毛艷

（遼寧省沈陽市法庫縣黨校，遼寧 沈陽 110400）

一、調(diào)查的主要內(nèi)容

（一）調(diào)查時(shí)間：2020年10月

（二）調(diào)查方式：線上+線下

（三）調(diào)查對象：微信群成員、機(jī)關(guān)文秘，包括各年齡段、各個(gè)機(jī)關(guān)辦公室

（四）調(diào)查方法：設(shè)計(jì)問題、普遍調(diào)查

（五）調(diào)查人：XXX

二、調(diào)查情況分析

（一）調(diào)查研究情況

調(diào)查中，總計(jì)有183人答題，在答題中呈現(xiàn)出一些問題，同時(shí)結(jié)合對典型研究對象的訪談，發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)文秘在寫作中存在的問題主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

（二）寫作存在的問題

1.公文體式不規(guī)范

公文不同于其他文中的特點(diǎn)之一就是體式不同，我國政府機(jī)關(guān)對公文用紙、印制、要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則都做出了嚴(yán)格規(guī)定。公文寫作過程中，部分文秘存在著體式不規(guī)范情況，如，標(biāo)識(shí)與字體使用不規(guī)范、向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件使用平行文或下行文版頭現(xiàn)象、公文標(biāo)題與內(nèi)容不對應(yīng)等等，都會(huì)影響到公文質(zhì)量，給人一種不專業(yè)的印象。

2.公文文種不規(guī)范

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，公文種類分為13種，但在法定公文之外行政機(jī)關(guān)處理日常工作時(shí)經(jīng)常使用事務(wù)性公文，要求文秘要能夠給根據(jù)機(jī)關(guān)職權(quán)、行文目的、主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系等要素來選擇公文文種。在行文實(shí)踐中，經(jīng)常出現(xiàn)文種不規(guī)范、不準(zhǔn)確的情況，很容易造成工作誤判，如，“報(bào)告”與“請示”不分、行文內(nèi)容混雜，用“報(bào)告”代替“意見”（報(bào)告屬于向上級(jí)反映情況，意見則是側(cè)重于對問題提出解決方法），“請示”與“函”混用等。公文文種不規(guī)范會(huì)影響到行文目的，給單位工作順利開展造成一定困難。

3.寫作語言不規(guī)范

很多從事文秘工作的人員并非專業(yè)畢業(yè)，語言應(yīng)用不夠規(guī)范，在缺乏長期嚴(yán)格專業(yè)訓(xùn)練情況下根據(jù)寫作經(jīng)驗(yàn)會(huì)出現(xiàn)種種問題。調(diào)查中，很多文秘反映在公文寫作中大量使用不規(guī)范口頭語言，僅僅滿足于一般會(huì)議錄音整理和會(huì)議紀(jì)要來書寫公文，缺乏對內(nèi)容深入研究和提煉、加之相關(guān)知識(shí)匱乏造成公文寫作中經(jīng)常出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)情況。實(shí)際上，部分機(jī)關(guān)文秘缺乏文體概念、不具備語言意識(shí)，為了追求簡單語言往往前言不搭后語，或采取大量修飾語言影響到公文的嚴(yán)肅性、簡明性和莊重性。此外，公文語言不夠簡練，部分公文內(nèi)容繁多、表義重復(fù)，甚至有的洋洋萬字，影響到觀感，把應(yīng)表述內(nèi)容淹沒在無用語言當(dāng)中。

（三）形成上述問題原因及策略

結(jié)合上述出現(xiàn)的問題來探討原因，與機(jī)關(guān)文秘交流中發(fā)現(xiàn)有著以下原因：（1）文秘人員流動(dòng)性大，從事文秘工作人員工作量大、責(zé)任重，相對于其他處室骨干受到重視程度較低。業(yè)務(wù)部門職工中很多人不愿意從事文秘工作，導(dǎo)致機(jī)關(guān)辦公室人員流動(dòng)性較大；（2）部分文秘人員能力較低、責(zé)任心不強(qiáng)，對于級(jí)別較低單位中從事文秘工作的人員往往學(xué)歷不高、加之缺乏積極向上學(xué)習(xí)心態(tài)平時(shí)不注重進(jìn)行研究，個(gè)人整體素質(zhì)和能力堪憂導(dǎo)致在公文寫作中經(jīng)常出現(xiàn)不必要小錯(cuò)誤造成質(zhì)量不高問題；（3）主管領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多、很少有足夠時(shí)間來指導(dǎo)進(jìn)行公文寫作和修改，心態(tài)上認(rèn)為只要能把事情辦成就好。還有極個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)不懂公文格式或要求，管理中無法為文秘提出建議和意見，下屬文秘撰寫好的標(biāo)準(zhǔn)格式和內(nèi)容經(jīng)過修改后往往不夠規(guī)范，影響到公文質(zhì)量；（4）公文過多過濫發(fā)放，有的部門公文過多，辦公室文秘主要精力用于公文接受和發(fā)放等事務(wù)性工作之中，很難有足夠精力來撰寫優(yōu)質(zhì)公文、無法集中精力審查公文內(nèi)容是否符合要求，在工作中容易發(fā)放質(zhì)量較低公文，給單位工作帶來負(fù)面影響。

通過上述調(diào)查、對存在的問題進(jìn)行相應(yīng)梳理及原因分析，本文提出提升機(jī)關(guān)文秘公文寫作水平策略：（1）提高公文寫作的緊迫感。目前，公文范圍不僅僅只是機(jī)關(guān)單位間相互行文，還應(yīng)用于其他場合反映政府執(zhí)政理念，成為依法行政不可或缺的重要工具。公文水平直接關(guān)乎到政府公眾形象，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要從內(nèi)心重視公文質(zhì)量，切實(shí)抓好公文寫作工作；（2）保持機(jī)關(guān)文秘隊(duì)伍穩(wěn)定性。一般來說，合格的公文寫作人員不單單要會(huì)選擇合適文種、正確書寫內(nèi)容，還應(yīng)當(dāng)精通本部門相關(guān)的政策與業(yè)務(wù)、準(zhǔn)確解釋文中內(nèi)容、熟悉相關(guān)法律。通過上述要求，唯有保持機(jī)關(guān)文秘隊(duì)伍穩(wěn)定性才能確保辦公室人員掌握機(jī)關(guān)動(dòng)態(tài)、把握政策精神、理解法律精髓，保障公文寫作質(zhì)量；（3）加強(qiáng)文秘寫作培訓(xùn)。培訓(xùn)是提高能力的重要途徑，以往很多部門把培訓(xùn)作為一種支出負(fù)擔(dān)，應(yīng)當(dāng)樹立全新培訓(xùn)觀、變革培訓(xùn)方式和手段，加大經(jīng)費(fèi)支持力度來做保障培訓(xùn)工作順利進(jìn)行。此外，邀請高水平文秘來進(jìn)行能力培訓(xùn)，把培訓(xùn)重點(diǎn)放在公文格式、內(nèi)容等方面，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)知識(shí)與能力并重，以多種多樣方式來提升文秘隊(duì)伍整體素質(zhì)；（4）完善相關(guān)制度來提供保障。把公文管理納入到年度考評(píng)機(jī)制，讓文秘人員從內(nèi)心重視公文寫作質(zhì)量，盡量降低出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率。嚴(yán)把公文“出口”和“進(jìn)口”，辦公室主任和分管領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格審查公文格式、內(nèi)容，對不符合條件公文發(fā)回重寫，涉及重大事項(xiàng)公文由一把手親自審閱，在源頭上遏制不規(guī)范公文出現(xiàn)。此外，單位還應(yīng)當(dāng)建立公文數(shù)據(jù)庫，整合歷年優(yōu)秀公文來實(shí)現(xiàn)信息共享，為文秘撰寫公文提供參考、有效提升公文寫作質(zhì)量。