李紅

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足人們的多元化需求，為了使我國(guó)的事業(yè)單位能夠在信息化時(shí)代的影響下得到良好發(fā)展，必須要盡快落實(shí)數(shù)字信息化建設(shè)，開(kāi)展創(chuàng)新服務(wù)，提升用戶的滿意度，從而促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息化建設(shè);重要性;策略

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)重要性

1.1有效彌補(bǔ)管理漏洞，提高檔案質(zhì)量

傳統(tǒng)依靠人工進(jìn)行信息采集、整理、加工、存儲(chǔ)的檔案管理模式，受人員業(yè)務(wù)專業(yè)度不同、個(gè)人對(duì)檔案信息審查的理解程度不同等因素影響，在實(shí)施的過(guò)程中存在一定的差別，如歸檔立卷、分類不準(zhǔn)確。事業(yè)單位檔案具有材料分散、內(nèi)容全面、管理主體穩(wěn)定、立卷方式具有強(qiáng)制性、管理事項(xiàng)機(jī)密性強(qiáng)等諸多特點(diǎn)。依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理，容易出現(xiàn)手動(dòng)操作失誤，造成檔案信息不準(zhǔn)確，影響其應(yīng)用。通過(guò)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行檔案管理，能有效避免人為損害或惡意篡改，確保原始檔案的完整度和真實(shí)性，同時(shí)提升管理質(zhì)量。此外，將計(jì)算機(jī)作為信息資源整理、傳播的載體，能夠減少人員使用，從而降低了手動(dòng)操作錯(cuò)誤發(fā)生的概率。

1.2轉(zhuǎn)變載體應(yīng)用手段，提高管理效率

現(xiàn)階段各級(jí)事業(yè)單位存儲(chǔ)的檔案多以紙質(zhì)為載體，紙質(zhì)文件的保存對(duì)環(huán)境、濕度、溫度都有較高要求，一旦存儲(chǔ)環(huán)境發(fā)生改變，就會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉、變質(zhì)、損毀的情況，導(dǎo)致檔案信息缺失。借助信息化技術(shù)，信息資料將由紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，僅需計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器便可長(zhǎng)期儲(chǔ)存，不再受環(huán)境條件制約，更加不用擔(dān)心紙張損壞問(wèn)題和空間不足問(wèn)題。此外，事業(yè)單位在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)流程煩瑣，查找不便，常常耗費(fèi)大量人力、物力。通過(guò)檔案的信息化建設(shè)，所有內(nèi)外部的使用者都可以借助平臺(tái)系統(tǒng)快速完成查找、借閱，不需要再拘泥于工作時(shí)間，使查詢效率和查詢準(zhǔn)確度大幅提升，加速檔案信息的流通速度，有效提高檔案管理效率。

1.3變革檔案管理方式，提升管理活力

一方面，全面推進(jìn)檔案信息化管理，可以將檔案管理隊(duì)伍的工作重點(diǎn)從檔案的基礎(chǔ)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的應(yīng)用服務(wù)，提高事業(yè)單位的公益服務(wù)職能，促進(jìn)群眾滿意度的提升。另一方面，智能化平臺(tái)的使用，有助于更好滿足群眾需要，提高對(duì)外服務(wù)效率，樹(shù)立服務(wù)于民的政府形象，為機(jī)構(gòu)職能作用發(fā)揮奠定更好的基礎(chǔ)，激發(fā)管理活力。

1.4避免資源浪費(fèi)，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展

在傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存紙質(zhì)化模式下，檔案管理工作人員常常會(huì)為存儲(chǔ)空間不足、儲(chǔ)存環(huán)境不達(dá)標(biāo)，檔案用紙年久變質(zhì)等問(wèn)題發(fā)愁。通過(guò)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字信息化檔案替代，不僅節(jié)約了檔案存儲(chǔ)空間，釋放更多的可利用辦公場(chǎng)所，還減少了檔案存儲(chǔ)過(guò)程中所需要的紙張、印刷設(shè)備以及裝訂設(shè)備的投入，與當(dāng)前提倡的綠色環(huán)保理念不謀而合，切實(shí)響應(yīng)了可持續(xù)發(fā)展的管理理念。

2事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)策略

2.1提高管理意識(shí)，科學(xué)組織規(guī)劃

增強(qiáng)意識(shí)，科學(xué)組織是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有提高認(rèn)識(shí)，才能認(rèn)真思考，科學(xué)研究，強(qiáng)化落實(shí)。一是自上而下做好檔案信息化建設(shè)工作的宣傳和動(dòng)員，提高對(duì)于檔案管理工作的重視，引導(dǎo)、促進(jìn)檔案信息化工作推進(jìn)，明確數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)，落實(shí)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作、電子文件歸檔工作、電子檔案管理工作，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)化、單套制和數(shù)據(jù)挖掘目標(biāo)。二是結(jié)合《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，綜合考慮，科學(xué)組織，統(tǒng)籌推進(jìn)。做好信息化建設(shè)的長(zhǎng)期規(guī)劃和短期計(jì)劃，結(jié)合事業(yè)單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)情況和推進(jìn)情況，適時(shí)調(diào)整進(jìn)展計(jì)劃，保質(zhì)保量完成信息化建設(shè)。

2.2明確工作機(jī)制，統(tǒng)一管理目標(biāo)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是以檔案資源的服務(wù)利用為目標(biāo)開(kāi)展的，在工作實(shí)施中，要以這一目標(biāo)為出發(fā)點(diǎn)，分別從機(jī)制建設(shè)和制度建設(shè)兩個(gè)方面入手，明確機(jī)制、制定標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。一是成立檔案信息化推進(jìn)工作小組，明確工作機(jī)制，落實(shí)職責(zé)分工，有組織的實(shí)施信息化建設(shè)工作。二是建立健全檔案管理制度，保證檔案信息化應(yīng)用有章可循、有據(jù)可依。三是制定管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范運(yùn)行程序，發(fā)布具有針對(duì)性的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，有效整合信息資源，確保檔案信息規(guī)范使用。同時(shí)，要從實(shí)際需求出發(fā)，詳細(xì)分析電子檔案的管理架構(gòu)、儲(chǔ)存格式及所需技術(shù)。完善現(xiàn)有工作流程，確保檔案保管、移交的同步性。四是強(qiáng)化監(jiān)督，嚴(yán)格問(wèn)責(zé)。監(jiān)督管控是確保信息化建設(shè)計(jì)劃落實(shí)的重要手段，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施監(jiān)控管控工作，對(duì)于存在的問(wèn)題要及時(shí)指出，責(zé)令整改，對(duì)于違反信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的情況要嚴(yán)格追責(zé)問(wèn)責(zé)，切實(shí)提高責(zé)任意識(shí)。

2.3強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，落實(shí)管理職責(zé)

在強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)方面，一是要吸收引進(jìn)一批具有專業(yè)技術(shù)能力的人才，通過(guò)信息化建設(shè)過(guò)程，培養(yǎng)一批懂檔案管理、有技術(shù)能力、具備高度管理責(zé)任心的專業(yè)隊(duì)伍。二是要強(qiáng)化培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和科技知識(shí)的培訓(xùn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)、講座培訓(xùn)、模擬實(shí)踐等方式激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情，提升培訓(xùn)效果彌補(bǔ)能力短板，提升業(yè)務(wù)綜合水平，為檔案信息化建設(shè)提供人員支撐。三是加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)。與一些檔案信息化建設(shè)比較好的單位聯(lián)合，進(jìn)行人員的交流，促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。此外，檔案管理工作人員應(yīng)樹(shù)立正確的工作認(rèn)知和終身學(xué)習(xí)的理念，自主學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)軟、硬件知識(shí)，確保平臺(tái)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.4完善基礎(chǔ)設(shè)施，推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程

加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加大對(duì)于軟件和硬件設(shè)施的投入，為檔案信息技術(shù)應(yīng)用和檔案信息資源開(kāi)發(fā)提供必需條件。在硬件方面，要嚴(yán)格按照技術(shù)使用標(biāo)準(zhǔn)配置必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備，嚴(yán)把采購(gòu)關(guān)，加大在資金方面的支持。在軟件方面，按照“滿足當(dāng)前應(yīng)用需要，預(yù)留后續(xù)發(fā)展空間”的原則，建設(shè)符合事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)的應(yīng)用系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)共享的平臺(tái)，推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

2.5建立評(píng)估體系，促進(jìn)持續(xù)發(fā)展

評(píng)估評(píng)價(jià)是工作改進(jìn)的重要手段，能夠促進(jìn)檔案管理工作不斷優(yōu)化完善，建立檔案信息化評(píng)估體系正是基于信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展考慮而實(shí)施的。一方面，要考慮事業(yè)單位特殊地位，對(duì)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行評(píng)估。另一方面，要強(qiáng)化對(duì)于檔案信息資源來(lái)源的評(píng)估，確保檔案信息的準(zhǔn)確和規(guī)范，促進(jìn)檔案信息化有序、健康發(fā)展。

2.6規(guī)范日常安全管理，全面保障系統(tǒng)安全

信息化建設(shè)雖優(yōu)勢(shì)明顯但也存在較大的安全隱患。因此，在建設(shè)工作中應(yīng)高度重視信息安全防護(hù)。安全防護(hù)具體包括工作監(jiān)控、問(wèn)題識(shí)別、問(wèn)題處理、歸納總結(jié)等環(huán)節(jié)。各單位可從培養(yǎng)工作人員的安全意識(shí)入手，建立明確的信息安全防護(hù)流程，確保工作人員的安全防控能力。各單位還要定期進(jìn)行資源儲(chǔ)存殺毒，通過(guò)安裝殺毒軟件、建立防火墻等方式進(jìn)行升級(jí)維護(hù)。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性的工作，在事業(yè)單位的日常管理工作中占重要的位置，為了凸顯檔案管理工作的作用和優(yōu)勢(shì)，需要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案資源的價(jià)值得到充分的發(fā)揮。

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