摘要：基于醫(yī)改背景下，各醫(yī)院管理層對文書檔案管理工作引起重視，詳細探究各科室的工作內(nèi)容與信息資源類別，會隨著工作進展產(chǎn)生大量的信息資源，還需改變傳統(tǒng)化的管理理念與管理模式，選擇分級管理方式、精細化管理模式等，細化各部門及人員的工作內(nèi)容、工作職責，引導(dǎo)各部門及管理人員積極參與，借助先進技術(shù)手段創(chuàng)建智能化管理平臺，促進醫(yī)院文書檔案管理工作智能化、信息化發(fā)展，并有效圖書檔案資源利用率，為各項醫(yī)療工作有序開展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)改;醫(yī)院;文書檔案;管理;利用

引言：

在我國政府部門大力支持下，我國醫(yī)療領(lǐng)域的綜合實力與醫(yī)療水平等顯著提升，強化醫(yī)院綜合實力，探究與掌握醫(yī)院文書檔案在醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展中的重要“角色”，在此方面加大管理力度，制定完善的管理力度，能保證文書檔案管理工作的規(guī)范性、標準性，并以智能化管理方式為主，顯著提升醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院創(chuàng)造良好效益，滿足不同群體就醫(yī)需求，充分說明文書檔案在醫(yī)院內(nèi)容發(fā)展中的重要性。

一、醫(yī)院文書檔案管理特點

（一）專業(yè)性

醫(yī)院在醫(yī)療領(lǐng)域中是一個“主體”，會在各項工作開展階段產(chǎn)生相應(yīng)的信息資源，而產(chǎn)生與記錄的過程會形成標準化的文書檔案，內(nèi)容更完善、形式多樣化，成為各項工作參考的重要依據(jù)。分析文書檔案對醫(yī)院各項工作開展的影響性，還需在管理階段注重較強的“專業(yè)性”，如：醫(yī)院發(fā)展計劃制定、院務(wù)管理制度編制、醫(yī)療研究會議開展等，均突出文書檔案管理工作的專業(yè)性特點。

（二）階段性

因醫(yī)院內(nèi)部所包括的科室較多，為保證整體質(zhì)量與效率，還需行政部門積極參與，依據(jù)自身職責與任務(wù)把管理制度全面落實，在細節(jié)管控中達到預(yù)期標準與目標。但各科室所負責的工作內(nèi)容不同，所產(chǎn)生的信息內(nèi)容也有明顯的差異性，在文件資料儲存與管理階段出現(xiàn)分歧。對此情況，要依據(jù)醫(yī)院文書檔案管理工作的階段性，把具體的管控制度全面實施，在實踐中取得良好成效，并能掌握常規(guī)問題的影響因素與具體問題，實施成效才會有良好的基礎(chǔ)保障。

（三）綜合性

大部分醫(yī)院的文書檔案管理工作均有獨立化、專業(yè)化的管理隊伍，考慮文書檔案完整儲存，還會配置相應(yīng)的儲藏室、管理人員、機械設(shè)備等，通過對醫(yī)院文書檔案進行綜合化的管理，在檔案類型劃分上就能細化處理。再加上各項政策的約束管控，保證文書檔案管理工作的政策性、規(guī)定性、專業(yè)性等，既能合理把控各文件內(nèi)容的真實性，又能探究各科室的工作內(nèi)容與使用需求，有效增強各科室文書檔案的互通性，從而提高醫(yī)院文書檔案資源利用率。

（四）保密性

醫(yī)院在文書檔案管理方面加大投資力度，引進先進技術(shù)與配套設(shè)施，核心目的就是能保證檔案內(nèi)容完整，能為各科室的使用需求提供有利條件。對此，也說明醫(yī)院對文書檔案管理工作的關(guān)注與重視，在基礎(chǔ)條件方面不斷完善，通過基礎(chǔ)條件充足控制檔案內(nèi)容保密性，各科室在檔案內(nèi)容獲取與使用的過程中有不同的要求、權(quán)限等，保證醫(yī)院文書檔案只限于本院工作人員查閱與使用，避免泄露患者及醫(yī)院的相關(guān)信息，避免引發(fā)醫(yī)患糾紛問題。

二、醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案管理策略

（一）醫(yī)院重視度提升，投資力度加大

當前，大部分醫(yī)院在文書檔案管理方面加大投資力度，無論是硬件設(shè)施還是軟件應(yīng)用等，均能為文書檔案管理效率提升帶來積極影響。首先，財力方面得到良好支持，能引進技術(shù)手段、配套設(shè)施、培養(yǎng)專業(yè)化管理人員與隊伍，為后續(xù)工作開展提供便捷條件;其次，人力、物力合理投入，結(jié)合人員專業(yè)能力與個人優(yōu)勢，合理分配工作崗位，細節(jié)人員工作內(nèi)容與職責，依據(jù)檔案管理制度嚴格把控，符合檔案管理具體要求;最后，加大人員培訓(xùn)力度，強化人員政治思與職業(yè)素質(zhì)，要本著嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有較強的責任心，獨立操作基礎(chǔ)設(shè)施與相應(yīng)軟件，強調(diào)檔案管理工作質(zhì)量與效率，能為醫(yī)院長久發(fā)展帶來積極影響。

（二）嚴控檔案管理標準，創(chuàng)新多樣化的管理模式

在人員上崗前，均會經(jīng)過專業(yè)化的崗前培訓(xùn)活動，目的是幫助人員詳細掌握《歸檔文件整理操作必讀》內(nèi)容，并把領(lǐng)導(dǎo)部門的檔案管理理念、工作要求等全面落實，有助于提升檔案管理水平。以此為基礎(chǔ)，采用精細化管理模式，先對人員工作內(nèi)容與工作崗位詳細劃分，細節(jié)人員責任，強化人員管控意識，并在日常管理過程中發(fā)揮專業(yè)能力，避免在細節(jié)上引發(fā)故障問題;其次，在日常工作中領(lǐng)導(dǎo)層也會與管理人員積極交流，目的是在各環(huán)節(jié)中嚴格把控，無論是檔案分類還是編目、保存等，要求人員能對管理方法靈活運用;最后，把所制定的統(tǒng)一制度全面落實，影響著檔案管理模式的合理性、科學性，從而才能實現(xiàn)預(yù)期管理目標。

（三）注重檔案管理安全性，杜絕常規(guī)問題持續(xù)發(fā)生

與電子檔案存儲方式相比較，文書檔案存儲必須有獨立化的儲存室，各醫(yī)院在文書檔案分類管理中有不同的要點，有的是按照科室進行檔案劃分管理，有的是根據(jù)檔案類別分配與儲存，還有的是按照檔案存儲時間嚴謹管控等，無論采用哪種方式進行管理，均要注重檔案管理重要性，在各個環(huán)節(jié)中均設(shè)置專業(yè)化的管理人員，可在細節(jié)把控中提升工作質(zhì)量。

例如：醫(yī)院創(chuàng)設(shè)獨立化的文書檔案儲存室，要控制室內(nèi)溫度、濕度等，避免損壞檔案紙張。再加上管理人員的日常管理，無論哪個部門對檔案的查閱，均需依據(jù)工作要求與借閱流程規(guī)范操作，待權(quán)限審核通過后，才能完成相應(yīng)的借閱工作。同時，借閱部門還能把文書檔案按照規(guī)定的時間及時歸還，有效規(guī)避檔案丟失問題持續(xù)性發(fā)生，既能保證文書檔案管理工作的安全性，又全面化管控文書檔案，符合醫(yī)院管控工作的實際標準與要求。

三、提高醫(yī)院文書檔案利用率的相關(guān)措施

（一）引進現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高資源利用率

第一，醫(yī)院文書檔案所記錄的信息內(nèi)容必須真實、可靠、完整等，每項工作環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)均需詳細記錄，探究傳統(tǒng)化人工管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展需求，建議醫(yī)院在此方面加大現(xiàn)代化技術(shù)手段的引進與應(yīng)用力度，保證醫(yī)院檔案資源科學、合理地發(fā)展。

第二，檔案信息使用合理。醫(yī)院在各環(huán)節(jié)中搜集、儲存重要的信息資源，目的就是能為各項工作開展提供參考依據(jù)，尤其是在醫(yī)患糾紛解決方面，能為醫(yī)院及患者合法權(quán)益合理保護，各方均能結(jié)合法律法規(guī)積極履行自身職責與義務(wù)，在條件允許的情況下，醫(yī)院能組建專業(yè)化的研發(fā)隊伍、管理隊伍等，主要負責醫(yī)院文書檔案管理工作，始終強調(diào)信息資源合理、完善。

第三，提高信息資源利用率。結(jié)合各科室工作職責的細化，能采用精細化管理模式在細節(jié)上嚴格把控，針對常規(guī)問題及影響因素全面掌握，有相應(yīng)的預(yù)防方案與措施，能一邊管理一邊提升工作質(zhì)量，實施效果才會有較強的突出性。再加上各科室對文書檔案內(nèi)容的正確應(yīng)用，顯著提升信息資源利用率，成為醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的核心內(nèi)容之一。

（二）制定完善的管理制度，全面落實與科學化管控

管理制度是開展文書檔案管理工作必不可少的基礎(chǔ)條件之一，在此方面需醫(yī)院深度探究，各科室均能參與到管理制度制定與實數(shù)環(huán)節(jié)中，有助于提升文書檔案管理工作質(zhì)量與效率。其中，在管理者制度制定的過程中，要控制其規(guī)范性、合理性，選擇分級管理方式，先由各科室獨立化監(jiān)管文書檔案，控制檔案內(nèi)容完整、精確;再由醫(yī)院的檔案管理部門進行統(tǒng)一化的監(jiān)管，有助于從不同角度發(fā)現(xiàn)管理問題，與具體的科室檔案管理人積極交流，便于第一時間解決問題，避免在后續(xù)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題，保證文書檔案管理工作有序?qū)嵤?最后，依據(jù)管理制度的標準與要求，要求醫(yī)院每年對文書檔案進行認真的檢查，各科室的檔案管理人員設(shè)定具體的管控權(quán)限，要保證檔案入庫階段就符合管控要求，才能保證整體成效。

（三）創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，促進醫(yī)院文書檔案智能化發(fā)展

通過醫(yī)院在此方面的積極投資，能把眾多技術(shù)手段正確應(yīng)用，考慮文書檔案儲存過程中的影響因素，為避免文書檔案丟失或損壞對后續(xù)工作的影響，可創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以圖紙或其他文檔為對象，以子文檔為核心內(nèi)容，只是在表達形式上展現(xiàn)出新穎的特點，也為各部門提供多種使用版本，依然能提升文書檔案資源利用率。同時，新技術(shù)手段正確應(yīng)用，還能促進醫(yī)院文書檔案智能化、信息化發(fā)展，與醫(yī)院整體創(chuàng)新發(fā)展目標保持一致，在實踐中展現(xiàn)出較強的效果，保證文書檔案管理工作能隨著醫(yī)院發(fā)生不斷創(chuàng)新，在多種管理模式的運用中取得良好成效。

結(jié)語：

醫(yī)院在開展文書檔案管理工作階段，重點考慮到管理人員專業(yè)能力與專業(yè)素養(yǎng)，避免人為因素影響整體效率與質(zhì)量。再考慮醫(yī)院文書檔案管理工作崗位既重要又特殊，為保證文書檔案管理工作重要意義充分呈現(xiàn)，在人員聘用與管理的過程中要“慎重”，在條件允許的情況下組建專業(yè)化的管理隊伍，推動醫(yī)院文書檔案管理工作有序?qū)嵤?/p>

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作者簡介：盧玉娟（1977-06-），女，漢族，本科，河北石家莊人，館員（檔案管理），現(xiàn)工作單位：石家莊市人民醫(yī)院。