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        檔案應(yīng)用管理效率提升的方法探究

        2021-11-28 02:37:44劉培峰
        魅力中國(guó) 2021年40期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案管理人員

        劉培峰

        (鄂爾多斯市中共準(zhǔn)格爾旗委員會(huì)宣傳部,內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300)

        檔案管理員加強(qiáng)對(duì)檔案應(yīng)用效率的提升,尋求有效的解決辦法,是希望檔案管理更加科學(xué)化,更加系統(tǒng)化,更加優(yōu)質(zhì)化,更加專業(yè)化,讓檔案管理跟上社會(huì)發(fā)展水平,跟上人們對(duì)檔案管理的需求,促使檔案管理理念不斷更新,適應(yīng)變化的時(shí)代和社會(huì)。檔案管理并不是一朝一夕就可以完成的,而是需要管理人員投入大量的心血和精力,遵循檔案管理工作的原則,運(yùn)用多樣化的管理技術(shù)手段,科學(xué)探討檔案管理的方法。可以說(shuō),檔案管理人員任重道遠(yuǎn)。

        一、檔案管理實(shí)施的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

        檔案可以將散亂的信息整理在一起,運(yùn)用時(shí)間線來(lái)將內(nèi)容理順,清楚地反映一個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作事跡,便于人們直觀地了解一個(gè)人的過(guò)往,從中提煉出有效信息,得到自己所需的結(jié)論。由此可見(jiàn),檔案對(duì)人的影響是深遠(yuǎn)的。實(shí)施檔案管理,可以為檔案利用者提供服務(wù)便利,規(guī)范檔案管理的行為和準(zhǔn)則,完善檔案管理的程序,讓檔案不因在個(gè)人手中保存而出現(xiàn)遺失、雜亂、分散等問(wèn)題,增加檔案管理和應(yīng)用的負(fù)擔(dān)。檔案管理可以集中管理檔案,然后依據(jù)檔案的特點(diǎn)、內(nèi)容等進(jìn)行系統(tǒng)分類,方便人們?cè)谑褂脵n案的時(shí)候,快速地找到自己需要的檔案,節(jié)省大家的時(shí)間。檔案管理工作是逐漸向系統(tǒng)性發(fā)展的,這就意味著檔案管理將更加科學(xué),劃分更加合理,更能滿足每一個(gè)人的需求,讓檔案成為人們生活、學(xué)習(xí)、工作的敲門磚。檔案管理能夠更好地為社會(huì)實(shí)踐服務(wù),是具有服務(wù)性的,可以依據(jù)社會(huì)的變化來(lái)調(diào)整檔案管理方法,更具靈活特征,實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全服務(wù)、文化服務(wù)、經(jīng)濟(jì)服務(wù)、政治服務(wù)等目的。檔案管理是國(guó)家信息系統(tǒng)的一部分,在某方面對(duì)國(guó)家發(fā)展起著戰(zhàn)略意義,能夠延續(xù)歷史,昭示未來(lái),做好人才服務(wù)??梢哉f(shuō),檔案管理在現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用,并不陌生,推動(dòng)了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

        二、檔案管理中存在的問(wèn)題

        時(shí)代的變化發(fā)展,使得人們的生活日新月異,在這樣的背景下,進(jìn)行檔案管理,需要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,人們的切實(shí)需求。但是,受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響,人們的檔案管理思想存在滯后性,喜歡沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式,遵循傳統(tǒng)的檔案管理觀點(diǎn)與原則,沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)檔案利用者需要提取檔案的時(shí)候,不僅要費(fèi)力費(fèi)時(shí)地查找自己檔案所在位置,還要面臨檔案可能出現(xiàn)損壞、丟失等情況,影響人們的體驗(yàn),耽誤人對(duì)檔案的正常使用,使得檔案管理成為工作質(zhì)量下降的助推手。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候,存在思想不重視、工作不認(rèn)真的問(wèn)題,沒(méi)有樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí),而是采取了得過(guò)且過(guò)的工作態(tài)度,致使檔案管理散漫,遲遲得不到更新,檔案管理方法落后,埋下了檔案管理的安全隱患。檔案建立之后,沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)更新,導(dǎo)致檔案處于靜態(tài)狀態(tài),無(wú)法真實(shí)地反映檔案的實(shí)際情況,使得檔案存在不足之處,需要進(jìn)一步完善檔案管理的措施。檔案管理過(guò)程中,要做好檔案信息收集工作,節(jié)省檔案信息收集的流程,使得檔案管理水平得到提升,避免因?yàn)槭占瘯r(shí)間長(zhǎng)、步驟繁多等影響檔案管理的效率,激化檔案管理的矛盾。除此之外,檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候,還要做好檔案安全保護(hù)工作,避免出現(xiàn)檔案信息不合理泄露,因自然災(zāi)害、人為因素等出現(xiàn)檔案損毀的問(wèn)題,加大檔案保存管理的難度。

        三、檔案應(yīng)用管理效率提升的方法

        (一)完善檔案管理制度

        檔案管理并不是盲目開展的,而是需要一定的規(guī)則規(guī)范,確保每一位檔案管理人員都能嚴(yán)格遵守,讓檔案管理人員按照一定的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行檔案管理,可以優(yōu)化檔案管理的現(xiàn)狀,讓檔案管理更加完善。一方面,可以建立統(tǒng)一的檔案管理制度,參考《中華人民共和國(guó)檔案法》,了解如何規(guī)范檔案收集、整理工作,對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)保護(hù)、有效利用,讓檔案更具法律參考意義,使得檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)、更具說(shuō)服力。檔案管理體現(xiàn)一個(gè)單位的管理水平,完善檔案管理體系,需要大家認(rèn)識(shí)到檔案管理的地位,真正形成檔案管理的意識(shí),然后開展檔案管理活動(dòng),建設(shè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施,按照年度、類別、主題等對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和歸檔,配備相關(guān)的檔案管理人員,帶動(dòng)檔案管理的發(fā)展。完善檔案管理,可以參考檔案管理員的意見(jiàn),從檔案管理現(xiàn)實(shí)情況出發(fā),制定統(tǒng)一的規(guī)范,明確電子檔案與紙質(zhì)版檔案應(yīng)該怎樣進(jìn)行保存,提出歸檔材料的質(zhì)量要求,按照一定的分布來(lái)確定檔號(hào)標(biāo)識(shí),總結(jié)檔案管理的原則??梢哉f(shuō),完善檔案管理制度,一定要從實(shí)際情況出發(fā),發(fā)揮檔案管理人員的作用和職責(zé),明確檔案管理的內(nèi)容與原則,運(yùn)用多樣化管理手段來(lái)構(gòu)建檔案管理的框架。

        (二)充分利用信息技術(shù)

        紙質(zhì)檔案在應(yīng)用的時(shí)候,需要專門的房間進(jìn)行儲(chǔ)存,還需要專門的設(shè)備來(lái)保護(hù),預(yù)防紙質(zhì)檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉等問(wèn)題,及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù),無(wú)形之中增加了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的時(shí)候,還會(huì)因?yàn)榄h(huán)境的變化,發(fā)生不同的變化,在面對(duì)火災(zāi)、水澇等災(zāi)害,更是沒(méi)有招架的能力,面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案還存在容易丟失的問(wèn)題,并且一旦丟失很難彌補(bǔ)。除此之外,紙質(zhì)檔案的保密性管理相較于電子檔案來(lái)說(shuō),需要安排更多的工作人員參與進(jìn)來(lái),還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),存在環(huán)節(jié)冗雜、管理滯后等問(wèn)題。信息技術(shù)的融入,讓人們的生活發(fā)生了明顯的變化,與傳統(tǒng)方式有著翻天覆地的不同。檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)檔案管理,可以將重要的信息傳輸?shù)骄W(wǎng)上,保證數(shù)據(jù)的安全性和通用性,讓檔案以電子文檔的方式順利保存下來(lái),避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的問(wèn)題,提高檔案管理的效率。紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中,會(huì)存在耗時(shí)耗力的情況,出現(xiàn)檔案堆積的問(wèn)題,在遇到人們查閱檔案的時(shí)候,需要花費(fèi)很多時(shí)間來(lái)尋找檔案,對(duì)檔案的查詢并不便捷、高效。而檔案管理人員使用信息技術(shù),可以有效地解決這一問(wèn)題,利用電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行篩選和搜索,知道檔案在系統(tǒng)中的分類位置,然后批量地進(jìn)行檔案查閱,能夠有效地降低檔案管理人員的查閱難度,增加檔案管理的便利性。

        (三)豐富檔案管理設(shè)備

        檔案管理人員進(jìn)行檔案管理,應(yīng)保證檔案的使用壽命,盡可能地將其延長(zhǎng),讓檔案發(fā)揮最大的作用。檔案管理需要專用的管理庫(kù)房,并且有專門的人員負(fù)責(zé),確保檔案管理的安全性。在使用檔案管理庫(kù)房的時(shí)候,要確保檔案管理庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境符合檔案存放的要求,安裝防火防盜的裝置,避免空氣過(guò)于潮濕、存在火災(zāi)隱患等問(wèn)題,需要檔案管理人員定期排查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)解決。檔案管理地區(qū)應(yīng)當(dāng)是專門存放檔案的地方,不能存放其他無(wú)關(guān)物品,以免影響檔案的查閱和使用。檔案管理區(qū)域內(nèi),應(yīng)該具有適當(dāng)數(shù)量的柜貨架,方便檔案管理人員按照檔案的類型、載體等對(duì)檔案進(jìn)行整理,按照實(shí)際需要和科學(xué)管理辦法進(jìn)行排序、入柜,做好檔案使用記錄,確保檔案使用與歸還的時(shí)候,能夠查到相關(guān)信息。檔案管理人員可以利用防蟲藥品來(lái)預(yù)防鼠、蟲等,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候進(jìn)行科學(xué)處理,將對(duì)檔案的影響降到最低。對(duì)于信息化檔案,在管理的時(shí)候,要重視檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件、系統(tǒng)軟件等設(shè)備,其中網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)要做到內(nèi)部服務(wù)的網(wǎng)與公眾網(wǎng)的協(xié)調(diào)配合,硬件基礎(chǔ)建設(shè)則要建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù),方便用戶訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng),發(fā)揮系統(tǒng)的安全性、存儲(chǔ)性、數(shù)字化等特點(diǎn),檔案管理系統(tǒng)軟件設(shè)備的完善,離不開數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等的維持,可以讓檔案管理人員在相關(guān)的系統(tǒng)應(yīng)用軟件下開展檔案管理工作。

        (四)加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

        信息管理人員在管理檔案的時(shí)候,要想提高檔案管理的應(yīng)用效率,就要形成不斷學(xué)習(xí)的意識(shí),將自己的成長(zhǎng)與檔案管理的成長(zhǎng)有機(jī)地聯(lián)系在一起,學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與檔案管理理念,得到思想和技能上的熏陶,然后轉(zhuǎn)變自己的檔案管理態(tài)度,靈活地開展檔案管理工作。在實(shí)際工作中,首先要做的就是提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí),讓檔案管理人員對(duì)自己的工作特點(diǎn)、工作內(nèi)容、工作意義等有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí),知道自己所處的位置有著怎樣的重要性,端正檔案管理人員的態(tài)度。接著,要帶領(lǐng)檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理手段,不再局限于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法,而是能夠利用信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理質(zhì)量,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)更加高效地完成檔案管理任務(wù)。檔案管理人員可以積極地與其他人員進(jìn)行交流,了解其他人對(duì)檔案管理的想法,綜合他們的意見(jiàn)后提出具體的檔案管理措施,也可以積極地參與培訓(xùn)講座活動(dòng),在活動(dòng)中汲取新的知識(shí),了解新的技術(shù),然后實(shí)現(xiàn)檔案管理的飛躍。

        (五)做好安全保護(hù)工作

        檔案在當(dāng)今社會(huì)有著十分重要的作用,做好檔案安全保護(hù)工作,刻不容緩,特別是對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō),稍有不慎,就會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題。檔案管理人員在管理紙質(zhì)檔案的時(shí)候,要嚴(yán)禁檔案管理室存在人員吸煙的行為,嚴(yán)禁存放易燃、易爆的物品,做好防霉、防蟲、防強(qiáng)光等工作,保持檔案管理室的整潔,對(duì)室內(nèi)的溫度、濕度等進(jìn)行記錄和調(diào)節(jié),定期檢查,了解電源、電器、消防裝置等,杜絕檔案管理安全隱患的出現(xiàn)。在管理檔案的時(shí)候,要嚴(yán)格把控出入的人員,未經(jīng)允許,不相關(guān)人員不得翻閱檔案材料,對(duì)于需要銷毀的檔案,應(yīng)妥善處理,不隨意扔棄,更不能進(jìn)行復(fù)印、傳播,做好保密工作。檔案管理人員在管理電子檔案的時(shí)候,要安裝殺毒軟件并及時(shí)更新,做好數(shù)據(jù)維護(hù)、光盤檔案等,定期備份數(shù)據(jù),發(fā)現(xiàn)安全問(wèn)題的時(shí)候及時(shí)報(bào)警,建立健全的跟蹤制度,讓檔案管理更具效力。

        總之,本文通過(guò)了解檔案管理實(shí)施的現(xiàn)實(shí)價(jià)值,分析檔案管理中存在的問(wèn)題,展開了實(shí)踐探索,總結(jié)了檔案應(yīng)用管理效率提升的方法,完善了檔案管理制度;充分利用了信息技術(shù);豐富了檔案管理設(shè)備;加強(qiáng)了管理人員培訓(xùn);做好了安全保護(hù)工作。檔案管理關(guān)乎每一個(gè)人,有著重要的影響,需要檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案的管理,發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用,更好地為大家服務(wù),讓檔案成為人們工作、生活中必不可少的部分,推動(dòng)檔案管理的人性化、完善化、現(xiàn)代化。檔案管理人員提高檔案管理效率,能夠集中統(tǒng)一地對(duì)檔案進(jìn)行合理管理,做好檔案維護(hù)工作,滿足不同人對(duì)檔案的需求,使得檔案管理的服務(wù)功能得到更大的提升,實(shí)現(xiàn)由單一到完善,由簡(jiǎn)單到復(fù)雜,由循舊到創(chuàng)新,由人工到智能,由封閉到開放等的跨越發(fā)展。

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