史志國(guó)

（淮河能源西部煤電集團(tuán)有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017000）

一、辦公室文秘工作的職責(zé)

新形勢(shì)下，辦公室文秘工作的主要職責(zé)是：組織會(huì)議并記錄會(huì)議內(nèi)容、上傳下達(dá)、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通、規(guī)范撰寫(xiě)公文與材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作、負(fù)責(zé)處理企業(yè)的日常活動(dòng)。辦公室文秘工作的職責(zé)要求文秘人員具有綜合素質(zhì)，要求其具有成熟優(yōu)秀的文字表達(dá)能力、高效的理解溝通能力、與時(shí)俱進(jìn)的思考能力以及隨機(jī)應(yīng)變能力。同時(shí)，從企業(yè)文秘人員的職責(zé)中可以看出，對(duì)文秘人員的招聘要求越來(lái)越高。因此，文秘文員應(yīng)結(jié)合當(dāng)下新形勢(shì)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德。

二、提升國(guó)有企業(yè)辦公室文秘職業(yè)綜合素養(yǎng)的途徑

（一）加強(qiáng)秘書(shū)工作的創(chuàng)新

在現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展中，文秘工作人員需要及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變提升，加強(qiáng)創(chuàng)新。開(kāi)展工作的過(guò)程中，不但要及時(shí)有效地完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，同時(shí)，還需要融入創(chuàng)新意識(shí)，全面掌握社會(huì)信息，同時(shí)和企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀相結(jié)合，配合領(lǐng)導(dǎo)為企業(yè)發(fā)展制定正確的決策。

（二）強(qiáng)化文秘崗位培訓(xùn)

企業(yè)辦公室秘書(shū)工作的開(kāi)展，必須具備專(zhuān)業(yè)能力和應(yīng)急能力，及時(shí)了解社會(huì)新聞，做到與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展；必須努力強(qiáng)化秘書(shū)培訓(xùn)工作，促進(jìn)秘書(shū)人員提高知識(shí)儲(chǔ)備量，并且促進(jìn)其工作能力提高。要在石油企業(yè)發(fā)展過(guò)程中建立培訓(xùn)班、開(kāi)設(shè)知識(shí)課堂，進(jìn)而使得秘書(shū)全面了解自身工作任務(wù)，提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作效率，有助于秘書(shū)工作者形成一定的服務(wù)意識(shí)。

（三）建立健全考核制度

需要構(gòu)建一個(gè)專(zhuān)業(yè)的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)工作認(rèn)真、工作效率高的秘書(shū)給予物質(zhì)和精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)。如果秘書(shū)在工作中不用心、三心二意，那么負(fù)責(zé)人就要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。相關(guān)人員在招聘文秘人員的時(shí)候，需要設(shè)置相應(yīng)的觀察期，根據(jù)秘書(shū)的工作質(zhì)量和現(xiàn)狀給予針對(duì)性考核。企業(yè)的人事部門(mén)需要綜合評(píng)估考核的實(shí)際結(jié)果，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)異的員工給予提拔，對(duì)于考核成績(jī)比較差的秘書(shū)則及時(shí)進(jìn)行崗位調(diào)整或相應(yīng)懲罰。考核制度的建立，不僅可以有效激發(fā)文秘人員的工作主動(dòng)性和積極性，促進(jìn)工作效率的提升，還能有效避免文秘工作出現(xiàn)重大失誤，對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有積極意義。

（四）健全工作程序，合理安排人員配置

作為企業(yè)，要想不斷發(fā)展壯大，就要有規(guī)范的工作程序，優(yōu)秀的企業(yè)文化氛圍，使每一名員工都各司其職。眾所周知，辦公室工作繁雜瑣碎，若沒(méi)有規(guī)范的工作程序會(huì)使辦公室人員重復(fù)工作、毫無(wú)頭緒。因此，只有將工作程序和流程明確化，讓文秘人員按照流程工作，減輕工作任務(wù)，更完美地完成工作要求。

（五）提高思想高度，主動(dòng)服務(wù)

每一家企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，而良好的文化氛圍可以增加員工對(duì)企業(yè)的依賴(lài)感和貢獻(xiàn)度。因此，辦公室的工作人員要加強(qiáng)思想建設(shè)，提高對(duì)公司的依賴(lài)感，熱愛(ài)自己的工作，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工。同時(shí)要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明確文秘人員的工作任務(wù)，高要求高質(zhì)量完成，無(wú)論是撰寫(xiě)公文材料還是傳達(dá)溝通時(shí)，都要實(shí)事求是、耐心細(xì)致。作為文秘人員，要主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和員工服務(wù)，充分了解員工的工作情況和最新資訊，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢(xún)問(wèn)時(shí)，及時(shí)客觀告知，為領(lǐng)導(dǎo)的下一步?jīng)Q策提供有效的提案，并且撰寫(xiě)文章時(shí)要實(shí)事求是，不能敷衍了事。

（六）創(chuàng)新服務(wù)方式，當(dāng)好參謀助手

如今我國(guó)科技水平不斷進(jìn)步，手機(jī)、平板、電腦等工具使文秘工作更加便捷，節(jié)省了大量的時(shí)間。因此，文秘工作的重心可以轉(zhuǎn)移到幫助辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)性工作、協(xié)調(diào)溝通上下級(jí)關(guān)系、規(guī)范撰寫(xiě)公文材料上。同時(shí)，為了更好地完成參謀助手的任務(wù)，辦公室文秘人員要找準(zhǔn)自己的定位，不應(yīng)該認(rèn)為文秘工作僅僅是記錄會(huì)議內(nèi)容、撰寫(xiě)公文材料等文字性任務(wù)，應(yīng)該把文秘工作的定位上升一個(gè)高度，充分認(rèn)識(shí)到文秘在企業(yè)中的作用，在辦公室領(lǐng)導(dǎo)的大方針下合理安排工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成信息傳達(dá)和決策執(zhí)行，提高工作效率和質(zhì)量。

（七）超前籌劃，做好服務(wù)工作

眾所周知，企業(yè)對(duì)于文秘人員的要求越來(lái)越高，文秘人員是連接領(lǐng)導(dǎo)和員工的樞紐，需要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)發(fā)展，對(duì)任何問(wèn)題要提前思考，尤其是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問(wèn)題要提前介入，充分發(fā)揮好參謀助手的作用。同時(shí)，文秘工作需要耐心和細(xì)心，例如在安排會(huì)議時(shí)要充分考慮好參加會(huì)議的人員，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好會(huì)議安排方案，簡(jiǎn)要概括會(huì)議內(nèi)容、明確會(huì)議時(shí)間，更要在會(huì)議結(jié)束后將詳細(xì)的會(huì)議內(nèi)容上傳至領(lǐng)導(dǎo)，下達(dá)至員工。辦公室文秘人員只有做到超前規(guī)劃，耐心細(xì)致才能保證工作不出錯(cuò)，才能做好服務(wù)工作，不斷提高自身綜合能力，成為合格的助手。

（八）嚴(yán)格履行督辦職能，做好各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄

要嚴(yán)格落實(shí)重要的工作，并對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查監(jiān)督。對(duì)于企業(yè)信息傳達(dá)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)流程、員工管理及考核等容易出現(xiàn)缺漏的工作環(huán)節(jié)，利用電話(huà)等方式在第一時(shí)間提醒負(fù)責(zé)人，并協(xié)調(diào)企業(yè)各方資源協(xié)助負(fù)責(zé)人推進(jìn)該項(xiàng)工作，繼而保障工作的順利進(jìn)行。做好各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄，以便工作完成后進(jìn)行復(fù)盤(pán)總結(jié)。

結(jié)束語(yǔ)：眾所周知，辦公室工作是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關(guān)重要的作用，他們是連接上層領(lǐng)導(dǎo)和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿(mǎn)完成，領(lǐng)導(dǎo)的決策才能夠及時(shí)有效地傳達(dá)給員工，及時(shí)準(zhǔn)確地開(kāi)展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢(shì)下要及時(shí)了解國(guó)家下發(fā)的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在煩瑣的工作任務(wù)中找到正確的規(guī)律，從而更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工，成為合格的參謀助手。