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        大數(shù)據(jù)時代下人事檔案電子化管理

        2021-12-06 23:35:32羅治嫻
        科學與生活 2021年23期
        關鍵詞:大數(shù)據(jù)檔案管理

        羅治嫻

        【摘要】隨著大數(shù)據(jù)的普遍應用,人事檔案管理工作有了全新的機遇,改變傳統(tǒng)管理模式下的問題,為人事檔案管理工作的開展拓展了新的途徑。目前,電子化管理已經(jīng)成為較為現(xiàn)代化的管理模式,全面提升了檔案管理工作的整體效率及工作質(zhì)量,使檔案資源的使用價值能夠更充分地發(fā)揮出來?;诖?,本文闡述了大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理工作所存在的問題,對人事檔案電子化管理的具體措施進行了探討,更好地促進檔案管理工作的有效開展。

        【關鍵詞】大數(shù)據(jù);人事檔案;檔案管理;電子化管理

        在大數(shù)據(jù)廣泛應用的背景下,人事檔案的信息需求量也在不斷增大,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已經(jīng)不能滿足當前的信息共享的發(fā)展趨勢,給人事工作帶來了新的難題。對于檔案管理人員來說,如何提供最需要的、最大的信息量是當下需要解決的問題。

        一、大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化優(yōu)勢主要體現(xiàn)

        (一)分類保管更加簡便過技術

        隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展與應用,5G技術、大數(shù)據(jù)、云計算等已普遍應用在了人事檔案的電子化管理中,與傳統(tǒng)管理模式相比,使得檔案管理起來更加簡單與便利。

        (二)計算存儲功能強大

        在大數(shù)據(jù)時代,人事檔案電子化管理比傳統(tǒng)的人事檔案電子化管理在計算速度、強度和深度方面都要好。特別是在人工智能技術應用后,人事檔案數(shù)據(jù)的信息存儲量也呈現(xiàn)倍增的趨勢。另外,在大數(shù)據(jù)時代,信息技術的更新?lián)Q代以及技術升級迭代速度很快,超級計算機能夠以最小功率實現(xiàn)人事檔案信息存儲的最大化。尤其在云存儲技術的應用下,成功實現(xiàn)了人事檔案信息大量存儲,降低了檔案管理的成本。

        (三)查詢利用更加直觀

        在大數(shù)據(jù)時代背景下,特別是VR技術的應用后,人事檔案電子查詢利用更加的直觀與便捷,不僅可以查詢到多份人事檔案信息資料,還可以在移動終端設備上以圖、表、文字等多種形式進行人事檔案信息的直觀展示,讓人事檔案信息更加的具體與真實。

        (四)工作質(zhì)效顯著提升

        在大數(shù)據(jù)時代背景下,人事檔案電子化管理相比于傳統(tǒng)管理模式更具有優(yōu)勢,在信息的錄入、整理、分類、查詢、利用、存儲、保管等環(huán)節(jié)具有較高工作效率和工作質(zhì)量。打破了傳統(tǒng)一對一的信息互傳的管理模式,通過云存儲技術開辟了電子化人事檔案的一對多的傳輸和應用,有效降低了管理成本,同時對于管理效益也有大的促進作用。

        二、人事檔案管理的現(xiàn)狀

        當前的人事檔案管理模式多以紙質(zhì)檔案管理為主,以電子檔案管理為輔,采取雙套制進行保存。即通過電子檔案實現(xiàn)初級電子化管理,在人事檔案系統(tǒng)中,以條目式的數(shù)據(jù)進行管理。在紙質(zhì)人事檔案管理中,優(yōu)點是能夠在規(guī)定的條件下實現(xiàn)物理上的保存,保存時間為長期。但是缺陷是,安全系數(shù)不夠高,在保存過程中往往由于管理上的疏忽或不到位,很容易造成無法換回的損失;另外,隨著信息化技術的不斷發(fā)展,以紙質(zhì)為媒介的檔案管理模式會呈現(xiàn)工作量大、步驟繁瑣等問題,很難對已歸檔等信息材料進行有效的提煉和加工處理,不便于檔案信息的再利用,使檔案信息資源在很大程度上出現(xiàn)被閑置甚至是浪費現(xiàn)象。

        在各類數(shù)據(jù)都實現(xiàn)信息化管理高速發(fā)展的今天,人事檔案管理仿佛成為了“綠皮車”,受限于紙質(zhì)載體,限制了人事資源信息的價值最大化發(fā)展。人事檔案管理系統(tǒng)基于紙質(zhì)版人事檔案,但通過對基本個人信息、入職后信息、各類獎懲、培訓類信息等的輸入,可作為員工在企業(yè)中晉升提職的重要依據(jù),如何能夠?qū)崿F(xiàn)員工信息快速檢索,安全保存是本文的重點研究方向。

        三、大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理主要措施

        (一)強化檔案電子化管理基礎建設

        大數(shù)據(jù)時代,人事檔案電子化管理需要打牢相應的軟硬件基礎支持和保障。例如,購置一定數(shù)量的計算機,引用先進的智能終端設備,有條件的,可建設專門的數(shù)字化檔案室,開發(fā)或引入人事檔案電子化應用軟件,為人事檔案電子化管理提供專門的應用管理系統(tǒng)。購置電子掃描儀、光盤刻錄機等。使用正版的殺毒軟件,安裝防火墻,為人事檔案電子化應用提供安全外在環(huán)境。定期對檔案應用系統(tǒng)進行查殺毒,消除安全隱患。

        (二)注重檔案電子化管理技術應用

        大數(shù)據(jù)、云計算、5G、智能物聯(lián)網(wǎng)、電子簽名、區(qū)塊鏈等大數(shù)據(jù)時代先進技術應用于人事檔案電子化管理,有其各自優(yōu)勢,要根據(jù)人事檔案電子化管理的實際需要,應用好這些先進技術。例如,在繁雜、冗余的人事檔案信息中,利用大數(shù)據(jù)技術,提取有用的、高附加值的人事檔案信息;在重要人事檔案電子化管理中運用電子簽名技術,達到防篡改,確保人事檔案信息真實性、完整性的目的。

        (三)提供檔案電子化管理安全保障

        首先是要確保物理網(wǎng)絡設施的安全,使其免遭物理安全風險。將人事檔案電子化管理的儀器設備放置于抗震能力強、透風條件好的地方,提供應急備用電源,離機時不要綁到電源,實行電腦電源專機專用。其次,是要做好局域網(wǎng)絡安全。配置專門的路由器,使用先進的軟硬件設備。要始終樹牢保密意識,確保對局域網(wǎng)嚴格采取物理隔離,人事檔案信息保密性強,嚴禁外網(wǎng)移動設備直接與局域網(wǎng)接觸。再次,做好外部接入網(wǎng)絡安全。

        (四)完善人事檔案電子化安全管理規(guī)章制度建設

        要求人事檔案電子化管理從業(yè)者嚴格遵守,嚴格按照規(guī)章制度的標準和要求,落實好人事檔案電子化安全管理需要嚴格規(guī)范做好人事檔案電子化網(wǎng)絡操作,重要人事檔案信息要及時做好備份,必要時可設立局域網(wǎng)與外部兩套工作設備。

        (五)增強檔案電子化管理隊伍素質(zhì)

        一方面,根據(jù)人事檔案管理任務需要,在社會上招錄、引進檔案人員,既要熟悉檔案學、情報學知識,還需要引進的人才具有一定的大數(shù)據(jù)相關技術;另一方面,重點是要做好人事檔案從業(yè)人員的業(yè)務素能培訓,根據(jù)大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理的實際特點和需要,加強大數(shù)據(jù)技術方面的業(yè)務知識培訓,不斷培養(yǎng)具有復合型人才素能的檔案管理專業(yè)人才,以滿足大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理的實際需要。

        四、結束語

        綜上所述,在大數(shù)據(jù)時代背景下,人事檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn),這就需要利用現(xiàn)代信息技術對其進行合理改進,加強電子檔案管理人才的培養(yǎng),實現(xiàn)電子化的檔案管理模式,通過各種方式提高檔案管理水平,為人事檔案管理工作的發(fā)展提供有力支持。

        【參考文獻】

        [1]周華.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理研究[J].文化產(chǎn)業(yè),2020

        [2]孟爽.人事檔案電子化管理探究[J].辦公室業(yè)務,2020

        [3]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問題和相關措施之管見[J].科技創(chuàng)新導報,2019

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