郜長江
(吉林省洮南市聚寶鄉(xiāng)綜合服務(wù)中心,吉林 洮南 137121)
近些年來,我國政府為了提高公民的生活質(zhì)量,陸續(xù)出臺了一系列的惠民政策,而最低生活保障就屬于惠民政策當(dāng)中的一種,能夠在一定程度上解決我國社會中經(jīng)濟困難群體的生活問題。因此,為了提高最低生活保障工作的規(guī)范性,就必須要針對政策的具體落實情況、保障工作的開展情況以及保障資金的發(fā)放情況進(jìn)行檔案記錄。所以在新時期,有關(guān)最低生活保障檔案管理的問題就成為了首要問題,因為這是不僅是對最低生活保障的一種規(guī)范性管理,也是對最低生活保障落實情況的一種監(jiān)督,對于我國改善民生的工作來說意義非凡。
在最低生活保障檔案管理當(dāng)中,能夠直接影響管理工作的就是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及工作能力。但是就目前的現(xiàn)狀而言,在我國的最低生活保障檔案管理工作當(dāng)中,絕大部分檔案管理人員的年齡較大,無法做到與時俱進(jìn),積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理手段,也沒有掌握一些專業(yè)的檔案管理技能,這就導(dǎo)致他們的管理工作與社會不斷發(fā)展對最低生活保障檔案管理提出的新需求嚴(yán)重不符。另外,就是檔案管理人員的檔案意識不足,在工作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)應(yīng)付了事的狀況,沒有完成自身應(yīng)盡的責(zé)任,致使檔案管理工作的規(guī)范性嚴(yán)重不足[1]。
在當(dāng)前的最低生活保障檔案管理當(dāng)中,一部分救助型事業(yè)單位在檔案管理過程中仍然與社會實際狀況存在一定的偏差,沒有做到與時俱進(jìn)。其次就是相關(guān)的從業(yè)人員在最低生活保障檔案管理工作當(dāng)中沒有認(rèn)識到現(xiàn)代化技術(shù)的重要性,對于自我效率的提高也沒有重視,這就會致使現(xiàn)有的最低生活保障檔案管理工作無法緊跟時代的發(fā)展步伐,而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是缺乏一個科學(xué)的最低生活保障檔案管理機制,沒有針對檔案管理工作起到限制作用,嚴(yán)重阻礙了最低生活保障檔案管理工作的順利開展[2]。
目前,在最低生活保障檔案管理工作當(dāng)中,不同的單位所采用的檔案管理軟件也各不相同,各種類型的軟件層出不窮,這就導(dǎo)致最低生活保障檔案管理的軟件部分難以統(tǒng)一,在進(jìn)行文件檢索工作時,往往無法通過一個統(tǒng)一的檔案管理軟件來實現(xiàn),檔案信息的管理更是如此。另外,由于絕大部分地區(qū)的最低生活保障檔案管理內(nèi)容都是十分復(fù)雜的,所以面對不同的管理軟件往往會顯得力不從心,這無疑是檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程的一種阻礙,對于檔案資源共享的實現(xiàn)來說嚴(yán)重不利。
在我國目前的最低生活保障檔案管理工作當(dāng)中,信息化先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用仍然不夠成熟,在檔案管理當(dāng)中仍然存在紙質(zhì)檔案管理的方式,這給保存工作以及后續(xù)的查找工作都帶來了一定難度,尤其是一些比較重要的檔案,在管理過程中如果沒有應(yīng)用好信息化先進(jìn)技術(shù)而是只用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理,極有可能會造成檔案的丟失或損壞,為最低生活保障政策的開展帶來嚴(yán)重不良后果。所以,在新時期的發(fā)展潮流之下,想要盡最大可能提高最低生活保障檔案管理工作的水平,就必須要加強檔案管理的信息化[3]。
在最低生活保障檔案管理工作當(dāng)中,檔案的形式多種多樣,具體可以包括一些文字、聲音、錄像、圖表以及電子文檔等。以此想要強化最低生活保障檔案管理,首要要對這些檔案資源進(jìn)行收集,對此,可以構(gòu)建一個檔案信息報送制度,通過各個部門之間的相互協(xié)作,讓檔案信息的報送逐漸規(guī)范化,從而實現(xiàn)檔案管理時信息的完整性。與此同時,還要在這些信息形成的初始時期就對檔案文件的格式、字體等進(jìn)行規(guī)范,從而提高檔案管理的統(tǒng)一性與科學(xué)性。
因為最低生活保障所面向的對象是不確定的,所以就要針對不斷變化的檔案信息,強化檔案動態(tài)管理的能力。首先,要明確最低生活保障的標(biāo)準(zhǔn)確定方式,并結(jié)合社會的實際發(fā)展現(xiàn)狀,不斷調(diào)整現(xiàn)有的最低生活保障標(biāo)準(zhǔn),從而提高最低生活保障的覆蓋面積,增加最低生活保障的實際救助對象;其次,就是最低生活保障所面向的家庭情況也會隨時變化,這就需要相關(guān)的資質(zhì)審核人員要隨時進(jìn)行復(fù)查工作,及時了解最低生活保障面向家庭的現(xiàn)狀,從而實現(xiàn)檔案管理的動態(tài)化[4]。
在當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢之下,檔案管理的信息化已經(jīng)成為大勢所趨,因此最低生活保障的檔案管理工作也要迎頭直上,順應(yīng)這種趨勢,同時也能更加方便檔案的保存與查找。對此可以提高檔案管理的信息化質(zhì)量,將檔案信息中重復(fù)的部分篩查出去,既能使檔案變得更加規(guī)范,也降低的檔案管理工作的難度。同時還要借助于計算機進(jìn)行輔助管理,將檔案中的信息進(jìn)行電子歸檔,從而實現(xiàn)兩種檔案管理模式。最后還要充分利用先進(jìn)儀器,比如掃描儀等,建立一個檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
在檔案管理機制當(dāng)中,往往需要進(jìn)行以下幾點內(nèi)容的工作:第一,就是將最低生活保障的目標(biāo)對象全部信息進(jìn)行建檔封存,并且在日常的管理管理工作當(dāng)中也是如此;第二,就是要求檔案管理工作必須規(guī)范,檔案信息的保管要嚴(yán)格有序;第三,就是要建立一個完善的規(guī)章制度,改善現(xiàn)有的工作環(huán)境,從而推進(jìn)最低生活保障政策的平穩(wěn)開展。而在現(xiàn)有的檔案管理機制當(dāng)中,上述主要內(nèi)容往往得不到體現(xiàn),因此必須要從這些角度出發(fā),完善現(xiàn)有的檔案管理機制[5]。
現(xiàn)有的檔案管理人員,往往存在各種不足之處,在最低生活保障檔案管理工作當(dāng)中,對于專業(yè)檔案知識的掌握還不夠熟練,這就導(dǎo)致現(xiàn)有的最低生活保障檔案管理工作缺乏一個科學(xué)的管理理念以及先進(jìn)的管理技能,因此,必須要強化檔案管理人才的培訓(xùn)工作,加強對他們的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)以及管理意識培訓(xùn)等,提高他們的檔案管理水平,從而實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性,從根本上解決最低生活保障檔案管理中的各種問題。
首先,就是一些地方政府需要敦促最低生活保障的檔案管理人員,對最低生活保障所面向?qū)ο蟮南嚓P(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集,而后在結(jié)合他們的家庭資料以及個人資料等詳細(xì)數(shù)據(jù),進(jìn)行檔案歸檔工作;其次,就是由于以戶為單位是最低生活保障檔案建檔的基本形式,所以必須要針對最低生活保障的檔案進(jìn)行整理編目,在這個過程中需要注意檔案的不同重要程度,進(jìn)行合理的編排,以便于日后的資料查找與添加[6]。
綜上所述,本文中分析了當(dāng)前我國最低生活保障檔案管理的現(xiàn)狀,而后針對不足之處提出了幾點合理強化的思考,希望能夠借此為最低生活保障的推行貢獻(xiàn)力量。