林琳

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和變革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，基層檔案局檔案管理工作量不斷增加。加之部分檔案管理人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，不具備相關(guān)檔案管理技能，加大了檔案管理工作難度。文章就基層檔案局檔案管理工作中存在的問題及改進(jìn)建議展開論述，以提升基層檔案局工作效率。

一、基層檔案局檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案存儲(chǔ)制度不完善

收錄和管理檔案，是基層檔案局的主要工作內(nèi)容。當(dāng)相關(guān)部門需要了解檔案資料時(shí)，檔案局需要快速查詢相關(guān)檔案。但是，在實(shí)際工作過程中，部分基層檔案局存在制度方面的問題。這一問題與其他部門沒有積極配合基層檔案局工作有一定關(guān)系，財(cái)務(wù)局、工商局等部門與檔案管理局為同一級(jí)別，不是上下級(jí)關(guān)系，因而，其更傾向于自己整理檔案，不會(huì)將檔案及時(shí)交給檔案管理局進(jìn)行管理。雖然該方法能為部門自己管理查詢檔案提供便利，但會(huì)給檔案管理局的工作造成一定負(fù)面影響。

（二）人員設(shè)置不合理

基層檔案局的檔案管理主要分為兩大部分：一部分是收錄和管理檔案;另一部分是查閱檔案。檔案局的一項(xiàng)重要工作就是對(duì)檔案進(jìn)行查閱，這也是檔案局對(duì)外開放的一個(gè)窗口。但是，部分基層檔案局并沒有對(duì)檔案查閱工作給予足夠的關(guān)注和重視。尤其是在配備檔案查閱人員方面，多安排返聘人員，其大多超過50歲，精力有限。雖然這類工作人員在接待群眾時(shí)更加和藹可親，態(tài)度更加友善，但是因?yàn)槟昙o(jì)較大的緣故，僅能夠完成一些相對(duì)簡單的操作，對(duì)于一些比較考驗(yàn)技術(shù)的工作完成度不高，無法達(dá)到相應(yīng)的熟練標(biāo)準(zhǔn)。部分基層檔案局不是每天都需要進(jìn)行檔案查閱工作，空崗現(xiàn)象頻發(fā)。部分基層檔案局為節(jié)省人力成本，安排兼職負(fù)責(zé)這一崗位，人員設(shè)置不合理。

（三）檔案管理施展空間有限

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位不斷發(fā)展壯大。在國家政策號(hào)召下，部分基層檔案局開始籌備檔案管理改革工作，以便對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行一次全新的規(guī)劃和調(diào)整。通過這樣的方式，便于人們查閱以及調(diào)取檔案。但是在實(shí)際規(guī)劃過程中面臨較多阻礙和問題，其中一個(gè)突出問題就是人手不充足。檔案日積月累，數(shù)量較為龐大，整理檔案需要花費(fèi)大量的時(shí)間以及人力、物力等資源。然而，在現(xiàn)如今的社會(huì)背景下，基層檔案局人員普遍不足，若進(jìn)行人員外聘，不僅會(huì)增加額外的人力成本，而且外聘人員并不十分專業(yè)，工作完成度有待考驗(yàn)。因此，基層檔案局雖然迫切想要改變現(xiàn)在的管理情況，但是受各方面因素影響，改革停滯不前。

二、基層檔案局檔案管理工作問題的改進(jìn)措施

（一）給予檔案管理工作以充分重視

開展檔案管理工作，要求基層檔案局能認(rèn)知檔案管理工作的重要性，提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。特別是基層檔案局領(lǐng)導(dǎo)層以及管理者，更應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身觀念，充分發(fā)揮引導(dǎo)和示范作用，以引起相關(guān)檔案管理人員提高對(duì)本項(xiàng)工作的重視程度，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)。此外，基層檔案局要培育和提升檔案管理隊(duì)伍的政治素養(yǎng)，以便充分發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值，為國家檔案事業(yè)的發(fā)展以及進(jìn)步奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）完善檔案存儲(chǔ)制度

對(duì)于基層檔案局來講，完善檔案存儲(chǔ)制度是一項(xiàng)極其重要的工作。但當(dāng)前，部分基層檔案局檔案存儲(chǔ)制度依然存在一些問題。部分基層檔案局沒有與其他部門建立密切合作關(guān)系。有些檔案的級(jí)別為保密，無法進(jìn)行備份，如果基層檔案局要想收錄保密文件，前提條件就是要進(jìn)一步完善檔案存儲(chǔ)制度?；鶎訖n案局可以創(chuàng)建一個(gè)專門的檔案管理通道，并把諸多關(guān)聯(lián)部門納入此通道，完善檔案存儲(chǔ)流程，為相關(guān)部門查詢和存儲(chǔ)檔案提供便利。同時(shí)，基層檔案局還應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)時(shí)傳送并及時(shí)保存檔案。這一舉措對(duì)于檔案管理水平的提升有著極其重要的作用和意義。

（三）加強(qiáng)對(duì)于工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

在基層檔案局檔案管理工作中，基層工作人員的綜合素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作成效。信息化時(shí)代，檔案管理工作人員必須具備電腦操作能力。在現(xiàn)今的社會(huì)背景下，基本所有行業(yè)都采取互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式，基層檔案局也不例外?；鶎訖n案局檔案管理工作人員能熟練地進(jìn)行電腦操作，進(jìn)行實(shí)時(shí)的信息傳輸，對(duì)基層檔案局檔案管理工作效率的提升十分重要。此外，檔案管理工作人員要具備超強(qiáng)的敬業(yè)精神。特別是在有訪客進(jìn)行檔案查詢時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)秉持高度的工作熱情，做好本職工作，從而促進(jìn)基層檔案局檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定開展。

（四）加強(qiáng)各部門的交流合作，提高檔案管理技術(shù)水平和工作效率

提升基層檔案局檔案管理工作效率和質(zhì)量，加強(qiáng)檔案局與其他部門之間的交流和溝通。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，部分基層管理局有時(shí)無法及時(shí)收錄其他部門的檔案。實(shí)際上，并不是其他部門不愿意與其合作，而是部分基層檔案管理局缺乏與其他部門的交流和溝通。因此，加強(qiáng)各部門之間的交流和溝通，能為檔案管理工作的順利開展提供良好的前提條件。

（五）加大檔案管理工作宣傳力度

在現(xiàn)今的社會(huì)背景下，部分基層檔案局沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，忽視檔案信息價(jià)值?；诖朔N現(xiàn)象，基層檔案局應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度。例如，相關(guān)工作人員可以充分發(fā)揮微信公眾號(hào)、微博以及其他軟件的重要作用，全面宣傳檔案信息管理的重要性及其積極意義。加大檔案管理工作宣傳力度能深化人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和了解。同時(shí)，基層檔案局應(yīng)進(jìn)一步加深檔案管理人員對(duì)檔案科學(xué)管理的認(rèn)識(shí)和了解。只有通過這樣的方式，才能將檔案管理工作落到實(shí)處。

（六）提升檔案管理的電子化、信息化水平，滿足時(shí)代發(fā)展要求

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，社會(huì)的電子化以及信息化水平不斷提高。所以，進(jìn)一步提升檔案管理的電子化、信息化水平具有現(xiàn)實(shí)意義。對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行電子化、信息化管理，一方面，能節(jié)省人力成本，避免人為錄入數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤;另一方面，能避免發(fā)生檔案記錄丟失或者磨損等現(xiàn)象，提升檔案管理工作效率。因此，基層檔案局應(yīng)提升檔案管理工作的電子化、信息化水平，全面搭建現(xiàn)代檔案信息系統(tǒng)。

（七）樹立檔案依法管理理念

改進(jìn)基層檔案局檔案管理工作存在的問題，基層檔案局需要引導(dǎo)檔案管理工作人員樹立依法管理理念，基層檔案管理人員應(yīng)認(rèn)知和了解《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），在日常工作中嚴(yán)格遵守《檔案法》，以《檔案法》為依據(jù)嚴(yán)格規(guī)范自身行為。樹立依法管理理念，嚴(yán)格按照法律規(guī)定進(jìn)行檔案管理操作。對(duì)于一些具備較高文化價(jià)值以及歷史價(jià)值的檔案信息，檔案管理工作人員必須保障其完整性?；鶎訖n案局要嚴(yán)格禁止檔案管理人員因?yàn)閭€(gè)人私利破壞檔案信息的真實(shí)性以及完整性，造假檔案管理信息，給基層檔案局和國家?guī)韲?yán)重后果。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，國家管理體制不斷完善。基于此，檔案管理人員應(yīng)充分重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，樹立檔案依法管理理念，將自己打造為新時(shí)代新型檔案管理人才?；鶎訖n案局檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，改進(jìn)檔案管理工作中存在的問題，完善存儲(chǔ)制度，加強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，加大檔案管理工作宣傳力度，提升檔案管理的電子化、信息化水平，促進(jìn)基層檔案局檔案管理水平的有效提升。

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（作者單位 吉林省雙遼市財(cái)政局）