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        文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護(hù)策略探究

        2021-11-29 15:11:18蘇燕璇
        魅力中國(guó) 2021年25期
        關(guān)鍵詞:管理工作檔案管理信息化

        蘇燕璇

        (潮州市公共資源交易中心,廣東 潮州 521000)

        前言

        現(xiàn)代社會(huì)中,很多單位在管理和發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生了很多的檔案資料,檔案資料數(shù)量逐漸增多,因此造成了對(duì)于檔案資料的管理工作內(nèi)容也在增加,管理難度在加大,工作壓力也在增加。因此,為了提升工作效率和質(zhì)量,降低工作難度和壓力,那么需要積極提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。文書檔案是單位檔案的重要組成部分,主要記錄了單位的建立、單位的發(fā)展方面的資料,因此是單位發(fā)展重要的歷史資料和參考依據(jù)。針對(duì)單位文書檔案管理工作需要確保文書檔案資料的安全性和保密性,這是單位正常有序發(fā)展的前提條件也是必要基礎(chǔ),為單位的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的保障條件。

        一、關(guān)于紙質(zhì)文書檔案和電子檔案

        一般文書檔案管理以紙質(zhì)檔案為儲(chǔ)存資料載體進(jìn)行管理工作,主要用于保存公文、單位資料、會(huì)議資料等。紙質(zhì)檔案有利于閱讀和儲(chǔ)存,文字內(nèi)容和圖像內(nèi)容等比較直觀可見,而且紙質(zhì)檔案內(nèi)容不能更改,也無(wú)法改變與其他資料存在的關(guān)聯(lián)性。紙質(zhì)檔案主要有以下方面的特點(diǎn):

        ①安全性。在保存紙質(zhì)檔案資料過(guò)程中,同時(shí)也儲(chǔ)存了紙質(zhì)檔案中文字資料和圖片資料,因此較為安全;

        ②穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案主要是紙質(zhì)材料作為載體,由于紙質(zhì)材料比較穩(wěn)定,而且字跡也不會(huì)出現(xiàn)變化,因此使用壽命比較長(zhǎng)。

        但是紙質(zhì)檔案容易受到辦公場(chǎng)所空間、環(huán)境等方面的影響,這樣就造成存儲(chǔ)是占用空間較大,查詢難度大,在搬遷過(guò)程中可能會(huì)造成檔案資料的遺失、缺失或者損害等,并且容易受到溫度、濕度等方面因素的影響,因此紙質(zhì)檔案存在一定的缺點(diǎn)和弊端。

        電子檔案是信息技術(shù)快速發(fā)展的必然產(chǎn)物,對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生了重要的作用,同時(shí)電子載體被積極地應(yīng)用到了行業(yè)的管理發(fā)展工作中去。而電子檔案的特征表現(xiàn)在以下方面:

        ①存儲(chǔ)能力強(qiáng)。電子載體雖然體積小,但是可以存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)資料是很大的,比如電腦硬盤、移動(dòng)硬盤等。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子檔案資料,改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式,并且縮減了人力物力財(cái)力等成本開支;

        ②電子檔案存儲(chǔ)方式多種多樣。當(dāng)下時(shí)代檔案資料的存儲(chǔ)可以以文字、圖片、聲音、視頻等方式進(jìn)行保存,并且可以存儲(chǔ)在同一載體內(nèi),這突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體存儲(chǔ)的限制,進(jìn)而擴(kuò)展了存儲(chǔ)方式。

        二、提升文書檔案信息化的利用率

        (一)文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

        1.降低工作強(qiáng)度和壓力

        傳統(tǒng)的文書檔案管理工作由于歸檔難度大、管理效率低、管理效果差等問(wèn)題,使得文書檔案管理工作并不能產(chǎn)生良好的作用和優(yōu)勢(shì)。文書檔案信息化不但可以降低歸檔工作難度,提高管理效率,增強(qiáng)管理效果,而且使得管理工作更加便利,并且也擴(kuò)展了信息技術(shù)的應(yīng)用渠道,這樣就可以避免出現(xiàn)歸檔、檢索等工作方面的問(wèn)題,減輕了管理工作強(qiáng)度和壓力,提高了管理工作的效率和質(zhì)量,進(jìn)而更好地實(shí)施歸檔和檢索工作。

        2.有助于查缺補(bǔ)漏

        傳統(tǒng)的檔案管理工作中如果出現(xiàn)了檔案資料不全或者檔案遺失等問(wèn)題,那么需要根據(jù)具體情況查缺補(bǔ)漏,而這需要將文書檔案進(jìn)行拆卷,這樣檔案文件就會(huì)出現(xiàn)秩序錯(cuò)亂的問(wèn)題,之后還需要重新歸類并編排順序,因此增加了工作內(nèi)容,加大了工作難度,而針對(duì)文書檔案實(shí)施細(xì)化管理工作模式以后,有助于對(duì)于殘缺資料或者遺失檔案查缺補(bǔ)漏工作的進(jìn)行,并且可以提高工作效率和質(zhì)量。

        3.有助于節(jié)約儲(chǔ)存空間

        由于一些單位工作環(huán)境和工作空間的限制,造成了一些紙質(zhì)文書檔案資料儲(chǔ)存時(shí)會(huì)占用很大的空間,如果儲(chǔ)存空間難以滿足儲(chǔ)存需要,那么就會(huì)影響文書檔案的查詢。但是在文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后,有效地節(jié)約了儲(chǔ)存空間,而且也提高了查詢文書檔案資料的便利性,提升了查詢資料的效率和質(zhì)量,節(jié)約了不必要的開支,減輕了勞動(dòng)壓力,減少了勞動(dòng)工作量。

        例如,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)時(shí)會(huì)占用辦公空間,這會(huì)影響正常的辦公工作,在實(shí)現(xiàn)了文書檔案信息化以后,就可以將文書檔案資料存儲(chǔ)在U 盤、移動(dòng)硬盤、電腦硬盤等介質(zhì)中,這樣不但節(jié)約了辦公空間,而且也提高了存儲(chǔ)的質(zhì)量。

        4.有助于加強(qiáng)文書檔案的安全性

        查詢紙質(zhì)文書檔案資料往往是全部提供,而查詢者很多時(shí)候并不需要全部的資料只是需要其中一部分,這造成了查詢者觀看到了全部的檔案資料,這顯然沒(méi)有達(dá)到文書檔案管理工作的保密性要求。在文書檔案管理工作應(yīng)用信息化技術(shù)以后,加強(qiáng)了文書檔案的安全性,這樣就可以根據(jù)查詢者的需求提供所需檔案資料,達(dá)到了文書檔案管理的保密性要求[1]。

        5.有助于檔案跨區(qū)域保存

        在一些地區(qū),如果出現(xiàn)了消防或者震災(zāi)等突發(fā)事故以后,那么為了更好地規(guī)避突發(fā)事故對(duì)于文書檔案管理工作的影響,提高文書檔案的安全性,那么一般情況下會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行跨區(qū)域保存?zhèn)浞莨ぷ?,而文書檔案管理加強(qiáng)了信息化建設(shè)以后,可以為查詢工作、保管工作、跨區(qū)域保存工作提供有利條件,極大地滿足了管理工作的需要。

        (二)建立文書檔案信息化機(jī)制

        1.一體化機(jī)制

        我國(guó)檔案管理部門對(duì)于電子檔案和紙質(zhì)載體檔案同樣關(guān)注和重視,并且認(rèn)可了這兩種檔案載體的作用和價(jià)值,而檔案管理工作所產(chǎn)生的意義是相同的。對(duì)于一些不需要永久保存的電子檔案資料或者不能轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案或者膠片檔案電子檔案資料是可以統(tǒng)一應(yīng)用電子形式進(jìn)行存檔的。所謂一體化機(jī)制,將檔案信息化與辦公自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合,進(jìn)而可以將信息化的檔案資料應(yīng)用到自動(dòng)化辦公中。

        2.統(tǒng)一歸檔機(jī)制

        紙質(zhì)文書檔案資料和電子文書檔案資料統(tǒng)一歸檔是文書檔案管理信息化建設(shè)的重要體現(xiàn),也是重要的工作內(nèi)容。在具體工作落實(shí)過(guò)程中,需要確保紙質(zhì)文書檔案資料更加有效地轉(zhuǎn)換為電子文書檔案資料,這樣就可以防范電子文書檔案資料安全性受到影響,進(jìn)行了統(tǒng)一歸檔以后提高了檔案資料的安全性,而且也能夠建立良好的關(guān)系,這樣就可以共同發(fā)揮自身作用和優(yōu)勢(shì),從而有助于檔案管理工作的落實(shí)[2]。

        3.規(guī)范性機(jī)制

        文書檔案管理信息化建設(shè)需要滿足文書檔案資料的真實(shí)、精確、準(zhǔn)確的需求,在信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)于初始數(shù)據(jù)需要確保完整,對(duì)于檔案資料的原始特征需要融入到電子檔案管理系統(tǒng)中去,這樣有利于管理,同時(shí)還要加強(qiáng)落實(shí)紙質(zhì)文書檔案拷貝文件的辨識(shí),將既有的圖像信息轉(zhuǎn)化為文本信息,有利于查詢、檢索以及有效應(yīng)用,這就需要根據(jù)檔案信息化工作的具體情況以及國(guó)家相關(guān)部門的管理標(biāo)準(zhǔn)要求,制定電子文書檔案資料管理具體制度,明確工作內(nèi)容和工作職責(zé),以此更好地落實(shí)電子文書檔案資料的歸檔工作,確保電子檔案的加工、保存、應(yīng)用等工作的實(shí)施。

        4.實(shí)用性機(jī)制

        在文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后,需要依據(jù)具體的工作需要以及工作情況全面考慮檔案信息化的進(jìn)程以及應(yīng)用范圍,要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化所產(chǎn)生的重要作用和意義,積極提升文書檔案管理信息化建設(shè)的利用率,以此全面考慮優(yōu)化信息化建設(shè)工作。對(duì)于一些利用率不高、實(shí)用價(jià)值較低的文書檔案可以暫且不需要實(shí)施電子化轉(zhuǎn)換工作,這樣可以提升工作的效率和質(zhì)量。

        三、關(guān)于文書檔案信息化管理的安全保護(hù)

        (一)積極建設(shè)文書檔案信息化安全文化

        檔案安全文化是檔案文化的重要組成部分,同時(shí)也是一種重要體現(xiàn),主要包括安全思想、安全管理模式、安全管理制度以及安全體系規(guī)范等,這是在文書檔案管理工作中所必須具備的工作文化,同時(shí)也是根據(jù)檔案安全而形成的一種文化。檔案安全文化是在具體工作中逐漸形成的,可以抵御工作風(fēng)險(xiǎn),因此是一種重要的工作內(nèi)容,同時(shí)也是檔案文化發(fā)展的保障條件,因此需要積極建設(shè)文書檔案信息化安全文化[3]。

        (二)提升信息化管理人員的管理認(rèn)識(shí)和能力

        檔案管理部門需要認(rèn)識(shí)到文書檔案信息化管理工作的重要性,明確文書檔案信息化管理的未來(lái)前景,在這種認(rèn)識(shí)下能夠更好地明確自身的工作內(nèi)容、工作職責(zé)以及工作任務(wù),依據(jù)檔案管理具體制度積極地開展管理工作。從思想認(rèn)識(shí)上將文書檔案安全認(rèn)識(shí)融入到具體工作中,提升信息化管理人員的管理認(rèn)識(shí)和能力,還需要掌握所需要的管理技術(shù)。

        文書檔案信息化安全文化的建立需要管理人員給予積極的關(guān)注和指導(dǎo),因此需要共同協(xié)作才可以實(shí)現(xiàn)最終的工作目標(biāo),需要管理人員與其他工作人員充分掌握當(dāng)下檔案管理工作具體情況,要明確工作發(fā)展方向,明確自身職能作用和工作職責(zé),將檔案安全工作作為重要的工作內(nèi)容,加強(qiáng)防震防災(zāi)演練,積極開展安全文化宣傳活動(dòng),提高相關(guān)工作人員的安全認(rèn)識(shí),將檔案安全管理工作作為日常工作開展和實(shí)施,以此確保文書檔案的安全性。

        (三)積極開展檔案管理人員工作認(rèn)識(shí)、工作能力的培訓(xùn)

        文書檔案信息化管理工作是企事業(yè)單位工作中重要的組成部分,能夠產(chǎn)生積極的作用和價(jià)值,需要檔案管理相關(guān)人員不但要有較高的工作認(rèn)識(shí),而且還需要管理人員具備良好的管理能力,掌握有效的管理方式方法,有較強(qiáng)的服務(wù)工作觀念。檔案管理人員需要積極搜索檔案資料,及時(shí)入檔,定期整理并盤點(diǎn),科學(xué)合理地實(shí)施篩查工作,確保檔案管理工作正常有序地進(jìn)行。另外,還要積極開展檔案管理人員工作認(rèn)識(shí)、工作能力的培訓(xùn),使得管理人員能夠?qū)W習(xí)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和管理方法技巧,共享工作經(jīng)驗(yàn)和工作感受,有利于文書檔案信息化管理工作高質(zhì)高效地實(shí)施和發(fā)展[4]。

        (四)強(qiáng)化文書檔案信息化管理的安全認(rèn)識(shí)

        1.組建內(nèi)網(wǎng)

        根據(jù)文書檔案管理信息化建設(shè)工作的需要,那么可以組建內(nèi)網(wǎng),確保內(nèi)網(wǎng)得到科學(xué)合理地管控,并且提高內(nèi)網(wǎng)的應(yīng)用效率和質(zhì)量。此外,還要加強(qiáng)與外網(wǎng)之間的協(xié)同工作和數(shù)據(jù)共享,因此需要健全并完善數(shù)據(jù)傳輸路徑。在個(gè)人應(yīng)用的計(jì)算機(jī)中存在的一些重要文書檔案信息需要科學(xué)有效地管理,以確保文書檔案信息的安全性,并且還要在單位的內(nèi)網(wǎng)中加強(qiáng)落實(shí)監(jiān)管控制措施,進(jìn)而可以加大安全保護(hù)力度。

        2.備份資料

        所謂備份資料,就是在文書檔案信息化管理工作中出現(xiàn)了一些事故以后可以使用一些方式恢復(fù)文書檔案資料,以此可以確保檔案資料的完整性,并且可以保障管理系統(tǒng)正常有序地運(yùn)行。

        四、結(jié)語(yǔ)

        在當(dāng)下安全觀念的影響下,文書檔案信息化管理工作的重要作用和意義逐漸顯現(xiàn)。安全觀念在不斷地滲透到了不同的領(lǐng)域中,對(duì)于文書檔案管理工作產(chǎn)生了重要的影響,這種安全觀念被積極地融入到了文書檔案管理工作中去。所以對(duì)于這方面的問(wèn)題需要制定科學(xué)完善可行的文書檔案信息化管理體系,而文書檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)滿足了社會(huì)發(fā)展以及國(guó)家安全管理部門檔案管理信息化建設(shè)工作的需求,為文書檔案的安全性提供了有力的保障條件和安全保護(hù)措施。對(duì)于文書檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量的提高,需要加強(qiáng)管理工作的科學(xué)化、合理化、實(shí)用化以及規(guī)范化,并且需要提高現(xiàn)代文書檔案管理的認(rèn)識(shí),以此才能提升文書檔案信息化管理的安全認(rèn)識(shí)。

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