譚笑怡

（南京市玄武區(qū)孝陵衛(wèi)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，江蘇 南京 210014）

一、引言

審批類檔案是行政審批過(guò)程中自受理到?jīng)Q定中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片及其他各種形式的原始檔案記錄。它既是行政機(jī)關(guān)及相關(guān)執(zhí)法人員總結(jié)和研究行政許可案例的主要依據(jù)，也是復(fù)議機(jī)關(guān)和審判機(jī)關(guān)判斷行政許可決定是否合法規(guī)范，是否成立的重要依據(jù)。衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類總的來(lái)說(shuō)分為行政許可、獎(jiǎng)勵(lì)、確認(rèn)、給付、處罰、強(qiáng)制及其他六大類，基本涵蓋了審批職能業(yè)務(wù)的方方面面。由于審批職能的特性又與大、中、小型公共場(chǎng)所及醫(yī)療執(zhí)業(yè)機(jī)構(gòu)，各個(gè)發(fā)展時(shí)期事項(xiàng)的安全審查緊密聯(lián)系，因此檔案的管理顯得尤為重要。它是制定及決策工作標(biāo)準(zhǔn)等方面的科學(xué)依據(jù)，是指導(dǎo)醫(yī)療實(shí)踐并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料?？茖W(xué)規(guī)范地管理檔案，可再現(xiàn)管理服務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作業(yè)績(jī)和管理水平，同時(shí)也對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)及發(fā)展，監(jiān)督大、中、小型公共場(chǎng)所具有重要參考價(jià)值。

近年來(lái)，各級(jí)政府對(duì)各種類型檔案的整理、保存工作愈加重視。區(qū)級(jí)衛(wèi)生健康委員服務(wù)的對(duì)象大致可以分為兩類：一是，多而小的診所或門診部；二是，數(shù)量龐大的大、中、小型公共場(chǎng)所；三是醫(yī)療衛(wèi)生從業(yè)人員，通俗來(lái)說(shuō)就是“醫(yī)生、護(hù)士”，整體涵蓋了從業(yè)的機(jī)構(gòu)及從業(yè)的人員從注冊(cè)到執(zhí)業(yè)再到注銷的過(guò)程，并實(shí)時(shí)為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法提供證據(jù)，對(duì)界定具有法律意義上的合法執(zhí)業(yè)有現(xiàn)實(shí)重大的證據(jù)意義！在疑似發(fā)生醫(yī)療糾紛或事故之后，對(duì)于求證機(jī)構(gòu)或個(gè)人是否具備醫(yī)療行為資質(zhì)，此類檔案的管理將更加受到重視。現(xiàn)如今，在國(guó)家醫(yī)療改革的過(guò)程中，各級(jí)衛(wèi)生行政管理部門都對(duì)基層醫(yī)療的發(fā)展鼓勵(lì)“放開”，為醫(yī)療發(fā)展創(chuàng)造寬松的營(yíng)商服務(wù)環(huán)境，建立更生態(tài)的發(fā)展體系，為前來(lái)申請(qǐng)辦理行政審批事項(xiàng)的公民或企業(yè)法人提供規(guī)范、便捷、高效的服務(wù)。

與此同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的影響下，國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)辦公廳、國(guó)家總醫(yī)藥管理局辦公室全面推進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)師、護(hù)士行政審批類事項(xiàng)的電子注冊(cè)以及電子證照申領(lǐng)。本文通過(guò)介紹區(qū)級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案管理現(xiàn)狀，闡述加強(qiáng)此類檔案管理的重要性與必要性，結(jié)合現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并提出解決的方法。區(qū)級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案管理關(guān)系到區(qū)級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)及大、中、小型公共場(chǎng)所的監(jiān)督、管理特有的特征。

二、區(qū)級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案管理工作的基本要求

（一）行政審批類檔案完整性及延續(xù)性

完整性是檔案管理最重要的基本原則。行政審批類檔案對(duì)于法人，記錄著審批對(duì)象自申請(qǐng)（備案），到每年校驗(yàn)，直至注銷，尤其是各種對(duì)于法定代表人、醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)地點(diǎn)、主要負(fù)責(zé)人、診療科目等關(guān)鍵信息的變更；對(duì)于個(gè)人，記錄著審批對(duì)象自首次注冊(cè)，到每一次主要執(zhí)業(yè)機(jī)構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項(xiàng)的變更，以及每一次的資質(zhì)或技術(shù)備案。

因此，我們要將保證審批對(duì)象的檔案數(shù)據(jù)齊全作為起點(diǎn)，分類明確，將更名的對(duì)象集中存放，不致分散和遺漏，維護(hù)卷宗的完整；其次，要盡量保持審批對(duì)象發(fā)展的歷史沿革，不能人為地割裂，使檔案工作具有“空間上”的完整性以及“時(shí)間上”的完整性。以備任何階段，甚至機(jī)構(gòu)注銷后，醫(yī)師、護(hù)士離職后，就診患者的“溯源”，各級(jí)行政、法律機(jī)關(guān)的查閱。

為促進(jìn)依法行政，增強(qiáng)行政管理活動(dòng)的透明度，提高行政效能，玄武區(qū)衛(wèi)健委結(jié)合實(shí)際，講求實(shí)效，不斷推進(jìn)行政審批改革的力度，2019年1月，按照“三集中、三到位”的原則以及市衛(wèi)健委行政審批要求，所有行政審批事項(xiàng)由一個(gè)科室（法監(jiān)科）負(fù)責(zé)，全面履行審批職能。目前7大類行政審批項(xiàng)目，全部集中到行政服務(wù)大廳統(tǒng)一受理，實(shí)行一站式服務(wù)。做好行政工作的終點(diǎn)和溯源就是檔案工作的規(guī)范。

進(jìn)一步加大簡(jiǎn)政放權(quán)，讓老百姓在家門口就能辦成事。4月21日，區(qū)委編辦、區(qū)司法局、區(qū)行政審批局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于對(duì)賦權(quán)清單征求意見的通知》，通知涉及玄武區(qū)衛(wèi)健委許可服務(wù)類權(quán)限下放街道5項(xiàng)、行政處罰類權(quán)限下放街道41項(xiàng)，征求各個(gè)區(qū)委是否適合下放意見。我委收到通知后，進(jìn)行了認(rèn)真研究，提出5項(xiàng)許可服務(wù)類和29項(xiàng)行政處罰類權(quán)限事項(xiàng)下放街道建議，區(qū)委區(qū)政府已進(jìn)行研究，擬于近期實(shí)施。

（二）行政審批類檔案安全性、規(guī)范性

安全性是檔案管理的“生命線”。行政審批類檔案在上文中已經(jīng)闡述了它是記錄審批對(duì)象自申請(qǐng)（備案），到每年校驗(yàn)，直至注銷的完整過(guò)程記錄，是判斷法律主體責(zé)任是否依法執(zhí)業(yè)的依據(jù)；對(duì)于個(gè)人，檔案記錄著審批對(duì)象自首次注冊(cè)，到每一次主要執(zhí)業(yè)機(jī)構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項(xiàng)的變更，以及每一次的資質(zhì)備案。因此它的存在以及保存的期限，是查對(duì)其歷史沿革的唯一參照。尤其是這些檔案涉及申請(qǐng)單位及公民的機(jī)密或隱私，通常只有一份孤本，況且這些檔案是永久留存，其價(jià)值往往越大。若是由于社會(huì)和自然的原因，檔案材料遭到損毀不可避免，人為遺失便是較大的失誤了［1］。

推進(jìn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、安全化建設(shè)。全面梳理委內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和檔案評(píng)價(jià)信息數(shù)據(jù)源，按規(guī)定要求及時(shí)報(bào)送檔案信息和“雙公示”信息，加快與市檔案辦聯(lián)合獎(jiǎng)懲系統(tǒng)的對(duì)接和應(yīng)用，逐步擴(kuò)充法人、自然人檔案信息報(bào)送范圍。將檔案信息安全保障納入委信息安全體系整體建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行信息安全管理規(guī)范與制度有關(guān)要求，強(qiáng)化相關(guān)工作人員安全意識(shí)［2］。

檔案管理從來(lái)不是孤立的工作，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間有其關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)性。將檔案文件統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的規(guī)范化，使得檔案信息資源可以隨時(shí)隨地得以共享，更好地反饋監(jiān)管單位及行政主管單位，甚至應(yīng)用于法律案卷及法律經(jīng)典案例的研究，也更好地保障著人民人身及財(cái)產(chǎn)的安全［3］。

隨著衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷發(fā)展，目前衛(wèi)計(jì)委全面推進(jìn)電子化注冊(cè)以及電子證照（包含醫(yī)療機(jī)構(gòu)、執(zhí)業(yè)（助理）以適、護(hù)士），并且已廣泛應(yīng)用，南京市衛(wèi)健委行政審批與政務(wù)服務(wù)信息系統(tǒng)的積極推進(jìn)將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于行政審批檔案管理中，大大提高工作的效率，提升現(xiàn)代化管理水平。

三、區(qū)級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）審批對(duì)象處于不同階段，區(qū)級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值。由于審批對(duì)象不同，管理方式也有不少差異，但是不用于一般的檔案管理過(guò)程，只要是檔案審核中的材料要件，具有憑證價(jià)值，均需收藏。為其本人、行政主管部門及法律監(jiān)管機(jī)構(gòu)控制和使用，也為記錄審批對(duì)象的歷史沿革留下痕跡。

（二）衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案是在審批對(duì)象形成著的活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映其全部的歷史及其是否合法開展診療活動(dòng)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。隨著近年來(lái)國(guó)家和省“放管服”改革部署和要求，協(xié)調(diào)推進(jìn)社會(huì)辦醫(yī)療機(jī)構(gòu)跨部門審批、診所備案制改革試點(diǎn)等政策措施的貫徹落實(shí)。貫徹國(guó)家和省在自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)開展“證照分離”改革全覆蓋試點(diǎn)的實(shí)施方案，牽頭細(xì)化衛(wèi)生健康領(lǐng)域23個(gè)事項(xiàng)工作舉措。持續(xù)開展“減證便民”，消除審批服務(wù)中的模糊材料，減少煩瑣環(huán)節(jié)和手續(xù)，嚴(yán)把合法性審核關(guān)口，不得以備案、年檢、認(rèn)證等形式變相設(shè)置實(shí)施行政許可或增加證明材料，進(jìn)一步消除制約衛(wèi)生健康改革發(fā)展的政策壁壘。因此，在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的做法至關(guān)重要。

（三）行政審批檔案管理對(duì)加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”，歸集行政許可、行政處罰等涉企信息有重大意義，推進(jìn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化。嚴(yán)格落實(shí)清單制度，做好衛(wèi)生健康政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)清單行政權(quán)力事項(xiàng)清單、公共服務(wù)事項(xiàng)清單、“不見面審批服務(wù)”清單、市場(chǎng)準(zhǔn)入負(fù)面清單等清單管理，實(shí)行動(dòng)態(tài)調(diào)整并及時(shí)向社會(huì)公開。推進(jìn)衛(wèi)生健康政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)實(shí)施清單標(biāo)準(zhǔn)化，遵循最小顆粒度原則，推動(dòng)全省同一事項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理項(xiàng)、受理?xiàng)l件辦理流程、申請(qǐng)材料等要素標(biāo)準(zhǔn)化，推動(dòng)實(shí)施清單“四級(jí)N同”，為“一網(wǎng)通辦”奠定基礎(chǔ)。

四、管理實(shí)務(wù)

（一）檔案資料的收集

對(duì)審批對(duì)象申請(qǐng)的行政許可、行政獎(jiǎng)勵(lì)、行政給付、行政處罰、行政強(qiáng)制及行政其他幾類工作產(chǎn)生的資料進(jìn)行全面的接收進(jìn)庫(kù)工作，并按照法人、申請(qǐng)人進(jìn)行設(shè)置獨(dú)立檔案盒便于查閱。

（二）檔案資料的整理

在接收入庫(kù)前，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行案卷質(zhì)量檢查，對(duì)檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，對(duì)不貼合要求的材料進(jìn)行指導(dǎo)和幫忙整理。按照檔案管理制度，建立健全資料接收、整理與管理體系，切實(shí)做好檔案資料的整理。

（三）檔案資料保管保護(hù)

檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案的數(shù)量及保管樁孔進(jìn)行檢查，填寫記錄；對(duì)檔案資料庫(kù)的溫濕度進(jìn)行調(diào)控，及時(shí)除塵、消毒，并進(jìn)行安全檢查，避免出現(xiàn)事故。

（四）檔案資料的統(tǒng)計(jì)

建章立制，做好日常統(tǒng)計(jì)工作，按照上級(jí)要求及時(shí)報(bào)送數(shù)據(jù)。

五、結(jié)論

區(qū)級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案管理工作對(duì)于申請(qǐng)對(duì)象既是服務(wù)也是監(jiān)管。對(duì)于法人，記錄著審批對(duì)象自申請(qǐng)（備案），到每年校驗(yàn)，直至注銷的完整過(guò)程，尤其是各種對(duì)于法定代表人、主要負(fù)責(zé)人、診療科目等關(guān)鍵信息的更改；對(duì)于個(gè)人，記錄著審批對(duì)象自首次注冊(cè)，到每一次主要執(zhí)業(yè)機(jī)構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項(xiàng)的變更，以及每一次的資質(zhì)備案。保護(hù)好申請(qǐng)對(duì)象的檔案是對(duì)社會(huì)診療行為監(jiān)管的重要手段，便于法律監(jiān)督機(jī)關(guān)及時(shí)查對(duì)是否合法執(zhí)業(yè)。反之，在面對(duì)患者不合理或非法訴求時(shí)，檔案中合法合規(guī)的資料也是保護(hù)審批對(duì)象的法律武器。

檔案工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為基層工作提供服務(wù)的，最重要的是服務(wù)質(zhì)量的要求。如今，檔案已經(jīng)不僅僅是紙質(zhì)載體更加載了電子載體，方方面面都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。針對(duì)區(qū)級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)行政審批類檔案管理工作的特點(diǎn)和要求，本文提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高管理水平，強(qiáng)化檔案管理，豐富管理理論內(nèi)容，促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，具有一定的應(yīng)用價(jià)值。