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        大數(shù)據(jù)背景下的軍休檔案管理研究

        2021-11-28 01:23:11張一明
        魅力中國 2021年51期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

        張一明

        (黑龍江省軍隊(duì)離休退休干部休養(yǎng)中心,黑龍江 哈爾濱 150016)

        引言

        隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,我們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代,在這樣的環(huán)境背景之下進(jìn)行檔案管理時,可以得到更加高效的工作效果,尤其是對于軍休檔案管理工作來說,可以有效提升工作的質(zhì)量與效率。軍休檔案管理作為重要的社會工作,需要充分利用信息化技術(shù),要想使檔案管理質(zhì)量得到提升,就應(yīng)當(dāng)對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作要點(diǎn)進(jìn)行掌握,并對目前存在的問題進(jìn)行解決。

        一、大數(shù)據(jù)的概念與特點(diǎn)

        大數(shù)據(jù)時代的來臨是由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步所帶來的必然結(jié)果,它與科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展有著緊密的關(guān)系。由于大數(shù)據(jù)時代是由信息以及龐大的數(shù)據(jù)所組成的,因此其主要的內(nèi)容就是信息數(shù)據(jù),而其存在的形式是以技術(shù)為基礎(chǔ)的。這就使得大數(shù)據(jù)時代擁有著其特有的特點(diǎn),將其應(yīng)用在離退休軍人檔案管理方面也形成了其特有的特征。

        (一)大數(shù)據(jù)的概念

        自從進(jìn)入信息化時代以后,數(shù)據(jù)信息不斷增長,要想對其進(jìn)行相應(yīng)的分析與處理,會存在一定的難度,一般的軟件無法對龐大的信息進(jìn)行有效的采集和分析,所以這一類無法在某一時間段里,以常規(guī)的數(shù)據(jù)處理工具進(jìn)行分析管理的數(shù)據(jù)集合就叫作大數(shù)據(jù)。通過新的管理模式和處理技術(shù),對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和分析,可以使管理者以及決策者更好地進(jìn)行管理和決策。因此很多的企業(yè)在進(jìn)行管理決策時,都會以大數(shù)據(jù)為重要的參考依據(jù)。不僅如此,大數(shù)據(jù)的分析處理能力,在我國的社會工作中也有著相應(yīng)的應(yīng)用價(jià)值。對于離退休軍人的檔案管理方面可以進(jìn)行應(yīng)用,從而提升檔案管理的工作質(zhì)量以及服務(wù)水平。

        (二)大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

        1.多量性

        顧名思義,大數(shù)據(jù)的一個主要特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)信息量非常龐大,而大數(shù)據(jù)的具體價(jià)值體現(xiàn)也在于其數(shù)據(jù)信息的龐大方面,正是由于其有著非常龐大的數(shù)據(jù)信息,才擁有著更多的潛在價(jià)值。

        2.快速性

        盡管大數(shù)據(jù)擁有非常龐大的數(shù)據(jù)信息,但同時其數(shù)據(jù)處理能力也非常的快速,能夠與數(shù)據(jù)信息的龐大量相匹配,可以使數(shù)據(jù)獲得有效的采集與處理,從而分辨出有用的信息。

        3.多樣性

        大數(shù)據(jù)可以在多方面上體現(xiàn)其多樣性,一方面是其信息的呈現(xiàn)方式上,可以以圖片、影音錄像等方式呈現(xiàn),也可以在其信息的多樣化領(lǐng)域方面呈現(xiàn),其包含著軍事科教文衛(wèi)等等諸多領(lǐng)域的內(nèi)容。

        4.價(jià)值性

        通過大數(shù)據(jù)所提供的數(shù)據(jù),可以使人們對數(shù)據(jù)進(jìn)行更加準(zhǔn)確的分析。應(yīng)用較少的投入成本,就能獲得更大的價(jià)值。

        5.真實(shí)性

        大數(shù)據(jù)中具有的數(shù)據(jù)信息都非常的真實(shí),沒有經(jīng)過任何的修飾和更改。因此不用懷疑數(shù)據(jù)的真實(shí)性,只關(guān)心數(shù)據(jù)的質(zhì)量就可以。

        (三)軍休檔案管理的大數(shù)據(jù)特點(diǎn)

        在大數(shù)據(jù)的背景之下,對于社會工作進(jìn)行信息化技術(shù)的融合,可以使相應(yīng)的工作更加具有大數(shù)據(jù)時代的特征。對于軍休檔案工作來說,其與大數(shù)據(jù)時代的融合,使得軍休檔案管理工作具有大數(shù)據(jù)時代的特點(diǎn)。首先,軍休檔案管理工作的多量化特點(diǎn)非常明顯,在我國信息技術(shù)不斷完善的過程中,離退休軍人的檔案信息工作也開始變得越發(fā)現(xiàn)代化。成了相應(yīng)的軍休檔案電子信息庫。電子檔案的建立能夠大量的存儲相關(guān)信息,并且在對信息進(jìn)行調(diào)取與管理時,也更加地方便快捷;其次,建立軍人安置檔案信息庫以后可以使相關(guān)的信息服務(wù)變得更加高效。對相關(guān)的信息進(jìn)行管理也更加方便,使得檔案管理工作以及其涉及的各類工作都能進(jìn)展得更加順利;第三,軍休檔案管理工作變得更加多樣化。傳統(tǒng)的軍人安置檔案在現(xiàn)代化的環(huán)境中已經(jīng)非常落后,進(jìn)行檔案管理時無法發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值,因此在社會不斷發(fā)展的過程中,工作質(zhì)量獲得了相應(yīng)的提升,其發(fā)展類型也非常的多樣,包括人力資源檔案、電子數(shù)據(jù)等等;第四,檔案管理工作中的相應(yīng)數(shù)據(jù)內(nèi)容更加具有價(jià)值,由于檔案管理工作的多樣化,能夠反映出軍人安置過程中出現(xiàn)的問題;第五,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在進(jìn)行調(diào)取以及查詢時非常的不便,而應(yīng)用電子檔案信息庫以后可以更加快速地進(jìn)行搜索,相應(yīng)的信息也能夠得到清晰的展現(xiàn)。

        二、大數(shù)據(jù)背景下軍休檔案管理中存在的問題

        (一)檔案管理水平不足

        目前在大數(shù)據(jù)背景之下所反映出的軍休檔案管理問題之一是檔案管理的水平不足,這一不足的體現(xiàn)不是說技術(shù)落后,而是在進(jìn)行管理時沒有將管理技術(shù)的作用充分展現(xiàn)出來,在提升檔案管理工作效率方面,仍然有很大的進(jìn)步空間。導(dǎo)致這一問題出現(xiàn)的根本原因是基層檔案管理部門在進(jìn)行軍休檔案管理時,忽略了檔案管理工作存在的現(xiàn)實(shí)意義。這就使得一些檔案管理部門,對于軍休檔案進(jìn)行管理時,仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式,導(dǎo)致檔案管理工作耗費(fèi)的人力與物力仍然較多。并且盡管一些檔案管理部門已經(jīng)進(jìn)行了電子檔案管理方式的改革,但是由于相應(yīng)的配套機(jī)制不成熟,也無法充分發(fā)揮出電子檔案管理的水平和作用。

        (二)檔案的保密力度不高

        對于檔案信息來說是有一定的隱私性的,信息中的內(nèi)容都具有相應(yīng)的價(jià)值,所以一定要做好相應(yīng)的保密工作。對于我國的離退休軍人檔案來說,其內(nèi)容涉及軍人安置方面有一定的安全要求。因此,如果仍然應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理,就會出現(xiàn)內(nèi)容被肆意篡改損壞和丟失的可能。但是應(yīng)用電子檔案的方式進(jìn)行管理時,也會存在安全風(fēng)險(xiǎn),文檔格式會被編輯與修改或被復(fù)制與盜取,影響著軍休檔案信息的安全。

        (三)對檔案管理的重視程度不足

        通常情況下,對于普通的檔案來說人們的管理意識相對較強(qiáng),但是對于退休軍人的檔案管理卻往往容易被忽視。檔案管理人員對于退休軍人的檔案管理工作擁有一定的誤解,認(rèn)為這項(xiàng)工作沒有價(jià)值,這個想法是非常錯誤的。如果單純地以功利想法來看待退休軍人的檔案管理,是對退休軍人的一種不尊重。如果一直對軍人退休檔案管理工作進(jìn)行忽視,沒有足夠的重視,即使進(jìn)行了大數(shù)據(jù)的改革,也無法對于落后的管理水平進(jìn)行提升與改變。因此只有對軍人退休檔案的管理意識增強(qiáng),才能進(jìn)一步地提升檔案管理工作的質(zhì)量。

        (四)信息化建設(shè)速度慢

        在如今的大數(shù)據(jù)環(huán)境之下,要想使相應(yīng)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行,使相關(guān)數(shù)據(jù)信息可以得到有效的分類,我們就需要對系統(tǒng)進(jìn)行分檔歸類的管理,加強(qiáng)其儲存管理力度。對于離退休軍人的檔案管理工作來說,其中一項(xiàng)非常重要的任務(wù)是對軍隊(duì)干部離退休的安置工作。通過多年來的累積形成的檔案數(shù)據(jù)量是非常龐大的,而且我國的人口眾多,離退休軍人數(shù)量也非常的龐大,這就使得相應(yīng)的檔案管理工作內(nèi)容非常的艱巨,給予相應(yīng)的管理部門很大的壓力。再加上傳統(tǒng)的檔案管理工作是以紙質(zhì)方式為主,需要投入很多的人力與物力。并且在技術(shù)方面的操作也有一定涉及給相應(yīng)的檔案管理部門造成了很大的任務(wù)量。即使現(xiàn)在已經(jīng)應(yīng)用信息化的系統(tǒng)進(jìn)行管理,但是以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理內(nèi)容仍然十分龐大,對其進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過程較為漫長,這就使得目前的軍休檔案管理信息化建設(shè)速度較為緩慢。

        三、促進(jìn)離退休軍人檔案管理信息化建設(shè)的建議

        (一)應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理方案

        盡管我國進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代的時間不長,但是由于其發(fā)展速度非常的快,已經(jīng)在我國很多企事業(yè)單位中得到了廣泛的應(yīng)用,能夠?yàn)楦髌髽I(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)的服務(wù)以及數(shù)據(jù)的處理方案。要想提升離退休軍人的檔案管理信息化建設(shè)水平,我們可以借鑒大數(shù)據(jù)的處理方案,對其進(jìn)行以下方面的調(diào)整。首先需要對離退休檔案管理工作中應(yīng)用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的升級與優(yōu)化,尤其是軟件設(shè)施等的配置,一定要符合時代發(fā)展的需求,對其進(jìn)行及時的更新,尤其是內(nèi)部的數(shù)據(jù)存儲以及處理系統(tǒng)方面的功能是非常有時代要求的。要想使大數(shù)據(jù)處理能力,更好地發(fā)揮其價(jià)值,就需要對其基礎(chǔ)性的軟件以及應(yīng)用軟件進(jìn)行優(yōu)化更新其配置,從而更好地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)處理的功能。由于長久以來,我們都是應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式進(jìn)行檔案管理,因此其留存的數(shù)據(jù)信息非常的龐大,這些原始材料是無法都轉(zhuǎn)化成電子檔案的,再加上電子檔案數(shù)量的不斷增加,因此對其進(jìn)行管理時,要用綜合性的方式對檔案信息形成一體化的存儲與讀取功能。而這一功能的實(shí)現(xiàn)是需要依靠專業(yè)的技術(shù)人才的,這樣才能使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量得以保證,提升其安全性。

        (二)應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理方式

        要想使檔案的管理制度擁有相應(yīng)的層次劃分,我們需要通過以下三方面的舉措來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。首先應(yīng)用大數(shù)據(jù)的處理方式,其科學(xué)性的特征使得檔案管理變得更加有序,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化層次。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),需要對退休軍人檔案管理工作進(jìn)行一定的建設(shè),使其更加科學(xué)合理,從而對檔案管理的有序運(yùn)行提供有力保障。在有制度的前提下,工作人員對檔案工作進(jìn)行管理時,也能夠更加符合規(guī)章流程,使人們意識到檔案管理工作的重要性,從而更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行檔案管理。其次,對于檔案管理工作的安全性要加強(qiáng)重視,加大保密力度,對保密工作加強(qiáng)建設(shè)。通過建立相應(yīng)的處理機(jī)制來更好地實(shí)現(xiàn)檔案的存儲與調(diào)取功能,利用大數(shù)據(jù)的處理方式實(shí)現(xiàn)保密工作的進(jìn)一步提升,保證檔案工作開展得更加安全。最后應(yīng)當(dāng)建立退休軍人安置檔案管理的巡回檢查制度,檢查制度要擁有自查自糾的內(nèi)容,通過對管理工作的不定期檢查能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題,可以使檔案管理人員的管理責(zé)任意識增強(qiáng),實(shí)現(xiàn)長效的管理責(zé)任承擔(dān)制度。

        (三)應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析能力

        對于退休軍人檔案管理工作的未來展望,是希望能夠?qū)崿F(xiàn)智能化的信息服務(wù)系統(tǒng)。以大數(shù)據(jù)的思維方式能夠?qū)娙税仓脵n案工作中的信息價(jià)值進(jìn)行挖掘,進(jìn)一步提升檔案管理工作的效果。而且這一過程也能夠及時發(fā)現(xiàn)社會工作中存在的問題,從而更好地對其進(jìn)行解決提升社會服務(wù)水平。

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