李飛

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電力企業(yè)的發(fā)展規(guī)模逐漸增加，在企業(yè)的辦公室工作中，文秘占據(jù)主導(dǎo)地位，文秘人員的工作水平對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展具有直接影響，所以企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文秘工作的研究，保證員工的工作具有規(guī)范性、前瞻性等方面的特點(diǎn)。鑒于此，本文主要分析探討了電力企業(yè)辦公室文秘工作提升策略，以供參閱。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);辦公室;文秘工作

引言

在企業(yè)的日常運(yùn)營中，辦公室文秘人員負(fù)責(zé)處理企業(yè)日常雜物，涉及到的工作內(nèi)容繁雜，人員眾多，包括各部門內(nèi)部、部門與部門之間、企業(yè)與其它企業(yè)之間等，無論是企業(yè)日常決定還是重大決定，都會(huì)涉及到辦公室文秘工作。由于近年來電力企業(yè)的不斷發(fā)展變革，對(duì)辦公室文秘工作要求也在不斷提高，需要緊跟企業(yè)步伐，相應(yīng)的提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平。

1電力企業(yè)辦公室文秘工作的重要意義

電力企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營工作進(jìn)行過程中，辦公室文秘崗位所開展的眾多工作事務(wù)，是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)工作順利開展提供鋪墊。辦公室文秘日常工作進(jìn)行中，需要做好會(huì)議的前期籌備工作、會(huì)議服務(wù)工作、信息收集和處理收發(fā)文、督促檢查工作、公文寫作工作，為領(lǐng)導(dǎo)積極開展相應(yīng)的工作發(fā)揮良好的參謀助手作用。同時(shí)辦公室文秘積極開展各項(xiàng)工作，需要強(qiáng)化和領(lǐng)導(dǎo)的溝通，了解到領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際需求，充分有效推進(jìn)文秘工作的順利開展，同時(shí)還能夠有效延伸和拓展領(lǐng)導(dǎo)工作。比如說，當(dāng)電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出相應(yīng)的決策之后，辦公室文秘需要從會(huì)議的實(shí)際情況出發(fā)，草擬出相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)決策文件，并針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容進(jìn)行全面細(xì)致分析，采用書面形式進(jìn)行準(zhǔn)確的表達(dá)，在得到領(lǐng)導(dǎo)明確指示之后，向各單位、各部門下發(fā)決策內(nèi)容。同時(shí)辦公室文秘還需要針對(duì)各個(gè)單位、部門的意見和建議進(jìn)行全面充分的收集和反饋，為后續(xù)開展相應(yīng)的處理工作提供良好的參考。

2電力企業(yè)辦公室文秘工作提升策略

2.1增強(qiáng)文秘工作人員的能力

提升電力企業(yè)辦公室文秘工作人員的思想素養(yǎng)。一方面，專業(yè)的文秘工作人員需要具備以下三點(diǎn)意識(shí)：第一，服務(wù)意識(shí)。文秘工作者要有敢當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)配角的意識(shí)，努力輔助領(lǐng)導(dǎo)處理各項(xiàng)事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的服務(wù)。例如，電力企業(yè)需要拓展電力產(chǎn)品業(yè)務(wù)，辦公室文秘工作人員應(yīng)為企業(yè)指引正確的市場導(dǎo)向，如電價(jià)波動(dòng)的信息等，根據(jù)市場風(fēng)向輔助企業(yè)作出正確決策。第二，效率意識(shí)。企業(yè)應(yīng)對(duì)辦公室文秘工作者灌輸效率意識(shí)，使文秘工作者快速高效地完成各項(xiàng)任務(wù)。第三，自主意識(shí)。辦公室文秘工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到自己的優(yōu)點(diǎn)和不足，從而在工作中有效發(fā)揮自己的長處并改善不足之處。在輔助決策者的過程中，辦公室文秘工作人員不僅要揣測決策者的意向，為他們提供需要的服務(wù)，而且還應(yīng)提出自己的看法，彌補(bǔ)決策者的某些不足之處，提供具有創(chuàng)新性的想法。[3]另一方面，要增強(qiáng)文秘工作人員的綜合能力，讓他們能運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，高效地完成各項(xiàng)任務(wù)。例如，在電力企業(yè)需要組織開展大型活動(dòng)時(shí)，辦公室文秘工作人員應(yīng)從專業(yè)的角度擬定相應(yīng)的方案。同時(shí)，在會(huì)議中，辦公室文秘工作人員能以專業(yè)技能整理并總結(jié)會(huì)議的各項(xiàng)要求或者措施。另外，還要增強(qiáng)辦公室文秘工作人員的政治敏銳性，深入了解國家各項(xiàng)有關(guān)電力企業(yè)的政策，為提高電力企業(yè)的效益貢獻(xiàn)力量。與此同時(shí)，還要增強(qiáng)文秘工作者的實(shí)踐能力，讓他們?cè)诿鎸?duì)各項(xiàng)事務(wù)時(shí)能提出完善的計(jì)劃或者策略，如電力企業(yè)的各項(xiàng)對(duì)外活動(dòng)的場地安排等。

2.2明確辦公室規(guī)則制度

電力企業(yè)辦公室秘書是辦公室的一個(gè)窗口，直接關(guān)系到了辦公室的形象以及辦公司的精神。辦公室的工作是比較復(fù)雜的，并且工作范圍比較廣泛。為了使得辦公室工作能夠有效地開展，并且可以保持高效的運(yùn)行，就需要確保辦公室制度的可靠性。所以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的內(nèi)容和要求，辦公，提高辦公的規(guī)則，包括辦公室秘書錄入管理、移動(dòng)性管理各項(xiàng)管理工作，并且辦公室文秘工作制度、工作職責(zé)、工作的流程，工作的標(biāo)準(zhǔn)，完成辦公室秘書登記工作，確保有效地完成面試、培訓(xùn)、考核這些工作。在這個(gè)基礎(chǔ)上，需要嚴(yán)格的遵守制度，需要嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)的規(guī)章來要求領(lǐng)導(dǎo)干部以及人員，所進(jìn)行的基礎(chǔ)文秘崗位的招聘系統(tǒng)，管理工作以及培訓(xùn)工作，這些工作都離不開秘書，并且這些工作的要求是比較高的。

2.3轉(zhuǎn)變工作模式

從整體上來看，電力企業(yè)辦公室工作具有業(yè)務(wù)繁雜的特點(diǎn)，而且需以全局性思維嚴(yán)格把控各項(xiàng)工作的開展。因此，辦公室文秘應(yīng)結(jié)合自身工作性質(zhì)，轉(zhuǎn)變工作模式，如主次分明、忙而不亂，利用對(duì)工作規(guī)律的合理部署，起到提升工作水平和工作效率的目的。在此過程中，受電力企業(yè)辦公室文秘人員少的影響，致使其自主支配時(shí)間相對(duì)較少，為保持穩(wěn)定工作方向及目標(biāo)，文秘人員應(yīng)對(duì)自身心態(tài)實(shí)施科學(xué)協(xié)調(diào)，即在工作中以充實(shí)自身為前進(jìn)導(dǎo)向，努力切實(shí)辦公室文秘服務(wù)宗旨。

2.4抓好重點(diǎn)，注重工作細(xì)節(jié)

面對(duì)千頭萬緒的文秘工作，作為文秘人員，日常工作中需要注重統(tǒng)籌安排，切忌馬馬虎虎。具體來講，文秘人員需要將需要辦理的事情記于日志當(dāng)中，區(qū)別輕重緩急、做好計(jì)劃，理順?biāo)悸?，只有這樣才能夠確保抓好重點(diǎn)，分清主次，不錯(cuò)辦、不誤辦，做到事事有條理，提升工作效率。其次，企業(yè)辦公室文秘工作的重點(diǎn)為做好信息傳達(dá)，文秘人員應(yīng)當(dāng)做好企業(yè)文件的上傳下達(dá)工作，嚴(yán)格處理好公文的審核以及發(fā)文等工作，特別是一些重要的文件，更要杜絕錯(cuò)誤領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的情況發(fā)生;同時(shí)需要積極做好企業(yè)信息的報(bào)送工作。作為企業(yè)辦公室工作中的一個(gè)重要部分，信息工作直接反映出企業(yè)的各項(xiàng)工作動(dòng)態(tài)。因而文秘人員在信息報(bào)送工作中需要將問題切實(shí)弄清楚，有憂報(bào)憂、有喜報(bào)喜，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)可靠的信息。此外，對(duì)于文秘人員而言，辦公室工作面較為廣泛，工作當(dāng)中文秘人員需特別注重一些工作細(xì)節(jié)，處理好各個(gè)細(xì)節(jié)問題，保持謹(jǐn)慎仔細(xì)的工作原則，一心一意工作，認(rèn)真對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門交予自身的工作。

2.5優(yōu)化服務(wù)意識(shí)

電力企業(yè)辦公室文秘以領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、部門服務(wù)、工作人員服務(wù)為工作職責(zé)，促使其在日常工作中，應(yīng)樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)守崗位職責(zé)和職業(yè)道德，結(jié)合真誠服務(wù)和熱情服務(wù)的思想理念，將自身工作職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)意向落實(shí)于實(shí)處。因此，辦公室文秘應(yīng)在不斷優(yōu)化自身服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，通過對(duì)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)、部門事務(wù)的積極完成，以協(xié)調(diào)工作的優(yōu)勢(shì)，合理規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部關(guān)系，以此樹立企業(yè)形象。另外要擴(kuò)大服務(wù)的范圍，由于辦公室文秘工作本身有著復(fù)雜而繁瑣的特點(diǎn)，因此對(duì)于服務(wù)的實(shí)施也要盡量避免單一化;同時(shí)在工作中要主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門打好交道，消除隔閡，努力創(chuàng)造良好的工作氛圍和服務(wù)環(huán)境。

結(jié)束語

總而言之，辦公室文秘人員的工作水平直接關(guān)乎到其直接領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，間接影響企業(yè)的經(jīng)營效率，而辦公室文秘工作人員首先需要了解自身工作中常見問題，并根據(jù)其問題才去有效的解決措施，在改進(jìn)的同時(shí)給予優(yōu)化，善于總結(jié)和發(fā)現(xiàn)，注重對(duì)細(xì)節(jié)的觀察，嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待工作中的每個(gè)細(xì)節(jié)，同時(shí)企業(yè)要適當(dāng)?shù)臑槠涮峁┡嘤?xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，強(qiáng)化其專業(yè)技能與綜合素質(zhì)水平，從而有效的提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平，為電力企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]王曉暉.電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù).2018（24）：59-59.

[2]龔愛華.有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略[J].中外企業(yè)家.2017（37）：140-141.

[3]任建云，李瑞芳.辦公室文秘工作的優(yōu)化策略[J].時(shí)代人物.2020（07）：0120-0120.