錢宏宇

摘要：高校院系黨政辦公室提升行政工作效率在技術(shù)層面存在著傳統(tǒng)固有經(jīng)驗(yàn)不足、工作完成時(shí)限缺失、信息共享障礙等問題，針對(duì)這些問題，提出了制作工作指南、工作完成時(shí)限可視化、實(shí)現(xiàn)信息自由共享等三個(gè)技術(shù)解決路徑。

關(guān)鍵詞：院系 ?黨政辦公室 ?工作效率 ?技術(shù)

院系黨政辦公室是高校二級(jí)院系的中樞部門，它承擔(dān)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等功能，處于協(xié)調(diào)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是學(xué)院的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等職能，代表著院系的行政管理水平，其行政工作效率的高低直接制約和影響著全院各項(xiàng)工作開展的好壞。

一、高校院系黨政辦公室提高行政工作效率面臨的技

術(shù)層面困境

1.傳統(tǒng)固有工作經(jīng)驗(yàn)的不足帶來(lái)挑戰(zhàn)

高校院系黨政辦公室的工作雖然繁多，但是卻有著較強(qiáng)的規(guī)律性，并且對(duì)工作的效果要求非常高。一直以來(lái)，高校院系黨政辦公室工作人員在開展工作時(shí)，憑借的是存在腦海里的既有工作經(jīng)驗(yàn)，這種工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)自上級(jí)的指示、自我工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)完成工作起到了很好的促進(jìn)作用。然而，這種工作經(jīng)驗(yàn)并非完美無(wú)缺，首先，這種工作經(jīng)驗(yàn)并沒有經(jīng)過第三方的論證，而個(gè)人在能力方面是存在缺陷的，所以在一定程度上這種工作經(jīng)驗(yàn)是不科學(xué)的;另外，這種沒有經(jīng)過文字化的工作經(jīng)驗(yàn)，在每次使用時(shí)都是不全面、不一致的，受到當(dāng)時(shí)各種因素的影響，反映在工作效果上面也是不一致的。

2.工作完成時(shí)限的缺失帶來(lái)障礙

工作完成時(shí)限的缺失在院系黨政辦公室很常見。一種情況是沒有設(shè)定工作完成時(shí)限，由于工作內(nèi)容繁多，很多任務(wù)都是領(lǐng)導(dǎo)口頭布置給下屬完成，并沒有交待工作的完成時(shí)限;另外一種情況是雖然設(shè)定了工作完成時(shí)限，但是從領(lǐng)導(dǎo)到普通成員都沒有重視，只因?yàn)椤霸O(shè)定了完成時(shí)限”這個(gè)事實(shí)就感到滿足了，原因可能是對(duì)工作完成時(shí)限的監(jiān)督需要耗費(fèi)大量的精力和時(shí)間，所以很多領(lǐng)導(dǎo)在布置了工作完成時(shí)限后就將其拋之腦后。還有一種情況是即使設(shè)置了工作完成時(shí)限，也會(huì)有人不遵守，有的成員就算工作任務(wù)不是很重，往往也很難按時(shí)完成，給出的理由是“因?yàn)閯e的工作需要忙”或者“突然有人找他做別的事情”。

3.信息孤島的存在帶來(lái)不利影響

信息的不對(duì)稱以及信息溝通不及時(shí)或信息獲取所需時(shí)

間長(zhǎng)是阻礙院系黨政辦公室行政工作效率提升的一個(gè)障礙。高校院系黨政辦公室主要職責(zé)可以分為黨建、組織、人事、財(cái)務(wù)、后勤保障等等，各類工作由專人負(fù)責(zé)，產(chǎn)生了大量的文字材料，這些文字材料是關(guān)于各項(xiàng)工作的寶貴信息，對(duì)其的良好運(yùn)用能夠提升工作的質(zhì)量和效率。而事實(shí)上，并非每個(gè)成員都愿意把自己掌握的信息共享出來(lái)，同時(shí)院系黨政辦公室也缺乏一個(gè)共享信息的機(jī)制，這樣就大大增加了信息獲取的時(shí)間，加大了信息獲取的難度。比如辦公室經(jīng)常會(huì)遇到這樣的場(chǎng)景，當(dāng)緊急需要某項(xiàng)材料時(shí)，恰好材料的提供人出差在外，或者當(dāng)某位成員在工作調(diào)動(dòng)時(shí)由于材料檔案的交接產(chǎn)生信息的丟失。

二、提升高校院系黨政辦公室行政工作效率的技術(shù)解

決路徑

1.制作科學(xué)的工作指南

制作工作指南對(duì)提升高校院系黨政辦公室行政工作效

率有很多好處，一是優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)得以讓全體辦公室成員共享，個(gè)人經(jīng)驗(yàn)變成集體的財(cái)富;二是制作工作指南使工作標(biāo)準(zhǔn)化，無(wú)論由什么人來(lái)執(zhí)行，都能達(dá)到同樣的標(biāo)準(zhǔn)，通過不斷改善，能夠促進(jìn)集體的整體進(jìn)步;三是工作指南同時(shí)也是不斷傳達(dá)集體理念的工具，只要不斷傳達(dá)，就能統(tǒng)一團(tuán)隊(duì)成員的目標(biāo);四是制作指南的過程中，能夠讓人重新審視平時(shí)不太注意的一些工作，比如審視每一項(xiàng)工作的意義，也就得到了深入探討工作方法和態(tài)度的機(jī)會(huì)。鑒于以上好處，制作工作指南對(duì)提升辦公室成員的行政工作效率就顯得非常有必要。但是制作一個(gè)優(yōu)秀的工作指南，并非簡(jiǎn)單的工作總結(jié)，而是一個(gè)科學(xué)的過程。首先，工作指南的制作不應(yīng)是“自上而下”，而應(yīng)該是“自下而上”，同時(shí)指南的制作還不能由某個(gè)人員獨(dú)自負(fù)責(zé)，必須是辦公室全體人員參與其中，這樣才算是一個(gè)成功的指南;其次，指南制作完畢后，還需要聽取師生的意見，同時(shí)還應(yīng)該隨時(shí)由全體成員進(jìn)行內(nèi)容的更新;最后，指南不能太過復(fù)雜，而是需要達(dá)到“容易理解”的終極狀態(tài)。

2.設(shè)定可視化的工作完成時(shí)限

讓工作完成時(shí)限可視化是提升高校院系黨政辦公室行政工作效率的另外一個(gè)路徑。第一種機(jī)制是“時(shí)限公告”，張貼在辦公室或者會(huì)議室內(nèi)，辦公室主任每次向成員分配工作時(shí)，都將負(fù)責(zé)人和工作內(nèi)容、完成時(shí)限記錄在時(shí)限公告上，對(duì)是否在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成工作進(jìn)行不同的標(biāo)記。這樣一來(lái)，就能夠一目了然地看出誰(shuí)正在進(jìn)行什么工作，并且進(jìn)行到了什么程度，給負(fù)責(zé)人帶來(lái)了一定程度的緊張感。另外一種機(jī)制是在辦公室內(nèi)部建立一個(gè)DINA系統(tǒng)，所謂DINA系統(tǒng)，是Deadline（時(shí)限）、Instruction（指示）、Notice（聯(lián)絡(luò)）、Agenda（日程）的首字母縮寫，這個(gè)系統(tǒng)能讓辦公室內(nèi)部共享所有的業(yè)務(wù)指示和聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等內(nèi)容。比如每次會(huì)議結(jié)束后，辦公室主任制作工作事項(xiàng)內(nèi)容，上傳到DINA系統(tǒng)，供全體人員進(jìn)行瀏覽，若辦公室成員沒有瀏覽任務(wù)內(nèi)容，畫面上會(huì)有相應(yīng)的符號(hào)提示，若工作按時(shí)完成或者臨近工作時(shí)限還沒有完成，系統(tǒng)就會(huì)給工作負(fù)責(zé)人發(fā)送相應(yīng)的提醒，而這一切都是全員可視化。這些機(jī)制能夠達(dá)到兩種效果，第一個(gè)效果是可以更好地執(zhí)行PDCA周期，第二個(gè)效果是確保工作內(nèi)容不被遺忘。到達(dá)時(shí)限規(guī)定的日期后，辦公室主任向成員確認(rèn)工作的完成情況，若沒有完成，則檢討問題背后的原因，以便探討詳細(xì)的應(yīng)對(duì)措施。

3.實(shí)現(xiàn)信息的自由共享機(jī)制

為了避免信息獨(dú)占或是信息孤島現(xiàn)象，就不能將“個(gè)

人”與“工作”聯(lián)系起來(lái)，而是要將“個(gè)人”與“組織”相聯(lián)系，因此要養(yǎng)成信息共享和積極溝通的習(xí)慣。文件材料生成后，在內(nèi)容可以分享的前提下，將其電子版上傳到共享的文件夾內(nèi)，給辦公室的每個(gè)成員授權(quán)可以查看文件材料的權(quán)利，這些文件材料的內(nèi)容可以由辦公室成員自由拿來(lái)使用，這樣就徹底實(shí)現(xiàn)了信息的可視化，當(dāng)辦公室成員在工作中需要某些信息時(shí)，可以以最快的速度迅速找出來(lái)。只要能夠讓信息實(shí)現(xiàn)共享，就能簡(jiǎn)化同事之間的交流，也能增強(qiáng)信息的流動(dòng)能力。

參考文獻(xiàn)

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