陳芳芳 何慧

（1.濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院，山東 濰坊 261031；2.濰坊市公共就業(yè)和人才服務中心，山東 濰坊 261000）

隨著現(xiàn)代化網絡信息技術的廣泛應用，事業(yè)單位順應時代潮流，提高信息數(shù)據的管理和利用效率也日益提上工作日程。事業(yè)單位中最重要的信息來源就是檔案、圖書、情報，做好它們的一體化管理，克服分別管理帶來的時間成本、人力浪費的局限，簡化信息搜索過程，以滿足信息時代背影下用戶的使用需求，才能真正順應當下資料文獻數(shù)字化的趨勢，這也是事業(yè)單位在信息管理進程中的必然選擇。本文從檔案、圖書、情報一體化管理在事業(yè)單位中進行實施的必要性和實施中面臨的主要問題出發(fā)，就如何提升事業(yè)單位檔案、圖書、情報一體化管理的具體舉措進行了研討和探索，望能夠推動事業(yè)單位信息化管理的進一步發(fā)展。

一、概述事業(yè)單位檔案、圖書、情報一體化管理的定義

什么是事業(yè)單位的檔案、圖書、情報一體化管理呢？即在事業(yè)單位中，將檔案、圖書、情報三大信息庫集中起來統(tǒng)一管理，使其形成一個整體的信息來源，借助統(tǒng)一平臺和搜索引擎實現(xiàn)利用和管理。其本質是一種資源共享、信息共享的模式，使輻射范圍更廣、利用人群更多，提升信息利用效率。

二、事業(yè)單位實施檔案、圖書、情報一體化管理的必要性

（一）可行性。首先，檔案、圖書、情報三大信息載體在事業(yè)單位中有著相似或相同的服務對象、功能手段和管理方式，無形中緊密地聯(lián)系在一起，為實現(xiàn)一體化管理提供了可行基礎。另外，現(xiàn)代化信息技術的應用，計算機網絡技術的發(fā)展，都為三者的一體化管理提供了技術保障和手段支持，也成為可行性之一。

（二）現(xiàn)實性。事業(yè)單位中最多涉及和處理的是與師生終身發(fā)展相關的重要信息，隨著信息化時代的到來，知識性人才的需求越來越高，經濟社會的迅猛發(fā)展也對知識性人才提出了更高的要求，教育變革正在悄然到來。教師的教研和教學，學生的論文撰寫和課題研究都需要更多更廣更全面的信息數(shù)據來做支撐，原有的檔案和圖書（情報）分別管理的方式根本無法滿足師生對信息獲取的廣泛性、深入性和針對性的需求。這就決定了事業(yè)單位師生的信息處理必須更快更準更全面，將事業(yè)單位的檔案、圖書、情報實施一體化管理也成現(xiàn)實需求下的必然選擇。

（三）整體性。事業(yè)單位檔案、圖書、情報的一體化管理也能從整體上促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展，激勵事業(yè)單位不斷在信息化的基礎上進行管理創(chuàng)新。這種一體化管理實現(xiàn)了傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉變，實現(xiàn)了量的積累和質的提升，它一方面使單一分散、片面局限的信息整合成為一個系統(tǒng)全面、層次分明的整體，支持師生各種形式內容和范圍角度的查閱參考；另一方面將事業(yè)單位負責信息管理的獨立部門聯(lián)結成一個統(tǒng)一部門，真正實現(xiàn)了知識創(chuàng)新和優(yōu)勢互補。所有這些都促進了事業(yè)單位服務水平的提升，實現(xiàn)了事業(yè)單位管理模式的歷史跨越，滿足了師生讀者信息利用的新需求，促進了新型人才的培養(yǎng)，推動了社會的發(fā)展和進步。

三、事業(yè)單位檔案、圖書、情報一體化管理在實施中面臨的問題

（一）理念轉變不到位

在對事業(yè)單位檔案、圖書、情報的管理理念上，一直以來都是傳統(tǒng)管理模式的理念占上風，主要表現(xiàn)在一是對一體化管理的內涵和必要性認識不夠，覺得不需要進行管理模式的變革，二是有一些狹隘的錯誤的思想，認為一體化管理模式會導致工作人員的下崗，這些落后的思想和觀念都阻礙了事業(yè)單位檔案、圖書、情報一體化管理的實施進程。這也充分印證了新生事物雖然前途是光明的，但過程也確實是曲折的。若想順利實施檔案、圖書、情報的一體化管理，還需從人們傳統(tǒng)理念的轉變開始。

（二）體制統(tǒng)籌不健全

體制上的不健全主要體現(xiàn)在管理上的不能完美配合和融洽，因為事業(yè)單位的檔案、圖書（情報）均由各部門分別用不同的管理方法和系統(tǒng)進行分別管理，缺少一體化管理的機構和機制，管理上配合度和融洽度就較差。因此，解決橫向上的聯(lián)系也是實施一體化管理的困難之一，直接關乎到資源的配置和共享，只有統(tǒng)籌規(guī)劃，才能保證合作實現(xiàn)。

（三）人才標準不滿足

檔案、圖書、情報的一體化管理需要高水平的專業(yè)化人才，過硬的專業(yè)知識必不可少，高超的計算機技術和管理水平也至關重要，而目前在事業(yè)單位中能滿足信息整合協(xié)調操作的高級人才鳳毛麟角。如何提升檔案、圖書（情報）工作領域里管理人才的業(yè)務能力和工作水平，以更好的應對現(xiàn)代化網絡信息技術的發(fā)展和應用，提升計算機操作水平也是需要解決的問題之一。

（四）管理經費不充足

一旦實施檔案、圖書、情報的一體化管理，網絡升級也就勢在必行。因為目前的網絡運行速度和網絡數(shù)據承載量等均不能滿足一體化管理后的大容量、快速度需求。實行網絡升級就需要購買先進設備和聘用專業(yè)的網絡升級人員，所有這些都需要相當數(shù)額的經費支持。但目前能夠用在計算機硬件配備和網絡升級以及新技術開發(fā)方面的經費還比較有限，需要進一步解決。

四、提升事業(yè)單位檔案、圖書、情報一體化管理水平的策略

（一）加強學習，轉變理念

該措施主要針對于那些理念傳統(tǒng)、故步自封，對一體化管理認識不到位，理念急需轉變的人。事業(yè)單位對著部分人組織教育培訓，讓他們加強學習，充分認識并感受到一體化管理的必要性和重要性。培訓內容可從以下三方面入手：

一是當今社會發(fā)展的大趨勢和信息化時代的大背景，讓他們充分認識到在經濟迅猛發(fā)展、科技日新月異、競爭更趨激烈的今天，傳統(tǒng)的獨立管理模式已經無法滿足現(xiàn)代人對知識多方位、多層次、高標準的需求，網絡化、信息化、數(shù)字化才是正道。

二是細致闡述事業(yè)單位檔案、圖書、情報實施一體化管理的實際好處。通過整理加工、分類合成整合成的統(tǒng)一信息，具有更好的針對性和更高的綜合性，能夠為學生撰寫畢業(yè)論文和其他論文等提供豐富的大量的文獻參考，為教師的科研和教研工作提供材料支持。

三是發(fā)達國家的借鑒和啟發(fā)。讓參訓人員認清現(xiàn)實，國際上很多發(fā)達國家已經通過利用一體化管理的模式促進了信息的發(fā)展與更新，推動了社會發(fā)展腳步的進程。為在國際社會中爭取更多的交流和合作，提升綜合競爭力，也必須進行信息的一體化管理。

（二）建立健全管理機制

首先從一體化系統(tǒng)入手，建立一個三位一體的網絡系統(tǒng)，將事業(yè)單位檔案館、圖書（情報）館中的獨立信息整合成統(tǒng)一平臺，并借助現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)對信息的整理和分類，幫助使用者在最短時間內將信息搜集齊全，更好地實現(xiàn)檔案、圖書、情報的一體化管理，提升服務質量、滿足師生需求。

另外，建立統(tǒng)一的規(guī)章制度和管理標準，有了統(tǒng)一的政策規(guī)范和管理標準，就能夠克服原檔案館、圖書（情報）館因自身管理體系不同所造成的分歧和偏差，幫助一體化管理更好地運行。需要注意的是，統(tǒng)一政策標準的建立要結合三類信息的不同特征，在符合法律要求的前提下，立足事業(yè)單位實際，根據實際情況進行。

（三）強化人才隊伍建設

檔案、圖書、情報的一體化管理需要專業(yè)知識和信息技術操作能力兼?zhèn)涞母呒壢瞬?，這就需要事業(yè)單位要注重對此類人才的引進和對管理工作人員的培養(yǎng)。在培訓過程中首先要針對檔案學、圖書和情報學、信息管理學等一體化管理過程中所必要掌握的專業(yè)知識進行專門培訓，還要對信息技術的掌握、網絡操作技術的指導落實到位，保證從事一體化管理的工作人員能夠熟練掌握和運用計算機技術。同時還要主要培訓和培養(yǎng)的周期性和連續(xù)性，讓管理人員不斷學習和吸收新知識，不斷掌握和優(yōu)化新技能，從而不斷提升管理人員的素質層次、專業(yè)能力和管理水平。目的在于培養(yǎng)出能夠勝任一體化管理的新型人才隊伍，盡快實現(xiàn)一體化管理。

（四）保障經費投入

經濟基礎決定上層建筑，任何事物的發(fā)展進步都離不開經濟基礎的支持，尤其是新興的科學技術，更需要充足的經費保障，來促成其的萌芽發(fā)展和成長成熟。在事業(yè)單位檔案、圖書、情報一體化管理的實施進程中，更要格外保障好每一項經費的充足和投入，以得到現(xiàn)代科學技術的支持，對現(xiàn)有網絡進行升級更新。從而提升事業(yè)單位文化建設能力和信息管理水平。

五、結語

隨著信息化、大數(shù)據、網絡化時代的到來和計算機科學技術的發(fā)展，資源的整合優(yōu)化和信息共享是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。事業(yè)單位檔案、圖書、情報的一體化管理是實現(xiàn)資源共享、優(yōu)化整合的重要途徑，有其實施的必要性和現(xiàn)實意義。本文旨在克服事業(yè)單位檔案、圖書、情報一體化管理面臨的局限和問題，提供有益建議，以推動其的有效實施，從而滿足事業(yè)單位人才培養(yǎng)的需求，提升事業(yè)單位教學科研水平，培養(yǎng)出更多更高層次的優(yōu)秀人才，服務社會，報效祖國。