佟靜
(黑龍江省鶴崗市不動(dòng)產(chǎn)登記中心,黑龍江 鶴崗 154100)
引言:檔案管理工作就是對于不動(dòng)產(chǎn)信息的存儲(chǔ)與保護(hù)工作,隨著人們對于不動(dòng)產(chǎn)的重視程度逐漸增高,檔案管理就變得愈發(fā)重要了,然而近年來由于不動(dòng)產(chǎn)的整體數(shù)量增長較快,給檔案管理工作帶來了困難。因此不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理人員需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度,通過不斷對管理制度、管理模式進(jìn)行優(yōu)化,最終實(shí)現(xiàn)對不動(dòng)產(chǎn)檔案的有效管理。
不動(dòng)產(chǎn)是比較重要的財(cái)產(chǎn),不動(dòng)產(chǎn)登記簿是確定其所有權(quán)的重要依據(jù),因此對于如此重要的信息就需要進(jìn)行專項(xiàng)管理,從而確保不動(dòng)產(chǎn)信息的時(shí)效性,如果在不動(dòng)產(chǎn)信息未過期的條件下因其他因素所導(dǎo)致的不動(dòng)產(chǎn)信息損失的情況,需要對不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行修復(fù)和重建。近年來不動(dòng)產(chǎn)糾紛問題發(fā)生頻率很高,由于不動(dòng)產(chǎn)的判定直接影響著相關(guān)人員利益,因此判決就需要公平公正,而有了不動(dòng)產(chǎn)登記簿中的決定性信息,就可以確保不動(dòng)產(chǎn)糾紛問題得到合理的解決。
不動(dòng)產(chǎn)檔案信息是從不動(dòng)產(chǎn)信息登記的各個(gè)流程中收集整理得來的,除了有原始的不動(dòng)產(chǎn)信息之外,在不動(dòng)產(chǎn)使用的時(shí)間中所產(chǎn)生的一切變動(dòng)也都記錄在不動(dòng)產(chǎn)檔案之中。通過閱讀檔案信息,就可以了解到在各個(gè)期間不動(dòng)產(chǎn)的具體歸屬,同時(shí)也能給不動(dòng)產(chǎn)的擁有者提供帶走法律效益的證明。如果不動(dòng)產(chǎn)檔案出現(xiàn)問題,那么不動(dòng)產(chǎn)的歸屬就會(huì)變得模糊不清,不動(dòng)產(chǎn)擁有者的權(quán)益就很容易受到損害[1]。因此為了保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)擁有者的合法權(quán)益,不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員需要做好自己的本職工作,加強(qiáng)對不動(dòng)產(chǎn)信息檔案的完善和管理。
不動(dòng)產(chǎn)檔案信息作為重要的信息資源與人們的日常生活息息相關(guān),做好對不動(dòng)產(chǎn)信息檔案的管理就是對人民群眾的合法權(quán)益最好的保障,同時(shí)也能為人民群眾在法律權(quán)益的維護(hù)上提供強(qiáng)而有力的信息支持。同時(shí)在不動(dòng)產(chǎn)的問題上,群眾的利益得到的保護(hù)越多有關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)的糾紛就會(huì)越少,這也就推進(jìn)了社會(huì)的和諧發(fā)展,由此可見對于不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作是十分重要的。目前在檔案管理工作當(dāng)中,依舊存在著一些問題,因此為了解決這些問題,務(wù)必要建立健全更加合理的管理體系以及管理制度,從而確保檔案管理工作能夠更高的服務(wù)人民群眾。
由于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)占用空間較大,且在查詢以及使用上極為不便利,同時(shí)也會(huì)使管理工作變得更加復(fù)雜,因此我國的各類檔案信息都在開展信息化建設(shè),通過信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效管理,但是目前對于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)還不充分,再加上大部分檔案管理部門設(shè)備老舊,導(dǎo)致檔案信息丟失、損壞的問題時(shí)有發(fā)生,從而影響檔案信息的實(shí)際應(yīng)用。
不動(dòng)產(chǎn)存在著許多子類型,傳統(tǒng)管理模式中不動(dòng)產(chǎn)檔案管理是分工進(jìn)行的,雖然通過分工管理可以提升管理效率,但是由于不同的部門檔案規(guī)制的不同,導(dǎo)致檔案的流通性變差,而且在不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)的糾紛當(dāng)中,存在著不動(dòng)產(chǎn)類型界定模糊的情況,因此分工管理的檔案不利于這類糾紛的解決。因此為了解決這類問題,增強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的可流通性,就必須實(shí)現(xiàn)對不同類型不動(dòng)產(chǎn)的統(tǒng)一管理,同時(shí)做好不同類型不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)制的統(tǒng)一工作,這樣才能夠確保檔案信息能夠高效合理的得到應(yīng)用。同時(shí)檔案的流通也是需要重點(diǎn)關(guān)注的工作,在檔案傳輸?shù)倪^程中要確保不會(huì)產(chǎn)生信息丟失、文件損壞的問題發(fā)生,要確保在流通的過程中檔案信息始終能保持完整[2]。
在目前不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作當(dāng)中,檔案整合的問題是一個(gè)較為復(fù)雜的問題。在上文我們提到過,不同類型的不動(dòng)產(chǎn)檔案會(huì)由不同部門負(fù)責(zé)管理,由于管理的體系不同,就會(huì)導(dǎo)致檔案在整合的過程中產(chǎn)生錯(cuò)誤,即使是沒有出現(xiàn)錯(cuò)誤,也會(huì)因?yàn)闄n案信息的規(guī)制不同導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案信息產(chǎn)生混亂。在檔案信息的整合過程中,還有可能涉及跨區(qū)域不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的整合工作,由于跨區(qū)域的檔案整合涉及相應(yīng)的管理部門,且沒有統(tǒng)一的整個(gè)標(biāo)準(zhǔn),就會(huì)導(dǎo)致管理工作的質(zhì)量下降,同時(shí)檔案整合的效率也會(huì)大幅度降低,影響檔案整合工作的進(jìn)行。
首先需要針對需求制定合理的人才培養(yǎng)機(jī)制,通過不斷培養(yǎng)來提升管理團(tuán)隊(duì)的整體能力。同時(shí)除了加強(qiáng)對人員的培養(yǎng)之外,還需要強(qiáng)化信息化建設(shè),通過信息化技術(shù)可以有效地提升管理工作的質(zhì)量以及效率。但在信息化建設(shè)過程中,需要注意的是要建立好信息保護(hù)機(jī)制,以便于防止不動(dòng)產(chǎn)檔案信息丟失或者是被竊取的問題發(fā)生,確保不動(dòng)產(chǎn)檔案的安全性[3]。因此對于不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作,首先要制定好電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)對于一些重要的檔案信息要做好備份工作,對檔案實(shí)施嚴(yán)格的分級管理機(jī)制,通過權(quán)限管理機(jī)制來加強(qiáng)檔案信息的保密性,降低檔案信息泄露的概率。
鑒于不動(dòng)產(chǎn)信息的重要性,任何不動(dòng)產(chǎn)信息都是處于法律的保護(hù)之下的,隨著相關(guān)法律逐漸健全,一些早期制定的、界定較為模糊的管理制度就變得老舊且不合時(shí)宜了,這種老舊的管理制度會(huì)誘發(fā)出更多的糾紛以及不法事件。因此為了防止這類問題的發(fā)生,需要建立一個(gè)完整的科學(xué)的管理制度,確保不動(dòng)產(chǎn)檔案信息能夠時(shí)刻保持有效性,從而在檔案信息應(yīng)用的過程中能夠發(fā)揮更大的作用,規(guī)范制度是優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的根本,也是保障不動(dòng)產(chǎn)擁有者合法權(quán)益的有效途徑。
一個(gè)清晰明確的查詢體系能夠提升檔案信息的價(jià)值。因此為了能夠更高的給人們提供檔案查詢服務(wù),就必須分清主次,構(gòu)建分工明確的兩級查詢體系。所謂兩級查詢主要分為兩個(gè)部分,即行政區(qū)劃分和統(tǒng)區(qū)劃分,行政區(qū)劃分的不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作是重點(diǎn),它起到數(shù)據(jù)庫的作用,而統(tǒng)區(qū)劃分的檔案管理重點(diǎn)在于檔案信息的整合工作,通過優(yōu)化查詢系統(tǒng),提升兩級之間的檔案的流通性,從而確保檔案信息能夠順利地流通到不動(dòng)產(chǎn)的擁有者處,從而使不動(dòng)產(chǎn)擁有者能夠及時(shí)對檔案信息進(jìn)行利用。
綜上所述可以看出,目前我國的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的管理工作還存在許多缺陷,因此為了加強(qiáng)對檔案信息的管理,就必須從制度、人員能力等多方面入手,實(shí)現(xiàn)對管理工作的優(yōu)化。總而言之不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化可以有效地維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益,并且有利于降低不動(dòng)產(chǎn)糾紛產(chǎn)生的概率,為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理體系的建立奠定基礎(chǔ)。