車(chē)瑞雯
(菏澤學(xué)院,山東 菏澤 274015)
高校檔案館是非常重要的文獻(xiàn)管理平臺(tái),也是學(xué)生和教師進(jìn)行自主學(xué)習(xí)的主要陣地之一。隨著檔案信息化程度不斷加深,很多高校都組建了自己的數(shù)字圖書(shū)館、檔案館,并設(shè)立了相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)和門(mén)戶信息網(wǎng)站。這些正在運(yùn)行或者在建的平臺(tái)能夠?yàn)楦咝熒男畔@取提供便利,進(jìn)而為他們的進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
其一,有些部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)人員思想觀念落后。在信息化背景下,高校檔案管理工作的內(nèi)容早已發(fā)生了巨大變化。但是,部分相關(guān)的工作人員并未轉(zhuǎn)變自己的觀念,他們并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到自己在高校檔案管理共建與共享中需要扮演的角色,只是將檔案管理工作看成是一種重復(fù)性的勞動(dòng)。在此思維的影響下,這些檔案管理教師缺乏對(duì)自身工作的計(jì)劃和總結(jié),缺乏檔案管理共建與共享的理念,以至于檔案管理工作發(fā)展緩慢。
其二,進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。檔案管理共建與共享是為了讓高校檔案發(fā)揮出更大的價(jià)值,為高校師生提供更多可以信賴的高質(zhì)量學(xué)習(xí)資源。但是,在檔案信息化背景下,高校檔案館的信息資源急速增強(qiáng),導(dǎo)致檔案管理教師在進(jìn)行檔案管理時(shí)壓力倍增,同時(shí),高校不同部門(mén)對(duì)檔案管理共建與共享的標(biāo)準(zhǔn)不同,致使檔案檢索和檔案錄入的結(jié)果存在很大差異,這些原因在很大程度上影響了高校檔案管理共建與共享的質(zhì)量和效果。
統(tǒng)一而完善的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系能極大提升高校檔案管理資源共建與共享的效率,這也可以看作高校進(jìn)行檔案資源共建與共享的核心條件之一。一般來(lái)說(shuō),高校檔案資源在進(jìn)行錄入時(shí),會(huì)切實(shí)遵守檔案界的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但是,在檔案信息化背景下,檔案資源的數(shù)量和種類會(huì)隨著時(shí)間不斷增長(zhǎng),但一些細(xì)分領(lǐng)域的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)還并不完善。基于此,高校的檔案部門(mén)要進(jìn)行牽頭,針對(duì)所有參與檔案管理的部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)研并整合,而后結(jié)合實(shí)際情況制定出一套標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行框架,做好檔案共建與共享工作的監(jiān)督和管理工作。其次,在進(jìn)行檔案資源的整理和收集時(shí)也要設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),讓不同部門(mén)可在數(shù)據(jù)的錄入、描述上互相進(jìn)行操作,借此提升他們處理信息的效率。
在高校檔案管理共建與共享的過(guò)程中,信息安全是非常重要的部分。為切實(shí)提升檔案信息安全,應(yīng)從“物防”“人防”“技防”三方面進(jìn)行努力。首先,高校要對(duì)參與檔案共建與共享的師生進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn),提升他們的安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí),并切實(shí)提升他們處理危機(jī)的能力,對(duì)檔案共建與共享的流程進(jìn)行進(jìn)一步完善。其次,高校要建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理安全制度,提升高校檔案存儲(chǔ)位置的防火、防盜等級(jí),降低紙質(zhì)檔案和電子檔案受到危害的概率。最后,高??善刚?qǐng)專業(yè)技術(shù)人員,確保高校檔案在共享過(guò)程中的安全性,建立相應(yīng)的信息安全防護(hù)體系,為檔案管理的共建與共享保駕護(hù)航。
隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷深入,提升相關(guān)人員的綜合水平應(yīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作的重要內(nèi)容,這樣可為高校檔案共建與共享的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。首先,高校教師應(yīng)提升自身的檔案信息防護(hù)意識(shí),優(yōu)化檔案共建與分享的相關(guān)技能。此外,通識(shí)能力對(duì)于當(dāng)前背景下檔案管理團(tuán)隊(duì)也有非常重要的意義,例如,信息素養(yǎng)、審美素養(yǎng)等。不僅如此,高校還可從校外引進(jìn)一些優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才,為高校檔案管理共建與共享工作的開(kāi)展提供專業(yè)指導(dǎo),通過(guò)設(shè)立技術(shù)性崗位的方式,豐富高校檔案管理人力資源的體系,進(jìn)而為高校檔案管理共建與共享的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
綜上所述,在檔案信息化背景下,高校檔案管理的共建與共享需要進(jìn)行持續(xù)的探索,并積極進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和改革,只有各部門(mén)齊心協(xié)力,一起解決在此過(guò)程中遇到的各類問(wèn)題,才能讓高校檔案管理共建與共享工作順利進(jìn)行,顯露成效。高質(zhì)量的檔案信息共建與共享能讓高校師生更加便捷地獲取信息資源,對(duì)他們的科學(xué)研究及日常學(xué)習(xí)有非常重要的意義。