侯寧霞

（衡東縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村教育培訓(xùn)中心，湖南 衡陽(yáng) 412400）

人事檔案是個(gè)人自然情況、受教育情況和社會(huì)情況的真實(shí)反映，而且與每一個(gè)人都息息相關(guān)，所以說(shuō)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)相關(guān)管理工作的重要性。在事業(yè)單位內(nèi)部，需要通過(guò)人事檔案來(lái)判斷員工的工作能力、受教育經(jīng)歷，之后才能夠決定員工的崗位薪資待遇以及職位晉升。新時(shí)期，其實(shí)人事檔案管理中正面臨著一系列新問(wèn)題，所以說(shuō)擺在我們面前的工作局面并不樂(lè)觀(guān)，需要我們?cè)诮鉀Q現(xiàn)存問(wèn)題的基礎(chǔ)上通過(guò)對(duì)于相關(guān)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化調(diào)整營(yíng)造出全新的檔案管理格局。

一、改革事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義分析

新形勢(shì)下，需要提高對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作的關(guān)注度并且進(jìn)一步推進(jìn)其優(yōu)化改革，之后才能夠讓行政事業(yè)單位履行好自己的職能，進(jìn)而營(yíng)造出和諧融洽的社會(huì)秩序、推動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，改革事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，改革人事檔案管理可以提高工作人員的工作積極性，進(jìn)而提高事業(yè)單位的行政效率?；诙嘀匾蛩乜紤]，已經(jīng)有越來(lái)越多的事業(yè)單位在開(kāi)始通過(guò)聘用合同工的方式壓縮自身的運(yùn)營(yíng)管理成本?！?】殊不知這種做法卻造成了人員的大范圍流動(dòng)，因此需要通過(guò)人事檔案來(lái)明確新入職員工的工作能力、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，以便于將其安排的合適的工作崗位之后，保證其工作積極性和工作效率。如果繼續(xù)忽視這部分工作，那么事業(yè)單位的行政效率則很容易會(huì)受到影響。此外，由于人事檔案中記錄了事業(yè)單位工作人員的受教育經(jīng)歷或是獎(jiǎng)懲經(jīng)歷，因此在選拔評(píng)優(yōu)或是職稱(chēng)晉升時(shí)也需要以人事檔案為參考，而這一現(xiàn)狀則進(jìn)一步說(shuō)明了改革其認(rèn)識(shí)檔案管理工作的必要性，能夠幫助事業(yè)單位協(xié)調(diào)好所掌握的人力資源，進(jìn)而提高行政效率與服務(wù)質(zhì)量。

第二，改革人事檔案管理能夠全方位反映出單位內(nèi)部的真實(shí)情況?！?】具體來(lái)說(shuō)，人事檔案是對(duì)單位內(nèi)部工作人員個(gè)人情況和流動(dòng)情況的詳細(xì)記錄，所以能夠通過(guò)分析內(nèi)部工作人員的人事檔案來(lái)了解事業(yè)單位各個(gè)階段的發(fā)展情況，進(jìn)而及時(shí)調(diào)整管理制度和發(fā)展方向。需要注意的是，事業(yè)單位內(nèi)部的優(yōu)化調(diào)整也會(huì)加劇人員流動(dòng)，因此需要在改革人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的績(jī)效考評(píng)機(jī)制，借此來(lái)提高相關(guān)工作人員的工作積極性，鼓勵(lì)其為事業(yè)單位的良性發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

首先是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理重要性的問(wèn)題。雖說(shuō)針對(duì)行政事業(yè)單位的改革正在不斷深入，但還是有很多事業(yè)單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這部分工作的重要性。在相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)中，針對(duì)員工的人事檔案管理并不會(huì)產(chǎn)生額外的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而且還需要投入額外的人力及物力，所以便將其放到了“可有可無(wú)”的位置上，因此造成了一系列負(fù)面影響?！?】今后需要先對(duì)這部分工作擺正認(rèn)識(shí)，之后才能夠進(jìn)一步推進(jìn)相關(guān)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化改革，進(jìn)而營(yíng)造出全新的檔案管理格局，最終促進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。

其次是檔案管理模式落后的問(wèn)題。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，仍有很多事業(yè)單位在繼續(xù)使用舊有的人事檔案管理模式，不僅非常容易出錯(cuò)，而且還造成了這部分檔案資源的浪費(fèi)。問(wèn)題表現(xiàn)為使用手工錄入的方式整理檔案資料，檔案管理室的空間較小，缺少標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案存放柜，沒(méi)有配備滅火器等安全設(shè)施。在此基礎(chǔ)上，還需要重點(diǎn)關(guān)注沒(méi)有在這部分工作中用好信息技術(shù)或信息化設(shè)備的問(wèn)題，所以這部分檔案資料的利用效率一直沒(méi)有實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提高。

三、解決上述問(wèn)題，改革人事檔案管理工作的具體措施

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，正視人事檔案管理的重要性

實(shí)際工作中，事業(yè)單位需要先對(duì)這部分工作建立起系統(tǒng)全面的認(rèn)識(shí)，之后才能夠?yàn)楦鱾€(gè)方面的改革打好基礎(chǔ)。要注意將這部分工作放到更高的位置上，并且積極開(kāi)展與之相關(guān)的宣傳工作，進(jìn)而讓相關(guān)負(fù)責(zé)人員、事業(yè)單位的工作人員對(duì)這部分工作建立起全方位的認(rèn)識(shí)，提高其對(duì)于人事檔案管理的配合度。在此基礎(chǔ)上，還需要引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變過(guò)去所秉持的工作理念，以幫助其提高工作效率。在完成上述工作之后，還需要做好資金、人才以及設(shè)備方面的保障工作，為相關(guān)細(xì)節(jié)工作的創(chuàng)新改革打好基礎(chǔ)。

（二）健全管理機(jī)制，明確崗位職責(zé)

在提高重視程度的基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步建立起科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，以確保各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)工作均能夠得到切實(shí)有效的落實(shí)。這方面的改革中，事業(yè)單位需要立足于實(shí)際管理需求開(kāi)展更深層次地探索實(shí)踐，以提高管理機(jī)制的有效性。期間，要注意做好崗位責(zé)任的劃分工作，以約束相關(guān)負(fù)責(zé)人員的工作表現(xiàn)和工作行為并且加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)的交流協(xié)作。在建立健全管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，還需要做好制度落實(shí)情況的跟蹤監(jiān)督，以確保這方面的管理制度都可以落實(shí)到位，避免出現(xiàn)形式主義的錯(cuò)誤?！?】以上述工作為基礎(chǔ)，其實(shí)還應(yīng)當(dāng)做好人事檔案管理的績(jī)效考核，這既是為了明確人事檔案管理發(fā)揮的作用，又能夠?qū)ο嚓P(guān)負(fù)責(zé)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化評(píng)價(jià)，以敦促其提高工作效率。

（三）做好檔案資料的搜集整理工作

人事檔案資料的收集整理是整體檔案管理工作中涉及到的非?；A(chǔ)的內(nèi)容，只有將這方面的工作落實(shí)到位，才能夠讓后續(xù)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作變得有價(jià)值、有意義。再者，人事檔案管理所具備的長(zhǎng)期性特點(diǎn)也決定了必須要在把控好相關(guān)細(xì)節(jié)問(wèn)題的基礎(chǔ)上落實(shí)好前期的資料搜集工作。在此基礎(chǔ)上，需要重視相關(guān)檔案資料的審核把控，以把控好檔案資料的質(zhì)量。如果發(fā)現(xiàn)資料存在缺失或遺漏的問(wèn)題，則需要記錄在案并且做好后續(xù)的補(bǔ)充完善工作。此外，還應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步拓展檔案資料的搜集渠道，以保證人事檔案資料的完整性和豐富性。具體來(lái)說(shuō)，需要注意搜集事業(yè)單位員工的基本情況、受教育經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、職稱(chēng)評(píng)定情況。假如發(fā)現(xiàn)員工有資料造價(jià)的問(wèn)題，要追究責(zé)任，以規(guī)范人事檔案管理的工作秩序。要注意做好檔案資料的分類(lèi)整理工作，以提高其利用效率、挖掘出其中潛藏的有價(jià)值的信息。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高人事檔案管理的信息化水準(zhǔn)

新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已很難滿(mǎn)足這部分工作的實(shí)際需求，所以應(yīng)當(dāng)重視管理模式的創(chuàng)新改革，以提高工作效率。具體來(lái)說(shuō)，要注意推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐，以提高整體檔案管理工作的信息化水準(zhǔn)。要注意利用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高效性和便捷性，通過(guò)電子化檔案的方式彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的缺陷，進(jìn)而提高管理效果。在此基礎(chǔ)上，還需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)加強(qiáng)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)之間的溝通交流，構(gòu)建起全方位、立體化的人事檔案管理體系，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。這方面的改革中，需要通過(guò)相關(guān)方面的人才培養(yǎng)活動(dòng)來(lái)提高檔案管理人員的工作技能、信息素養(yǎng)，以幫助其更好的適應(yīng)全新的工作形勢(shì)。此外，開(kāi)展人事檔案管理的信息化改革時(shí)要注意提高信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，以免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄事件。

總結(jié)：人事檔案管理是事業(yè)單位日常運(yùn)營(yíng)管理中涉及到的非常重要的一部分工作，需對(duì)其提高關(guān)注度。在此基礎(chǔ)上，要集中精力解決好這部分工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而營(yíng)造出全新的管理格局。前文中筆者對(duì)這類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行了研究論述，希望對(duì)推進(jìn)相關(guān)工作的優(yōu)化創(chuàng)新改革有所幫助。