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        事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式淺析

        2021-11-28 08:48:47宋曉慧
        魅力中國 2021年19期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        宋曉慧

        (龍江縣財政局,黑龍江 齊齊哈爾 161100)

        前言:檔案管理工作極為重要,無論是哪個層次的事業(yè)單位,所承擔(dān)的任務(wù)都是重點任務(wù)。而對于事業(yè)單位來講,檔案的管理十分關(guān)鍵。檔案管理工作的水平?jīng)Q定了社會工作的發(fā)展水平。實際上,檔案管理工作不僅要有專業(yè)知識和嚴(yán)格的職業(yè)道德,還要有大量的經(jīng)費投入。如果事業(yè)單位的資金都不能周轉(zhuǎn),那么當(dāng)然很難提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),也很難推動檔案管理信息化的建設(shè)。本文對管理模式創(chuàng)新的相關(guān)問題做了簡要介紹,希望對大家有所幫助。

        一、事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新面臨的主要問題

        (一)檔案管理系統(tǒng)不健全

        事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制非常關(guān)鍵。這個機(jī)制不僅僅關(guān)系著事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)情況,還關(guān)系著事業(yè)單位其他工作的開展情況。如果檔案管理機(jī)制存在漏洞,那么這項調(diào)研很有可能就無法順利的進(jìn)行下去。當(dāng)今社會,對檔案信息處理的效率和準(zhǔn)確度要求越來越高。目前,我國各類資源檔案的管理顯然還達(dá)不到這個要求。很多時候,我們的檔案管理工作還處于非常落后的階段,根本沒有采取有效的措施來調(diào)配各種資源,因此,我們的社會工作自然很難做好,這非常不利于我國事業(yè)單位工作流的發(fā)展。

        (二)短缺具備創(chuàng)新素養(yǎng)的專業(yè)人才

        在管理模式創(chuàng)新工作中,必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。在實踐中,從業(yè)人員要深刻理解社會機(jī)構(gòu)工作的重要性,同時也要理解檔案管理的操作程序。管理模式創(chuàng)新工作并不是一帆風(fēng)順的,在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中,也出現(xiàn)了許多管理難點。在這些人中,管理從業(yè)者實際上最難。機(jī)關(guān)管理模式創(chuàng)新是以人為中心的管理,任何個人的行為,都有可能引發(fā)檔案管理狀況的重大變化。如果工作中出現(xiàn)失誤,很可能會引起嚴(yán)重的蝴蝶效應(yīng),影響到整個工程的正常進(jìn)行。因此,能夠在完成工作中不犯錯誤的專業(yè)人士就更少了。所以,我們認(rèn)為,“人才流失”是一個應(yīng)該重點解決的問題,應(yīng)該采取各種措施來培養(yǎng)和引進(jìn)這樣的人才,以保證管理模式創(chuàng)新的順利進(jìn)行。事業(yè)單位的薪酬一般不是很高,但是福利待遇能夠吸引很多的人才。在開展管理模式創(chuàng)新的過程中,我們要繼續(xù)發(fā)揮出事業(yè)單位對于人才獨特的吸引力,以便于順利完成工作。

        (三)資金支持力度不夠

        在當(dāng)今時代,管理模式創(chuàng)新的專業(yè)化水平,是推動社會事業(yè)單位的工作行業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要動力。管理模式創(chuàng)新本身就是為了使事業(yè)單位的工作方式實現(xiàn)專業(yè)化轉(zhuǎn)型而建立一套獨特的技術(shù)應(yīng)用體系。假如管理模式創(chuàng)新本身不夠?qū)I(yè),不能準(zhǔn)確地解決各類資源調(diào)度問題,那么技術(shù)體系在這里自然就不能發(fā)揮作用。造成這一問題的原因,主要是人才缺乏,資金投入不足?,F(xiàn)在看來,要想在短時間內(nèi)開發(fā)出一套大規(guī)模的管理系統(tǒng)并通過測試,需要許多開發(fā)者日夜不停地努力。因此導(dǎo)致管理模式創(chuàng)新系統(tǒng)建立有較高的專業(yè)門檻。與此同時,由于人才稀少,工作繁重,如果沒有好的待遇,就不能吸引人才投入這類事業(yè),從而導(dǎo)致資金也成為一個重要問題。我們在當(dāng)今時代要想做好社會統(tǒng)工作的發(fā)展,提高管理模式創(chuàng)新應(yīng)用的專業(yè)性,可從這兩個方面入手。

        二、事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新應(yīng)如何持續(xù)發(fā)展

        (一)制訂管理模式創(chuàng)新規(guī)劃并嚴(yán)格控制進(jìn)度

        管理模式創(chuàng)新規(guī)劃是一個技術(shù)活,也是一個很緊急的工作。因此,這類系統(tǒng)的建設(shè)需要進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃并嚴(yán)格的把握進(jìn)度。創(chuàng)新的高收益促使很多部門開始開設(shè)專門的管理模式創(chuàng)新系統(tǒng)創(chuàng)新研究部門。我們需要加大技術(shù)創(chuàng)新和探究的力度,開展全面化的技術(shù)研發(fā),重視創(chuàng)新型技術(shù)的應(yīng)用,選擇最合適的技術(shù)手段完成事業(yè)單位的認(rèn)識檔案管理,從而取得更好的工作成果。具體來講,對于系統(tǒng)的維護(hù)十分關(guān)鍵。信息化系統(tǒng)的更新迭代非??欤虼?,在管理模式創(chuàng)新的過程中,應(yīng)注重技術(shù)變革,積極獲取最新的技術(shù)流程,并根據(jù)實際情況進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,在節(jié)約成本的同時,取得良好的效果。為了能夠做到這一點,應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的管理模式創(chuàng)新規(guī)劃,并嚴(yán)格把控進(jìn)度,保證系統(tǒng)可以按時交付。

        (二)激發(fā)從人員的創(chuàng)新潛能

        疫情當(dāng)前,很多事業(yè)單位已經(jīng)開發(fā)出了互聯(lián)網(wǎng)辦公的全新方式。實際上,疫情結(jié)束之后,這種辦公方式也依然可以起到很好的作用。改革推動了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,疫情更是為互聯(lián)網(wǎng)辦公開拓了全新的道路。因此,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步革新,廣泛的采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理工作,克服空間的限制,從而進(jìn)一步提高檔案管理的效率和水平。這樣一來,才算得上是利用好了檔案管理模式創(chuàng)新的影響。當(dāng)下次遇到類似本次疫情的突發(fā)情況時,就可以游刃有余地開展工作了。事業(yè)單位的檔案管理模式改革給我們帶來了不少方便,也給機(jī)關(guān)檔案管理工作帶來了很大的益處。但如果我們不能抓住機(jī)遇,充分利用改革帶來的檔案管理新模式,那么改革的成果就會付之東流。

        (三)專項資金分配支持管理模式創(chuàng)新

        企業(yè)檔案管理需要充足的經(jīng)費來支持。專項基金將用來建立相關(guān)的管理體系,并培育相關(guān)人才。如果沒有資金,這項工作的進(jìn)程將非常困難?,F(xiàn)在看來,無論從哪個角度來看,對企業(yè)的檔案管理模式創(chuàng)新的資助都是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。企業(yè)在檔案管理方面的資金投入,與一般單位相比,已經(jīng)非常低了。但由于我國一直沒有把檔案管理擺在戰(zhàn)略位置上,企業(yè)獲得的經(jīng)費支持一直達(dá)不到其快速發(fā)展的要求。因此,許多企業(yè)盡管有發(fā)展的潛力,但其發(fā)展?fàn)顩r卻不容樂觀。只有把資金上的漏洞堵住了,企業(yè)單位的檔案管理甚至整個單位的運作狀況才會更理想。國家、社會應(yīng)給予一定的重視,并撥出專項資金,用于對事業(yè)單位工作流信息化建設(shè)工作。對于機(jī)構(gòu)的工作,雙方也應(yīng)給予更多的關(guān)注和更多的投入。檔案管理系統(tǒng)的投資最終會轉(zhuǎn)化成巨大的經(jīng)濟(jì)效益。如果沒有經(jīng)費,不僅信息管理系統(tǒng)難以建立和維護(hù),檔案人員的薪酬水平也難以提高。避免事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新難現(xiàn)象的最好、最簡單的辦法,就是撥出專項資金。隨著專項資金的投入,相關(guān)制度的建設(shè)也會更加完善,從業(yè)人員的工作熱情也會得到空前的提升,管理模式創(chuàng)新的建設(shè)也將不再是一個難題。

        (四)通過信息化系統(tǒng)管理檔案

        為了能夠有效地防范企業(yè)檔案管理危機(jī),我們需要建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。這類系統(tǒng)應(yīng)該包含檔案管理過程中所需要的所有功能,并且易于維護(hù),便于在今后的工作中不斷優(yōu)化。目前,需求比較緊急的功能就是檔案的查詢功能。企業(yè)往往會出現(xiàn)一定的人事或財務(wù)變動,也需要不斷地豐富檔案信息。目前的企業(yè)檔案管理過程中都沒能建立一個自己的信息化管理系統(tǒng),都是在第三方平臺的基礎(chǔ)上開展招聘工作。然而,這類平臺可能會出現(xiàn)檔案泄露、數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險,并且需要企業(yè)繳納費用。因此,建立一個企業(yè)私有的檔案管理系統(tǒng)意義非凡。我們在建立相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)時,還必須拓展視野,把更多的高科技應(yīng)用到這一領(lǐng)域,而不僅僅是關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

        (五)重視專業(yè)人員的培訓(xùn)

        網(wǎng)絡(luò)時代背景下,檔案管理需要專業(yè)化人才。這類人才不僅要具備管理學(xué)方面的知識,更要熟悉信息化的運作方式。因此,這項工作具有較高的難度。若無足夠的知識儲備和較強(qiáng)的組織領(lǐng)導(dǎo)能力,無論如何都做不到信息化的檔案管理。除此以外,從事這類工作的人員還需要深入了解企業(yè)內(nèi)部是如何運作的,而且能很好地了解到企業(yè)中教職工的實際生活狀況,最好是有多年在企業(yè)工作的經(jīng)歷。最重要的,當(dāng)然是對互聯(lián)網(wǎng)加技術(shù)和政策有獨特的洞察力,并且能夠?qū)⑦@些技術(shù)應(yīng)用于實踐。

        結(jié)語:當(dāng)前,檔案管理工作是我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。但是,檔案管理問題常常使相關(guān)檔案不能直接利用。這個問題嚴(yán)重阻礙了我國進(jìn)一步把握經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r。因此,必須加快檔案信息化管理步伐。要建立健全工作機(jī)制,在此基礎(chǔ)上加大監(jiān)管力度,加強(qiáng)社會監(jiān)督,確保地區(qū)利益不受損害。文章主要介紹了電子檔案在管理過程中遇到的問題,提出了一些可持續(xù)發(fā)展的有效措施,希望能對相關(guān)部門和人員有所幫助。

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