魏怡鳴

（四川工商學(xué)院會計學(xué)院，四川 眉山 620000）

1 差旅費用報銷系統(tǒng)建設(shè)情況

1.1 各地區(qū)差旅費用報銷，統(tǒng)一地區(qū)結(jié)算

根據(jù)現(xiàn)今的發(fā)展情況，民辦學(xué)校為了更接近生源，以職業(yè)技術(shù)類學(xué)校為顯著標(biāo)志積極在各地區(qū)建立分?；蚪⒄猩?wù)網(wǎng)點。根據(jù)費用報銷制度，各地區(qū)差旅費用報銷統(tǒng)一地區(qū)結(jié)算，學(xué)校所有的報銷在本部結(jié)算。OA 系統(tǒng)上線使用后，教職工可以通過手機(jī)端、電腦端進(jìn)入OA 系統(tǒng)提交報銷申請，不受時間、地域限制，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時隨地進(jìn)行審批，可以通過員工提交報銷申請的附件查看每一項費用對應(yīng)的原始發(fā)票。

1.2 制定預(yù)算控制的預(yù)警，預(yù)算外支出追加審批

職業(yè)類技術(shù)學(xué)校以招生人數(shù)為學(xué)校生命之源，每一位教職工均有招生任務(wù)。為了使A 學(xué)校年度預(yù)算更加準(zhǔn)確，學(xué)校對每一位教職工制定了固定的差旅費用預(yù)算。OA 系統(tǒng)未上線前，每個月每位教職工需要手動計算，是否超過標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)工作量大，手動計算輸入出錯率較大。OA 系統(tǒng)上線后，每位教職工每一項費用類型的固定預(yù)算將錄入系統(tǒng)。當(dāng)本月報銷費用累計總和超過預(yù)算時，OA 系統(tǒng)將會提示：超支部分不予報銷。以提醒申請人和財務(wù)人員關(guān)注該項費用的年度預(yù)算。只有進(jìn)入OA 系統(tǒng)重新申請超過部分費用的事項申請，預(yù)算外支出將會進(jìn)入相應(yīng)的審批流程，領(lǐng)導(dǎo)審批后，超過部分才有新的預(yù)算余額，才能順利提交并辦理報銷任務(wù)。

1.3 每周報銷制度，統(tǒng)一支付

A 學(xué)校實行每周固定一天報銷統(tǒng)一結(jié)算制度，員工可以隨時提交自己的報銷申請，在每周固定日期前員工所提交的報銷申請在OA 系統(tǒng)完成相應(yīng)的審批流程。財務(wù)人員在用友U8 系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理完成，憑證通過財務(wù)處的審核，教職工報銷費用將會在每周固定日期結(jié)算。這種對報銷結(jié)算管理方式加強(qiáng)預(yù)算的編制和控制，不僅有利于財務(wù)人員統(tǒng)一管理，而且可以預(yù)測每周、每個月報銷的支出，實現(xiàn)報銷支付節(jié)奏可控。

A 學(xué)校OA 系統(tǒng)中的差旅費用報銷系統(tǒng)在2019年上線，經(jīng)過兩年時間系統(tǒng)基本上穩(wěn)定，教職工可以通過系統(tǒng)快速提交報銷費用的相關(guān)信息，提交的信息進(jìn)入相應(yīng)審批流程，流程結(jié)束后，財務(wù)人員將報銷單據(jù)傳入用友U8 系統(tǒng)自動生成憑證，提高報銷相關(guān)費用透明度及處理報銷任務(wù)效率。具體差異如下表1 所示。

表1 是否使用差旅費用報銷系統(tǒng)對比

通過表1 可以看出使用OA 系統(tǒng)進(jìn)行差旅費用報銷不僅縮短報銷周期，減輕財務(wù)人員工作量，而且還能使財務(wù)信息共享，降低流程風(fēng)險，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理。

2 差旅費用報銷流程

根據(jù)A 學(xué)校的報銷要求，教職工差旅費用報銷主要分為兩類，一是有全年總預(yù)算費用的員工報銷，二是無全年總預(yù)算的員工報銷及超過全年總預(yù)算報銷業(yè)務(wù)。其中無全年總預(yù)算的員工報銷及超過全年總預(yù)算報銷業(yè)務(wù)在報銷前需要在OA 系統(tǒng)上填寫事項申請，領(lǐng)導(dǎo)審批后，同有全年總預(yù)算費用的員工報銷流程一樣，在OA 上提交報銷申請單，生成相應(yīng)的單據(jù)編號，相關(guān)發(fā)票掃描件上傳系統(tǒng)，將原件貼好郵寄到財務(wù)部，單據(jù)進(jìn)入審批流，財務(wù)部根據(jù)附件及發(fā)票原件審批，審批結(jié)束后，財務(wù)進(jìn)行結(jié)算，歸檔工作。在整個過程中主要涉及以下五個環(huán)節(jié)。

2.1 事項申請

差旅費用報銷事項申請不是必要環(huán)節(jié)，只有無全年總預(yù)算的員工報銷及超過全年總預(yù)算報銷才需要申請。教職工事前在OA 系統(tǒng)填寫事項申請，選擇所屬部門，填寫姓名、開始日期和結(jié)束日期以及說明申請事由，并估計此項預(yù)算總額。然后提交事項申請，生成相應(yīng)的單據(jù)編號，事項申請進(jìn)入審批流程，等待部門領(lǐng)導(dǎo)及上級領(lǐng)導(dǎo)審批。

教職工可以通過電腦及手機(jī)進(jìn)入系統(tǒng)查看事項申請進(jìn)度，上級領(lǐng)導(dǎo)對事項申請理由或預(yù)算總額認(rèn)為不合理可以退回修改，事項申請流程完成，才能進(jìn)入報銷申請。

2.2 報銷申請

費用報銷提出申請時，對于無全年總預(yù)算的員工報銷及超過全年總預(yù)算報銷業(yè)務(wù)需要將相應(yīng)事項申請的單據(jù)編號關(guān)聯(lián)報銷申請。學(xué)校根據(jù)教職工差旅費用類型，在用友U8 系統(tǒng)中管理費用設(shè)置了相應(yīng)的明細(xì)科目，例如61300102 國內(nèi)外住宿費、61300103 本地交通費、61300104 出差交通費等其他明細(xì)科目，用友U8 系統(tǒng)會將科目同步到OA 系統(tǒng)中。教職工在OA 系統(tǒng)中填寫報銷申請，表頭中選擇所屬部門，填寫姓名、銀行開戶行、開戶賬號及費用總金額，若有事項申請需關(guān)聯(lián)其單據(jù)編號，表身填寫票據(jù)編號、業(yè)務(wù)發(fā)生日期、選擇業(yè)務(wù)費用所屬費用類型、費用支出明細(xì)、費用金額。再將票據(jù)掃描件放在附件中，提交票據(jù)，生成相應(yīng)的票據(jù)編號進(jìn)入相應(yīng)審批流。將原始票據(jù)貼在原始票據(jù)粘貼單并編號郵件財務(wù)處。

教職工可以通過電腦及手機(jī)進(jìn)入系統(tǒng)查看報銷申請進(jìn)度，了解報銷所在的環(huán)節(jié)，同過去相比增強(qiáng)差旅費用報銷透明度。在流程中報銷若有問題，審核人可以在系統(tǒng)中留下意見或退回修改，報銷員工可以第一時間收到存在的問題，再進(jìn)行修改，提高了報銷整體效率。

2.3 報銷審批

A 學(xué)校運用OA 系統(tǒng)進(jìn)行差旅費用報銷，實行的是逐級審批制度。首先是本部門領(lǐng)導(dǎo)審批，然后流程到財務(wù)人員，最后再由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。其中部門領(lǐng)導(dǎo)主要審核報銷的費用是否符合業(yè)務(wù)需求；財務(wù)人員主要審核原始發(fā)票是否與申請的費用一致，發(fā)票是否合格，是否符合公司報銷標(biāo)準(zhǔn)；各司其職，在每一個審批環(huán)節(jié)發(fā)揮作用，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制。

在整個審批過程中，領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員可通過手機(jī)或電腦登錄OA 系統(tǒng)審批待辦任務(wù)，不受時間地域的限制。領(lǐng)導(dǎo)無需查看紙質(zhì)發(fā)票，可以通過單據(jù)附件查看相應(yīng)的發(fā)票掃描件，將線下審批轉(zhuǎn)化為線上審批，提高報銷效率。

2.4 報銷結(jié)算

審批流程完成后，OA 系統(tǒng)上的報銷申請單轉(zhuǎn)回到財務(wù)人員待辦任務(wù)，財務(wù)人員單據(jù)將從OA 系統(tǒng)傳入用友U8 系統(tǒng)，單據(jù)自動生成憑證摘要、會計科目、金額、日期等，再將相應(yīng)的帶有審批過程的單據(jù)打印粘貼原始票據(jù)后，并寫上對應(yīng)的憑證號。每周三財務(wù)經(jīng)理審核U8 系統(tǒng)中的憑證，審核完成，整理付款清單，進(jìn)行付款結(jié)算。

2.5 檔案管理

紙質(zhì)版會計憑證對于內(nèi)部審計和外部審計都是必不可少的，學(xué)校建立專門的檔案室，將用友U8 系統(tǒng)中的憑證打印，附在對應(yīng)原始單據(jù)后面，按月整理，統(tǒng)一歸檔。

3 差旅費用報銷系統(tǒng)構(gòu)建成效

差旅費用報銷是財務(wù)工作中重要的組成部分，也是每個單位必不可少的一項開支，由于其發(fā)生頻繁、數(shù)額較大，管理起來比較困難，容易造成差旅費用開支不當(dāng)，同時也容易激發(fā)員工與學(xué)校部門之間的矛盾，所以為更好加強(qiáng)A 校的宏觀調(diào)控，科學(xué)管理差旅費的開支，設(shè)定科學(xué)、合理的差旅費用報銷管理制度，這樣才能減少財務(wù)人員與差旅人員、差旅人員與公司之間的矛盾，同時還能提升財務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量，更好地加強(qiáng)公司內(nèi)部管理。

隨著社會的發(fā)展，各個部門實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)信息共享，將線下差旅費用報銷方式轉(zhuǎn)為線上報銷方式非常重要。OA 系統(tǒng)的建立，對內(nèi)部教職工的技能和水平的要求越來越高，不僅要熟悉內(nèi)部的報銷相關(guān)規(guī)則和流程，而且還要學(xué)會善于運用OA 系統(tǒng)進(jìn)行報銷的便利。對于教職工財務(wù)知識了解少的相關(guān)問題，應(yīng)該定期對教職工進(jìn)行培訓(xùn)，提升報銷人員綜合素質(zhì)。了解什么發(fā)票能進(jìn)項稅抵扣的相關(guān)知識，正確的填寫報銷申請單，避免報銷申請單據(jù)從OA 系統(tǒng)傳入用友U8 系統(tǒng)時，財務(wù)人員手動修改憑證。對于財務(wù)人員應(yīng)該提升人員綜合素質(zhì)，當(dāng)稅務(wù)總局發(fā)布與報銷差旅費相關(guān)的政策，應(yīng)及時組織員工學(xué)習(xí)相關(guān)政策。并且對財務(wù)人員實行績效考核，由于每個工作人員工作內(nèi)容不一致，針對不同財務(wù)人員設(shè)置不同的考核指標(biāo)，明確考核相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確定其加扣分依據(jù)和獎懲措施，來增強(qiáng)財務(wù)人員工作的積極性。運用OA 系統(tǒng)中的差旅費用系統(tǒng)進(jìn)行差旅費用報銷后，不僅財務(wù)人員在用友U8 系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理手動輸入出錯率降低，而且在OA 系統(tǒng)超支預(yù)警作用下，預(yù)算超支減少。財務(wù)處長在年度述職大會上說到：“OA 系統(tǒng)的建立，讓差旅審批流程得到了簡化。因為，不再需要紙質(zhì)票據(jù)，也就不用提前取票或等開發(fā)票，節(jié)省了出差人員的時間和精力。出差申請報批時間、差旅費用結(jié)算時間、個人補(bǔ)助到賬時間明顯縮短?！百N發(fā)票”“跑報銷”已然成為歷史。同時，執(zhí)行差旅費用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性、一致性得到保障，財務(wù)會計賬簿管理成本下降，水平得到提升。”

對于報銷的主體人員來說，運用OA 系統(tǒng)提交報銷申請單也非常的配合，因為通過這種方式大大地縮短了報銷周期，相比未使用OA 系統(tǒng)進(jìn)行報銷，報銷人員可以更快收到報銷款。OA 系統(tǒng)上線后，財務(wù)人員切身感受到OA 系統(tǒng)操作的便捷和工作效率的提高。同時有更多的時間學(xué)財會的新政策，也意識到財務(wù)會計的角色從核算型慢慢向管理型轉(zhuǎn)化。差旅報銷系統(tǒng)構(gòu)建后，在報銷管理上，可以迅速調(diào)閱出差人員、人次和時間等各項數(shù)據(jù)，將原來瑣碎的差旅數(shù)據(jù)集中展示，形成了學(xué)校的公務(wù)活動“大數(shù)據(jù)”，科研更加直觀地反映工作推進(jìn)力度，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供重要參考。

4 結(jié)語

本文將A 學(xué)校的差旅費用報銷作為研究對象，分析運用OA 系統(tǒng)進(jìn)行差旅費用報銷的流程，明確差旅費構(gòu)建的積極作用和成效。面對越來越激烈的市場競爭，管理效率就是一個單位的競爭力。在特殊的情況下，例如疫情防控期間，不能去單位辦公室辦公，運用OA 系統(tǒng)在家辦公也不影響工作效率。對于一般的企業(yè)使用無紙化辦公OA 系統(tǒng)與用友、金蝶等財務(wù)相關(guān)軟件結(jié)合十分重要。本文以O(shè)A 系統(tǒng)下進(jìn)行差旅費用管理研究提供實踐樣本，希望豐富運用OA 系統(tǒng)在差旅費報銷管理方面的研究，同時也希望給其他將要建立OA 系統(tǒng)的單位和企業(yè)提供幫助，避免出現(xiàn)類似的問題。