張曉芳

（水利部海河水利委員會(huì)引灤工程管理局，河北 唐山 064300）

前言

在水利工程建設(shè)過(guò)程中，有許多文件可以直接記錄工程建設(shè)的全過(guò)程，形成工程檔案。它是項(xiàng)目建設(shè)的直接記錄和可追溯的法律證明。目前，一些建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位都認(rèn)為檔案是工程建設(shè)的終點(diǎn)，他們只是在項(xiàng)目完成后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和綁定，這對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)是非?，嵥楹头笱艿摹Ｒ虼?，在工程建設(shè)過(guò)程中，工程檔案的管理被忽視。然而，實(shí)際的工程文件管理并不是獨(dú)立的數(shù)據(jù)形成、收集和整理的，而是與工程質(zhì)量管理、安全管理和進(jìn)度管理密不可分的一項(xiàng)重要的工程建設(shè)管理內(nèi)容。

一、水利工程檔案管理的重要性分析

（一）它是水利工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄

完整詳細(xì)的工程檔案可以反映從項(xiàng)目立項(xiàng)到驗(yàn)收、從材料特性到成型、從決策到最終實(shí)體形成的全過(guò)程。它們是最原始、最真實(shí)的材料，可以了解和研究一個(gè)項(xiàng)目的文脈，是施工過(guò)程的綜合反映。檔案數(shù)據(jù)管理是工程技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，可以為今后的工程項(xiàng)目提供很好的參考，促進(jìn)工程技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，水利工程可以為水利研究提供豐富的歷史資料，便于研究成果的獲取。

（二）它是工程竣工以后，運(yùn)行、檢修、維護(hù)和管理的重要依據(jù)

詳細(xì)的檔案資料是核對(duì)和調(diào)整水利工程運(yùn)行指標(biāo)的重要依據(jù)，是決定水利工程等級(jí)、使用壽命、防災(zāi)能力等因素，保證水利工程正常運(yùn)行的重要依據(jù)。數(shù)據(jù)歸檔是工程檢修和維護(hù)的重要依據(jù)，只有通過(guò)檔案，才能分析問(wèn)題的癥結(jié)，有效地維護(hù)和消除問(wèn)題。檔案也是我們管理的重要基礎(chǔ)，在人員編制、組織設(shè)置和管理點(diǎn)規(guī)劃方面，應(yīng)以檔案為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)一個(gè)組織面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，水利項(xiàng)目為原因分析、責(zé)任追究和工程措施提供了詳細(xì)的數(shù)據(jù)支持和良好的參考。

（三）它是水利工程管理建設(shè)質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證

國(guó)家規(guī)定，水利工程建設(shè)質(zhì)量實(shí)行終身責(zé)任制，檔案是建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，是事后問(wèn)責(zé)的重要依據(jù)。真實(shí)完整的檔案可以為相關(guān)建設(shè)責(zé)任的審核提供依據(jù)，并督促參與單位和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)一步強(qiáng)化“責(zé)任、質(zhì)量、安全”意識(shí)，努力建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程。

（四）檔案合格是水利工程竣工驗(yàn)收的必備前提

水利工程必須辦理備案、驗(yàn)收手續(xù)，檔案的內(nèi)容和質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)的，不予受理，未通過(guò)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過(guò)工程竣工驗(yàn)收。要把工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要組成部分，嚴(yán)格同步管理，為工程檔案驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

二、水利工程檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）工程檔案的質(zhì)量問(wèn)題

從目前的水利工程檔案上看，建設(shè)單位的管理制度上有著諸多問(wèn)題，對(duì)水利工程檔案質(zhì)量要求不嚴(yán)格，其中摻雜著各種大小問(wèn)題。

（二）檔案管理人員缺乏管理意識(shí)

檔案管理作為水利工程整體管理機(jī)制的重要組成部分，缺乏對(duì)檔案管理工作的總結(jié)，對(duì)材料配置、檔案配置和管理人員的重視，導(dǎo)致管理體制不完善。由于單位領(lǐng)導(dǎo)過(guò)于注重建設(shè)工作，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理與建設(shè)項(xiàng)目管理之間的聯(lián)系和影響，缺乏完善的檔案管理制度。

（三）檔案管理各部門(mén)關(guān)系不明確

水利工程單位檔案管理部門(mén)設(shè)置不明確，致使主管單位和建設(shè)單位設(shè)置的臨時(shí)事業(yè)單位檔案管理職責(zé)不明確。而且，部門(mén)之間的關(guān)系越是混亂，協(xié)調(diào)起來(lái)就越困難，導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)和要求不一致，無(wú)法實(shí)現(xiàn)健全、規(guī)范的文件管理要求。

三、加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善水利工程檔案管理制度措施

為適應(yīng)國(guó)際貿(mào)易組織和國(guó)際慣例的要求，我國(guó)逐步開(kāi)展了水利建設(shè)項(xiàng)目審批政府職能的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新。針對(duì)水利工程的規(guī)格不符合當(dāng)前改革進(jìn)程和新形勢(shì)下,中國(guó)已經(jīng)完全廢除和更新檔案管理規(guī)范,重新制定了新的檔案資料管理規(guī)范，促進(jìn)工程檔案在內(nèi)容、形式或規(guī)章體制、乃至檔案資料的載體上都產(chǎn)生了非常顯著的改變，然而，相應(yīng)的檔案管理制度和法律法規(guī)在一開(kāi)始并沒(méi)有完全恢復(fù)。因此，水利工程檔案并不是新管理體制的真正組成部分。因此，建立完善的檔案管理法律法規(guī)迫在眉睫。

（二）創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)促使檔案管理更為規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

1.成立文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、文件管理專職人員下發(fā)任務(wù)，并指定各部門(mén)負(fù)責(zé)人為專職檔案管理人員;

2.對(duì)檔案管理信息管理軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)，把輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分門(mén)別類的編排，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，同時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行有序化的科學(xué)管理；

3.建立和完善檔案管理體系，歸檔時(shí)應(yīng)仔細(xì)、全面地檢查所有文件的內(nèi)容和數(shù)據(jù)是否完整。無(wú)論是在水利工程建設(shè)過(guò)程中，還是在施工企業(yè)中，都需要保證施工檔案中所有數(shù)據(jù)的完整性，從而實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化、完整的規(guī)范化管理。

（三）改變傳統(tǒng)理念進(jìn)行檔案科學(xué)化管理

1.追蹤搜集

檔案的跟蹤收集更適合水利工程的建設(shè)時(shí)期，對(duì)檔案的整理也會(huì)非常方便。檔案人員必須對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況有一定的了解，在第一時(shí)間掌握工程施工的實(shí)際情況，同時(shí)收集相關(guān)資料。采用跟蹤收集的方法可以及時(shí)掌握項(xiàng)目情況，可是所需的人物力投入也是比較大的。

2.分階段收集

在較長(zhǎng)的水利工程中，檔案的收集更適合分期進(jìn)行。對(duì)于跨度一年的大型水利工程，檔案工作人員需要隨時(shí)與有關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系，實(shí)時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，加強(qiáng)收集，努力最大限度地防止檔案資料流失。在可能的情況下，促進(jìn)有效保護(hù)檔案的持續(xù)完整性。

3.強(qiáng)制性收集

對(duì)于施工人員分散、臨時(shí)事業(yè)單位較多的施工企業(yè)，適用強(qiáng)制征收。在正常情況下,通常可以選擇適用收集檔案資料押金的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行管理及收集,這就要求施工企業(yè)支付一部分?jǐn)?shù)據(jù)的押金,待資料無(wú)用之后再轉(zhuǎn)交檔案管理部門(mén),押金會(huì)退還在同一時(shí)間。這在一定程度上限制了檔案的有效管理。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使檔案管理水平進(jìn)一步提升。

檔案管理人員必須嚴(yán)格按照項(xiàng)目檔案管理的要求進(jìn)行日常管理，作為水利工程檔案員，必須具備高水平的專業(yè)技能、豐富的管理知識(shí)和先進(jìn)的管理理念。

為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規(guī)范及相關(guān)要求，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)、定期的培訓(xùn)，本文詳細(xì)闡述了水利工程建設(shè)中檔案和珍貴檔案的歸檔工作，嚴(yán)格按照檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的編寫(xiě)，只有做好水利工程管理工作，推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、統(tǒng)一性，才能為水利工程建設(shè)提供強(qiáng)大的后備力量。

（五）對(duì)檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開(kāi)發(fā)

為了提高檔案管理水平，有必要進(jìn)一步推行檔案信息化開(kāi)發(fā)，在日常管理工作中，要做好各類檔案的收集、歸檔和保存工作，使檔案得到充分利用和有效的開(kāi)發(fā)。

四、檔案管理為工程安全管理提供依據(jù)

水利工程的安全管理，不僅僅是指人的安全管理，還有工程的安全管理。目前，安全生產(chǎn)越來(lái)越受到重視，安全管理已不再是簡(jiǎn)單按照一般思路和固定模板進(jìn)行管理。每個(gè)項(xiàng)目的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患是不同的，安全管理人員需要根據(jù)自己項(xiàng)目的具體情況，制定適合本項(xiàng)目的各種制度、方案和預(yù)案。特別是規(guī)劃方案和預(yù)案的時(shí)候，需要從檔案資料中查詢相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)。

對(duì)于一些條件特殊或施工困難的工程，如新疆輸水隧道，對(duì)開(kāi)挖段進(jìn)行安全監(jiān)測(cè)，并對(duì)不可預(yù)見(jiàn)的地質(zhì)條件進(jìn)行提前預(yù)測(cè)。通過(guò)安全監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，可以判斷圍巖是否穩(wěn)定，變形是否滿足設(shè)計(jì)要求，支護(hù)是否需要加強(qiáng)。先進(jìn)的地質(zhì)預(yù)報(bào)資料可以提前準(zhǔn)確判斷工程地質(zhì)條件，從而指導(dǎo)設(shè)計(jì)和施工，避免或減少突水、巖爆等地質(zhì)災(zāi)害，保障人員和工程安全。動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)對(duì)于大型復(fù)雜項(xiàng)目和具有更多不可預(yù)測(cè)性的項(xiàng)目非常重要。相關(guān)檔案資料為動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)提供了依據(jù)。

同時(shí)，可以通過(guò)借鑒其他工程的安全檔案資料，學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和做法，提高自身安全管理水平。

五、檔案管理為水利工程進(jìn)度管理提供借鑒

水利工程的經(jīng)濟(jì)效益直接關(guān)系到水利工程的建設(shè)進(jìn)度，水利工程只有合理、安全的施工進(jìn)度，才能有效提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)檔案內(nèi)容，確定水利工程建設(shè)各個(gè)階段的進(jìn)度，工程檔案的查詢可以有效地分析施工環(huán)節(jié)，科學(xué)合理地安排施工工期，提高施工效率，有效地縮短施工工期。

六、檔案管理是工程成本管理的考察憑證

水利工程造價(jià)控制對(duì)于建設(shè)單位來(lái)說(shuō)是非常重要的，項(xiàng)目的審計(jì)依據(jù)也是工程檔案。水利工程成本分析與評(píng)估、總成本目標(biāo)申報(bào)與實(shí)施、成本任務(wù)分解與控制、內(nèi)部成本管理措施制定與實(shí)施、內(nèi)部成本管理措施獎(jiǎng)懲、分析、成本管理數(shù)據(jù)匯總與報(bào)告等。這一系列的成本審核、審批、評(píng)價(jià)和數(shù)據(jù)匯總都是檔案管理的內(nèi)容，是審計(jì)工作的重要依據(jù)。

七、檔案可以查詢工程建設(shè)過(guò)程中各方的履責(zé)情況

水利工程建設(shè)，各方主要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、招標(biāo)投標(biāo)文件及合同文件履責(zé)，而現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常存在未按規(guī)定或約定履責(zé)的情況，索賠也屢見(jiàn)不鮮。

而界定各方是否失責(zé)、索賠是否成立，就要通過(guò)查詢檔案尋求證據(jù)，所以檔案的作用至關(guān)重要。

八、檔案管理是工程資料管理的參考標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)據(jù)和工程建設(shè)同時(shí)產(chǎn)生，目前，一些建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位只是在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)才開(kāi)始整理項(xiàng)目竣工數(shù)據(jù)，而只是對(duì)前期形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理和綁定，沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)范控制數(shù)據(jù)形成的過(guò)程。按照檔案管理的要求，數(shù)據(jù)必須完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、有效、分類合理。因此，工程開(kāi)工后，建設(shè)單位應(yīng)盡快制定工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在日常數(shù)據(jù)形成過(guò)程中，各參與單位應(yīng)按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求工作，將工程數(shù)據(jù)與工程建設(shè)同步核對(duì)，及時(shí)糾正問(wèn)題，確保工程文件資料在轉(zhuǎn)化為工程檔案時(shí)符合歸檔質(zhì)量要求。

九、檔案管理人員對(duì)工程建設(shè)的重要作用

水利工程檔案的重要性是不可否認(rèn)的，檔案管理是一項(xiàng)綜合性的管理工作。檔案人員的綜合水平和專業(yè)技術(shù)能力決定了檔案管理能否發(fā)揮其作用。在實(shí)際工作中，由于檔案管理經(jīng)常被忽視，檔案管理從業(yè)人員的水平也參差不齊，特別是在水利工程建設(shè)和管理中，檔案涉及到很多專業(yè)技術(shù)知識(shí)，而從事檔案管理工作的人一般不了解專業(yè)技術(shù)知識(shí)，檔案管理只是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)。在接收、發(fā)送和整理時(shí)，不能保證文件管理的質(zhì)量，不能發(fā)揮文件的作用。因此，檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，成為既懂工程建設(shè)技術(shù)又懂工程檔案管理的復(fù)合型人才。

總結(jié)

總之，在水利工程建設(shè)全過(guò)程中，工程檔案不僅能把任何一個(gè)環(huán)節(jié)都真實(shí)地記錄保存下來(lái)，還能為水利工程項(xiàng)目質(zhì)量、安全、進(jìn)度、成本控制等提供重要依據(jù)，是水利工程建設(shè)中至關(guān)重要的組成部分。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段充分發(fā)揮其作用，為我國(guó)水利工程建設(shè)高效發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。