劉翰昆（吉林市人才服務(wù)中心）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展以及人力資源管理制度的不斷改革，大家已不再僅將工作局限在某一個(gè)方向或某一個(gè)地域，而選擇了更加靈活和廣泛的就業(yè)方式。通過(guò)這樣的就業(yè)方式，人們不僅獲得了更加可觀的經(jīng)濟(jì)收入，同時(shí)也充分的滿(mǎn)足了自身發(fā)展和就業(yè)愿望。與此同時(shí)，人們?cè)诰蜆I(yè)的過(guò)程中，會(huì)與社會(huì)或企事業(yè)單位發(fā)生各種關(guān)系，并相互之間產(chǎn)生各種各樣的個(gè)人或公共信息檔案，其主要包括人事代理類(lèi)、企業(yè)文書(shū)類(lèi)、科技資料類(lèi)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)以及各種電子載體資料類(lèi)等。這些檔案對(duì)于廣大就業(yè)工作者或者企事業(yè)單位而言都具有非常重要的作用。因此，如何做好各類(lèi)就業(yè)人才和企事業(yè)單位相關(guān)檔案的規(guī)范化管理則成為了廣大企事業(yè)單位和人力資源管理部門(mén)非常重要的工作內(nèi)容之一。本文對(duì)當(dāng)前公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了深入思考。

■ 公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要性

隨著公共就業(yè)人員數(shù)量的不斷增多，相關(guān)人力資源管理和就業(yè)服務(wù)部門(mén)加大了對(duì)公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理的重視度。首先，通過(guò)對(duì)這些檔案的規(guī)范化管理，不僅能夠有效的了解各類(lèi)公共就業(yè)人員的就業(yè)現(xiàn)狀，同時(shí)也能及時(shí)知曉公共就業(yè)各方社會(huì)勞動(dòng)關(guān)系，從而為整個(gè)社會(huì)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展提供更加真實(shí)、可靠的就業(yè)信息參考。其次，通過(guò)這些檔案的規(guī)范化管理，可以對(duì)各類(lèi)就業(yè)人員的思想道德品質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力水平以及社會(huì)公共素質(zhì)的情況進(jìn)行有效記錄，從而為各大企事業(yè)單位在選人、用人時(shí)提供更加具有指導(dǎo)性意義的資料參考。再次，通過(guò)對(duì)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高企事業(yè)單位的人力資源管理水平，從而為他們開(kāi)展其他管理活動(dòng)提供更加重要的技術(shù)支持。另外，通過(guò)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理，可以充分發(fā)揮社會(huì)各界在人才、技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)方面的優(yōu)勢(shì)，從而為國(guó)家人力資源保障部門(mén)制定重大方針政策提供更加具有代表性和針對(duì)性的意見(jiàn)和建議。

■ 當(dāng)前我國(guó)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理所存在的問(wèn)題

（一）檔案規(guī)范化管理意識(shí)較為淡薄

對(duì)于公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理，由于其不僅需要投入較多的人力成本和時(shí)間成本，同時(shí)也很難看到直接的經(jīng)濟(jì)成效，所以負(fù)責(zé)這類(lèi)檔案管理的有些領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理并不是一項(xiàng)中心工作，而且在思想意識(shí)上常常表現(xiàn)得非常淡薄。其次，由于領(lǐng)導(dǎo)在觀念的偏見(jiàn)和意識(shí)的淡薄，從而導(dǎo)致了員工在實(shí)際管理過(guò)程中的輕視和疏忽。當(dāng)他們獲得了第一手檔案資料后，往往只是對(duì)這些資料進(jìn)行整理，而很難認(rèn)真的去發(fā)現(xiàn)具有參考價(jià)值的檔案資料。另外，由于對(duì)于檔案管理工作的不重視，很難做出管理制度上的調(diào)整和優(yōu)化。

（二）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)尚待提高

由于公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理是類(lèi)目眾多、任務(wù)繁重的工作，所以要充分實(shí)現(xiàn)這些檔案的規(guī)范化管理還具有較大困難。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)上還待進(jìn)一步提高。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國(guó)從事這類(lèi)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員不僅文化程度普遍偏低，同時(shí)崗位更換非常頻繁，對(duì)于檔案這類(lèi)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的管理工作，往往只是簡(jiǎn)單的資料接受，而很少能實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化歸類(lèi)和整理。另外，對(duì)于這些從事檔案管理的工作人員，由于資金缺乏和領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠等原因，很少參加專(zhuān)業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)，因而在檔案的規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化管理水平上難以滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的迫切需要。

（三）各類(lèi)檔案資料的收集和整理還不夠及時(shí)和規(guī)范

公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案資料的收集和整理，不僅是整個(gè)檔案管理工作中的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，同時(shí)也是開(kāi)展檔案管理后續(xù)相關(guān)工作的物質(zhì)前提。對(duì)于各類(lèi)檔案資料的收集和有效整理顯得尤為重要。但是，在實(shí)際工作中，相關(guān)檔案管理人員不僅管理意識(shí)淡薄，而且對(duì)于檔案歸類(lèi)的具體范圍和要求也很難做出準(zhǔn)確判斷。例如，工作人員為了趕工完事，對(duì)不該歸檔的資料進(jìn)行提前歸檔以及不該提前裝訂的資料進(jìn)行了提早裝訂。

（四）檔案資料所記載的內(nèi)容整體參考價(jià)值不夠高

公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案資料不僅是個(gè)人或企業(yè)一切社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記載，同時(shí)也是人們重要人事關(guān)系的直接反映。因此，這些檔案資料所記載的內(nèi)容無(wú)論是對(duì)個(gè)人或企業(yè)都有巨大的參考價(jià)值。但當(dāng)前我國(guó)的公共就業(yè)和人才服務(wù)對(duì)于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的知識(shí)水平、科研成果、業(yè)務(wù)能力以及個(gè)人技術(shù)特長(zhǎng)等資料還記載的相當(dāng)淺顯，因而很難讓廣大企事業(yè)單位有效了解其真實(shí)情況，導(dǎo)致檔案資料的整體參考價(jià)值不高[1]。

（五）關(guān)于各類(lèi)檔案的電子管理的方式還存在較多問(wèn)題

管理檔案資料的方式已從紙質(zhì)檔案資料管理逐漸走向電子資料管理。使得整個(gè)檔案資料的管理變得更加方便、快捷，同時(shí)也大大降低了檔案管理工作的人力和時(shí)間成本。但是，由于檔案管理尚存在如上所述的原因，所以對(duì)于電子檔案的管理模式和管理方式還存在較多問(wèn)題，特別是對(duì)于公共就業(yè)和人才服務(wù)電子檔案管理的安全性和長(zhǎng)期性也還不能完全保障。

■ 加強(qiáng)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的有效措施和策略

（一）加強(qiáng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和相互協(xié)調(diào)，增進(jìn)檔案管理人員意識(shí)

要充分實(shí)現(xiàn)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理，首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和相互協(xié)調(diào)，并增進(jìn)檔案管理工作人員的思想意識(shí)。對(duì)于檔案管理的直接領(lǐng)導(dǎo)人和負(fù)責(zé)人，應(yīng)認(rèn)真收集和研讀相關(guān)政策和文件，從而在吃透這些資料后有效的開(kāi)展相關(guān)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)性工作。其次，將這些文件的精神傳達(dá)給下屬每一位工作人員，從而使他們?cè)跈n案管理工作中做到與時(shí)俱進(jìn)。由于檔案管理涉及到了較多的職能部門(mén)，所以負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)工作需要及時(shí)的與這些相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，從而為有效開(kāi)展檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

（二）不斷優(yōu)化檔案管理制度，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化

為了使公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，應(yīng)不斷對(duì)檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行制定和優(yōu)化。首先，作為相關(guān)職能部門(mén)，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》及相關(guān)條例來(lái)檔案管理的一系列制度來(lái)進(jìn)行制定。其次，由于公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理涉及了較多的種類(lèi)目錄，如日常文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案以及各種人事變動(dòng)檔案等，所以對(duì)于這些檔案，應(yīng)根據(jù)檔案管理的制度進(jìn)行規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理。最后，對(duì)于電子類(lèi)檔案，除了健全相應(yīng)的管理制度外，應(yīng)安排具有較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的管理人員進(jìn)行管理，從而保證這些資料在整理和歸檔過(guò)程中的完整性和準(zhǔn)確性。

（三）注重檔案管理的信息化建設(shè)，全面提升檔案管理效率

為了充分適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，檔案管理還應(yīng)特別注重信息化建設(shè)。首先，為了使檔案管理更加科學(xué)、高效，檔案管理相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和引進(jìn)最先進(jìn)的檔案管理信息化技術(shù)。其次，為滿(mǎn)足不同人群對(duì)于檔案查閱的要求，應(yīng)建立較為完善的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)。再次，應(yīng)建立較為嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)管理安全系統(tǒng)，從而避免黑客入侵。最后，為了使我國(guó)的檔案管理充分與國(guó)際化接軌，檔案管理職能部門(mén)應(yīng)不斷擴(kuò)大資源共享范圍，并充分提高檔案管理工作的效率。

（四）全面提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平

如前所述，對(duì)于公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)和技術(shù)性都比較強(qiáng)的工作，所以在對(duì)這些檔案的管理工作中，相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)全面提升自身工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。首先，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行思想和安全性教育，有效提高對(duì)檔案管理的思想覺(jué)悟。其次，應(yīng)定期的聘請(qǐng)豐富經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)家來(lái)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，從而提高自身專(zhuān)業(yè)水平。最后，在招聘相關(guān)工作人員的時(shí)候，除了從專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平考察外，還應(yīng)對(duì)其各方面的綜合素質(zhì)進(jìn)行考察[2]。

（五）加強(qiáng)檔案日常管理，充分保證檔案存放的完整性和安全性

由于公共就業(yè)和人才服務(wù)的檔案管理是一項(xiàng)信息量不斷增加的長(zhǎng)期過(guò)程，所以加強(qiáng)檔案的日常管理工作非常有必要。首先，按照《檔案法》及單位檔案管理相關(guān)制度的要求，應(yīng)合理的制定每日工作計(jì)劃，將常規(guī)的檔案管理工作按部就班地推進(jìn)。其次，對(duì)于不完整的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和核對(duì)，按照《檔案存放制度》的標(biāo)準(zhǔn)完善這些資料。最后，為了充分保證檔案存放安全性，應(yīng)定時(shí)定期的對(duì)檔案存放的各種安全設(shè)施進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查，從而排查出水澇、火災(zāi)以及網(wǎng)絡(luò)入侵等安全隱患。

■ 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的不斷進(jìn)步，加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)就業(yè)人才和企事業(yè)單位相關(guān)檔案的規(guī)范化管理具有非常重要的作用。它不僅是各類(lèi)人才實(shí)現(xiàn)順利就業(yè)和進(jìn)行職稱(chēng)評(píng)定的重要保障，同時(shí)也是各大企事業(yè)單位全面開(kāi)展各項(xiàng)社會(huì)工作的基本前提。因此，作為負(fù)責(zé)公共就業(yè)和人才服務(wù)管理的相關(guān)職能部門(mén)或工作人員，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一檔案管理工作的重要性，并善于在工作實(shí)踐中摸索出一套可行性和操作性強(qiáng)的管理模式，從而促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。