文/德力格爾胡(扎賚特旗委巡察工作數(shù)據(jù)中心)
大數(shù)據(jù)時代,多種新型技術與檔案管理工作的結(jié)合體現(xiàn)出實際意義,除了提高了信息化水平外,也讓工作質(zhì)量有所提升。信息化檔案管理對于行政事業(yè)單位的長遠發(fā)展具有推動作用,除了可以讓文字信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換更加及時外,還能減輕檔案管理者的工作負擔,將檔案信息保存的基本時間逐步延長,實現(xiàn)集中化管控,達到理想化的應用成效。盡管如此,行政事業(yè)單位信息化檔案管理也存在著不足之處,反映出的諸多問題亟待處理,應該在明確實踐意義的同時,制定出針對性解決對策[1]。
半個世紀以來,計算機技術與人們的生產(chǎn)生活建立了密切聯(lián)系,信息數(shù)據(jù)現(xiàn)已積累到引發(fā)變革的程度,需要正視大數(shù)據(jù)的運用趨勢,聯(lián)合對海量數(shù)據(jù)的科學分析,確保巨大價值的產(chǎn)品和服務有效挖掘。首先,大數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)變?yōu)闃O具經(jīng)濟價值的技術手段;其次,大數(shù)據(jù)也能影響到世界的方方面面,不管是商業(yè)領域還是科教人文,都能受到直接影響。大數(shù)據(jù)的核心便是預測,其可以將海量數(shù)據(jù)集中分析,完成對事情發(fā)展動向的適當預測。2009年H1N1甲型流感暴發(fā),就在暴發(fā)的前幾周時間,谷歌公司就將相應的數(shù)據(jù)信息加以獲取,同時還精確到地區(qū)和州。這是因為谷歌公司將多年的搜索記錄加以匯總,設立了特定的搜索詞條,對于詞條的使用頻率與流感在時間、空間上的傳播關系進行了細致的分析。通過精密的處理計算,這種預測的準確度可以達到97%。綜上所述,聯(lián)合對應系統(tǒng)對大量數(shù)據(jù)信息進行細致的分析,可以迅速地完成傳統(tǒng)思維下難以分析的目標。
行政事業(yè)單位屬于國家機構(gòu)中的分支,是非常重要的組成部分,其基本特征便是行政性和服務性等。在行政事業(yè)單位的發(fā)展中,發(fā)展的整體情況與國家息息相關,因此需要重視行政事業(yè)單位的方方面面。檔案管理是行政事業(yè)單位中的關鍵內(nèi)容,想要保證行政事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展,落實好科學化的檔案管理工作是根本。行政事業(yè)單位檔案資料十分豐富,涉及單位發(fā)展的方方面面,管理系統(tǒng)為行政事業(yè)單位檔案管理中的重點。在新的時期,應該正視大數(shù)據(jù)的影響,將其與檔案管理工作密切結(jié)合,可以呈現(xiàn)出信息化檔案管理模式,通過信息化的管理可以保證行政事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。行政事業(yè)單位運營階段,各項結(jié)果和運營事件都需要記錄到檔案中,由此提供必要的信息支撐作用和引導價值。大數(shù)據(jù)的運用,可以讓行政事業(yè)單位決策及司法調(diào)查等環(huán)節(jié)有條不紊地推進,檔案內(nèi)容更加直觀且真實地呈現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作,由此為行政事業(yè)單位制定決策提供必要的數(shù)據(jù)支持,使得司法調(diào)查工作有理有據(jù)。
當前,行政事業(yè)單位的檔案管理工作未能有效結(jié)合大數(shù)據(jù)的具體發(fā)展情況,也沒有構(gòu)建起合理的檔案管理機制,使得相關工作的開展缺乏可靠保障和支持。在相關的工作實踐中,由于基本的重視程度不足,檔案管理人員未能充分認識到檔案管理信息化的意義,加之該項工作本身的枯燥和乏味感,使得相關人員參與意識不強,直接阻礙了信息化檔案管理的進程,降低了整體的信息化水平。某些行政事業(yè)單位對于檔案管理機制存在的不足進行了彌補,但是未能結(jié)合本單位的具體情況加以分析,使得很多機制缺乏實用價值,檔案管理人員也未能嚴格依照相關制度辦事,直接阻礙了后續(xù)工作的開展和進程[2]。
面對大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展,信息化水平的提升是關鍵,但是在行政事業(yè)單位檔案管理中,信息化水平不足的問題仍然突出。目前,行政事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化水平不夠理想,主要原因是檔案管理流程煩瑣且銜接不暢,加之技術設備的支持不到位,如某些檔案管理軟件不具備共享和傳遞功能,使得行政事業(yè)單位檔案管理工作的整體信息化不強,干擾了相關工作的穩(wěn)步開展。
在行政事業(yè)單位檔案管理工作中,檔案管理者就是最為直接的參與者,他們的基本素質(zhì)和能力可以影響到檔案管理工作最終成效。面對大數(shù)據(jù)技術的飛速發(fā)展,行政事業(yè)單位檔案管理人員需要將自身的綜合素質(zhì)逐步提升,同時積極地強化專業(yè)技術實踐力度,運用空閑時間學習計算機檔案管理新型手段。結(jié)合目前情況分析,很多行政事業(yè)單位的檔案管理人員不具備較高素質(zhì),他們所掌握的技術不到位,在開展實際工作時責任意識不強,直接影響到檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。
在新的時期,行政事業(yè)單位開展的各項工作均面臨著新的要求,因此需要高度重視各項工作開展的新標準,運用更為適宜的方式推動相關工作進程。大數(shù)據(jù)時代,檔案管理工作對計算機技術產(chǎn)生了依賴性,很多人員追求便利條件和新的途徑,使得行政事業(yè)單位檔案管理工作的效力有所提升。但是,在這樣的時代背景下,檔案資料的深層次挖掘和應用也備受考驗,加之網(wǎng)絡環(huán)境的日益復雜和多元,使得多種不安全因素融入其中,直接威脅到后續(xù)工作的推進。在具體的實踐中,若是計算機硬盤出現(xiàn)明顯故障,將會威脅到檔案信息安全度,還會致使現(xiàn)存資料缺失,遺留更多的問題。目前,行政事業(yè)單位檔案信息應用水平亟待提升,主要是許多部門還是沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式,關于新型方法并未給予高度重視。
為了更好地收獲理想效果,行政事業(yè)單位在信息化檔案管理中應該結(jié)合自身情況加以分析,需要通過科學化的信息手段建立并優(yōu)化相關管理機制,促使管理層和領導人員真正認識到信息化檔案管理的重要意義,在思想層面提高認識,主動投入到相應的活動實踐中[3]。還需構(gòu)建對應的部門,促使檔案管理工作有條不紊地開展,適當加大實時監(jiān)督和跟進力度,在檔案收集中規(guī)范人員行為,保證檔案管理效力更加突出。在收集檔案資料的時候,應該將紙質(zhì)文字合理地轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息,結(jié)合視頻與圖片等實現(xiàn)信息化處理,由此呈現(xiàn)出直觀、形象、具體的電子檔案。通過這樣的方式,可以適當?shù)靥嵘龣n案管理的水平,也能強化相關人員的管理意識和服務意識,打造出相對完善且細致的管理體系,合理約束檔案管理者的行為,使其舉止符合規(guī)范標準,穩(wěn)步推進檔案管理工作進程,使得后續(xù)活動的開展擁有可靠條件。
行政事業(yè)單位發(fā)展的進程中,需要重視信息化檔案管理的整體進程,應該運用適宜的方式規(guī)范管理檔案資料,通過科學化的手段提升監(jiān)管力度。大數(shù)據(jù)背景下,應該讓現(xiàn)代化技術與檔案管理工作密切結(jié)合,將技術舉措合理引入到日常工作中,促使信息化檔案管理成果更為顯著。行政事業(yè)單位檔案管理者要認識到先進設備的運用優(yōu)勢,積極發(fā)揮出先進辦公設備的作用,運用空閑時間掌握檔案管理技巧,專攻現(xiàn)代化技術管理舉措,在熟練掌握基本技能的同時,推動信息化檔案管理工作的開展。通過這樣的過程,管理者可以適當減輕自身的壓力,還能縮減工作量,保證檔案管理的基本效率和整體質(zhì)量,對行政事業(yè)單位的長遠進步和發(fā)展保駕護航。此外,信息化檔案工作的順利開展也應該注重細節(jié),相關管理者和領導者應該動用信息化手段加密處理隱私信息,實現(xiàn)有效的備份,構(gòu)建起專用網(wǎng)站,促使著內(nèi)部資源數(shù)據(jù)合理使用。檔案管理者還應該靈活使用相應的技術,通過專門的檔案管理網(wǎng)站開展實際的工作,保證充分利用好內(nèi)部資源,維護信息的可靠性和真實性,實現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的精準判斷和合理決策。
在新的時期,為了更好地適應新的要求,行政事業(yè)單位檔案管理人員應該理清自身規(guī)劃,明確檔案管理的要義,運用適宜的方式開展具體的管理活動。管理人員也需積極地了解國家最新政策和社會最新要求,更新自身的知識庫,運用多種方式強化專業(yè)素養(yǎng),保證扭轉(zhuǎn)以往固化的作業(yè)模式,在不斷的學習中提升檔案管理的效力,促使實際工作進展更加理想[4]。在具體實踐中,相關人員還應該革新思想,樹立起正確的認識,鞏固自身對信息化檔案管理的全新認識和體驗,保證文化素養(yǎng)和綜合能力的同步提升。整個探索和求知的過程中,相關人員的職責和工作范圍十分清晰,也可有效地強化法律法規(guī)意識,保證行政事業(yè)單位檔案管理工作信息化進展更盡人意。行政事業(yè)單位還可為檔案管理人員提供定期培訓和學習的機會,使得他們接觸到專業(yè)的講座和培訓,通過加深對相關知識的深層次理解和認知,避免信息化檔案管理中出現(xiàn)違法亂紀和貪污腐敗等異常情況,推動相關單位實際工作的穩(wěn)步發(fā)展。
只有從大局考慮,才能展示出綜合管理實效性,保證具體工作的開展更具有力的推動條件。行政事業(yè)單位中的檔案資料眾多,涉及各個方面,包含著多個主體,想要在根本上提升管理的效力和質(zhì)量,就應該構(gòu)建起檔案綜合管理體系,以此推動實際工作的開展。行政事業(yè)單位檔案管理的類別較多,呈現(xiàn)出較為雜亂的狀態(tài),大數(shù)據(jù)時代為其提供了便利條件,讓其擁有了新的路徑,對于提升管理效率和質(zhì)量均有較大幫助。針對檔案管理的分類,行政事業(yè)單位可以運用對應平臺進行合理錄入,對相關的信息數(shù)據(jù)加以登記,保證直觀地展示出檔案分類情況。但是實際錄入的時候,也應該重視數(shù)據(jù)信息準確度,還需考慮數(shù)據(jù)信息運用價值,結(jié)合檔案使用渠道及方式等合理判斷。通過將相應的平臺和技術運用起來,使得檔案信息化建設的質(zhì)量及效率有所提高,檔案信息資源的整合和綜合利用成效明顯,能夠?qū)崿F(xiàn)信息化的目的,推動信息化檔案管理工作有條不紊的實施。
安全是第一要務,在行政事業(yè)單位檔案管理中,安全性應該備受關注。在檔案信息管理中,需要明確安全的重要性,避免遺留安全隱患,使得行政事業(yè)單位的長遠發(fā)展受阻[5]。對于重要信息的監(jiān)管和利用,應該提升基本關注度,要求檔案管理人員著重分析檔案管理的基本規(guī)范,采取科學化的方式推進管理任務,保證使用安全性達標的資料,讓行政事業(yè)單位穩(wěn)定前進。檔案管理者還需及時發(fā)現(xiàn)并深入研究,改進傳統(tǒng)設備設施的不足,彌補多重漏洞,使得相關工作的開展成效更為明顯。行政事業(yè)單位可以根據(jù)實際情況引入加密方案,對參與實際工作的人員進行引導,讓其掌握一定的技能,促使實際工作進展順利。加密方案運用中,相關指令以及密碼設置效果顯著,可以避免信息泄露等嚴重問題的發(fā)生,同時還能強化信息化管理的效率,對于行政事業(yè)單位的長遠發(fā)展具有清除障礙的優(yōu)勢。
行政事業(yè)單位的發(fā)展進程中,檔案管理屬于至關重要的工作,對于國家的發(fā)展意義重大,因此需要高度重視科學合理的管理對策。大數(shù)據(jù)時代,新興技術和檔案管理工作的結(jié)合已成必然,需要認可先進技術的運用優(yōu)勢,構(gòu)建起科學的管理機制,在此基礎上提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)及綜合水平,使得信息化檔案管理工作順利推進,達到既定的發(fā)展目標,也能快速推動行政事業(yè)的發(fā)展。通過本文的概述,明確了當前國家對行政事業(yè)單位檔案管理的重視程度,闡述了大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響,制定出新型管理路徑,旨在為實際工作的開展提供借鑒。