聶馨

摘要：在新的時代背景下，市場競爭愈發(fā)激烈，企業(yè)要想在競爭中脫穎而出，必須提高自身效率，而辦公室的工作對企業(yè)效率具有重要影響。因此，這對辦公室文秘工作人員也提出了更高的要求。辦公室文秘人員不僅需要具備嫻熟的業(yè)務能力和較高的政治素養(yǎng)，還需要培養(yǎng)自己的全局意識和創(chuàng)新思維，在輔助領導進行管理工作的過程中更好地發(fā)揮自己的作用和價值。

關鍵詞：企業(yè);文秘工作;問題;措施

引言

在當前階段的企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)文秘工作中還存在諸多問題，例如思想觀念陳舊，沿襲早期的工作模式，困囿于日?，嵤?，工作積極性不夠，缺乏工作熱情等，難以適應新時期對于文秘人員的工作要求。這些問題都將嚴重影響辦公室的工作效率，從而阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，需要挖掘目前企業(yè)文秘工作與新時期發(fā)展要求中不相符的部分，進行分析討論，并提出相應的解決方案，這樣才能提高企業(yè)的競爭力，為企業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

1新時期企業(yè)文秘人員工作中存在的問題

1.1工作內(nèi)容深度不夠

企業(yè)辦公室文秘是一項綜合性非常強的工作，除了做好上傳下達、溝通協(xié)調(diào)之外，還需要處理企業(yè)各種瑣碎的事務。目前，企業(yè)的辦公室文秘工作中，大部分人員仍然只注重事務性工作的辦理，例如打印材料、整理文件、安排會議和行程等，而對更深層次的內(nèi)容，例如企業(yè)的運行狀況、行業(yè)的發(fā)展趨勢等漠不關心，這就導致了部分工作的表層化、形式化傾向，因而難以給領導提供更有價值和深度的建議。當領導需要做出決策時，文秘工作人員往往無法針對關鍵問題提出有建設性的意見和建議，以致難以更大地發(fā)揮自身作用。

1.2人員素養(yǎng)參差不齊

由于時代發(fā)展較快，企業(yè)的管理體制和結(jié)構(gòu)也在不斷發(fā)生變化。但由于歷史原因，部分企業(yè)的辦公室人員更迭速度無法滿足企業(yè)的發(fā)展要求，導致辦公室內(nèi)人員素質(zhì)參差不齊。有些人專業(yè)技能跟不上，從而導致工作分配不均勻，專業(yè)技能較強的人工作量和壓力較大，而有的人則較為清閑，這嚴重影響了員工的情緒和工作積極性，長此以往會阻礙辦公室整體的工作效率。此外，在工作過程中，有些文秘人員習慣于根據(jù)經(jīng)驗處理工作，而不是通過最新的技術和理念解決問題，這也使得文秘工作的質(zhì)量和效率大打折扣。

1.3文秘工作得不到重視

如前文所述，新時期文秘工作在企業(yè)中的作用越來越大，除了傳統(tǒng)的上傳下達和溝通協(xié)調(diào)外，還要積極做好資料信息的收集分析工作，熟悉企業(yè)以及行業(yè)的發(fā)展狀況，為領導的決策提供有價值的建議。而現(xiàn)實情況中，許多企業(yè)依舊秉持舊的思想觀念，認為文秘工作就是處理一系列瑣事，沒有使其得到應有重視。一方面，領導對文秘人員不夠信任，沒有充分認識到新時期的企業(yè)發(fā)展中文秘工作的重要性，沒有為其提供發(fā)揮能力的機會和空間，導致了人才資源的浪費;另一方面，文秘人員自身也沒有實現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變，對自身工作的價值認可度較低。

2新時期企業(yè)文秘人員工作優(yōu)化措施

2.1對信息調(diào)研工作進行加強

信息是領導者用于了解工作情況以及指導工作的重要方式，也是領導者進行決策的主要依據(jù)。因而辦公室秘書人員在進行信息調(diào)研的時候，應該從領導工作重心的角度出發(fā)，立足于企業(yè)員工的利益，設立全方位的信息搜集渠道，在調(diào)查研究過程中對信息進行深度挖掘，從基層工作信息中發(fā)掘出經(jīng)驗信息，從企業(yè)相關媒體上搜集實時熱點信息，進而增強搜集信息的準確性以及時效性。1.緊抓影響企業(yè)的熱點難點問題。對企業(yè)的所有工作信息進行全方位的了解，進一步增強調(diào)研的力度，在調(diào)研期間注重信息的時效性，緊抓公司各類會議以及領導部門布置的各項檢查工作、落實工作，以企業(yè)的發(fā)展重心為日常的工作重點，充分把握其中的關鍵節(jié)點以及突出重點，隨時準備好領導需要的信息，進而做到將“謀”放到公司的關鍵節(jié)點上，“參”放到重要點子上。2.提高調(diào)研報告質(zhì)量。秘書人員應該堅持以提升領導者的滿意度、基層的認可度以及實際工作的指導性為主要基本原則來起草調(diào)研報告，才能夠準確傳達領導的指示精神，將領導意圖正確地體現(xiàn)出來，并真實反映基層情況。

2.2加強職業(yè)培訓

文秘工作具有較強的專業(yè)性，加之新時期科技發(fā)展的日新月異，導致文秘崗位對工作人員的要求越來越高。文秘工作人員要具備扎實的專業(yè)知識、較強的業(yè)務能力以及學習能力，才能夠更好地勝任此工作。因此，企業(yè)應加大對文秘工作人員的培訓力度，使其專業(yè)技能得到及時的更新和應用，提高工作效率，從而促進企業(yè)發(fā)展。此外，為順應時代發(fā)展要求，還需要對文秘人員進行相關法律法規(guī)的培訓，使其可以更好地把握該行業(yè)在國家發(fā)展中的地位，將企業(yè)的發(fā)展融入到國家經(jīng)濟建設的進程中，從而更好地實現(xiàn)企業(yè)以及自身的價值。

2.3增強辦公室秘書的綜合服務能力

對于辦公室秘書工作而言，其歸根到底是一個服務崗位，因此要重視提升自身的綜合服務能力。從工作的本質(zhì)來看，做好服務工作與輔助決策工作有著密切的聯(lián)系，做好了服務工作，也就等于是間接地對領導決策提供了輔助。隨著辦公室秘書人員綜合素質(zhì)的不斷提高，其會在個別技術領域或調(diào)研層面比企業(yè)領導更有發(fā)言權(quán)。鑒于此，作為辦公室秘書應在日常工作中基于“專業(yè)、超前、嚴謹、效率”等原則，從促進企業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)健快速發(fā)展的角度給領導決策獻計獻策。同時，針對企業(yè)發(fā)展過程中的重點工作及潛在風險進行前瞻性的分析，并及時與領導溝通，征求其意見，對做出的決策進行合理的修正及補充。此外，辦公室秘書要始終立足于企業(yè)一盤棋的整體工作原則上，深入企業(yè)基層開展常態(tài)化的跨部門、跨專業(yè)調(diào)研，以便第一時間掌握企業(yè)的運行狀況，從而在遇到突發(fā)性問題時，可以及時做出反應，對決策進行合理高效的調(diào)整及優(yōu)化。

2.4文書檔案管理工作與文秘工作一體化建設策略

制度的建立對于工作的開展意義重大，為了保持文秘工作和文書檔案的一體化建設順利推進和落實，就應該借助完善的制度去統(tǒng)籌規(guī)劃。對于涉及到管理和監(jiān)督的項目，應該及時對文書資料展開統(tǒng)計收集，在遵守具體的管理內(nèi)容或者辦法時，確保工作期間的合理性進行。從工作特征觀察，再借助群體交流協(xié)商的背景下，充分聆聽他人的建議，在發(fā)現(xiàn)不足或者缺陷的情況下，安排專業(yè)化的人員進行彌補和修飾，讓整個管理環(huán)節(jié)符合統(tǒng)一協(xié)調(diào)化運行。在構(gòu)建和完善文檔一體化的相關管理制度時，應當結(jié)合更多人的意見，充分運用信息化技術以及計算機技術，在不斷促進一體化建設期間，嚴控質(zhì)量標準和操作過程的規(guī)范性。明確的制度可以為責任分工制提供導向，按照分工明確的做法，執(zhí)行人員應當樹立較強的責任意識，所有工作程序按照明確制度來執(zhí)行，在工作內(nèi)容有序開展的基礎上，展現(xiàn)出一體化管理的理念和意義，真正實現(xiàn)工作中勇于負責、互相協(xié)作的目標。

結(jié)束語

新時期為企業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的機遇，也讓企業(yè)面臨前所未有的挑戰(zhàn)。如何在競爭中立于不敗之地，是每一位企業(yè)負責人需要考慮的問題。作為企業(yè)中核心部門—辦公室的工作執(zhí)行者，文秘人員在企業(yè)發(fā)展中存在的問題不容忽視。雖然目前的文秘人員在工作中還存在一定的問題，但只要找到問題癥結(jié)所在，“對癥下藥”，通過合理的方法解決問題，就能夠為企業(yè)發(fā)展增添新的活力。

參考文獻

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