馬勇杰

摘要：隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案事業(yè)也越來(lái)越受到人們的重視，在建筑工程中，工程檔案有著極大的價(jià)值，其是對(duì)建設(shè)工程建設(shè)依據(jù)、建設(shè)過(guò)程的詳細(xì)記錄，是對(duì)過(guò)往工程建設(shè)的反映，同時(shí)也能為未來(lái)工程建設(shè)提供依據(jù)，重視工程檔案管理，就是在推動(dòng)建設(shè)工程的優(yōu)良性。目前來(lái)看，工程檔案管理還存在著一定問(wèn)題，主要表現(xiàn)在工程檔案管理信息化建設(shè)不足、工程檔案管理不夠精細(xì)化、工程檔案管理人才素養(yǎng)不足三方面問(wèn)題，還需要針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行改革和創(chuàng)新才行，推動(dòng)工程檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，從紙質(zhì)檔案改革為電子檔案，同時(shí)落實(shí)工程檔案管理制度，從粗放式管理到精細(xì)化管理，另外加強(qiáng)工程檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，打造高能檔案管理團(tuán)隊(duì)，多措并舉，才能讓工程檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：檔案事業(yè)管理;轉(zhuǎn)型發(fā)展

引言：

工程檔案管理工作是工程建設(shè)中不可缺少的一部分，它是過(guò)去事業(yè)的見證與記錄，也是現(xiàn)在事業(yè)的管理，更是未來(lái)事業(yè)的基礎(chǔ)。為闡述工程檔案管理的多方面思考，下文首先對(duì)工程檔案管理管理的重要性進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，其次分析目前工程檔案管理中存在的問(wèn)題，最后結(jié)合問(wèn)題來(lái)分析工程檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化的策略和建議，以供參考。

一、工程檔案管理的重要性

（一）工程檔案是對(duì)工程的直接反映

工程檔案記錄著工程建設(shè)以來(lái)的重大事宜以及各類工程資料，具有非常強(qiáng)的記錄、反映功能，比如工程建設(shè)設(shè)計(jì)文件、比如工程建設(shè)材料檢測(cè)合格文件等等，工程檔案具有非常大的應(yīng)用價(jià)值，其能夠在工程建設(shè)中做出重大貢獻(xiàn)，工程相關(guān)管理人員可以通過(guò)查看工程檔案來(lái)了解工程建設(shè)的詳細(xì)過(guò)程。另外，工程建設(shè)中落實(shí)責(zé)任制，通過(guò)工程檔案的回溯、反映功能，其能夠記錄工程建設(shè)的細(xì)節(jié)，清晰劃分責(zé)任，找到該負(fù)責(zé)的事宜和人員[1]。

（二）工程檔案管理促進(jìn)工程建設(shè)質(zhì)量

工程檔案管理非常重要，工程單位只有重視工程建設(shè)，加強(qiáng)工程建設(shè)，一方面可以以資料檔案為載體來(lái)直接加強(qiáng)工程建設(shè)質(zhì)量，比如工程檔案資料員在整理檔案的時(shí)候，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案記錄中存在的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)材料采購(gòu)和檢測(cè)方面存在著魚目混珠的現(xiàn)象，材料檢測(cè)也不合格，及時(shí)向工程單位進(jìn)行了反映，制止了工程質(zhì)量隱患;一方面通過(guò)檔案記錄，構(gòu)建強(qiáng)大的精神內(nèi)核，形成強(qiáng)大的工程檔案管理文化，讓檔案發(fā)揮更大的意義，來(lái)間接提升工程建設(shè)參與人員的責(zé)任意識(shí)，來(lái)促進(jìn)工程建設(shè)質(zhì)量。

（三）工程檔案是工程驗(yàn)收的重要依據(jù)

建設(shè)工程在建設(shè)完成之后，驗(yàn)收程序也至關(guān)重要，而工程檔案就是工程驗(yàn)收的重要依據(jù)，以工程檔案為載體，了解工程建設(shè)的流程、設(shè)計(jì)工藝、工期、流程等，了解工程建設(shè)的每一個(gè)細(xì)節(jié)，進(jìn)而加強(qiáng)工程建設(shè)驗(yàn)收的質(zhì)量和效率[2]。

（四）工程檔案是對(duì)未來(lái)事業(yè)的奠基

工程檔案中蘊(yùn)含有非常大的精神財(cái)富和實(shí)用價(jià)值，做好工程檔案管理，了解工程建設(shè)的始末，相關(guān)人員查看過(guò)往檔案資料，就能夠讓未來(lái)的工程建設(shè)重大決策更加準(zhǔn)確，少走彎路，避免意外的發(fā)生，在關(guān)鍵的、容易發(fā)生問(wèn)題的地方倍加留意，推動(dòng)工程單位卓越發(fā)展。

二、工程檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）工程檔案信息化建設(shè)落后

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會(huì)先進(jìn)技術(shù)的體現(xiàn)，各行各業(yè)都在探索信息化建設(shè)，對(duì)于工程檔案管理來(lái)說(shuō)也不例外，工程檔案信息化建設(shè)能夠讓工程檔案管理更加方便，工程檔案能夠保存更長(zhǎng)時(shí)間，不易損壞。相應(yīng)的，就需要以精良的信息化硬軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，但目前來(lái)看，一些工程單位對(duì)工程檔案信息化建設(shè)不重視，未探索工程檔案信息化建設(shè)，或者配置和技術(shù)較為落后，工程檔案信息化只是空架子，這都會(huì)影響工程檔案管理的有效性。另外，在推動(dòng)工程檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，使用機(jī)制也需要隨之完善，比如調(diào)取權(quán)限，比如信息安全防護(hù)等，很多情況下，工程單位都忽略了這些。

（二）工程檔案未能精細(xì)化管理

目前工程檔案管理大多處于粗放式管理模式，主要表現(xiàn)為缺乏工程檔案管理規(guī)章制度，工程檔案的編目格式、調(diào)取權(quán)限、管理流程等各方面都存在問(wèn)題，這導(dǎo)致工程檔案管理太過(guò)松散，一些問(wèn)題總是會(huì)在不經(jīng)意間發(fā)生，針對(duì)于此，需要對(duì)工程檔案數(shù)據(jù)或資料精細(xì)化管理才行，針對(duì)工程檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管統(tǒng)計(jì)、檔案利用再到檔案銷毀整個(gè)生命周期的細(xì)節(jié)處進(jìn)行科學(xué)管控，制定精細(xì)的管理制度，詳細(xì)規(guī)定檔案管理人員或其他人員的行為。

（三）缺乏專業(yè)人才

讓專業(yè)的人干專業(yè)的事情，目前也存在工程檔案管理人員方面的問(wèn)題，首先對(duì)于基本的檔案管理工作，因?yàn)閷?duì)工程檔案管理的重視程度不足，導(dǎo)致工程檔案管理制度存在缺陷，很多工程單位的檔案管理人員并非專業(yè)檔案人員，或者檔案管理部門和職位空缺，或是一人多職等等;其次對(duì)于信息化工程檔案的建設(shè)，工程單位也往往缺乏信息化人才，這方面也有很大強(qiáng)化空間。

三、提升工程檔案管理有效性的策略和措施

（一）明確工程檔案管理重要性

要想提升工程檔案管理的有效性，就必須對(duì)工程檔案管理重視起來(lái)才行，工程檔案是對(duì)工程建設(shè)情況的詳細(xì)記錄，以工程檔案為載體，可以讓工程管理更加方便、更加高效，同時(shí)也能夠在工程驗(yàn)收方面發(fā)揮重要作用，對(duì)未來(lái)工程建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐，是塑造強(qiáng)大精神內(nèi)核的根本，時(shí)至今日已經(jīng)成為工程單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的一部分，重要性不言而喻。因此，相關(guān)工程單位應(yīng)該重視工程檔案管理工作，加強(qiáng)要求，杜絕粗放化管理，找到工程檔案管理現(xiàn)狀以及問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)問(wèn)題，讓工程檔案管理更加高效、更有質(zhì)量。

（二）推動(dòng)工程檔案信息化建設(shè)

隨著步入信息化時(shí)代，各行各業(yè)都在探索業(yè)務(wù)朝著信息化方向發(fā)展的道路，對(duì)于工程建設(shè)以及工程檔案管理來(lái)說(shuō)也是一樣的，紙質(zhì)工程檔案有著不易整理、不便利用、耗損問(wèn)題等問(wèn)題，而電子工程檔案則可以讓公稱檔案收錄、存儲(chǔ)、調(diào)取、查看變得異常方便，讓工程檔案編目、檔案計(jì)量基礎(chǔ)更加標(biāo)準(zhǔn)，提升工程檔案管理的效率和質(zhì)量，提高工程檔案的利用率。因此，工程單位需要加快工程檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的工程檔案信息化系統(tǒng)，引入先進(jìn)技術(shù)，落實(shí)硬軟件配置。另外，在工程檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，電子工程檔案的編目規(guī)章、計(jì)量基礎(chǔ)、調(diào)取查看權(quán)限等都要變得更加標(biāo)準(zhǔn)才行，讓工程檔案信息化建設(shè)發(fā)揮更強(qiáng)的作用[3]。

（三）落實(shí)精細(xì)化工程檔案管理

要改變傳統(tǒng)工程檔案粗放式管理，而推動(dòng)精細(xì)化管理，讓工程檔案管理變得規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、清晰化，避免出現(xiàn)管理方面的問(wèn)題，提升工程檔案管理的質(zhì)量。具體來(lái)說(shuō)，首先要制定完善的工程檔案管理規(guī)章制度[4]，所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”就是這個(gè)意思，工程單位將工程檔案管理規(guī)章制度細(xì)化、量化規(guī)定，遵循實(shí)事求是原則，比如信息化檔案的格式、編目規(guī)則、收錄規(guī)定、保存期限、調(diào)取權(quán)限、銷毀原則、轉(zhuǎn)檔流程等各方面，工程檔案管理人員需要按照精細(xì)化的規(guī)章制度來(lái)展開工作。其次，要制定標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案管理流程，對(duì)于檔案的收錄、調(diào)取等工作，制定嚴(yán)格的工作流程，具體哪些人負(fù)責(zé)，哪些人進(jìn)行審核等等，逐級(jí)審核，責(zé)任人進(jìn)行簽字后存檔，落實(shí)責(zé)任人制度，誰(shuí)參與誰(shuí)就要負(fù)責(zé)[5]。

（四）重視檔案安全性問(wèn)題

對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，其安全性較為簡(jiǎn)單，主要是做好“十防”，實(shí)現(xiàn)“三室分開”，包括防潮、防蟲、防靜電、防火、防偷盜等工作，以避免紙質(zhì)工程檔案受到損壞，對(duì)于重要的紙質(zhì)工程檔案，應(yīng)該進(jìn)行檔案?jìng)浞荩谠粨p壞后能夠派上用場(chǎng)，此外，對(duì)于紙質(zhì)檔案還應(yīng)該做到定期清理、定期修復(fù)工作。而對(duì)于信息化工程檔案來(lái)說(shuō)，隨著時(shí)代發(fā)展，信息化檔案泄露、被黑客攻擊的事情越來(lái)越多，工程單位應(yīng)該重視信息化工程檔案的防范才行，根據(jù)國(guó)家規(guī)定的等保制度來(lái)構(gòu)建完善的電子檔案系統(tǒng)防火墻，并且建立檔案副本保存體系，最大可能降低檔案損壞或泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，并且加強(qiáng)檔案信息安全性方面的宣傳，避免人為泄露檔案信息[6]。

（五）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

結(jié)合上文說(shuō)明，工程檔案管理存在這工程檔案管理人才不足的問(wèn)題，還需針對(duì)諸多問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)才行。這里從多個(gè)方面來(lái)進(jìn)行說(shuō)明，首先是對(duì)于工程檔案部門不完善，崗位不健全的問(wèn)題，其中可能發(fā)生一些專業(yè)性或矛盾性問(wèn)題，要想落實(shí)落實(shí)檔案管理工作，完善、專業(yè)的部門不可或缺，為確保工程檔案管理的順利開展，工程單位需設(shè)立專業(yè)的工程檔案管理部門，設(shè)置專業(yè)的工程檔案管理崗位[7]，專職專用，提高所屬地位，直接對(duì)工程管理層負(fù)責(zé)，可以有檢查權(quán)限，可以去工程建設(shè)相關(guān)部門、班組開展調(diào)查、核實(shí)、審計(jì)工作;其次對(duì)于工程檔案管理人才來(lái)說(shuō)，工程檔案繁多，其內(nèi)容反映工程建設(shè)的各個(gè)方面，工程檔案管理人員只有了解工程建設(shè)的多方面機(jī)制，才能看得懂檔案資料，才可能從檔案中找出問(wèn)題，同時(shí)，工程檔案信息化建設(shè)下，工程檔案管理人員也需要具備相應(yīng)的信息化能力，因此，可以說(shuō)工程檔案管理人員需要全面化人才，工程單位只有配置高質(zhì)量工程檔案管理人才，才能讓工程檔案工作高效且高質(zhì)量。

而加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，一方面要做好宣傳，建立專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，宣傳檔案管理工作無(wú)私奉獻(xiàn)精神、實(shí)事求是精神、一絲不茍精神等各方面;一方面要做好人才引進(jìn)工作，提升工程檔案管理工作人員的人員待遇，來(lái)吸引更多的英才投入到工程檔案管理事業(yè)中來(lái)，工程單位把好選聘關(guān)，抬高門檻，放寬視野，選聘優(yōu)秀的、多類型的人才，保證工程檔案管理工作能夠保質(zhì)保量開展;一方面，工程單位需要構(gòu)建長(zhǎng)效的檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，以此來(lái)強(qiáng)化檔案管理人員的技能素養(yǎng)，工程檔案管理人員需要持有檔案資料員證書或其他證書，了解檔案管理所需要的基本技能，熟悉工程檔案管理業(yè)務(wù)，并且隨著工程檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，也需要檔案管理人才具備一定的檔案信息化管理素養(yǎng)[8]。

四、結(jié)束語(yǔ)

從上文可以看出，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，工程檔案管理越來(lái)越受到人們重視，工程檔案將發(fā)揮更加關(guān)鍵的作用，而結(jié)合現(xiàn)狀來(lái)看，工程檔案管理還存在著一些問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)不到位、精細(xì)化管理不到位、人才缺乏，相關(guān)工程單位需要看到工程檔案管理方面存在的問(wèn)題才行，明確工程檔案重要性、推動(dòng)工程檔案信息化建設(shè)、落實(shí)工程檔案精細(xì)化管理、重視工程檔案安全性管理、加強(qiáng)工程檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，多措并舉，積極創(chuàng)新，尋求突破。

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