字上發(fā)力，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)，助推學(xué)校事業(yè)開(kāi)展。

（四）保密性

民辦高校文秘作為校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀助手，工作范圍涉及組織的方方面面，這就使得文秘工作者成為保密工作的密切接觸者，在絕大多數(shù)情況下他們都是學(xué)校機(jī)要工作的直接參與者，有時(shí)甚至介入到機(jī)要保密工作的全過(guò)程，所以其工作特征具有一定的保密性。在撰寫涉密文稿時(shí)，文秘工作者要自覺(jué)做好保密工作，無(wú)論是擬稿、審查、修改還是最后的簽發(fā)環(huán)節(jié)都要做到保密。

三、民辦高校文秘工作的重要性

（一）在民辦高校領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中發(fā)揮參謀助手作用

隨著職業(yè)教育改革的不斷深入，民辦高校面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何帶領(lǐng)學(xué)校融入改革發(fā)展浪潮，促進(jìn)學(xué)校實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)是高校領(lǐng)導(dǎo)面臨的重大使命和任務(wù)。作為領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)材料的執(zhí)筆者和領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的協(xié)辦者，高校文秘的參謀助手職能的重要性日益凸顯。作為高校文秘工作者，應(yīng)充分發(fā)揮崗位優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)校信息進(jìn)行收集、分類整理和研究判斷，提煉確實(shí)有用的信息、合理化的建議和備選方案給校領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供合理化的建議。

（二）在民辦高校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工之間發(fā)揮橋梁紐帶作用

高校辦公室文秘工作在高校管理中發(fā)揮著承上啟下、參謀助手的作用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層工作服務(wù)是其基本職能，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充。在日常工作中，高校辦公室文秘工作的重要內(nèi)容就是通過(guò)上情下達(dá)和下情上達(dá)，及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決定，解釋學(xué)校的有關(guān)文件、會(huì)議精神，同時(shí)通過(guò)詳細(xì)的調(diào)查研究將各學(xué)院、部門和廣大師生的真實(shí)情況傳達(dá)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，充分發(fā)揮橋梁紐帶作用。

（三）在民辦高校各部門之間發(fā)揮信息員和督導(dǎo)員作用

民辦高校辦公室是一個(gè)綜合性部門，需要圍繞學(xué)校中心工作統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)相關(guān)部門開(kāi)展業(yè)務(wù)，高校文秘工作者在辦文、辦會(huì)、辦活動(dòng)的具體過(guò)程中，充當(dāng)著信息員和督導(dǎo)員的重要角色，在學(xué)校重大決議事項(xiàng)和會(huì)議精神的執(zhí)行方面，辦公室文秘工作者承擔(dān)著反復(fù)跟進(jìn)、督促、落實(shí)、反饋職責(zé)，是領(lǐng)導(dǎo)真正的“督導(dǎo)員”和“信息庫(kù)”。

（四）在民辦高校對(duì)外關(guān)系中發(fā)揮窗口示范作用

民辦高校辦公室文秘工作者是學(xué)校對(duì)內(nèi)外的重要形象窗口，由文秘工作者執(zhí)筆的學(xué)校性總結(jié)報(bào)告、上報(bào)材料或?qū)ν夤?，是學(xué)校學(xué)術(shù)形象及號(hào)召力輸出的有效途徑，文秘工作者在處理行政事務(wù)過(guò)程中，在廣大教職員及師生中展現(xiàn)出的形象，一定程度上關(guān)乎學(xué)校的整體形象和管理水平，發(fā)揮著窗口示范的關(guān)鍵作用。

四、民辦高校文秘工作面臨的現(xiàn)實(shí)困境

（一）政治站位不高

民辦高校文秘工作者普遍存在大局意識(shí)欠缺、政治站位不高等問(wèn)題，民辦高校對(duì)文秘工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致文秘工作者往往充當(dāng)?shù)氖切姓聞?wù)的簡(jiǎn)單執(zhí)行者，與上級(jí)部門主管，特別是校領(lǐng)導(dǎo)之間缺乏行之有效的溝通，是學(xué)校重要事件的邊緣性人物，在撰寫重要學(xué)校層面的材料時(shí)，只能“斷章取義”，政治站位始終提不上去，缺乏必要的理論高度，難以與領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)“同頻共振”，是文秘工作者面臨的一大現(xiàn)實(shí)困境。

（二）業(yè)務(wù)能力不專

民辦高校文秘工作者在學(xué)校管理工作中主要發(fā)揮的是“以文輔政”的職能，撰寫的文字材料一般是作為學(xué)校向上級(jí)教育主管部門上報(bào)的總結(jié)報(bào)告、對(duì)外的接洽公文或領(lǐng)導(dǎo)重要活動(dòng)講話稿使用，因而需要具有較強(qiáng)的文字功底和專業(yè)素養(yǎng)，但目前民辦高校在辦公室文秘崗位招聘時(shí)還廣泛存在缺乏專業(yè)限制的問(wèn)題，很多文秘工作者并非秘書(shū)專業(yè)或管理類專業(yè)出身，因而業(yè)務(wù)能力有限。

（三）服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

民辦高校文秘工作者服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，除個(gè)人問(wèn)題外，組織方面的原因也很突出，一方面是因?yàn)槊褶k高校文秘崗位缺乏編制，人員力量不足，在大量的文字工作之余，應(yīng)對(duì)其他行政事務(wù)顯得“心有余而力不足”;另一方面是因?yàn)閸徫宦氊?zé)不清，文秘工作者難以找到自身的角色定位，因而欠缺服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新精神。

五、民辦高校文秘工作提升的應(yīng)對(duì)策略

（一）重視文秘工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)文秘工作者能力的培養(yǎng)

文秘工作者是民辦高校行政管理隊(duì)伍中的重要組成人員，是校領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀助手，還是各部門和廣大師生間的信息聯(lián)絡(luò)員和溝通協(xié)調(diào)者，身兼重任，為最大限度發(fā)揮文秘工作效力，賦能學(xué)校事業(yè)發(fā)展，各民辦高校應(yīng)充分重視文秘工作的重要性，通過(guò)校內(nèi)外培訓(xùn)、短期培訓(xùn)、中長(zhǎng)期培訓(xùn)、外出參培參訓(xùn)等方式提高文秘工作者的綜合業(yè)務(wù)水平。應(yīng)在合理定編的基礎(chǔ)上，確保文秘工作者有一定的時(shí)間參與到學(xué)校重大會(huì)議、事務(wù)當(dāng)中，增強(qiáng)文秘工作者對(duì)國(guó)家、省級(jí)職教改革情況以及校情的認(rèn)知，提高文秘工作者的政治站位和大局意識(shí)，確保文秘工作精準(zhǔn)發(fā)力、有的放矢。

（二）擴(kuò)大文秘崗位人員編制，增強(qiáng)民辦高校秘書(shū)人才隊(duì)伍力量

民辦高校文秘工作人員力量不足并非個(gè)案，在許多高校中文秘工作者承擔(dān)著本部門和校領(lǐng)導(dǎo)層面的絕大多數(shù)的文字工作，各高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展實(shí)際需要，對(duì)文秘崗位進(jìn)行合理定編，擴(kuò)大文秘崗位人員編制，必要時(shí)成立專門的秘書(shū)工作部門，減少“單干”“蠻干”現(xiàn)象，逐步充實(shí)基層文秘工作力量，促進(jìn)專業(yè)化的文秘工作隊(duì)伍培養(yǎng)，以提升學(xué)校材料的整體水平及影響力。

（三）盤活文秘崗位退出機(jī)制，促進(jìn)學(xué)校人才隊(duì)伍實(shí)現(xiàn)良性流動(dòng)

各民辦高校應(yīng)建立科學(xué)的人才隊(duì)伍退出機(jī)制，加大對(duì)不稱職、未能勝任秘書(shū)工作等人員的調(diào)整、優(yōu)化力度，認(rèn)真執(zhí)行績(jī)效考核制度，辭退考核不合格人員，提高勞動(dòng)合同的約束力，同時(shí)，可通過(guò)輪崗的形式，實(shí)現(xiàn)人才“出口”渠道暢通，將業(yè)務(wù)技術(shù)匹配且有意向調(diào)崗的人員補(bǔ)充到文秘等專業(yè)技術(shù)人才團(tuán)隊(duì)中，對(duì)不太適宜于做文秘業(yè)務(wù)工作的人員進(jìn)行恰當(dāng)分流，逐步建立起良性的人才流動(dòng)機(jī)制，促進(jìn)高校人才隊(duì)伍持續(xù)健康發(fā)展。

六、結(jié)語(yǔ)

民辦高校文秘工作是一項(xiàng)極其重要且復(fù)雜的全局性工作，在國(guó)家教育改革新形勢(shì)下，文秘工作者的重要性日益突出，但同時(shí)存在發(fā)展困境也更加凸顯，各民辦高校應(yīng)當(dāng)予以充分重視，結(jié)合文秘工作特性，對(duì)文秘工作者的成長(zhǎng)予以必要的關(guān)注和保障，并采取多方面的措施，逐步優(yōu)化文秘人才隊(duì)伍培養(yǎng)力度，助推民辦教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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◎編輯 鄭曉燕