文/彭皝（長沙市公路管理局城郊公路養(yǎng)護服務(wù)中心）

國家經(jīng)濟迅速發(fā)展，給公路系統(tǒng)許多工作的開展帶來了挑戰(zhàn)，人事檔案管理工作更是面臨眾多的挑戰(zhàn)和要求。怎么樣才能夠做好人事檔案管理工作，推進公路部門的良好發(fā)展，成了國家公路發(fā)展的重中之重。現(xiàn)今的人事檔案管理工作，可以很好地對人事檔案的應(yīng)用價值進行提高，不僅為公路系統(tǒng)的人力資源開發(fā)奠定了基礎(chǔ)，還對人事檔案管理工作制定相關(guān)政策提供了科學(xué)依據(jù)。公路部門在現(xiàn)今的情況下開展人事檔案管理工作，不僅要有思想和概念的改進，還要有規(guī)范、標準的制度來管理，為國家的公路事業(yè)的發(fā)展打下扎實的基礎(chǔ)。

一、人事檔案管理工作的概述

人事檔案管理工作是在人事、勞資和組織等相關(guān)的部門培養(yǎng)人才、選拔人才與使用人才的工作中產(chǎn)生的，記錄個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、道德作風(fēng)、工作情況、工作功績等情況，是為了能夠詳細地了解和認識，準確無誤地選拔任用人才。為此，人事檔案管理工作應(yīng)該要有真實性、規(guī)范性、科學(xué)性和完整性。此外，人事檔案管理工作是為了更好地促進人才正確的配置、正確的活動和正確的利用，不僅保證了人才的整體水平，還可以成為科學(xué)考核、真實評分和正確使用人才的重要依據(jù)。

二、人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案管理能夠更好地選拔和培養(yǎng)使用管理人才

人事檔案管理包含了領(lǐng)導(dǎo)干部檔案和全體員工的檔案，是根據(jù)各個員工的基礎(chǔ)信息、工作表現(xiàn)和平時的考察情況來創(chuàng)建的檔案材料，可以反映出員工的總體水平。要及時更新和維護員工的信息，才能確保信息來源的真實。想要更好地選拔出有用的人才，人事檔案管理工作就要做到有效管理。只有做好了每一位員工的真實記錄，及時完善和整理員工檔案，領(lǐng)導(dǎo)才能更好地了解到每位員工，才能正確培養(yǎng)人才，從中選拔出優(yōu)秀的人才，體現(xiàn)出人事檔案管理的重要性。

（二）人事檔案管理能夠利于開發(fā)和使用人才

社會上的競爭無非就是人才的競爭，公路部門要想得到好的發(fā)展，員工的工作能力體現(xiàn)尤為重要。人事檔案不但能夠?qū)T工進行簡單了解，還能充分體現(xiàn)員工的實力和素質(zhì)，為提拔人才打下基礎(chǔ)。人事管理不僅是對于員工，對于人力資源管理也是非常重要的。推進公路部門的發(fā)展，不僅需要有專業(yè)和有經(jīng)驗的團隊，更少不了領(lǐng)導(dǎo)使用優(yōu)秀的人才。在進行人事檔案管理時，不但可以讓領(lǐng)導(dǎo)合理分配人力資源，保證每個部分都能有充足的人力資源，從而能夠合理地利用人才的優(yōu)點，更好地促進了公路部門的發(fā)展。通過結(jié)合人才的種種優(yōu)勢，取長補短，共創(chuàng)雙贏，可以防止減少多余的人才流動，確保人才的穩(wěn)固和調(diào)動分配，爭取每一個人才都不被淹沒。

（三）人事檔案管理能夠激發(fā)員工的工作熱情

在工作中，員工對工作的積極性和對工作的責(zé)任心，都關(guān)系到工作是否能順利地進行。人事檔案管理是對工作人員的合理監(jiān)測并作出的相應(yīng)記錄。若是員工在工作中有違紀受罰的行為，都將被記錄在檔案里，并且是不能消除的。因此，又有著監(jiān)督的作用，是為了讓員工在工作中能夠有認真的工作態(tài)度和重視自己的工作。人事檔案管理工作記錄員工的真實工作情況，不僅有利于領(lǐng)導(dǎo)對其進行培養(yǎng)，還可以提升員工的工作能力和素養(yǎng)，讓員工在工作中有熱情，展現(xiàn)出他們的獨特性。

三、人事檔案管理工作中所存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容質(zhì)量較低

我國的人事檔案管理工作經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)獲得比較豐富的經(jīng)驗，隨著社會的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作在新社會環(huán)境下面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。人事制度的深度改革體現(xiàn)出人事檔案管理的重要性。人事檔案是反映出一個人的能力水平、經(jīng)驗和道德素質(zhì)等方面的情況，但是部門中會存在人事檔案材料里內(nèi)容質(zhì)量比較低，還有材料空缺的問題，這讓領(lǐng)導(dǎo)不能全面地了解評價員工的真實情況。隨著時代的進步，檔案內(nèi)容也要及時地跟進，把相關(guān)的工作內(nèi)容記錄下來，但是必須根據(jù)實際情況來進行。

（二）人事檔案重視度不夠

人事檔案管理工作是一項煩瑣的工作，要進行長期的更新和維護，部門的員工數(shù)量越多，工作量也就會相應(yīng)越大。在先前的人事檔案管理工作當(dāng)中，部門沒有足夠的重視度，相關(guān)的建設(shè)也存在殘缺，管理方法也不夠科學(xué)和規(guī)范，也是因為人事檔案管理工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟利益，還有公路部門的人事檔案管理工作存在一定的封閉性。為此，導(dǎo)致人事檔案不能得到高效和方便的檔案利用服務(wù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會人事檔案管理工作的需求，不僅存在脫節(jié)問題，還失去了推動作用，妨礙了人事檔案管理工作發(fā)展。

（三）人事檔案管理方式落后

我國建立社會主義市場經(jīng)濟與人事體制的改革，使人才就業(yè)流動的機會增加了，出現(xiàn)了大量人才流動的情況。在公路部門，組織結(jié)構(gòu)是非常復(fù)雜的，而且使用的還是傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度比較單一，沒有形成自身的管理體制，導(dǎo)致在員工離開工作崗位之后，人事檔案也不能及時更新，大大地降低了人事檔案管理的效率。人事部門進行挑選和培養(yǎng)人才的時候，容易被不完整的人事檔案誤導(dǎo)。

（四）管理人員自身素質(zhì)較低

新社會有新的檔案管理模式，信息技術(shù)的應(yīng)用有著重要功效。人事檔案管理工作一直在跟著社會不斷發(fā)展，但是管理人員沒有足夠的專業(yè)素質(zhì)水平和專業(yè)技能水平，不能正確地運用信息技術(shù)開展管理工作，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)今社會的崗位要求，使人事檔案管理工作效率下降，阻礙了人事檔案管理工作開展。

四、人事檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）合理運用人事檔案管理數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

（1）引入更新系統(tǒng)

對比傳統(tǒng)的人事檔案管理，信息化人事檔案管理有較高的工作效率，不僅能及時更新數(shù)據(jù)，還能改善問題數(shù)據(jù)。但是數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)存在系統(tǒng)不可以自主更新、保存，傳輸信息的過程不能保證不受外界侵略，使員工的個人信息出現(xiàn)泄露的問題。合理運用數(shù)據(jù)系統(tǒng)并及時更新數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使用可以自主更新的管理系統(tǒng)和安全系數(shù)高的管理系統(tǒng)就能妥善解決上述問題，就能保證公路部門的人事檔案安全性。但是研發(fā)軟件的力度是不能減少的，更要及時更新軟件，避免從外面購買的軟件中所存在的損害。

（2）加強系統(tǒng)安全管理

人事檔案管理系統(tǒng)存有全體員工的檔案信息，要采取合適的安全管理方式阻止病毒和黑客的侵犯。一般可以用DES 對稱加密或者RSA加密來保護。DES 加密是使用了一個56 位的密鑰和8 位奇偶校驗位，然后產(chǎn)生64 位密文，雖然這個加密方法有點煩瑣，但能夠防御普通的黑客攻擊。RSS 加密方法比DES 加密方法的速度會慢許多，因為進行的是大數(shù)值計算，密鑰更是達到了500 位長，也有很高的防御能力。

（二）加強人事檔案材料質(zhì)量管理

人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題的主要原因是人事部門和領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理不夠重視，只有人事部門和領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作有足夠的重視，就能提高人事檔案管理的質(zhì)量。人事檔案管理的從業(yè)者不僅要加強宣傳工作，還要增強領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重視意識。想要加強人事檔案管理的工作質(zhì)量，就必須把人事檔案管理工作人員的文化素養(yǎng)和職業(yè)道德素質(zhì)提升上來，因為檔案管理人員是人事檔案管理工作的根本。要增強對檔案管理工作各方面的投入，加強對工作能力素質(zhì)的培育，才能夠滿足新時期人事檔案管理工作的需求。人事檔案管理人員要從傳統(tǒng)的被動工作模式轉(zhuǎn)變成主動模式，要積極主動去了解人事部門的實際需要。嚴厲禁止各種檔案作假的行為，一旦發(fā)現(xiàn)就要立刻進行處置。人事部門之間要建立一個聯(lián)系的體制，保證檔案內(nèi)容否符合人員流動情況。只有做好了檔案管理工作，才能確保其他工作的順利開展。

（三）提升管理效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員需要通過實質(zhì)檔案，搜集和整理材料就要耗費很多的時間和精力，在查找中還要按照實際的要求選擇查詢的方法，有時花費了大量的人力物力還有財力，也有可能使原始檔案出現(xiàn)殘缺和破損的問題?，F(xiàn)在信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理也跟著與時俱進了，開始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和自動化技術(shù)，比如創(chuàng)建檔案的數(shù)據(jù)庫和建立檔案的共享平臺，在查詢資料的時候更加便捷了，還提高了管理工作的質(zhì)量和效率，促進了檔案管理的發(fā)展。

（四）完善人事制度

我國社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷改革促使了人事制度的改革，有規(guī)范有標準有制度的人事檔案管理模式離不開科學(xué)完善的管理體制，這也是現(xiàn)在社會上人事檔案管理工作的主要需求。要根據(jù)制度的要求規(guī)定，樹立公路部門人事檔案管理部門和員工的相關(guān)使命感，完善好制度，做好對人事管理的甄別和查詢等一系列的工作。目前我國對政治經(jīng)濟體制下的人事制度的完善力度加強了，想要檔案的內(nèi)容完整，就要在其中添加崗位的聘用合同、季度年度的考核材料等。在開展檔案管理的工作時，要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)定，使公路部門的人事檔案管理工作更加規(guī)范和完善。

（五）提高管理人員素質(zhì)培養(yǎng)力度

公路部門檔案管理工作的開展離不開優(yōu)秀的人才，只有培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，從事檔案管理的團隊才會越來越優(yōu)秀和專業(yè)。想要提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，那么就要定時進行相關(guān)的培訓(xùn)，培育檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)，使檔案管理人員在工作中秉持著認真嚴謹?shù)膽B(tài)度，才能滿足檔案管理工作的持續(xù)有效開展。

五、結(jié)束語

人事檔案管理工作是否能夠做好，取決于對員工的工作要求、管理制度的建立，取決于為管理人員創(chuàng)造一個好的工作環(huán)境。想要提高人事檔案管理工作的效率，就必須加大對人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。