陳俊香

（河北政法職業(yè)學(xué)院，河北 石家莊 050061）

信息工作是收集、加工、傳遞、儲存、利用和反饋信息的一系列活動。簡報是機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位用于向上級迅速及時地報告工作情況、反映存在的問題，向平行單位互通情況、交流信息，向下級推廣經(jīng)驗、指導(dǎo)工作的一種重要的事務(wù)文書。簡報的數(shù)量最多、應(yīng)用最廣泛，又叫“情況反映”“情況交流”“簡訊”“動態(tài)”“內(nèi)部參考”等。簡報作為傳遞某方面信息的動態(tài)性內(nèi)部文件，是工作情況的簡要報道，在信息時代背景下，越來越被信息發(fā)布部門重視?；ヂ?lián)網(wǎng)時代信息瞬息萬變，從信息工作角度看，撰寫并發(fā)布簡報的過程就是收集信息、加工信息、傳遞信息、儲存、利用和反饋信息的過程。收集信息是撰寫簡報的前提，加工信息是撰寫簡報的硬功夫，建立健全信息傳遞系統(tǒng)才能完成簡報的有效發(fā)布，儲存、利用和反饋信息是發(fā)揮簡報控制調(diào)節(jié)作用的最終目的。

一、及時收集準(zhǔn)確而適用的信息是撰寫簡報的前提

（一）增強及時收集信息的意識

要想寫好簡報，首先要有及時收集信息的意識。在日常工作中，各種素材隨時隨地都有，關(guān)鍵是能否發(fā)現(xiàn)、能否捕捉。因此，必須增強對信息的觀察能力和捕捉能力，做到眼勤、耳勤、腿勤、腦勤、手勤，學(xué)會抓重點和熱點，善于發(fā)現(xiàn)和判斷有價值的信息。要緊緊圍繞單位的中心工作，及時掌握工作動態(tài)，挖掘先進經(jīng)驗和好人好事，不斷拓寬信息渠道，把信息的觸角延伸到基層的每個角落，把零散的信息有目的地挖掘和收集起來綜合整理，去粗取精，把握重點，才可多方位、多層次地反映當(dāng)前中心工作。

（二）要學(xué)會收集準(zhǔn)確而適用的信息

收集信息要實現(xiàn)“準(zhǔn)確、及時、適用、全面”八字要求，這是信息工作的基本要求，也是寫好簡報做好信息準(zhǔn)備的前提。準(zhǔn)確要求信息的內(nèi)容真實可靠，這是信息的生命；及時要求在信息的收集、處理、傳遞、反饋過程中講究時效，保持信息的新鮮度；適用要求對信息的收集、加工和傳遞有目的性，講求實用；全面要求在信息的收集和處理過程中注意廣泛性。互聯(lián)網(wǎng)時代捕捉信息的方式多種多樣，作者要學(xué)會搜集來自上級、平級、下級的各方面信息，也要有收集來自社會、歷史、國際等各方面有用信息的能力，更要注意收集新時代背景下黨的方針政策方面的信息，這是制發(fā)簡報過程中宏觀政策信息的積累過程，而宏觀政策信息起到掌控方向大局的作用?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)查詢法、文字閱讀法、收看收聽法、會議記錄法、相互交流法、專題調(diào)查法、隨時觀察法等多種方法獲取信息。既可以是傳統(tǒng)的速記、速錄，也可以采取錄音、錄像等方式，目的只有一個，就是要捕捉到有用的信息，為寫簡報做好準(zhǔn)備。

二、精心加工信息是撰寫簡報的硬功夫

（一）寫進簡報的信息要進行精準(zhǔn)篩選

寫進簡報的信息首先要經(jīng)過精準(zhǔn)篩選。在大量的原始信息中，不可避免地存在一些假信息，只有通過認真地篩選和判別，才能去偽存真，只有選取的信息達到精準(zhǔn)才能為加工簡報打下良好基礎(chǔ)。篩選信息實現(xiàn)精準(zhǔn)的程度有四個途徑:一是看信息來源。確保信息來源權(quán)威或是第一手資料。比如：在黨的大報大刊上或機關(guān)單位官網(wǎng)上查到的信息是可靠的信息；二是看信息標(biāo)題。標(biāo)題是信息的題眼，通過看標(biāo)題篩選信息可以提高篩選速度，然后再看信息內(nèi)容是否符合簡報的主題要求；三是看材料的典型性。典型材料要符合時代節(jié)拍，能反映黨的方針、政策在本單位的貫徹落實情況，能充分體現(xiàn)簡報的中心思想；四是看材料的準(zhǔn)確性。所選信息必須真實準(zhǔn)確，時間、地點、來龍去脈都應(yīng)交代清楚，不能捏造和虛構(gòu)。

（二）對篩選的信息進行加工就是編寫簡報的過程

信息加工就是對篩選核實后的信息進行提煉，使之更能反映事物本質(zhì)和特征的過程。可采用歸納法、濃縮法、縱深法、擴充法、對比法、轉(zhuǎn)換法、圖表法等多種方法，把篩選出的信息加工編寫成符合要求的簡報。編寫的簡報要努力達到“深、快、美”的標(biāo)準(zhǔn)。

1.編寫簡報在內(nèi)容加工上要“深”。對篩選的信息進行加工就是編寫簡報的過程，編寫簡報時要在內(nèi)容上“深”加工。首先，要從豐富內(nèi)容、綜合分析和提出建議三方面著手。豐富內(nèi)容是對零碎、雜亂而有用的信息，弄清其性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨向，充實它的內(nèi)容，使之成為完整、深刻和系統(tǒng)的信息；綜合分析是對某階段內(nèi)獲取的信息，從整體上進行歸納、分類，做出定性、定量分析和判斷；然后在綜合分析的基礎(chǔ)上提出建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。其次，對簡報進行“深”加工，要實現(xiàn)有高度、抓重點、找規(guī)律、提對策的目的。一是作者占位要高，要從工作全局分析問題。關(guān)鍵是要思考如何從平常的信息中捕捉亮點，準(zhǔn)備寫簡報時要考慮領(lǐng)導(dǎo)和職工關(guān)心的問題是什么，該如何入手，這篇信息報道的側(cè)重點是什么，能達到什么效果；二是要學(xué)會抓重點、找規(guī)律。抓住好的素材，寫出有新意、有深度的內(nèi)容，并能從中找出規(guī)律性東西以指導(dǎo)工作實踐。三是要能針對問題提出對策。從收集到的信息中篩選出各種有利信息為己所用，學(xué)會從多角度思考問題，有針對性地提出對策，解決實際工作中存在的問題。

2.編寫簡報在效率上要“快”。網(wǎng)絡(luò)時代背景下的信息內(nèi)容是以“秒”來計算的，所以，編寫簡報在效率上要快，采編信息時要注意時效性，做到快寫、快報，避免有效信息演化為無效信息。

3.編寫簡報在形式上要“美”。簡報的形式要做到圖文并茂，讓讀者賞心悅目。編寫成的簡報不僅語言文字要美，而且形式也要美，可以在簡報中插入工作場景照片或活動小視頻，這樣的簡報更能吸引讀者，比如：在官網(wǎng)、微博或公眾號中的簡報大多采用這種形式。選擇的圖片或視頻要有代表性，能反映簡報的主題思想。

（三）撰寫高質(zhì)量的簡報還要進行再加工

要寫出一篇標(biāo)題醒目、主題集中、內(nèi)容新鮮、結(jié)構(gòu)簡單、語言簡潔的高質(zhì)量簡報，除平時要練好一身寫作本領(lǐng)外，還要善于對簡報進行再加工，可以用核對法、邏輯法、調(diào)查法進行反復(fù)修改。

1.看簡報格式是否正確。簡報雖不屬行政公文范疇，但也有約定俗成的格式，報頭、報核和報尾要齊全。報頭部分中，簡報名稱要醒目，印發(fā)單位名稱和日期要齊全。作為簡報核心的報核部分，標(biāo)題、導(dǎo)語、主體和結(jié)尾要清晰，如果簡報內(nèi)容較多，必要時可以加上目錄作為索引，重要的簡報或轉(zhuǎn)發(fā)的簡報可以加上按語進行強調(diào)和說明。報尾部分中，用黑色間隔線與報核分開，內(nèi)容上要寫明報、送、發(fā)什么單位和印數(shù)。

2.看邏輯思路是否明晰。首先，簡報的標(biāo)題要新穎別致。無論是公文式標(biāo)題還是新聞式標(biāo)題，語言上除新穎準(zhǔn)確外，有時還要追求工整對仗。標(biāo)題要醒目，能“點亮”主題內(nèi)容。其次，簡報的導(dǎo)語能吸引讀者。無論是敘述式、提問式還是結(jié)論式，要么能引起讀者興趣，要么能引起讀者思考。再次，簡報的主體內(nèi)容要豐富有說服力?；蛘甙磿r間先后順序交代來龍去脈，或者按邏輯關(guān)系層層深入，或者按并列關(guān)系，一一列舉服務(wù)主題。

3.看語言表達是否到位。簡報的語言表達一定要準(zhǔn)確到位，不能產(chǎn)生歧義，不能想當(dāng)然認為作者寫明白了就意味著讀者都能看明白，要學(xué)會換位思考，站在讀者的角度去表述來龍去脈。用簡潔、準(zhǔn)確的語言敘述清楚簡報的內(nèi)容。

三、建立健全信息傳遞系統(tǒng)完成簡報的有效發(fā)布

寫好的簡報只有傳遞出去才能發(fā)揮簡報匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)的作用。信息傳遞是指將整理后的信息通過一定的傳輸媒介或載體，及時傳遞給接受者和使用者的過程?；诖髷?shù)據(jù)背景下，借助于互聯(lián)網(wǎng)、智能手機，通過門戶網(wǎng)站、微信、微博、博客、公眾號等多種渠道，構(gòu)建信息傳遞聯(lián)動機制路徑，發(fā)揮用戶間信息傳遞的“羊群效應(yīng)”。[1]信息傳遞過程主要經(jīng)歷信源、信道、信宿三個階段。信源，即信息的來源，分為原生源和再生源；信道，即信息傳遞的通道，包括信息傳遞的媒介和運行方式；信宿，即信息傳遞的終點，包括接收信息和利用信息。其中任何一個環(huán)節(jié)遇到阻礙都將影響到信息的整體傳遞。在一般情況下，簡報信息在單位內(nèi)部按組織關(guān)系進行傳遞，在單位內(nèi)部建立健全信息傳遞系統(tǒng)，信息傳遞的效率和服務(wù)的效果將會大大提高。比如：建立簡報采編管理系統(tǒng)就是一種不錯有傳遞方法，在該系統(tǒng)里，可以完成簡報約稿、簡報采集、簡報編輯、簡報審核審批、簡報報送和簡報發(fā)布等功能。[2]一般情況下簡報要在三天之內(nèi)完成有效發(fā)布，否則就不能充分發(fā)揮簡報的作用。

四、有效儲存、利用和反饋信息發(fā)揮好簡報控制調(diào)節(jié)作用

寫好的簡報傳遞出去后，獲得受眾對簡報信息的儲存、利用和反饋，才能有效發(fā)揮簡報的控制調(diào)節(jié)作用。信息儲存是運用科學(xué)的方法，將有保存價值的信息系統(tǒng)化，以便日后利用的過程；信息利用是通過各種有效的方式和方法，將收集、處理、儲存的信息資源提供給利用者，發(fā)揮信息效用，實現(xiàn)信息價值的過程；信息反饋是信息傳播者把利用信息后的結(jié)果反送回來，并對信息的再傳遞發(fā)生影響，起到控制和調(diào)節(jié)作用的過程。信息的儲存、利用和反饋是緊密關(guān)聯(lián)的過程，儲存信息是為了更好地利用信息，利用信息是為了有效的反饋信息。受眾獲取簡報信息的反饋后，有利于對方案進行比較和擇優(yōu)，有助于進行預(yù)測工作和順利開展工作，[3]有助于總結(jié)工作中的成績和查找工作的不足。簡報信息必須反饋并加以利用，或起到宣傳教育作用，或起到督促工作的作用，特別是管理者獲取信息后對簡報信息引起足夠的重視，對當(dāng)前工作進行調(diào)控或糾偏，這樣簡報控制調(diào)節(jié)作用的最終目的就得以實現(xiàn)了。

總之，在信息工作視角下，簡報要從單位中心工作和階段工作的需要出發(fā)，在眾多的信息中選取那些最具有指導(dǎo)意義或引起重視的經(jīng)驗、情況和問題，予以全面地、實事求是地報道。只有反映新情況、新動態(tài)、新問題、新經(jīng)驗的簡報，才能發(fā)揮簡報應(yīng)有的作用。