李艷平

（國能朔黃鐵路發(fā)展有限責(zé)任公司原平分公司，山西 原平 034100）

前言

人事檔案是指人事部門根據(jù)黨的政策組織的文件和資料，用來控制個人數(shù)據(jù)的基本內(nèi)容。企業(yè)人事檔案是國家人事檔案的重要組成部分。企業(yè)人事檔案可以反映企業(yè)的成長過程和就業(yè)能力。人事檔案的管理包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、清理，編制和確定，人事部門通過這種人事檔案，根據(jù)人事檔案選擇和培訓(xùn)員工。人事管理是業(yè)務(wù)人事管理的重要組成部分，改革開放以來，我國的人力資源管理發(fā)生了明顯的變化。近年來，社會主義市場經(jīng)濟體制改革，隨著這一深化和人才流動的“雙向選擇”，不同企業(yè)對合理的人才流動的限制。如何充分發(fā)揮服務(wù)經(jīng)濟社會的功能，已經(jīng)成為必須努力解決的重大問題[1]。

一、企業(yè)人事檔案管理的重要性

企業(yè)人事檔案中收集了員工的工作技能和基本情況。員工的個人檔案是企業(yè)員工的重要招工標準，這是無可爭辯的。企業(yè)的人事檔案管理是由人力資源來進行的，特別是在社會政治經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，為了保障個人檔案的安全和保障，這也是企業(yè)間競爭多元化的原因。企業(yè)的個人檔案中包含著大量重要的人才信息，是培訓(xùn)和選拔的重要參考框架。企業(yè)的發(fā)展和競爭力至關(guān)重要，因此，在新時期加強人事檔案管理勢在必行。

二、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理管理水平有待提高和工作重視程度不足

由于傳統(tǒng)檔案管理中對管理的認識不足，是片面的，使得人事檔案只是靜態(tài)簡單的工作，沒有理由花費過多的時間和精力，對人事檔案知識的缺乏，檔案內(nèi)容和信息不全，導(dǎo)致管理水平低下，嚴重影響了企業(yè)人力資源管理的發(fā)展，專職檔案數(shù)量的減少和崗位的增加，導(dǎo)致了檔案工作的忽視，部分檔案頻繁變化，工作質(zhì)量不理想。

進入21 世紀，社會各個領(lǐng)域都得到了飛速的發(fā)展，職業(yè)類型發(fā)生了變化，人力資源需求不斷變化，企業(yè)發(fā)展所必需的，對企業(yè)人事檔案管理提出了新的更高的要求，并滿足社會和企業(yè)發(fā)展的需要，從事企業(yè)人事檔案處理，必須具備良好的專業(yè)技能和資質(zhì)，由于企業(yè)對檔案重視不夠，檔案缺乏，基本上沒有專業(yè)的檔案管理人員，缺乏專業(yè)的檔案的專業(yè)管理，檔案管理和保存技術(shù)相對落后[2]。

（二）企業(yè)發(fā)展過程中缺乏人事檔案意識

隨著我國各類企業(yè)與日俱增，主要是全外企，中資合資和特殊項目。這些企業(yè)是非國有企業(yè)，特別是一些私營企業(yè)。在招聘員工時，求職者不需要完善完整的人事檔案，這些企業(yè)往往注重其他職位的招聘，如申請人的資格或能力，而不注意以前的工作經(jīng)驗、個人關(guān)系。對企業(yè)的發(fā)展，候選人的誠信和犯罪記錄都目光短淺。

總之，許多企業(yè)缺乏對人事檔案的了解，所以不會過多地關(guān)注人事檔案的管理，因為管理人員不會過多地關(guān)注人事檔案，企業(yè)管理者也不會過多地關(guān)注人事檔案的管理。很多企業(yè)管理員認為，人事檔案管理對企業(yè)的發(fā)展并不重要。企業(yè)不重視人事檔案管理，會造成重大危害[3]。一是不重視人事檔案管理，就無法建立和完善人事檔案管理系統(tǒng)。二是人事檔案管理的人力物力不足。第三，不重視人力資源檔案管理人員的培訓(xùn)，管理人員的工作水平是不平等的。上述情況不利于企業(yè)人事檔案的安全。

（三）企業(yè)人事檔案管理機制不能靈活性適應(yīng)人事工作機制

隨著市場經(jīng)濟體制的建立，人們的觀念發(fā)生了很大的變化。企業(yè)在招聘和使用員工時更加強調(diào)個人技能，企業(yè)對勞動者的限制主要是以合同和協(xié)議為基礎(chǔ)，一旦完成，勞動者就可以自由流動，選擇更適合其工作的工作。鑒于招聘制度的變遷和人才競爭的激烈，原單位為維護公司利益而打開人事檔案。因此，社會上有‘死檔或存在“棄檔”“人檔分離”“人質(zhì)檔”“復(fù)制檔”“假檔”等現(xiàn)象。

企業(yè)人事檔案管理意識的缺乏，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理權(quán)利責(zé)任的嚴重不清。許多企業(yè)沒有建立人事檔案管理制度，企業(yè)人事檔案管理的權(quán)利和責(zé)任不明確。但是，在人力資源管理和檔案管理方面存在很多問題，如:人事檔案管理的多重性，存儲的混亂性，最終會導(dǎo)致一些企業(yè)的人事檔案流失，從而產(chǎn)生“檔案拒收”的現(xiàn)象。

（四）企業(yè)人事檔案信息拓展不全面，使用價值不高

目前，人事檔案管理多沿襲計劃經(jīng)濟時代的工作流模式，忽視了市場經(jīng)濟體制下人員的大量流動，只有姓名，性別，年齡，國籍，共青團黨員等簡單資料[4]。工作時間、文化程度、工作經(jīng)驗等可以反映出業(yè)績，專業(yè)知識、技術(shù)水平、工作經(jīng)驗等重要資料的收集和歸檔不完整，尤其是專業(yè)技術(shù)性能力的缺失，職稱考核和招聘信息在檔案內(nèi)不完整，不能全面客觀地反映一個人的情況。

（五）檔案管理非標準操作規(guī)程

企業(yè)人事檔案管理的核心是企業(yè)人事檔案的收集，處理，歸檔，清點，使其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，提高對檔案分類，檢索，分類等的需求。企業(yè)人事檔案管理能夠反映企業(yè)的整體管理水平，對企業(yè)的長遠發(fā)展和科學(xué)化十分重要；合理規(guī)范地管理企業(yè)檔案，有利于提高企業(yè)的競爭力。

另一方面，人事檔案制度存在明顯缺陷。最棘手的問題是不公開文件資料，對記錄對象不透明，而且當(dāng)事人的知情權(quán)，沒有查詢自己文件的權(quán)利。文件記錄的內(nèi)容無法理解，即使人事檔案被神秘的面紗遮蓋，也有“秘密篡改人事檔案”的嫌疑，剝奪當(dāng)事人依法保護個人名譽和信譽的權(quán)利。另一方面，現(xiàn)行人事檔案制度對存儲和傳輸有嚴格的規(guī)定，但執(zhí)行上有很多不足。例如，文件的移交程序，文件是自己保存的，所有這些都失去了文件的保密性和真實性，并檢索和替換重要的信息，會造成嚴重的后果。

（六）檔案管理信息化程度明顯落后

當(dāng)今社會已進入信息時代，一些發(fā)達國家和地區(qū)用電子文檔替代紙質(zhì)文檔，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)人事檔案的社會資源共享，是信息時代人事管理的一場革命。與國外檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化相比，我國的檔案管理相對落后，目前大多數(shù)用人單位的檔案管理還是人工操作或紙質(zhì)管理，不利于社會檔案信息共享。實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理化更有利于提高工作效率，降低管理成本。

三、新時期企業(yè)人事檔案管理的建議和對策

（一）建立和完善科學(xué)合理管理模式，提升服務(wù)效能

在人事檔案管理過程中，要改革適應(yīng)新環(huán)境的制度，針對新任務(wù)的規(guī)章制度，建立新的，更科學(xué)，更合理，更現(xiàn)代化的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加系統(tǒng)化，規(guī)范化。檔案的收集工作必須按時完成，檔案評價應(yīng)遵循“證據(jù)合理性”原則；檔案工作要嚴格科學(xué)化；應(yīng)根據(jù)具體情況分析查閱檔案的情況；檔案管理等機關(guān)不能袖手旁觀，檔案安全要注意，檔案現(xiàn)代化建設(shè)要及時、準確、完整。特別是，必須及時和積極地完成新檔案的收集工作。

（二）全面從嚴要求企業(yè)人事檔案意識，提高政治素質(zhì)

在缺乏人事檔案知識的情況下，要提高企業(yè)對人事檔案管理重要性的認識，就必須提高對人事檔案重要性的進行有效宣傳，由于企業(yè)檔案意識的弱化，政府、社會和人力資源單位應(yīng)積極開展宣傳和提高認識活動。定期對企業(yè)人員進行個人檔案方面的培訓(xùn)，對個人檔案意識低下的人員進行培訓(xùn)，使企業(yè)和行政部門充分了解個人檔案對員工和企業(yè)自身的影響。

提高政治素質(zhì)加強制度建設(shè),轉(zhuǎn)變行風(fēng),改善服務(wù)。在社會主義市場經(jīng)濟條件下,人們的思想觀念發(fā)生了很大變化,提高人的政治素質(zhì),建立和嚴格各項制度,用制度來規(guī)范人們的行為,層層有章可循,也是提高素質(zhì)一種保障措施,形成單位與個人的制約和相互關(guān)系,相互監(jiān)督。提高自覺性,主要目的還是要增強服務(wù)意識,改善服務(wù)態(tài)度,克服消極情緒,冷漠態(tài)度和行業(yè)不正之風(fēng),要注重廉潔自律與糾正不正之風(fēng)結(jié)合起來,提高檔案管理人員的思想覺悟,增強自覺性,懂得搞好行風(fēng)建設(shè)與單位形象的關(guān)系,增強集體榮譽感,既講行風(fēng),又講服務(wù),不斷提高管理人員的政治素質(zhì)。

（三）加強培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

人才是企業(yè)建立和完善人事檔案改革和發(fā)展的基礎(chǔ)。加強人事檔案管理，在職稱宣傳，選舉人才，任免員工中具有重要作用。由于企業(yè)不重視人事檔案的管理，對人事管理人員在工作層面上的要求不高。為提高人事檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)提高人事檔案管理水平，在選拔企業(yè)員工時，應(yīng)選拔具有責(zé)任心，耐心和學(xué)習(xí)熱情的員工。企業(yè)應(yīng)投入一定的人力，物力，財力進行人事檔案管理，定期對員工進行管理技能培訓(xùn)，提高行政人員的工作、敬業(yè)、保密水平。促進企業(yè)人事檔案的發(fā)展，必須提高管理人員的素質(zhì)，對檔案管理人員進行職業(yè)道德和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的培訓(xùn)，以適應(yīng)新的條件和要求，提高項目質(zhì)量和檔案管理水平，更好地為項目服務(wù)。

（四）強化服務(wù)意識，提高檔案利用價值

人事檔案是記錄員工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。這是個人經(jīng)驗，隨著時間的推移，如果這些數(shù)據(jù)不及時更新，個人經(jīng)驗就會變得不完整，不利于工人的選擇，并可能導(dǎo)致有效信息的丟失。企業(yè)個人檔案管理可以信息豐富。同時，要及時更新個人檔案，擴大其使用范圍。

（五）增強人事檔案管理的數(shù)字化和信息化水平

加強數(shù)字化人事檔案管理，修復(fù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)個人數(shù)據(jù)的條件集成，對個人信息的管理方式很多，在一定程度上，人事檔案存在重疊，需要對一些已知、共通的信息進行整合和分類，首先將日常管理自動化，借助計算機進行編碼進行檔案的查詢和傳輸，不僅可以省去人工操作的麻煩，而且可以提高檔案的準確率和效率。其次，檔案的信息內(nèi)容，將共享文件的內(nèi)容盡可能地轉(zhuǎn)化為信息，存儲在微機中，既可以優(yōu)化人事檔案的信息資源，提高人事檔案的效率，又可以幫助企業(yè)節(jié)約人力和財產(chǎn)。

企業(yè)人事檔案信息化是時代的要求。例如，許多企業(yè)可以大大減少工作時間，使用掃描儀，攝像機和錄像機以及計算機等相關(guān)信息技術(shù)，用于存儲信息的電子數(shù)據(jù)文件的人員配置，減少存儲個人數(shù)據(jù)所需的行政人員人數(shù)，并通過信息技術(shù)簡化文件分類和管理。

四、結(jié)語

最后，企業(yè)人力資源管理是一門信息量大，知識密集的學(xué)科。在新的環(huán)境下，人事檔案管理工作面臨著一系列的挑戰(zhàn)。沒有經(jīng)驗可借鑒，只有完善檔案管理機制，提高管理人員素質(zhì)，實踐創(chuàng)新檔案管理方法，才能促進檔案事業(yè)和管理事業(yè)的健康發(fā)展。檔案人員要解放思想，不斷完善人力資源管理創(chuàng)新機制，充分利用人力資源管理反饋系統(tǒng)收集和處理各方面的信息。