蘇燕璇

（潮州市公共資源交易中心，廣東 潮州 521000）

前言

現(xiàn)代社會(huì)中，很多單位在管理和發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生了很多的檔案資料，檔案資料數(shù)量逐漸增多，因此造成了對(duì)于檔案資料的管理工作內(nèi)容也在增加，管理難度在加大，工作壓力也在增加。因此，為了提升工作效率和質(zhì)量，降低工作難度和壓力，那么需要積極提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。文書檔案是單位檔案的重要組成部分，主要記錄了單位的建立、單位的發(fā)展方面的資料，因此是單位發(fā)展重要的歷史資料和參考依據(jù)。針對(duì)單位文書檔案管理工作需要確保文書檔案資料的安全性和保密性，這是單位正常有序發(fā)展的前提條件也是必要基礎(chǔ)，為單位的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的保障條件。

一、關(guān)于紙質(zhì)文書檔案和電子檔案

一般文書檔案管理以紙質(zhì)檔案為儲(chǔ)存資料載體進(jìn)行管理工作，主要用于保存公文、單位資料、會(huì)議資料等。紙質(zhì)檔案有利于閱讀和儲(chǔ)存，文字內(nèi)容和圖像內(nèi)容等比較直觀可見，而且紙質(zhì)檔案內(nèi)容不能更改，也無(wú)法改變與其他資料存在的關(guān)聯(lián)性。紙質(zhì)檔案主要有以下方面的特點(diǎn)：

①安全性。在保存紙質(zhì)檔案資料過(guò)程中，同時(shí)也儲(chǔ)存了紙質(zhì)檔案中文字資料和圖片資料，因此較為安全；

②穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案主要是紙質(zhì)材料作為載體，由于紙質(zhì)材料比較穩(wěn)定，而且字跡也不會(huì)出現(xiàn)變化，因此使用壽命比較長(zhǎng)。

但是紙質(zhì)檔案容易受到辦公場(chǎng)所空間、環(huán)境等方面的影響，這樣就造成存儲(chǔ)是占用空間較大，查詢難度大，在搬遷過(guò)程中可能會(huì)造成檔案資料的遺失、缺失或者損害等，并且容易受到溫度、濕度等方面因素的影響，因此紙質(zhì)檔案存在一定的缺點(diǎn)和弊端。

電子檔案是信息技術(shù)快速發(fā)展的必然產(chǎn)物，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生了重要的作用，同時(shí)電子載體被積極地應(yīng)用到了行業(yè)的管理發(fā)展工作中去。而電子檔案的特征表現(xiàn)在以下方面：

①存儲(chǔ)能力強(qiáng)。電子載體雖然體積小，但是可以存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)資料是很大的，比如電腦硬盤、移動(dòng)硬盤等。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子檔案資料，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，并且縮減了人力物力財(cái)力等成本開支；

②電子檔案存儲(chǔ)方式多種多樣。當(dāng)下時(shí)代檔案資料的存儲(chǔ)可以以文字、圖片、聲音、視頻等方式進(jìn)行保存，并且可以存儲(chǔ)在同一載體內(nèi)，這突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體存儲(chǔ)的限制，進(jìn)而擴(kuò)展了存儲(chǔ)方式。

二、提升文書檔案信息化的利用率

（一）文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.降低工作強(qiáng)度和壓力

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作由于歸檔難度大、管理效率低、管理效果差等問(wèn)題，使得文書檔案管理工作并不能產(chǎn)生良好的作用和優(yōu)勢(shì)。文書檔案信息化不但可以降低歸檔工作難度，提高管理效率，增強(qiáng)管理效果，而且使得管理工作更加便利，并且也擴(kuò)展了信息技術(shù)的應(yīng)用渠道，這樣就可以避免出現(xiàn)歸檔、檢索等工作方面的問(wèn)題，減輕了管理工作強(qiáng)度和壓力，提高了管理工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而更好地實(shí)施歸檔和檢索工作。

2.有助于查缺補(bǔ)漏

傳統(tǒng)的檔案管理工作中如果出現(xiàn)了檔案資料不全或者檔案遺失等問(wèn)題，那么需要根據(jù)具體情況查缺補(bǔ)漏，而這需要將文書檔案進(jìn)行拆卷，這樣檔案文件就會(huì)出現(xiàn)秩序錯(cuò)亂的問(wèn)題，之后還需要重新歸類并編排順序，因此增加了工作內(nèi)容，加大了工作難度，而針對(duì)文書檔案實(shí)施細(xì)化管理工作模式以后，有助于對(duì)于殘缺資料或者遺失檔案查缺補(bǔ)漏工作的進(jìn)行，并且可以提高工作效率和質(zhì)量。

3.有助于節(jié)約儲(chǔ)存空間

由于一些單位工作環(huán)境和工作空間的限制，造成了一些紙質(zhì)文書檔案資料儲(chǔ)存時(shí)會(huì)占用很大的空間，如果儲(chǔ)存空間難以滿足儲(chǔ)存需要，那么就會(huì)影響文書檔案的查詢。但是在文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，有效地節(jié)約了儲(chǔ)存空間，而且也提高了查詢文書檔案資料的便利性，提升了查詢資料的效率和質(zhì)量，節(jié)約了不必要的開支，減輕了勞動(dòng)壓力，減少了勞動(dòng)工作量。

例如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)時(shí)會(huì)占用辦公空間，這會(huì)影響正常的辦公工作，在實(shí)現(xiàn)了文書檔案信息化以后，就可以將文書檔案資料存儲(chǔ)在U 盤、移動(dòng)硬盤、電腦硬盤等介質(zhì)中，這樣不但節(jié)約了辦公空間，而且也提高了存儲(chǔ)的質(zhì)量。

4.有助于加強(qiáng)文書檔案的安全性

查詢紙質(zhì)文書檔案資料往往是全部提供，而查詢者很多時(shí)候并不需要全部的資料只是需要其中一部分，這造成了查詢者觀看到了全部的檔案資料，這顯然沒(méi)有達(dá)到文書檔案管理工作的保密性要求。在文書檔案管理工作應(yīng)用信息化技術(shù)以后，加強(qiáng)了文書檔案的安全性，這樣就可以根據(jù)查詢者的需求提供所需檔案資料，達(dá)到了文書檔案管理的保密性要求[1]。

5.有助于檔案跨區(qū)域保存

在一些地區(qū)，如果出現(xiàn)了消防或者震災(zāi)等突發(fā)事故以后，那么為了更好地規(guī)避突發(fā)事故對(duì)于文書檔案管理工作的影響，提高文書檔案的安全性，那么一般情況下會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行跨區(qū)域保存?zhèn)浞莨ぷ?，而文書檔案管理加強(qiáng)了信息化建設(shè)以后，可以為查詢工作、保管工作、跨區(qū)域保存工作提供有利條件，極大地滿足了管理工作的需要。

（二）建立文書檔案信息化機(jī)制

1.一體化機(jī)制

我國(guó)檔案管理部門對(duì)于電子檔案和紙質(zhì)載體檔案同樣關(guān)注和重視，并且認(rèn)可了這兩種檔案載體的作用和價(jià)值，而檔案管理工作所產(chǎn)生的意義是相同的。對(duì)于一些不需要永久保存的電子檔案資料或者不能轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案或者膠片檔案電子檔案資料是可以統(tǒng)一應(yīng)用電子形式進(jìn)行存檔的。所謂一體化機(jī)制，將檔案信息化與辦公自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而可以將信息化的檔案資料應(yīng)用到自動(dòng)化辦公中。

2.統(tǒng)一歸檔機(jī)制

紙質(zhì)文書檔案資料和電子文書檔案資料統(tǒng)一歸檔是文書檔案管理信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，也是重要的工作內(nèi)容。在具體工作落實(shí)過(guò)程中，需要確保紙質(zhì)文書檔案資料更加有效地轉(zhuǎn)換為電子文書檔案資料，這樣就可以防范電子文書檔案資料安全性受到影響，進(jìn)行了統(tǒng)一歸檔以后提高了檔案資料的安全性，而且也能夠建立良好的關(guān)系，這樣就可以共同發(fā)揮自身作用和優(yōu)勢(shì)，從而有助于檔案管理工作的落實(shí)[2]。

3.規(guī)范性機(jī)制

文書檔案管理信息化建設(shè)需要滿足文書檔案資料的真實(shí)、精確、準(zhǔn)確的需求，在信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)于初始數(shù)據(jù)需要確保完整，對(duì)于檔案資料的原始特征需要融入到電子檔案管理系統(tǒng)中去，這樣有利于管理，同時(shí)還要加強(qiáng)落實(shí)紙質(zhì)文書檔案拷貝文件的辨識(shí)，將既有的圖像信息轉(zhuǎn)化為文本信息，有利于查詢、檢索以及有效應(yīng)用，這就需要根據(jù)檔案信息化工作的具體情況以及國(guó)家相關(guān)部門的管理標(biāo)準(zhǔn)要求，制定電子文書檔案資料管理具體制度，明確工作內(nèi)容和工作職責(zé)，以此更好地落實(shí)電子文書檔案資料的歸檔工作，確保電子檔案的加工、保存、應(yīng)用等工作的實(shí)施。

4.實(shí)用性機(jī)制

在文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，需要依據(jù)具體的工作需要以及工作情況全面考慮檔案信息化的進(jìn)程以及應(yīng)用范圍，要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化所產(chǎn)生的重要作用和意義，積極提升文書檔案管理信息化建設(shè)的利用率，以此全面考慮優(yōu)化信息化建設(shè)工作。對(duì)于一些利用率不高、實(shí)用價(jià)值較低的文書檔案可以暫且不需要實(shí)施電子化轉(zhuǎn)換工作，這樣可以提升工作的效率和質(zhì)量。

三、關(guān)于文書檔案信息化管理的安全保護(hù)

（一）積極建設(shè)文書檔案信息化安全文化

檔案安全文化是檔案文化的重要組成部分，同時(shí)也是一種重要體現(xiàn)，主要包括安全思想、安全管理模式、安全管理制度以及安全體系規(guī)范等，這是在文書檔案管理工作中所必須具備的工作文化，同時(shí)也是根據(jù)檔案安全而形成的一種文化。檔案安全文化是在具體工作中逐漸形成的，可以抵御工作風(fēng)險(xiǎn)，因此是一種重要的工作內(nèi)容，同時(shí)也是檔案文化發(fā)展的保障條件，因此需要積極建設(shè)文書檔案信息化安全文化[3]。

（二）提升信息化管理人員的管理認(rèn)識(shí)和能力

檔案管理部門需要認(rèn)識(shí)到文書檔案信息化管理工作的重要性，明確文書檔案信息化管理的未來(lái)前景，在這種認(rèn)識(shí)下能夠更好地明確自身的工作內(nèi)容、工作職責(zé)以及工作任務(wù)，依據(jù)檔案管理具體制度積極地開展管理工作。從思想認(rèn)識(shí)上將文書檔案安全認(rèn)識(shí)融入到具體工作中，提升信息化管理人員的管理認(rèn)識(shí)和能力，還需要掌握所需要的管理技術(shù)。

文書檔案信息化安全文化的建立需要管理人員給予積極的關(guān)注和指導(dǎo)，因此需要共同協(xié)作才可以實(shí)現(xiàn)最終的工作目標(biāo)，需要管理人員與其他工作人員充分掌握當(dāng)下檔案管理工作具體情況，要明確工作發(fā)展方向，明確自身職能作用和工作職責(zé)，將檔案安全工作作為重要的工作內(nèi)容，加強(qiáng)防震防災(zāi)演練，積極開展安全文化宣傳活動(dòng)，提高相關(guān)工作人員的安全認(rèn)識(shí)，將檔案安全管理工作作為日常工作開展和實(shí)施，以此確保文書檔案的安全性。

（三）積極開展檔案管理人員工作認(rèn)識(shí)、工作能力的培訓(xùn)

文書檔案信息化管理工作是企事業(yè)單位工作中重要的組成部分，能夠產(chǎn)生積極的作用和價(jià)值，需要檔案管理相關(guān)人員不但要有較高的工作認(rèn)識(shí)，而且還需要管理人員具備良好的管理能力，掌握有效的管理方式方法，有較強(qiáng)的服務(wù)工作觀念。檔案管理人員需要積極搜索檔案資料，及時(shí)入檔，定期整理并盤點(diǎn)，科學(xué)合理地實(shí)施篩查工作，確保檔案管理工作正常有序地進(jìn)行。另外，還要積極開展檔案管理人員工作認(rèn)識(shí)、工作能力的培訓(xùn)，使得管理人員能夠?qū)W習(xí)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和管理方法技巧，共享工作經(jīng)驗(yàn)和工作感受，有利于文書檔案信息化管理工作高質(zhì)高效地實(shí)施和發(fā)展[4]。

（四）強(qiáng)化文書檔案信息化管理的安全認(rèn)識(shí)

1.組建內(nèi)網(wǎng)

根據(jù)文書檔案管理信息化建設(shè)工作的需要，那么可以組建內(nèi)網(wǎng)，確保內(nèi)網(wǎng)得到科學(xué)合理地管控，并且提高內(nèi)網(wǎng)的應(yīng)用效率和質(zhì)量。此外，還要加強(qiáng)與外網(wǎng)之間的協(xié)同工作和數(shù)據(jù)共享，因此需要健全并完善數(shù)據(jù)傳輸路徑。在個(gè)人應(yīng)用的計(jì)算機(jī)中存在的一些重要文書檔案信息需要科學(xué)有效地管理，以確保文書檔案信息的安全性，并且還要在單位的內(nèi)網(wǎng)中加強(qiáng)落實(shí)監(jiān)管控制措施，進(jìn)而可以加大安全保護(hù)力度。

2.備份資料

所謂備份資料，就是在文書檔案信息化管理工作中出現(xiàn)了一些事故以后可以使用一些方式恢復(fù)文書檔案資料，以此可以確保檔案資料的完整性，并且可以保障管理系統(tǒng)正常有序地運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)下安全觀念的影響下，文書檔案信息化管理工作的重要作用和意義逐漸顯現(xiàn)。安全觀念在不斷地滲透到了不同的領(lǐng)域中，對(duì)于文書檔案管理工作產(chǎn)生了重要的影響，這種安全觀念被積極地融入到了文書檔案管理工作中去。所以對(duì)于這方面的問(wèn)題需要制定科學(xué)完善可行的文書檔案信息化管理體系，而文書檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)滿足了社會(huì)發(fā)展以及國(guó)家安全管理部門檔案管理信息化建設(shè)工作的需求，為文書檔案的安全性提供了有力的保障條件和安全保護(hù)措施。對(duì)于文書檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量的提高，需要加強(qiáng)管理工作的科學(xué)化、合理化、實(shí)用化以及規(guī)范化，并且需要提高現(xiàn)代文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，以此才能提升文書檔案信息化管理的安全認(rèn)識(shí)。