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        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理探討

        2021-11-29 01:43:33李迪
        文學(xué)天地 2021年10期
        關(guān)鍵詞:綜合管理信息化

        李迪

        摘要:不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可以記錄具有保存價(jià)值的文字、圖形和聲像等材料,有效反映不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬建立、產(chǎn)權(quán)變更、轉(zhuǎn)讓等情況,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的保管和利用,有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理,不僅可以為物權(quán)登記提供依據(jù),促使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作程序不斷趨于完善,還能為用戶帶來(lái)極大的便捷。但在推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中仍舊存在許多問(wèn)題,基于此,本文結(jié)合具體問(wèn)題進(jìn)行分析,積極探討不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的優(yōu)化策略,旨在提升檔案管理工作的效率,進(jìn)一步強(qiáng)化我國(guó)檔案工作的服務(wù)職能。

        關(guān)鍵詞:不動(dòng)產(chǎn)登記檔案;收集與整理;信息化;綜合管理

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案管理的重要內(nèi)容之一,主要以簿冊(cè)的形式真實(shí)地記錄不動(dòng)產(chǎn)的歸屬情況,從而保障物產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益,促使市場(chǎng)交易更加穩(wěn)定。就目前而言,國(guó)家在推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作方面做出了許多努力,但在檔案信息收集與整理中不免存在檔案移交內(nèi)容缺失、整合入庫(kù)不規(guī)范、檔案信息整理效率低等問(wèn)題,要求不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)登記檔案管理,運(yùn)用新技術(shù)和新方法,全面收集和快速整理檔案信息,確保從登記受理直到發(fā)證都能按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行,提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性,從而充分發(fā)揮出不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的有效性。

        一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中面臨的問(wèn)題

        我國(guó)雖然重視檔案管理工作,也加大對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理方面的投入力度,但在實(shí)際管理中仍舊存留一些問(wèn)題,比如,檔案信息收集不全面,由于檔案內(nèi)容較多,工作人員在收集與整理檔案信息時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)信息遺漏的情況,使得檔案信息完整度不高,而大量的檔案文件堆積,也會(huì)造成檔案室?guī)齑婷娣e不足,影響檔案管理工作進(jìn)行。部分不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)在處理檔案信息時(shí),依舊采用人工收集與整理的方式,按照不同檔案類(lèi)型,對(duì)檔案文件進(jìn)行分類(lèi),再統(tǒng)一貼上標(biāo)簽,按照順序入庫(kù)保存,這種方式需要耗費(fèi)大量的人力,也使得資料整理效率不高。此外,檔案移交及整合入庫(kù)中也會(huì)存在問(wèn)題,由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理每項(xiàng)工作之間聯(lián)系非常密切,在裝訂入庫(kù)時(shí),若出現(xiàn)移交錯(cuò)誤,會(huì)影響檔案使用。

        二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理工作的優(yōu)化措施

        (一)明確登記檔案管理原則

        不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)在開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作時(shí),不僅要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)制進(jìn)行信息收集與整理,還要明確登記檔案管理的基本原則。首先,要堅(jiān)持完整性原則,在資料入庫(kù)前,對(duì)已經(jīng)整理好的檔案文件不能重新編排,可以刪減失真、失效內(nèi)容,盡量保證內(nèi)容的完整性。其次,堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)性原則,不動(dòng)產(chǎn)登記檔案一定要體現(xiàn)其真實(shí)性,注重檔案信息之間的內(nèi)在聯(lián)系,確保檔案記錄能夠真實(shí)地反映出事實(shí)。再次,堅(jiān)持檔案管理的規(guī)范性,尤其在紙質(zhì)版檔案管理過(guò)程中,要使用標(biāo)準(zhǔn)化的模板和專(zhuān)門(mén)的紙張進(jìn)行記錄,涉及到證件復(fù)印或者打印等內(nèi)容不能隨意裁剪或者拼接,同時(shí)注意檔案信息的全面性,認(rèn)真核對(duì)和反復(fù)檢查檔案內(nèi)容、署名、蓋章等有無(wú)錯(cuò)誤。最后,堅(jiān)持便捷性原則,因檔案管理的目的就是方便用戶及有關(guān)部門(mén)調(diào)取和使用,在收集和整理檔案信息時(shí),要優(yōu)化管理方式,按照要求保存檔案,從而更好地服務(wù)于用戶[1]。

        (二)落實(shí)檔案入庫(kù)管理工作

        檔案裝訂入庫(kù)是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié),要想保證入庫(kù)資料的真實(shí)性和有效性,確保檔案管理工作無(wú)任何紕漏,需要把控好從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)技能,強(qiáng)化其綜合能力,同時(shí)還要讓負(fù)責(zé)人熟悉信息技術(shù)和新設(shè)備,能夠熟練地使用電子檔案,改變?cè)幸约堎|(zhì)檔案為主的管理方式。還要將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息進(jìn)行集中管理,按照檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi),準(zhǔn)確地填寫(xiě)登記內(nèi)容,將檔案信息進(jìn)行備份,儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中,防止檔案信息丟失,降低管理?yè)p失。

        (三)提升管理的信息化建設(shè)

        現(xiàn)今不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中面臨著一個(gè)主要問(wèn)題,就是檔案信息收集與整理工作效率低,要想解決這一問(wèn)題,必須推動(dòng)檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。有關(guān)部門(mén)應(yīng)加大信息化建設(shè)這方面的資金投入力度,將原有管理設(shè)施和陳舊的設(shè)備進(jìn)行更新,開(kāi)發(fā)智能化的新型設(shè)備及升級(jí)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng),提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息收集與整理的效率。同時(shí),要加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用,實(shí)行一體化管理模式,主要要將檔案信息收集、分類(lèi)、整理、核對(duì)及入庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一管理,注重各部門(mén)之間溝通協(xié)作,實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,以免出現(xiàn)工作脫節(jié)的情況。還可以建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息平臺(tái),憑借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行線上查閱,節(jié)省檔案管理過(guò)程中人力、物力等資源的消耗,全面提升檔案管理的有效性。

        (四)加大檔案綜合管理力度

        目前,多數(shù)不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)在檔案收集與整理工作中使用大數(shù)據(jù)對(duì)信息進(jìn)行整合和處理,在提升檔案管理效率的同時(shí),也增加了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的風(fēng)險(xiǎn)性,因此加強(qiáng)對(duì)檔案綜合管理不容忽視,可以建立自動(dòng)化管理系統(tǒng),對(duì)登記檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行識(shí)別,保證整理入庫(kù)的信息真實(shí)有效。還要依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的實(shí)際情況,制定檔案管理制度,規(guī)范工作人員的行為,充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在戶籍管理、國(guó)土資源保護(hù)等方面的作用,并在發(fā)生糾紛時(shí)提供重要的法律依據(jù)[2]。此外,可以建立檔案質(zhì)量管理隊(duì)伍,由專(zhuān)門(mén)責(zé)任人對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理進(jìn)行監(jiān)管,提高檔案管理的規(guī)范性。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的內(nèi)容較多,工作流程較為復(fù)雜,任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏,都會(huì)給不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案管理造成嚴(yán)重的損失。為了突出檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性和有效性,必須真實(shí)地記錄物權(quán)狀態(tài),明確登記檔案管理原則,全面落實(shí)檔案入庫(kù)管理工作,推動(dòng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展,同時(shí)加強(qiáng)檔案綜合管理,提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的質(zhì)量和效率。

        參考文獻(xiàn)

        [1]朱夢(mèng)嘉.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2020(19):84 -85.

        [2]洪靜娟.淺析不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理[J].智庫(kù)時(shí)代,2020(37): 242-243.

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