李建芳

摘 要：在檔案管理領(lǐng)域，檔案信息化建設(shè)對(duì)人才儲(chǔ)備、規(guī)范管理、提高檔案使用和管理效率具有重要的推動(dòng)作用。文章在分析檔案信息化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上對(duì)檔案信息化建設(shè)工程中存在的問題進(jìn)行了剖析，并有針對(duì)性地提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;信息化;管理;效率

0 引言

檔案管理工作主要是數(shù)據(jù)整理歸類和更新等，工作煩瑣并且復(fù)雜，但對(duì)于歷史傳承、事業(yè)發(fā)展、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面具有十分重要的意義。面對(duì)新時(shí)期信息量、信息傳播速度、信息處理速度以及信息應(yīng)用程度呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)的現(xiàn)狀，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，檔案工作壓力越來越大，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的迭代升級(jí)已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化成為檔案管理的重要方面。從國(guó)家層面上，檔案行政管理部門已經(jīng)著手統(tǒng)一規(guī)劃組織，在遵循文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全3條重要原則的前提下，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化手段，以檔案管理工作的關(guān)鍵要素為對(duì)象，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案向信息化檔案的轉(zhuǎn)移[1]。同時(shí)關(guān)注到檔案數(shù)字化后的信息網(wǎng)格建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，以及以信息化為手段促進(jìn)實(shí)體檔案的高效管理，提高檔案管理質(zhì)量，促使檔案管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升。

1.2 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化是實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)移，并基于現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)。檔案信息化是基于傳統(tǒng)的檔案管理理念，結(jié)合當(dāng)下的先進(jìn)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的再思考，達(dá)到促進(jìn)檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要、更好地提供社會(huì)服務(wù)的目的。檔案信息化建設(shè)的意義主要有3點(diǎn)：首先，提高檔案管理的效率。檔案收集的主要為重要的數(shù)據(jù)信息，涉及的內(nèi)容廣泛，比如行政單位永久性和階段性的檔案，內(nèi)容涉及人事關(guān)系、重要會(huì)議及文件等，專業(yè)性強(qiáng)，數(shù)量大，在傳統(tǒng)模式下檔案查閱工作主要通過人工查閱，耗時(shí)耗力，檔案數(shù)字化后，通過計(jì)算機(jī)搜索引擎能夠快速查閱到某一存檔材料的儲(chǔ)存位置及具體內(nèi)容，節(jié)約查檔時(shí)間，提高工作效率。其次，檔案的信息化能夠提高檔案的利用率。在傳統(tǒng)模式下，由于查閱檔案復(fù)雜，檔案信息之間的聯(lián)系不密切，檔案是彼此獨(dú)立的，通過轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，檔案彼此之間的關(guān)聯(lián)性大大增強(qiáng)，并能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，有效減少對(duì)實(shí)體檔案的查閱次數(shù)，有利于檔案原件的保存[2]。最后，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用到檔案工作中，能更大程度地滿足利用者的需求，提升檔案工作的效率和質(zhì)量，從而推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

2 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

2.1 制度標(biāo)準(zhǔn)亟待規(guī)范

規(guī)范的制度、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是行業(yè)實(shí)施的重要依據(jù)，所有業(yè)務(wù)的開展都離不開規(guī)范的制度保障，沒有了規(guī)范限制，在實(shí)施的過程中就會(huì)出現(xiàn)混亂，甚至難以開展。當(dāng)前，我國(guó)的檔案信息化建設(shè)正處于探索階段，由于各部門對(duì)檔案管理的實(shí)施要求存在差異，目前還沒有形成較為一致的建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)，管理制度、信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等方面沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，這就為檔案管理的一體化發(fā)展帶來了困難，也不利于檔案系統(tǒng)的建設(shè)[3]。

2.2 專業(yè)人才的缺乏

檔案管理信息化盡管主體是檔案資料，但是仍舊離不開檔案管理人才。檔案的收集階段離不開人的篩選整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔，檔案信息化階段也離不開人的操作，并且檔案信息化系統(tǒng)涉及專業(yè)知識(shí)面廣，技術(shù)要求高，系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)用和維護(hù)也離不開相關(guān)的人才支撐?？傊?，檔案管理人才在檔案信息化過程中仍舊具有十分重要的作用。在當(dāng)前階段，我國(guó)的檔案管理工作仍處在信息化轉(zhuǎn)型的初級(jí)階段，檔案管理的主力軍仍舊是傳統(tǒng)理念的工作人員，這部分工作人員對(duì)新系統(tǒng)的了解不充分，對(duì)新技術(shù)的使用也略顯吃力，而新進(jìn)的技術(shù)人員則無法掌握體量龐大、內(nèi)容豐富的存檔內(nèi)容，在檔案的整理、歸納上存在劣勢(shì)。除此之外，檔案管理工作較為枯燥，很多年輕人不樂于從事該項(xiàng)工作，并且工資水平一般，晉升機(jī)會(huì)也不多，對(duì)年輕人毫無吸引力，難以引進(jìn)信息化人才成為制約檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題。另外，在檔案管理部門內(nèi)部還沒有形成系統(tǒng)的人才培訓(xùn)機(jī)制也是制約檔案信息化進(jìn)程的重要因素。總之，檔案信息管理工作在人才方面存在人員結(jié)構(gòu)不合理、信息化人才配置嚴(yán)重不足、專業(yè)素質(zhì)待提高等問題。

2.3 檔案信息化技術(shù)不成熟

檔案信息化的主要步驟是將實(shí)體化檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并實(shí)現(xiàn)信息共享，不同于紙質(zhì)檔案儲(chǔ)藏的私密性和安全性，信息化存檔最大的安全隱患是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是否保密、安全。當(dāng)前階段我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)還不穩(wěn)定，在數(shù)據(jù)保護(hù)方面網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊是最大的威脅。另外，檔案存儲(chǔ)的主要是為以后的工作提供借鑒和參考，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的主要途徑是采用掃描儀形成電子檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中信息的準(zhǔn)確性、清晰度等十分關(guān)鍵，但是受到人為因素或者技術(shù)轉(zhuǎn)化水平，比如掃描儀清晰度的影響，電子檔案的質(zhì)量無法保證。除上述兩條因素以外，當(dāng)前檔案管理單位使用的電腦為普通電腦，存儲(chǔ)空間不足以支撐大規(guī)模的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，還不能滿足檔案管理信息化的儲(chǔ)存要求。

3 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

針對(duì)檔案本身的價(jià)值而言，檔案信息化建設(shè)與管理是順應(yīng)時(shí)代利國(guó)利民的重要信息化建設(shè)項(xiàng)目，進(jìn)一步完善制度化建設(shè)、建設(shè)人才隊(duì)伍、加強(qiáng)安全性建設(shè)成為十分重要的工作。

3.1 完善檔案管理信息化的制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

實(shí)現(xiàn)“有制可依，有度可循”是檔案管理信息化的關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、龐大的工程，涉及的內(nèi)容方方面面，比如如何篩選有價(jià)值的檔案信息，如何界定電子檔案存儲(chǔ)的年限，檔案數(shù)字化過程中電子文件的標(biāo)準(zhǔn)等都需要制定相應(yīng)的制度，才能建立起科學(xué)的信息化檔案系統(tǒng)。首先，要注重制度建立的全面性。要制定總體章程，細(xì)分檔案信息管理的步驟，比如檔案收集遵照的標(biāo)準(zhǔn)、檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案的電子文件標(biāo)準(zhǔn)，如對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入、儲(chǔ)存及共享的操作應(yīng)該制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。其次，還要注重安全管理制度的建立，盡管傳統(tǒng)的檔案管理也會(huì)受到安全性威脅，但是電子檔案在信息保護(hù)方面面臨的威脅更大，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的信息保護(hù)管理也是信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)該考慮的關(guān)鍵[4]。再次，要注重制度建立的科學(xué)性。電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲(chǔ)存方式，但是也不應(yīng)該僅僅是簡(jiǎn)單的數(shù)字化儲(chǔ)存，信息化檔案應(yīng)該根據(jù)社會(huì)發(fā)展的需要進(jìn)一步發(fā)揮檔案的積極作用，在信息的儲(chǔ)存上制定符合時(shí)代發(fā)展的新標(biāo)準(zhǔn)。另外，在信息共享方面的制度制定還應(yīng)該通過對(duì)檔案保密性進(jìn)行分級(jí)管理，以制度形式保障信息化檔案運(yùn)用的合理性。

3.2 重視檔案信息化進(jìn)程中的人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)過程中人才隊(duì)伍建設(shè)相當(dāng)關(guān)鍵。第一，在新時(shí)代背景下，引進(jìn)檔案管理人才是十分必要的，一方面新型人才能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，另一方面能夠帶動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式轉(zhuǎn)移。在人才引進(jìn)工作中要重點(diǎn)關(guān)注人才的專業(yè)技術(shù)本領(lǐng)，這一點(diǎn)主要考察人才對(duì)新技術(shù)的掌握能力以及對(duì)檔案管理的熟悉程度。此外，人才的創(chuàng)造力也是應(yīng)該關(guān)注的重要素質(zhì)，畢竟檔案管理工作也不是一味地按部就班，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展創(chuàng)造性地開展工作成為時(shí)代必然趨勢(shì)。第二，要加強(qiáng)對(duì)人才的再教育。時(shí)代發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，檔案管理工作不是一成不變的，積極地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念才是做好工作不被淘汰的應(yīng)對(duì)之法?；诋?dāng)前發(fā)展階段，在人才的教育上要著重對(duì)原有檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案工作理念，提升檔案工作人員專業(yè)知識(shí)，重視信息化能力和技術(shù)的培養(yǎng)，全面提升現(xiàn)有檔案工作者的綜合能力和信息化素養(yǎng)。

3.3 加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)建設(shè)

非法訪問、數(shù)據(jù)泄露、病毒攻擊等是檔案信息化建設(shè)與管理面臨的主要威脅因素，一旦檔案信息被非法竊取有可能為檔案部門帶來不可估量的損失，為此應(yīng)該在資金投入和操作技術(shù)水平等方面提高檔案信息的安全保護(hù)系數(shù)。國(guó)家要鼓勵(lì)安全系統(tǒng)的開發(fā)，比如建立專門檔案線路，開發(fā)新型防火墻技術(shù)，開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和報(bào)警系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決安全問題。在做好線上防御準(zhǔn)備的同時(shí)，要建立線下應(yīng)急處置機(jī)制，加大人力排查力度，定期做好日常入侵檢測(cè)、安全審計(jì)、漏洞掃描等常規(guī)工作，同時(shí)重視數(shù)據(jù)備份工作，也需要做好檔案存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備實(shí)時(shí)運(yùn)行監(jiān)控。除上述工作外，還可以通過加強(qiáng)計(jì)算機(jī)加密技術(shù)的研究對(duì)電子檔案進(jìn)行保護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。

4 結(jié)語

盡管當(dāng)前階段檔案信息化管理系統(tǒng)在建設(shè)和運(yùn)行過程中還存在著諸多問題，但是制度會(huì)在摸索中逐步完善，檔案管理人員素質(zhì)也將逐步提高，檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)也會(huì)不斷提高。

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（編輯 王雪芬）