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        信息化背景下高校行政檔案管理的創(chuàng)新

        2021-11-28 02:37:44王述剛孫鶴陽(yáng)
        魅力中國(guó) 2021年40期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息技術(shù)

        王述剛 孫鶴陽(yáng)

        (1.濱州職業(yè)學(xué)院,山東 濱州 256600;2.山東省北鎮(zhèn)中學(xué),山東 濱州 256600)

        高校具有一定的社會(huì)責(zé)任,其對(duì)社會(huì)培養(yǎng)了大量的有用人才,要不斷強(qiáng)化高校的管理,才能推動(dòng)高校進(jìn)步與發(fā)展,更好地服務(wù)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)。高校招生不斷擴(kuò)大、經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展,建設(shè)項(xiàng)目越來越多,要想保證高校的管理科學(xué)化,則需要對(duì)檔案進(jìn)行良好的管理,高校的檔案內(nèi)容越來越復(fù)雜,傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)落后、人工操作量大,很容易出現(xiàn)問題,影響到了檔案的創(chuàng)新發(fā)展,隨著現(xiàn)代技術(shù)的全面推廣與應(yīng)用,技術(shù)得到了蓬勃發(fā)展,特別是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展與普及,給高校行政檔案管理帶來了良好的機(jī)遇,通過信息化建設(shè),提高了高校行政檔案管理效率,使高校行政檔案更加安全、準(zhǔn)確。

        一、高校檔案體系建設(shè)重點(diǎn)

        (一)確保檔案信息化與安全性

        檔案是重要的文本,不論任何一個(gè)組織,其檔案都具備一定的價(jià)值,特別是一些組織的行政檔案管理,更需要嚴(yán)格做好保密,進(jìn)行檔案管理工作中,不但要提高整體管理的效率,更要保證安全,所以說,運(yùn)用信息化技術(shù)的同時(shí),要考慮到安全問題,當(dāng)前,檔案管理信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨,通過信息化建設(shè),使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了電子信息,有效保證了文件、照片、音頻、視頻內(nèi)容的長(zhǎng)期保存需求。高校的不斷發(fā)展,所以行政檔案涉及到更多的內(nèi)容,整體行政檔案數(shù)量大、內(nèi)容雜,借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行行政檔案管理,能夠大大提升工作整體效率,解決傳統(tǒng)人力所不能解決的問題,這樣,以往行政檔案管理中的困難事情就會(huì)迎刃而解,信息化錄入的行政檔案,更加精準(zhǔn)高效,管理人員通過使用多媒體技術(shù)及圖像處理技術(shù),對(duì)文檔、音視頻進(jìn)行電子化處理,保證了管理的效率,進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí),要考慮到網(wǎng)絡(luò)的安全性,信息化技術(shù)下可對(duì)檔案設(shè)置多重保密和身份認(rèn)證,全面提高信息技術(shù)能力的同時(shí),保證了檔案的安全。

        (二)檔案信息的管理與共享

        行政檔案主要就是高校日常運(yùn)用中的相關(guān)工作情況,檔案記載了工作內(nèi)容,進(jìn)行行政檔案管理工作時(shí),重點(diǎn)就是各類數(shù)據(jù)保管、信息檢索與檔案使用查詢,通過行政檔案的管理與查詢,全面促進(jìn)高校各項(xiàng)工作開展,可以這樣說,檔案調(diào)取與使用在檔案管理中是重要的環(huán)節(jié),沒有應(yīng)用就沒有價(jià)值,所以檔案的應(yīng)用至關(guān)重要,那么,通過信息化技術(shù)運(yùn)用就能夠減少工作的強(qiáng)度,使行政檔案管理使用與共享更簡(jiǎn)便快捷。傳統(tǒng)行政檔案管理人工工作量大,不論是查詢還是應(yīng)用,都需要大量的時(shí)間,如果說調(diào)取1 份檔案,則需要大量的時(shí)間成本,要在眾多檔案中尋找,才能找到需要的內(nèi)容。而通過信息化技術(shù)應(yīng)用,就能夠通過關(guān)鍵詞輸入快速調(diào)取所需要的內(nèi)容。檔案不但是保存與管理,更主要的是要實(shí)現(xiàn)共享,使檔案資源實(shí)現(xiàn)資源共享的價(jià)值,信息化技術(shù)應(yīng)用,能夠針對(duì)不同的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置,重要資料可先取得查閱權(quán)限由管理人員核實(shí)后再查閱。

        二、存在的問題

        (一)進(jìn)行信息化管理的意識(shí)較為薄弱

        當(dāng)前,新技術(shù)應(yīng)用越發(fā)廣泛,高校已經(jīng)意識(shí)到了技術(shù)的力量,在實(shí)踐工作中,也引進(jìn)了較為先進(jìn)的技術(shù),很多的信息技術(shù)運(yùn)用到行政檔案管理工作中,大大提高了工作的整體性、系統(tǒng)性,但在實(shí)際檔案管理工作運(yùn)行中,還存在許多的問題,影響到了信息化作用的發(fā)揮。整體看,不論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理者,信息化管理意識(shí)薄弱,不能進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新,信息化建設(shè)跟不上時(shí)代的發(fā)展,檔案管理工作還是老傳統(tǒng)、老模式,整體檔案管理的效率不高,能力不強(qiáng),檔案信息化建設(shè)落后時(shí)代較多。領(lǐng)導(dǎo)層的不重視,也是導(dǎo)致信息化進(jìn)程緩慢的成因,很多的高校領(lǐng)導(dǎo)把更多的精力放在了教學(xué)教育工作上,而把行政工作看得較輕,認(rèn)為行政工作沒什么用,對(duì)學(xué)校發(fā)展沒有推動(dòng)的事不干,也沒有多少投入,導(dǎo)致高校行政檔案管理工作質(zhì)量效率低。

        (二)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

        檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作,但是檔案管理部門的人員專業(yè)性不夠,特別是一些檔案收集部門人員,對(duì)檔案不重視,隨意性強(qiáng),分不清哪些應(yīng)該存檔,哪些不應(yīng)該存放,造成了一系列的問題,如檔案管理環(huán)節(jié)上的不協(xié)調(diào)、管理人員專業(yè)素養(yǎng)的不足、檔案管理質(zhì)量低下、效率不高的問題是當(dāng)前最為主要的問題,對(duì)行政檔案信息化處理產(chǎn)生了直接影響,整體看,高校檔案管理人員都是臨時(shí)性的多,專業(yè)不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不精,把檔案工作理解成存放與收集,沒有開發(fā)好檔案的價(jià)值,檔案整體利用效果不好。相關(guān)的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一,不能進(jìn)行有效的創(chuàng)新與引進(jìn),工作方法落后,模式固定,工作效率低下。

        (三)信息化設(shè)備不夠完善,制度不健全

        高校信息化建設(shè)必須要有足夠的軟件與硬件,這樣,才能更好地實(shí)現(xiàn)行政信息化檔案管理目標(biāo),信息化技術(shù)是發(fā)展的趨勢(shì),在信息化的過程中,設(shè)備是基礎(chǔ)、制度是保障,當(dāng)前,很多的高校設(shè)備不足,檔案使用的都是淘汰設(shè)備,內(nèi)在版本低,不適合進(jìn)行檔案管理應(yīng)用,設(shè)備落后、短缺、陳舊是高校信息化設(shè)備存在的現(xiàn)狀,設(shè)備型號(hào)不統(tǒng)一,系統(tǒng)不統(tǒng)一,軟件不統(tǒng)一,嚴(yán)重影響到了高校行政檔案管理信息化進(jìn)程,整體信息化建設(shè)工作速度不快。制度不健全也影響到了信息化建設(shè),高校沒有針對(duì)行政檔案管理工作制定健全制度,影響到了信息的標(biāo)準(zhǔn)與統(tǒng)一收集。

        三、信息化背景下高校行政檔案管理創(chuàng)新意義

        (一)有利于進(jìn)一步提升工作效率

        高校檔案越來越復(fù)雜,只有全面利用先進(jìn)技術(shù),才能推動(dòng)工作創(chuàng)新發(fā)展,高校的行政檔案管理需要互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)輔助,才能更加提升速度與質(zhì)量,解放繁重的人力勞動(dòng)與操作,利用較少的時(shí)間完成大量的工作。傳統(tǒng)的檔案管理需要人力來完成,特別是對(duì)一些統(tǒng)計(jì)量、計(jì)算量大的工作,很難不出現(xiàn)失誤與差錯(cuò),不但在工作中浪費(fèi)了時(shí)間,更消耗大部分精力。而利用信息技術(shù)就能夠提高工作整體效率,推動(dòng)高校行政管理工作更好發(fā)展。

        (二)有利于進(jìn)一步提升工作質(zhì)量

        高校行政檔案管理工作是管理中的重要組成,技術(shù)日益先進(jìn)就要順應(yīng)形勢(shì),不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù),推動(dòng)工作高質(zhì)量發(fā)展,隨著信息設(shè)備廣泛應(yīng)用,高校的行政檔案管理工作需要不斷上新臺(tái)階,才能跟上時(shí)代的潮流,順應(yīng)時(shí)代的變化,信息技術(shù)蓬勃發(fā)展也促進(jìn)了高校行政檔案管理工作的進(jìn)步,需要全面提升工作質(zhì)量,才能保證信息化背景下高校行政檔案管理走進(jìn)正規(guī)軌道,工作人員壓力小了,工作效率也就上來了,通過信息技術(shù)運(yùn)用,有效保證了信息的精準(zhǔn)度,工作人員大大減少了自身的勞動(dòng)強(qiáng)度,能夠把更多的精力放在信息的價(jià)值開發(fā)上,信息技術(shù)有利于工作人員對(duì)問題的正視,能對(duì)以往無法破解的難題做到及時(shí),技術(shù)創(chuàng)新能夠全面敦促工作人員學(xué)習(xí),提升主動(dòng)性、創(chuàng)造力,促使相關(guān)人員熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備,展現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),更好地服務(wù)學(xué)校與學(xué)生。

        (三)有利于進(jìn)一步提升工作人員能力

        檔案管理人員學(xué)習(xí)積極性不強(qiáng),但是通過技術(shù)創(chuàng)新與應(yīng)用,就能夠進(jìn)一步促進(jìn)他們的學(xué)習(xí)熱情,信息技術(shù)并非簡(jiǎn)單的收集與保存,而是需要及時(shí)錄入與共享,高校行政檔案是工作的記錄,時(shí)刻都需要查詢與使用,通過技術(shù)運(yùn)用,能夠讓師生調(diào)取數(shù)據(jù)和分享數(shù)據(jù)更簡(jiǎn)便。技術(shù)的支撐實(shí)現(xiàn)了信息的電子化,相關(guān)人員要把握更多的技術(shù),才能滿足用戶分享查詢需求,工作人員必須要不斷進(jìn)步與學(xué)習(xí),才能把握好技術(shù)靈活用好技術(shù)。

        四、信息化背景下高校行政檔案管理的創(chuàng)新舉措

        (一)全面提高工作人員信息化意識(shí)

        高校是教育學(xué)生的地方,時(shí)代在不斷進(jìn)步與發(fā)展,只有不斷跟上時(shí)代,才能不落后時(shí)代。行政檔案管理是主要的工作,要對(duì)各個(gè)點(diǎn)位的信息進(jìn)行整理,才能上傳到平臺(tái)上,要不斷增強(qiáng)信息管理人員的整體素質(zhì)。提高信息化運(yùn)用的能力,把握各項(xiàng)工作要素,才能更好地適應(yīng)新時(shí)代。檔案管理人員應(yīng)逐步提升自己信息化意識(shí),以高校信息需求為導(dǎo)向,做好創(chuàng)新實(shí)踐,應(yīng)用符合用戶偏好的功能,推動(dòng)行政檔案管理發(fā)展。要全面建立起信息意識(shí),不斷提升自身工作能力,通過技術(shù)開發(fā)與運(yùn)用,解決日常行政檔案管理工作遇到的難題,對(duì)軟件提出必要的修訂意見,有效簡(jiǎn)化步驟流程,從根本上提高自身和工作效率,最大化滿足高校工作需要。

        (二)提高工作人員信息化素養(yǎng)

        信息化背景下的檔案管理人員,一定要有專業(yè)的素養(yǎng),才能做好當(dāng)前的信息化工作,只有不斷提高自身的素養(yǎng),才能在實(shí)踐中創(chuàng)新,高校行政檔案管理創(chuàng)新就是需要專業(yè)素養(yǎng)來實(shí)現(xiàn),通過創(chuàng)新提高整體工作質(zhì)量。我國(guó)高校行政人員整體能力要不斷提升,要通過造血的方式,專門引進(jìn)具備較高素質(zhì)的行政檔案管理人才,推動(dòng)工作不斷創(chuàng)新。做好內(nèi)部培訓(xùn),全面強(qiáng)化業(yè)務(wù)應(yīng)用能力,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),提升管理效果。加大對(duì)檔案人員的福利待遇,這樣,才能通過物質(zhì)激勵(lì)提高工作積極性,提升創(chuàng)新的意識(shí)與能力,更好地完成各項(xiàng)檔案管理工作。

        (三)創(chuàng)新工作方法和模式

        從機(jī)制上創(chuàng)新見實(shí)效,從方法上創(chuàng)新提升質(zhì)量。要不斷在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),對(duì)以往不符合時(shí)代的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化,要全面總結(jié)先進(jìn)的技能技巧,通過對(duì)工作流程、環(huán)節(jié)的改進(jìn),進(jìn)一步創(chuàng)建新的工作運(yùn)行模式,全面提高檔案管理效率。檔案管理人員要全面遵循“發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題”的原則,在實(shí)踐中提高自身的業(yè)務(wù)能力,對(duì)落后模式逐步優(yōu)化,推動(dòng)行政檔案管理流程的機(jī)制性創(chuàng)新,更好地服務(wù)高校行政工作發(fā)展。管理人員要不斷做好流程的評(píng)估,以此,提高整體工作質(zhì)量,按照工作量節(jié)點(diǎn)的不同,做好流程上的劃分,根據(jù)信息化建設(shè)具體實(shí)施效果,循環(huán)反復(fù)多次進(jìn)行流程環(huán)節(jié)優(yōu)化,讓檔案復(fù)雜工作流程變成簡(jiǎn)單操作。

        總結(jié)

        綜上所述,在新時(shí)代的信息化背景下,高校要不斷創(chuàng)新管理能力與工作方式,通過對(duì)行政檔案管理創(chuàng)新帶動(dòng)其他工作發(fā)展,要把檔案工作當(dāng)成創(chuàng)新的突破點(diǎn),在信息技術(shù)輔助下完成創(chuàng)新建設(shè),以此,全面避免出現(xiàn)工作差錯(cuò),要解決傳統(tǒng)檔案管理的問題,進(jìn)一步提升行政檔案管理工作的效率和質(zhì)量,讓學(xué)校、教師、學(xué)生都能夠從技術(shù)創(chuàng)新上深刻體會(huì)信息技術(shù)的簡(jiǎn)便、高效優(yōu)勢(shì)。

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