邢娜

摘要：當(dāng)前企業(yè)在開(kāi)展檔案信息化工作中存在軟硬件資金投入有限且缺乏持續(xù)性，檔案信息化水平與企業(yè)整體信息化水平發(fā)展不均衡，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化工作發(fā)展相關(guān)法規(guī)缺失等問(wèn)題。新《檔案法》的出臺(tái)，較好地解決了上述問(wèn)題，條文中有關(guān)企業(yè)檔案信息化方面的規(guī)范，為企業(yè)開(kāi)展信息化工作，促進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，推進(jìn)電子檔案的單套制管理等大開(kāi)方便之門(mén)。企業(yè)應(yīng)以此為契機(jī)，完善電子檔案管理相關(guān)制度，制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：檔案法 ?檔案信息化? 企業(yè)檔案

1 引言

檔案信息化是指以信息技術(shù)為核心，推動(dòng)檔案管理工作由過(guò)去基于傳統(tǒng)載體管理模式向以電子數(shù)據(jù)為主要對(duì)象的管理模式轉(zhuǎn)變，配套進(jìn)行數(shù)字檔案資源管理、檔案規(guī)章重建等工作，以此適應(yīng)電子檔案的特點(diǎn)，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與高效化。隨著信息技術(shù)的深化，企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息化應(yīng)用程度也在同步加深。提高企業(yè)的檔案信息化工作，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，促進(jìn)檔案管理利用更加便捷、高效意義重大。筆者所在企業(yè)作為以基本建設(shè)為主要業(yè)務(wù)的單位，每年生成大量結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化電子檔案，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，建立新型的適應(yīng)海量電子檔案的管理模式極為迫切。

2企業(yè)檔案信息化發(fā)展困局

新《檔案法》出臺(tái)前，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作轉(zhuǎn)型長(zhǎng)期面臨無(wú)頂層法律支撐的困局。導(dǎo)致出現(xiàn)諸多問(wèn)題，如檔案信息化設(shè)施投入有限，檔案信息化水平與企業(yè)整體信息化水平發(fā)展不均衡，電子檔案單套制管理遲遲不敢推進(jìn)等問(wèn)題。

2.1 檔案信息化設(shè)施設(shè)備投入有限

檔案信息化工作資金投入多，產(chǎn)生的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益不明顯，且運(yùn)行過(guò)程中需要持續(xù)的資金投入。對(duì)于以追求經(jīng)濟(jì)效益為主要目標(biāo)的企業(yè)，易將檔案信息化的投入作為企業(yè)的負(fù)擔(dān)和成本，給予有限的支持，進(jìn)而影響檔案信息化工作的良性發(fā)展。很多企業(yè)完成一次檔案信息化建設(shè)后，一兩年內(nèi)便再無(wú)資金支撐，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)無(wú)法持續(xù)升級(jí)，問(wèn)題逐漸增加，風(fēng)險(xiǎn)持續(xù)加大，檔案信息資源安全問(wèn)題開(kāi)始顯現(xiàn)。尤其在檔案信息安全方面，有限的資金使得檔案人員無(wú)力引進(jìn)更先進(jìn)的安全技術(shù)，對(duì)電子檔案的耐久性、讀取情況、維護(hù)條件等造成隱患。

2.2 檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合不深

檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合不深的問(wèn)題普遍存在，從法規(guī)層面分析，缺少檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合發(fā)展的硬性要求是出現(xiàn)這一問(wèn)題的主要原因。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)各自為戰(zhàn)，沒(méi)有考慮與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，導(dǎo)致無(wú)法有效進(jìn)行信息資源的整合和利用，作為檔案人員，在系統(tǒng)融合上更多地只能尋求領(lǐng)導(dǎo)支持，欠缺強(qiáng)制性的法律依據(jù)，使得這一問(wèn)題遲遲難以解決。

2.3 數(shù)字檔案資源建設(shè)顧慮重重

國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司司長(zhǎng)孫鋼曾經(jīng)指出“數(shù)字檔案資源的利用尚停留在基于目錄的簡(jiǎn)單查詢(xún)共享階段，缺乏綜合數(shù)據(jù)挖掘和深度整合”。這一表述也貼切企業(yè)數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)開(kāi)發(fā)現(xiàn)狀。一方面企業(yè)電子檔案越來(lái)越多，雙套制的管理要求實(shí)質(zhì)上與無(wú)紙化辦公，借閱辦公資源的要求是背道而馳的，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同時(shí)保存，加速了傳統(tǒng)載體檔案“溢庫(kù)”問(wèn)題，同時(shí)讓人員本就不多的檔案部門(mén)被迫投入更多時(shí)間精力，而且傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化形成的副本還存在難以完全與紙質(zhì)檔案相匹配的情況，加劇了紙質(zhì)檔案的重疊和冗余。此外，電子檔案的法律地位遲遲沒(méi)有明確，由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的技術(shù)特性迥異，具有易更改、易消失、完全依賴(lài)各種軟件、系統(tǒng)，對(duì)載體依賴(lài)性不強(qiáng)等特點(diǎn)，使得長(zhǎng)期以來(lái)電子檔案是否具有與傳統(tǒng)載體檔案同等的法律效力一直爭(zhēng)論不休，無(wú)法定論。進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息化工作的建設(shè)方針、運(yùn)行機(jī)制與傳統(tǒng)檔案館差異較大，電子文件歸檔制度、電子檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)等雖不能完全適用于當(dāng)前環(huán)境下的檔案信息化工作需要，卻又不敢貿(mào)然更改的尷尬境地。

3 新《檔案法》為企業(yè)檔案信息化帶來(lái)的契機(jī)

3.1新《檔案法》的頒布，為企業(yè)檔案信息化工作發(fā)展提速提供了堅(jiān)實(shí)保障

新《檔案法》第三十五條明確規(guī)定企業(yè)需加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，同時(shí)還要采取措施加強(qiáng)檔案信息安全。此規(guī)定實(shí)質(zhì)上使企業(yè)開(kāi)展檔案信息化工作資金有了著落。基于法律的強(qiáng)制性，有望打破過(guò)去信息化資金申請(qǐng)難，總量少，撥付無(wú)法持續(xù)的不足。檔案信息化工作內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等內(nèi)容。幾塊業(yè)務(wù)均離不開(kāi)資金支持，通過(guò)持續(xù)的資金注入，才能確保開(kāi)展檔案工作無(wú)后顧之憂(yōu)。當(dāng)然，也需注意，在獲得開(kāi)展信息化工作的資金后，也需做到資金使用適度適量、與建設(shè)需求一致即可。在檔案資源數(shù)字化方面，可優(yōu)先對(duì)利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)資金落實(shí)程度分批開(kāi)展數(shù)字化工作，以保證合理的成本效益比。同時(shí)，根據(jù)《檔案法》要求，檔案人員還應(yīng)注意信息安全。對(duì)系統(tǒng)管理人員及各部門(mén)利用人員應(yīng)分別設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限與利用權(quán)限，嚴(yán)格限制不同角色的操作行為，并通過(guò)數(shù)字水印、簽名、加密等技術(shù)防止電子檔案被非法侵權(quán)、修改、復(fù)制。在數(shù)字化外包過(guò)程中，檔案人員需嚴(yán)把操作流程，防止檔案信息不當(dāng)傳播。此外，還需不斷完善電子檔案安全保密制度、管理維護(hù)制度，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、異地保存等，確保檔案信息安全。

3.2 新《檔案法》的頒布，為企業(yè)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通奠定法律基礎(chǔ)

多數(shù)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)存在難以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)暢通交流和便利共享的現(xiàn)狀。不同的數(shù)據(jù)格式、各異的元數(shù)據(jù)信息阻礙了電子文件的有序歸檔。新《檔案法》對(duì)此也提出明確要求：企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互連接。為盡可能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，加強(qiáng)對(duì)電子文件的前端控制，檔案館人員應(yīng)積極按照《檔案法》要求，在各業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)時(shí)主動(dòng)對(duì)接，規(guī)范著錄項(xiàng)目及相關(guān)元數(shù)據(jù)。同時(shí)，針對(duì)有些企業(yè)檔案信息系統(tǒng)存在老化、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)較大，難以與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的問(wèn)題，要及時(shí)開(kāi)展系統(tǒng)更新?lián)Q代工作。在檔案管理系統(tǒng)布局方面，可制定統(tǒng)一的檔案信息化工作要求，以解決可能的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)沖突，背景信息、結(jié)構(gòu)信息存在差異等問(wèn)題，常見(jiàn)的解決方式有集中式管理和分布式管理。集中式管理對(duì)檔案人員信息化水平要求低，熟練數(shù)據(jù)上傳、利用操作即可，系統(tǒng)維護(hù)成本低，但受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響大，并發(fā)數(shù)量過(guò)多時(shí)可能出現(xiàn)系統(tǒng)反應(yīng)緩慢等問(wèn)題。分布式管理響應(yīng)速度快，出現(xiàn)問(wèn)題不會(huì)對(duì)全局造成影響，但維護(hù)成本高。檔案人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)情況，調(diào)研、協(xié)商后確定。

3.3 新《檔案法》的頒布，為企業(yè)檔案信息資源建設(shè)向前推進(jìn)注入定心劑

新《檔案法》第三十七條指出，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這一規(guī)定的出臺(tái)，徹底解決了困擾檔案工作多年的電子檔案法律憑證問(wèn)題，明確賦予了電子檔案憑證作用，這也意味著開(kāi)展電子檔案“單套制”管理已無(wú)法規(guī)層面的障礙。目前檔案工作人員可將重心放在基于單套制管理模式的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方面，采取有效措施收集分散在各個(gè)部門(mén)的電子檔案，分層次有步驟地設(shè)立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，并探索信息資源利用的新模式，通過(guò)信息系統(tǒng)收集、歸納、分析利用者的行為方式，挖掘隱藏信息，洞察使用者的行為偏好，完善系統(tǒng)算法，提高檔案信息資源利用效率，樹(shù)立開(kāi)放共享思維，積極完善檔案資源共享機(jī)制。從當(dāng)前國(guó)家信息化發(fā)展趨勢(shì)不難看出，傳統(tǒng)的檔案資源管理方式已無(wú)法完全適應(yīng)電子檔案居主流的環(huán)境，必須圍繞電子檔案的特點(diǎn)，按照國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，借鑒相關(guān)企業(yè)如目前已通過(guò)驗(yàn)收的示范數(shù)字檔案室建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，充分利用新《檔案法》賦予的權(quán)力，積極實(shí)現(xiàn)本企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型。

參考文獻(xiàn)

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