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        大數(shù)據(jù)視域下國企單位人事檔案管理的探討

        2021-11-28 08:48:47李增敏
        魅力中國 2021年19期
        關鍵詞:管理員部門管理工作

        李增敏

        (山東高速臨沂發(fā)展有限公司,山東 臨沂 276000)

        引言

        人事檔案信息資源要實現(xiàn)數(shù)字化,檔案管理要嚴格遵從網(wǎng)絡化建設。唯有如此,才能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的重要功能,才能進一步推行的人才戰(zhàn)略,提升人事檔案信息的安全性、全面性。

        一、人事檔案大數(shù)據(jù)管理的重要作用

        (一)有利于推動無紙化管理,提高人事檔案管理效率。

        隨著電子計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的不斷成熟,無紙化管理已經(jīng)成為人事檔案管理的必然趨勢,同時這也是人事檔案電子信息化管理的必然要求。可以最大限度地節(jié)省管理資源、降低管理成本。大數(shù)據(jù)時代,人事檔案電子信息化管理能夠竭盡所能地刪繁就簡,最為準確、高效地實現(xiàn)的人事檔案管理目標,不僅以提高人事檔案管理的時效性,還能夠提升管理效率。

        (二)提高人事檔案管理的安全性

        將人事檔案中的具體數(shù)據(jù)與智能技術(shù)相結(jié)合,能夠幫助資料中的相關數(shù)據(jù)得到妥善的安置與處理,并且避免傳統(tǒng)檔案中資料磨損、遺失等情況出現(xiàn),給人事管理工作帶來不便。此外,電子信息化管理技術(shù)通過設置數(shù)字化的人事檔案,可以進行加密與授權(quán)訪問的相關操作,進而幫助擴大檔案的收集范圍,使得檔案的管理與維護更加具有實質(zhì)性意義,能夠有效提升人事檔案資料管理的快捷性與完整性,同時保證的人事檔案信息更具安全性。

        二、大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理存在的問題

        (一)人事檔案信息化管理缺乏技術(shù)人才

        人事檔案管理想要實現(xiàn)信息化,不能只注重對于軟硬件設備的投入,還應當配備技術(shù)型人才,對人事檔案信息化管理提供應有的技術(shù)指導。然而,在當前部分的機構(gòu)設置中,檔案管理部門處于相對邊緣的位置,并且其員工普遍存在素質(zhì)較低、專業(yè)技能不完善的尷尬境地,不能進行數(shù)據(jù)分析和對資源的有效利用,也不能對相關的電子信息管理知識進行深入了解,因此不利于開展人事檔案信息化管理工作,不能幫助的人事檔案管理工作邁向智能化與專業(yè)化的發(fā)展道路。

        (二)人事檔案信息更新不及時

        高層領導通常側(cè)重于征聘和職位,技術(shù)的培訓,科學研究和學科建設方面密切相關的機構(gòu)生存和發(fā)展,人事檔案管理意識淡薄,加之各職能部門的不重視,常常使得材料的收集難以在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸檔,不能夠及時更新信息。企業(yè)的檔案管理方面依然處在文件管理工作的傳統(tǒng)階段,過時的檔案管理方法和設備遠遠不能滿足企業(yè)檔案信息的增加和新媒體應用的增加。人事檔案管理工作重視材料收集整理,檔案材料的收集范圍限定在十大類。檔案管理方式方法陳舊落后,工作人員檔案管理員的工作方式仍然以手工輸入為主,工作繁瑣、重復性高。

        (三)數(shù)字化、信息化程度低

        隨著信息化技術(shù)的不斷普及,加快推進企業(yè)人事檔案管理信息化建設進程已提上日程。但當前,很少有企業(yè)能夠真正落實這一政策,企業(yè)高層管理人員不能及時意識到人事檔案信息化管理的重要性,進而使得企業(yè)人事檔案管理部門現(xiàn)有的人事檔案管理制度普遍存在著數(shù)字化、信息化程度較低的現(xiàn)象,嚴重阻礙了企業(yè)人事檔案管理部門相關工作的順利開展。企業(yè)實體人事檔案龐大,內(nèi)容復雜,為檔案信息數(shù)字化建立,人事的工作人員需要大量的人力、物質(zhì)和財政努力。但在企業(yè)的數(shù)字人事檔案記錄的發(fā)展水平上,他們的大部分人力資源記錄的建立和投資是不夠的,人事檔案缺乏人力、資源、財務輸入、軟硬體和硬件設施,數(shù)據(jù)和信息水平非常低,導致人事檔桿管理工作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫不完整、基礎性設施缺失、系統(tǒng)功能不完善等諸多現(xiàn)象,使得檔案管理部門檔案利用率長期處于一個低下的水平,人事部門的生產(chǎn)力也大幅下降。

        三、大數(shù)據(jù)視域下國企單位人事檔案管理的措施

        (一)深入分析戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,密切聯(lián)系實際情況

        在國企單位中,人事檔案管理員應深入分析當前我國關于信息化建設的發(fā)展戰(zhàn)略方向,應重點關注云計算、信息化、大數(shù)據(jù)、電子商務等未來規(guī)劃,建設全新的管理模式、規(guī)范制度、人事檔案基礎設備等。人事檔案管理應將重點發(fā)展目標立足于“大數(shù)據(jù)+人事檔案管理”的基礎上,推動檔案管理部門向信息化升級轉(zhuǎn)型。同時,人事檔案部門還要建設出可行性、創(chuàng)新性的發(fā)展目標,利用科學規(guī)劃的方法,將各種信息資源有機整合,積極攻破當前大數(shù)據(jù)視域下的種種難關。首先,檔案管理領導應組織部門員工,深入學習國家最新頒布的人事檔案管理相關指導文件,使所有檔案管理內(nèi)部員工深刻感悟檔案管理工作的發(fā)展道路。其次,人事檔案管理部門在向大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型升級時,應以人事檔案部門當前的實際軟硬件基礎設施為主,避免大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型升級超越實際,只是“空談”。最后,人事檔案管理員應針對當前大數(shù)據(jù)發(fā)展形勢,定期整理工作人員提出的建議,以實際工作問題為重點改進方向。

        (二)積極完善數(shù)據(jù)制度,有規(guī)可循有據(jù)可依

        人事檔案部門在建設大數(shù)據(jù)化管理工作時,還應重視規(guī)章制度的建設工作。基于大數(shù)據(jù)視域下,相較于以往的人事檔案管理工作,將“戰(zhàn)線”從線下管理不斷推向了線上管理,這就要求人事檔案管理部門積極完善大數(shù)據(jù)化管理制度,以此約束檔案管理員的工作行為。首先,檔案部門應健全規(guī)范制度,將傳統(tǒng)的人事檔案管理密切融合大數(shù)據(jù)化人事管理,要求檔案管理員認真控制好“人事檔案進出關口”。其次,還應積極優(yōu)化人事檔案管理規(guī)定,以我國頒布的《人事檔案管理法》為基點,結(jié)合國企單位的具體情況,設計國企單位專屬的《人事檔案管理規(guī)定》,要求人事檔案管理內(nèi)部員工在完成日常工作時,嚴格參照相關規(guī)定,以制度要求約束收集信息、檢索、轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)、鑒別歸納、審核等工作行為。最后,人事檔案管理部門應引導管理員樹立安全意識,面對外界誘惑時,堅守廉潔品質(zhì),不為眼前利益泄露國企單位人事信息。

        (三)提升管理人員綜合素質(zhì)

        基于新形勢下,企業(yè)人事檔案管理相關人員需要具備較高的信息技術(shù)能力,同時需要具備一定的專業(yè)理論能力和實踐操作能力,但是目前企業(yè)缺乏一定的專業(yè)管理人員,人事檔案管理相關人員缺乏一定的大數(shù)據(jù)認識,難以滿足大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)人事檔案管理的實際需求?;谌耸聶n案管理的基本現(xiàn)狀,企業(yè)內(nèi)部人事檔案相關管理人員需要增強自身的專業(yè)水平,提升大數(shù)據(jù)信息技術(shù)水平,在人事檔案管理過程中,充分借助于大數(shù)據(jù)技術(shù),提升人事管理工作的效率。企業(yè)需要重視對人事部門相關人員的培訓和教育,提升管理人員以及基層員工的大數(shù)據(jù)素養(yǎng),同時可以引進先進的大數(shù)據(jù)管理人才,完善企業(yè)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu),提升人事管理團隊的專業(yè)水平。

        結(jié)束語

        大數(shù)據(jù)時代雖然給國企單位的人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn),但同樣也給人事檔案管理帶來了一定的發(fā)展契機,希望國企單位管理層與相關工作人員能意識到人事檔案信息化發(fā)展的重要意義,積極學習各項信息化技術(shù)和業(yè)內(nèi)的相關經(jīng)驗,為人事檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐貢獻自己的力量。

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