寇麗梅 賀 勇

20世紀(jì)90年代以來，首先以計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)為代表的信息技術(shù)，近年來以大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈為代表的新信息技術(shù)改變了商業(yè)運(yùn)營模式，也從技術(shù)層面深刻影響著財務(wù)管理工作，倒逼財務(wù)管理進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型。2016年《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》明確要求科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)應(yīng)用信息化手段優(yōu)化管理。經(jīng)過不斷探索和推動，大多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位都開展了財務(wù)信息化建設(shè)。本文擬在分析現(xiàn)有科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)實(shí)踐的基礎(chǔ)上，提出對建設(shè)原則和路徑的一點(diǎn)思考。

一、科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)實(shí)踐

目前，大多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位開展了財務(wù)信息化建設(shè)實(shí)踐，對于財務(wù)信息化建設(shè)的需求已經(jīng)比較清晰，采取的模式各不相同，各有優(yōu)劣。

（一）科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化需求分析

綜合現(xiàn)有實(shí)踐來看，科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化需求已經(jīng)非常明確，各單位可以根據(jù)自身實(shí)際確定不同層面的需求目標(biāo)。

1.通過“預(yù)制單”模式實(shí)現(xiàn)財務(wù)電算化向財務(wù)信息化的跨越。傳統(tǒng)的會計電算化階段，信息技術(shù)主要實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)報表向電子報表、手動記賬向電子記賬的跨越。此階段所有的會計信息都是會計人員根據(jù)原始憑證手工錄入到會計電算化軟件中的。由于會計人員對業(yè)務(wù)的理解度、工作精細(xì)度、工作量承受度的不同，不同單位會計信息的真實(shí)度、詳細(xì)度、科學(xué)度均存在較大差異。特別是由于會計人員不是具體業(yè)務(wù)人員，對業(yè)務(wù)理解的不同，造成會計信息對業(yè)務(wù)實(shí)際的反映必然存在偏差。進(jìn)入到財務(wù)信息化階段后，管理水平較高的企業(yè)開始自行開發(fā)或者委托專業(yè)服務(wù)商設(shè)計，開發(fā)了業(yè)務(wù)與財務(wù)相融合的一體化管理信息系統(tǒng)，在通過管理信息系統(tǒng)完成業(yè)務(wù)處理的同時，將相應(yīng)的信息直接轉(zhuǎn)換為會計信息，實(shí)現(xiàn)了與會計信息相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)同時也是會計憑證，即“預(yù)制單”，使會計人員在處理賬務(wù)之前會計基礎(chǔ)憑證就已完成，這在很大程度上既能使會計人員從重復(fù)錄入業(yè)務(wù)信息的基礎(chǔ)工作中解脫出來，也保證了會計信息真實(shí)并準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)。對于科學(xué)事業(yè)單位，“預(yù)制單”功能是財務(wù)信息化的首要和最低需求。

2.通過“線上審批”便利服務(wù)對象。財務(wù)報銷“慢”，財務(wù)報銷“繁”是財務(wù)領(lǐng)域落實(shí)科研“放管服”要求的痛點(diǎn)問題?！奥迸c“繁”突出表現(xiàn)在手工填制報銷單又“慢”又“繁”和層層審批又“慢”又“繁”兩個方面。通過建設(shè)具有報銷審批流程功能的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，將財務(wù)報銷從“線下”變?yōu)椤熬€上”，不必再填紙質(zhì)報銷單，各級領(lǐng)導(dǎo)的審批（核）也轉(zhuǎn)為線上，將人跑路變成數(shù)據(jù)跑路，可以大大節(jié)省科研人員和各級審批（核）人員的時間。因此，對于科學(xué)事業(yè)單位而言，“線上審批”功能是財務(wù)信息化的核心需求。

3.通過“預(yù)設(shè)規(guī)則”嵌入內(nèi)部控制。會計電算化階段，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、支出內(nèi)容是否合規(guī)、審批環(huán)節(jié)是否健全等內(nèi)部控制執(zhí)行，都是通過財務(wù)人員人工審核判斷的。人工審核，一是容易出紕漏。雖然所有的財務(wù)部門都有復(fù)核制度，但是遇到月底年終業(yè)務(wù)量特別大的時候，往往難免出現(xiàn)疏漏。二是對業(yè)務(wù)水平要求高。現(xiàn)在的財務(wù)管理規(guī)制非常多，差旅費(fèi)、會議費(fèi)、不同類型項目的科目比例限制等要求眾多，對財務(wù)審核人員業(yè)務(wù)熟悉程度要求非常高，一旦遇到崗位人員變動，就可能會出現(xiàn)審得慢、不會審的問題。科學(xué)事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)“線上審批”的基礎(chǔ)上，將費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、審批節(jié)點(diǎn)和要點(diǎn)、科目支出要求等固化在財務(wù)管理信息系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的“內(nèi)嵌”，滿足財務(wù)信息化實(shí)現(xiàn)升級的需求。

（二）科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化的難點(diǎn)

1.用戶滿意難。財務(wù)信息化如果使用外購標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)，既要改變單位內(nèi)各類用戶傳統(tǒng)的報銷習(xí)慣，還必須適應(yīng)外購系統(tǒng)限定的管理流程，單位相關(guān)人員需要適應(yīng)，原有管理流程可能還要變更。如果是自行開發(fā)的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，按照信息化建設(shè)的普遍規(guī)律，在系統(tǒng)上線初期難免會有一段功能完善周期，在報銷工作中難免出現(xiàn)一些重復(fù)或修正。因此，在財務(wù)信息化早期階段，很難使業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門和報銷服務(wù)對象都滿意。

2.流程再造難。在財務(wù)信息化過程中，必然涉及到財務(wù)管理流程再造，必須要打破傳統(tǒng)的線下管理流程，從業(yè)務(wù)和管理需求出發(fā)，在明晰業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，從預(yù)算、采購、財務(wù)報銷、資產(chǎn)、決算等整個財務(wù)流程通盤考慮，根據(jù)數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流再造管理流程。如果不進(jìn)行流程再造，財務(wù)信息化的便捷性優(yōu)勢就無法有效體現(xiàn)，但是流程再造是管理習(xí)慣、管理方式、管理規(guī)則的變革，涉及多個部門，無論在管理上、技術(shù)上還是實(shí)施上都是挑戰(zhàn)。

3.風(fēng)險控制難。實(shí)行財務(wù)信息化改造后，內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了深刻變化，必須重新構(gòu)建與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系。同時，實(shí)行財務(wù)信息化改造后，單位財務(wù)系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)病毒危害、非授權(quán)客戶入侵等，也是單位財務(wù)管理信息系統(tǒng)新的安全隱患。財務(wù)信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制和風(fēng)險防控，要通過崗位分工、制度管理和實(shí)時監(jiān)控來實(shí)現(xiàn)，需要財務(wù)部門進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)、內(nèi)部控制建設(shè)和能力建設(shè)。

（三）科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化實(shí)踐

1.財務(wù)核算軟件升級審批流程功能。部分科學(xué)事業(yè)單位以原有的財務(wù)核算軟件為基礎(chǔ)，增加在線審批功能。目前部分科學(xué)事業(yè)單位選擇在原有的財務(wù)核算軟件基礎(chǔ)上升級審批流程功能，實(shí)現(xiàn)了線上審批，支持移動辦公，將人跑路變成數(shù)據(jù)跑路，提高了審批效率。其優(yōu)點(diǎn)是所有會計信息的產(chǎn)生、分析均在一個系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全度高；缺點(diǎn)是后期新功能開發(fā)靈活度低，需要所有用戶適應(yīng)財務(wù)核算軟件的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，比如使用前需要勾選不同賬套。

2.單獨(dú)開發(fā)財務(wù)報銷審批系統(tǒng)。部分科學(xué)事業(yè)單位在財務(wù)核算軟件之外，由辦公自動化軟件服務(wù)商設(shè)計開發(fā)財務(wù)報銷審批系統(tǒng)，財務(wù)報銷審批系統(tǒng)與財務(wù)核算軟件相互自動交換數(shù)據(jù)。其優(yōu)點(diǎn)是由于辦公自動化軟件開發(fā)技術(shù)非常成熟，財務(wù)報銷審批系統(tǒng)各種功能開發(fā)靈活度高，可以與辦公自動化結(jié)合實(shí)施；缺點(diǎn)是需要在兩個系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆€(wěn)定性、安全性有較高要求。

3.整體開發(fā)院所一體的集團(tuán)級財務(wù)管理信息系統(tǒng)。部分大型科研院所選擇統(tǒng)一開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版或是云端版的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，所有隸屬單位審批和核算都通過該系統(tǒng)完成。其優(yōu)點(diǎn)是可以實(shí)現(xiàn)穿透式管理，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；缺點(diǎn)是開發(fā)周期長、難度大、成本高，下屬單位特殊需求難以滿足。

二、科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)的原則

財務(wù)信息化的最終目標(biāo)是落實(shí)政策制度要求，便利用戶使用，通過信息化實(shí)現(xiàn)科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)管理服務(wù)升級?？茖W(xué)事業(yè)單位開展財務(wù)信息化建設(shè)，要從實(shí)際出發(fā)，遵循以下原則。

（一）適用性原則

財務(wù)信息化和信息技術(shù)應(yīng)用，必須適應(yīng)單位規(guī)模、本單位階段性目標(biāo)和單位信息化建設(shè)的發(fā)展階段。一是不同的單位規(guī)?？蛇x擇不同的信息化模式，如大型科研院所可以選擇財務(wù)共享中心、財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化核算平臺模式；而獨(dú)立的基層科學(xué)事業(yè)單位可以選擇在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)管理一體化。二是根據(jù)單位擬實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)選擇不同的技術(shù)手段，如單位存在大量簡單重復(fù)的工作，不需要較多的人為判斷，需要提升效率，降低重復(fù)工作差錯率、節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可得、安全可控并且及時響應(yīng)，那么可以選擇機(jī)器人流程自動化（RPA）技術(shù)。三是根據(jù)單位信息化的不同發(fā)展階段推進(jìn)信息化建設(shè)開展。不同單位信息化起步時間不同，信息化初始階段首先要解決單位流程再造和系統(tǒng)建設(shè)，而隨著單位信息化程度不斷提高要逐步實(shí)現(xiàn)自動化、智能化。因此，單位要實(shí)事求是，量體裁衣，適應(yīng)自身信息化發(fā)展階段。

（二）規(guī)范性原則

科學(xué)事業(yè)單位資金來源主要為科研項目資金，這些資金多為國家財政資金，資金使用既要符合項目資金管理要求，也要符合國家各項經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定，要貫徹好國家“過緊日子”精神。因此，規(guī)范單位科研項目資金管理的前提，則是制定切實(shí)可行的制度。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)把規(guī)范性滲透到財務(wù)信息化建設(shè)各項工作之中，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)控，要在單位財務(wù)管理信息系統(tǒng)中設(shè)置規(guī)范流程，強(qiáng)化必要的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和科目支出要求監(jiān)管，運(yùn)用信息手段確?？蒲许椖抠Y金管理使用規(guī)范化。

（三）便利化原則

財務(wù)信息化只有便利才具生命力。如果財務(wù)信息化讓科研人員覺得更“慢”更“繁”了，得不到科研人員認(rèn)可和支持，那么推動財務(wù)信息化建設(shè)就舉步維艱，同時也會降低單位整體效率。因此在財務(wù)信息化尤其是財務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計整個過程中，都應(yīng)秉持便利理念，讓整個操作過程邏輯清晰，直觀便利。流程擬合是實(shí)現(xiàn)便利又不減弱規(guī)范的有效方法，例如將事項審批、資金審批和不使用公務(wù)卡審批等擬合在一個流程中，實(shí)現(xiàn)一個流程多個核批。

三、科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)路徑的思考

綜合現(xiàn)有實(shí)務(wù)需求，從上述原則出發(fā)，科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)要綜合考慮數(shù)據(jù)、流程、對接三個方面。數(shù)據(jù)是會計信息的具象化和基礎(chǔ)，流程是落實(shí)政策、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的核心，對接是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)相融合的需要。由于成本、技術(shù)和單位各項業(yè)務(wù)信息化起步不同等原因，大部分科學(xué)事業(yè)單位還未能整體開發(fā)融合財務(wù)和各項業(yè)務(wù)管理的一體化管理信息系統(tǒng)。現(xiàn)階段，應(yīng)當(dāng)遵循“業(yè)財融合”的理念，以數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流為基礎(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)報銷業(yè)務(wù)信息化、移動化，財務(wù)管理數(shù)字化為階段性目標(biāo)開展財務(wù)信息化建設(shè)，并不斷優(yōu)化升級財務(wù)管理信息系統(tǒng)。

（一）核算系統(tǒng)與報銷審批系統(tǒng)相分離

現(xiàn)行的財務(wù)核算系統(tǒng)已經(jīng)比較成熟。財務(wù)報銷審批系統(tǒng)是前臺，核算系統(tǒng)是后臺。前臺報銷審批系統(tǒng)只展示“白話文”，包括報銷審批功能和收支查詢等科研人員日常報銷常用功能；后臺核算系統(tǒng)將審批報銷系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化成“會計語言”進(jìn)行賬務(wù)處理。要根據(jù)單位實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)前臺和后臺的有效融合對接。

（二）數(shù)據(jù)層與應(yīng)用層相分離

在報銷審批系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)相分離的前提下，建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，儲存財務(wù)審批流程中的數(shù)據(jù)，便于單獨(dú)分析處理。盡量簡化財務(wù)審批系統(tǒng)等應(yīng)用層，使其移動化、輕量化。數(shù)據(jù)層與應(yīng)用層相對分離，也有利于后期隨著單位信息化的推進(jìn)，隨時升級轉(zhuǎn)換應(yīng)用層系統(tǒng)。

（三）數(shù)據(jù)流和業(yè)務(wù)流相銜接

重構(gòu)業(yè)務(wù)流程，基于數(shù)據(jù)流向優(yōu)化報銷審批流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流的銜接。遵循“唯一性”原則，所有的數(shù)據(jù)來源唯一，一次采集，共享使用，在報銷審批的同時，不斷關(guān)聯(lián)疊加相關(guān)數(shù)據(jù)。同時，有條件的科學(xué)事業(yè)單位，還應(yīng)當(dāng)將財務(wù)報銷系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)相融合，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)財融合、信息互通。同時還要統(tǒng)一會計信息標(biāo)準(zhǔn)，建立信息交換的標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)。

（四）服務(wù)功能和內(nèi)部控制相銜接

將內(nèi)部控制“內(nèi)嵌”到報銷審批環(huán)節(jié)，通過系統(tǒng)規(guī)則設(shè)置，將報銷申請與合規(guī)性審核融為一體。通過“黑名單”、“白名單”等方式進(jìn)行風(fēng)險控制，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險控制與合規(guī)控制的“黑箱化”。例如可在財務(wù)報銷系統(tǒng)上開發(fā)采購功能，在辦公、信息產(chǎn)品采購中，將傳統(tǒng)的采購人下單付費(fèi)索要發(fā)票，再到財務(wù)報銷的線性流程，通過財務(wù)信息化變?yōu)椴少徣酥慌c采購平臺對接采購需求，采購平臺與財務(wù)部門根據(jù)財務(wù)管理信息系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)信息對接財務(wù)結(jié)算的“三角流程”，同時通過對采購平臺進(jìn)行“白名單”管理，杜絕不合規(guī)產(chǎn)品采購，也省卻了采購內(nèi)容審核環(huán)節(jié)。

（五）推動財務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)智能化升級

信息技術(shù)日新月異，業(yè)財融合不斷深化，單位對財務(wù)支撐能力的要求也在不斷升級，因此財務(wù)信息化建設(shè)尤其是財務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)永遠(yuǎn)都處在不斷優(yōu)化升級之中，沒有完美的信息系統(tǒng)，只有現(xiàn)階段滿足適合單位需求的信息系統(tǒng)。目前大多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位都已開發(fā)了財務(wù)管理信息系統(tǒng)，基本可以滿足單位日常運(yùn)行，但還需在支撐單位預(yù)算管理、財務(wù)管理、監(jiān)督管理、服務(wù)管理等方面進(jìn)行智能化升級，重點(diǎn)是大數(shù)據(jù)分析和財務(wù)管理模式架構(gòu)升級，從而也必然推動單位財務(wù)支撐能力提升和財務(wù)人員轉(zhuǎn)型。