茍中華

摘要：與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化管理的優(yōu)勢十分明顯。信息化管理后，對于檔案內(nèi)容的歸類整理就更加便捷、清晰，便于進(jìn)一步深入管理，且傳遞的速度與提取的速度更加快捷。信息化管理也進(jìn)一步提升了檔案的安全性，解決了占據(jù)空間大的問題等?；诖耍酒恼聦﹄娮有畔⒓夹g(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

引言

檔案管控是單位管控體系內(nèi)無法取代的工作，攸關(guān)單位的經(jīng)營與進(jìn)步，對單位的合理決策也有較大的影響，因此獲得所在單位的高度關(guān)注。為了有效適應(yīng)信息化年代的需求，推動信息科技全方位運用在檔案管控中，單位要參考具體情況，把信息科技與檔案管理相融合，力圖形成辦公自動化的局面，提高檔案管控的成效與質(zhì)量，讓檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且糾正工作中的偏差。

1信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

為數(shù)據(jù)共享提供保障。隨著信息化時代的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)逐漸被信息技術(shù)的新方法所取代，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用主要是通過網(wǎng)絡(luò)平臺，保障信息傳輸?shù)谋憬菪?、有效性和時效性，達(dá)到信息資源共享和流動有序的管理目的，在企業(yè)檔案管理的過程中起到了十分重要的作用。一是在信息技術(shù)為支撐的前提下，企業(yè)可以運用電子化處理方式來整合和歸納檔案信息，進(jìn)而達(dá)到信息的有效查詢、調(diào)用和流動共享;二是檔案管理的目的是為了將復(fù)雜無章的企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、存檔和調(diào)用，信息技術(shù)在這一方面提供了不可取代的技術(shù)支撐，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的資源共享，節(jié)省不必要的資源和時間;三是在企業(yè)檔案管理中運用信息技術(shù)符合時代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的需求，檔案數(shù)據(jù)信息在企業(yè)中的價值隨著發(fā)展日益凸顯，只有將這些數(shù)據(jù)檔案的價值充分發(fā)揮出來，才能實現(xiàn)讀取共享。

2信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用存在的不足

2.1檔案數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量較差

數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量直接影響著檔案信息的應(yīng)用水平。然而，部分企業(yè)雖然推進(jìn)了檔案數(shù)字化管理，并對信息技術(shù)進(jìn)行了推廣應(yīng)用，卻缺乏對檔案檢索目錄的高質(zhì)量設(shè)計，使得信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及無法獲得更高質(zhì)量的外部支持。部分檔案數(shù)據(jù)檢索工作的實施對于可視化分析技術(shù)缺乏足夠的關(guān)注，沒有使用圖表方式實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效展現(xiàn)，導(dǎo)致檔案信息的處理舉措無法得到相應(yīng)的調(diào)整創(chuàng)新。

2.2信息科技在檔案管控中的問題

信息科技的日新月異為檔案管控工作帶來了巨大的變化，其讓檔案管理者的工作強度下降。與既往的檔案管控模式對比，信息科技的使用也有著極大的弊病，這在相異單位中都能看到。當(dāng)中，信息科技最大的問題在于私密性差，這種差，不但表現(xiàn)在參數(shù)遺失后的復(fù)原功能上，還包含了電子訊息容易被偷盜、容易造假等特征，這必須要有安全的防偽識別科技與密碼科技，預(yù)防檔案訊息被偷盜或使用，確保檔案訊息在傳送與利用階段的安全。訊息科技使用在檔案管控工作中，還應(yīng)對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)給出了更嚴(yán)苛的要求，這需要檔案管理人員具備過硬的業(yè)務(wù)能力，而當(dāng)前檔案管理者信息科技專業(yè)素養(yǎng)還很差。此外，因為信息科技使用于檔案管控的時間還不長，以往的檔案管理模式還在使用，在以后都會與信息化檔案管控模式交互使用，那么兩類模式的共存也必須通過制度來進(jìn)行平衡，兩項科技互為依托，方可提升檔案管控的成效。

3電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1提高檔案數(shù)據(jù)檢索工作質(zhì)量

檔案數(shù)據(jù)檢索工作在開展的過程中，必須加強對信息技術(shù)普及規(guī)律的重視，并將各類主題詞及相應(yīng)的檢索內(nèi)容加以總結(jié)，使檔案信息利用需求可以得到優(yōu)化，有效提升檔案檢索工作效率。要加強對可視化分析技術(shù)的重視和應(yīng)用，尤其要對圖表形式的信息進(jìn)行重點研究，使數(shù)據(jù)檢索精準(zhǔn)度得到提高。檔案數(shù)據(jù)檢索工作還需要對特殊信息進(jìn)行集中處置，尤其要對數(shù)據(jù)分析模型進(jìn)行靈活使用，為檔案信息利用效率的優(yōu)化提供精準(zhǔn)支持。

3.2合理使用電子檔案

（1）檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識的同時，主動學(xué)習(xí)電子信息管理操作的技能，主動開展電子檔案管理編研業(yè)務(wù)，充分展示檔案管理的內(nèi)涵，在建檔的過程中有效獲取關(guān)鍵詞進(jìn)行歸類存儲，一邊提供更加快捷、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。（2）對檔案信息進(jìn)行電子化目錄生成，這是為保障信息提取的便捷性。編制目錄后，可以非常清晰地了解不同信息的內(nèi)容了及存儲位置。同時方便在遵守保密規(guī)定的同時對這些信息進(jìn)行查閱，對于保密級別不同的信息進(jìn)行分級管理，保障這些信息的安全性與可靠性，避免因管理不當(dāng)而造成的信息外泄。這也是為后續(xù)信息電子化管理提供基礎(chǔ)。（3）電子信息完成建檔后，需要對調(diào)用信息的單位進(jìn)行準(zhǔn)確的登記，其中內(nèi)容需要有明確的劃分，內(nèi)容包括使用人的自然信息，這是為保障信息安全而采取的措施，是為方便對電子檔案的合理利用。

3.3管控的創(chuàng)新

計算機的誕生與普及推廣，滿足了民眾的各類需要。目前，檔案管控體系的構(gòu)建比較散亂，讓檔案管理工作變得異常困難。如必須把已有的檔案記載成冊，完成記載后要歸入總檔案，如此檔案管理才會逐漸變得高效，假如產(chǎn)生了突發(fā)狀況就不用擔(dān)憂檔案材料會遺失會損壞，確保檔案材料的可靠性與完備度。即便產(chǎn)生天災(zāi)等不可抗拒的情況，導(dǎo)致一些單位的訊息遺失與損壞也無須憂慮，在總檔案中檢索到對應(yīng)的檔案，總檔案對每一份檔案都有記載與備份，不但能夠預(yù)防意外遺失檔案，還能夠?qū)Ω鞲綄俨块T的工作安排提供協(xié)助，對各機構(gòu)形成的難題都能夠快速地應(yīng)對。

3.4建立完善的管理隊伍，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的普遍應(yīng)用，對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求?；诖?，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要積極響信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強自身的紀(jì)律意識和規(guī)則意識，才能更好地掌握信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了企業(yè)信息化檔案管理的管理水平和效率，甚至關(guān)系到企業(yè)信息化檔案管理未來的發(fā)展走向。想要有效提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，就要為檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于企業(yè)信息化檔案管理的思想交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關(guān)實踐活動和技術(shù)交流活動，聘請專家對檔案管理人員進(jìn)行工作講解和指導(dǎo)并傳遞先進(jìn)的管理理念和教育理念，增強檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)信息化檔案管理的良性發(fā)展。

結(jié)束語

總之，信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展可以使檔案管理工作得到全面優(yōu)化，對提升檔案管理工作綜合質(zhì)量，具有十分重要的意義。應(yīng)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行更加科學(xué)的管理，為適應(yīng)時代發(fā)展的需要，使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。信息化管理可以使得檔案管理工作更加清晰，而且可以使得檔案管理更加安全。

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