翟偉峰

摘要：隨著科技的不斷發(fā)展，電子技術已廣發(fā)應用于我國各個領域，尤其是檔案管理領域，更需要以電子技術應用為自身發(fā)展提供更多可能性[1]。我國事業(yè)單位的檔案管理工作，需要順應新時代要求，積極構建與發(fā)展電子檔案管理模式，采取措施解決現(xiàn)有管理問題，促進檔案管理工作進步與發(fā)展[2]。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

在事業(yè)單位中，為了可以使電子檔案管理工作的順利開展，從而制定更加完善的檔案管理模式，才能夠有效地提高電子檔案管理質量。在實踐管理過程，要求工作人員應該全方位掌握電子檔案管理方式內容及要求，通過不斷優(yōu)化電子檔案管理機制，以確保事業(yè)單位電子檔案管理質量與管理效率得以提高[3]。

1事業(yè)單位實行電子檔案管理工作的優(yōu)勢及意義

事業(yè)單位檔案管理工作本身就具有繁瑣性，復雜性等特點。要求從事檔案管理工作的相關人員，必須具有良好的管理技能以及職業(yè)素質，只有對日常檔案管理工作認真及負責，才可以提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。然而實際情況是，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要以紙質文件為主。再將紙質文件轉化為計算機數(shù)據(jù)時，不僅加大了工作人員的工作量，同時也容易出現(xiàn)人工管理失誤問題。隨著科技的不斷發(fā)展，電子檔案管理的方式也在廣泛的推廣及應用。檔案管理工作不需要太多的人力就可以實現(xiàn)檔案整合與歸類等流程。同時，檔案資料以電子化形式就可以長期保存，不需要再放到專門的檔案管理室中進行保存。電子檔案主要是利用計算機技術，把事業(yè)單位里的主要檔案信息全部錄入到計算機系統(tǒng)里面，可以迅速處理檔案信息內容，之后再根據(jù)不同類型匯總出來。相比傳統(tǒng)管理來講，效果更好，同時也減少了人工管理失誤的問題。由此可看出，事業(yè)單位方面應該加大力度采取電子檔案管理方式。

2事業(yè)單位電子檔案管理的問題

2.1檔案管理工作被忽視

目前，部分事業(yè)單位對檔案管理工作的認識還處于初級階段。不能夠正確的認識檔案管理與電子管理，錯誤地認為檔案管理就是整理檔案工作，使資料使用工作更加復雜。由于事業(yè)單位對檔案管理工作的忽視，也會影響到管理工作人的積極性，不利于開展檔案工作創(chuàng)新。由于工作人員的工作態(tài)度消極，不能夠正確的認識與利用電子檔案管理信息，不僅影響了工作效率，同時也增加了事業(yè)單位檔案管理的工作難度。

2.2電子檔案管理程度較低

在新時期，隨著社會的不斷發(fā)展，電子技術也隨著不斷的發(fā)展，事業(yè)單位可應用電子技術的優(yōu)勢，建設電子檔案管理工作模式，從而提高檔案管理水平.但是部分事業(yè)單位仍然存在電子檔案管理水平較低的問題，甚至有些單位還在使用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，不僅耗費人力、物力，也不能提高檔案管理的工作效率。即使有些事業(yè)單位引入了電子技術。但是電子檔案管理依然受到很多因素影響，例如工作人員的信息素質不強、電子技術利用較低、領導層領導不夠，依然無法發(fā)揮電子技術的優(yōu)勢，導致事業(yè)單位電子檔案管理水平難以提升。

2.3信息安全缺少保障

科技給人們帶來便利的同時，也會給人們帶來一定的風險，事業(yè)單位應用電子技術來進行檔案管理時，必然也會面對一些信息安全問題，因此，事業(yè)單位需要重視電子檔案管理的信息安全問題。同時，檔案信息在通過移動硬盤等載體在進行轉移與儲存的過程中，都會面臨一定的泄露風險。還有一些網(wǎng)絡黑客的問題，也會使電子檔案信息管理面臨安全性問題。

2.4檔案管理人員素質不高

現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位中的檔案管理人員，普遍存在專業(yè)素質不高的問題，大多數(shù)人員都缺少專業(yè)的檔案管理知識，甚至有一部分人員在工作之前都沒有接觸過檔案管理的培訓，不能夠有效進行管理檔案。另一方面，對電子檔案管理工作的重視度也不高，導致工作上不認真、仔細，失誤率上升，從而降低了檔案管理的工作效率，使電子檔案管理不能充分發(fā)揮自身管理優(yōu)勢，嚴重阻礙了電子檔案管理工作的開展。

3事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理途徑的優(yōu)化分析

3.1重視檔案管理工作

為了推動電子檔案管理的全面發(fā)展，事業(yè)單位就應該加強檔案管理工作的重視度。明確掌握檔案管理工作的意義，以確保各項檔案管理工作可以順利開展。事業(yè)單位需要對相關的管理人員，進行電子檔案管理的工作宣導，使其意識到電子檔案管理的優(yōu)勢，引起全員的重視，有利于管理人員提出建設性的意見，從而完善電子檔案管理模式的構建。

3.2提升電子檔案管理水平。

電子檔案管理已經成為我國事業(yè)單位檔案管理的必然發(fā)展趨勢，因此我國事業(yè)單位需要利用電子技術優(yōu)化當前的檔案管理模式，從而提升自身的電子管理水平[4]。針對單位當前檔案管理的實際情況，嚴格按照管理原則進行全方位優(yōu)化處理，以確保各項管理工作有章可循。在日常檔案管理工作中，要引進先進的管理技術與設備，使電子檔案管理工作更加優(yōu)化，有效地改善電子檔案管理的工作效率，提升事業(yè)單位電子檔案管理的質量，從而使事業(yè)單位檔案管理水平得到顯著的提升。

3.3加強對檔案管理人員的培訓，提高專業(yè)素質

可以采用多樣化的方法去加強檔案管理人員的工作能力，從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的素質。在招聘新的檔案管理人員時，應該選擇經驗豐富以及專業(yè)知識都比較強的人，并且在電子檔案管理水平上也要符合實際的需要。對于單位里的檔案管理人員，單位可以請專業(yè)人士為員工進行培訓，確保每一位工作人員都具備獨立操作計算機系統(tǒng)的技能。同時，應該加強對檔案管理人員的考核力度，可根據(jù)檔案管理人員的資質能力表現(xiàn)以及日常工作表現(xiàn)情況進行合理的考核。必要時也可以采取一些激勵的方式，提高管理人員的主動性，進一步強化電子檔案的管理，可以更好地為事業(yè)單位開展各項工作時，提供有效的檔案服務。

3.4加強信息安全防護

檔案管理人員應該加強對硬件使用安全以及單位網(wǎng)絡使用安全的高度重視。硬件方面，要嚴格監(jiān)控服務器的使用以及機房的環(huán)境，在維護檢查期間，一旦發(fā)現(xiàn)線路老化的問題，一定要及時處理，防止對服務器造成不利的影響。定期的對服務器進行檢查與維護，要把檔案資源得以優(yōu)化。另外，對于檔案管理使用的計算機系統(tǒng)設備，要做安全性的檢查工作。讓專業(yè)的技術人員定期掃描計算機，可以盡早知道計算機是否感染病毒，有無安全漏洞，發(fā)現(xiàn)問題要及時的處理，進一步提高電子檔案系統(tǒng)的安全水平。

4結束

綜上所述，分析現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理問題，采取一些措施，例如：提升電子管理水平、重視檔案管理工作、加信息安全防護、增強管理人員素質等，完善電子檔案管理工作模式，從而促進檔案管理工作發(fā)展。

參考文獻

[1]陳玥彤.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用淺談[J].辦公室業(yè)務，2017（24）：119-120.

[2]楊林書.事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化途徑分析[J].辦公室業(yè)務，2018（11）：86.

[3]關紹鵬.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案信息化建設的現(xiàn)狀與發(fā)展途徑探討[J].赤子（上中旬），2016（23）：94-95.

[4]李易.如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理[J].傳播力研究，2018，2（12）：188-18