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        新時(shí)期做好數(shù)字檔案室建設(shè)研究

        2021-11-28 03:40:26蔣鈺
        魅力中國(guó) 2021年5期

        蔣鈺

        (大慶油田有限責(zé)任公司第四采油廠(chǎng)檔案室,黑龍江 大慶 163000)

        數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義,滿(mǎn)足新形勢(shì)發(fā)展的需要,滿(mǎn)足檔案信息化管理的需要,滿(mǎn)足提高工作效率和水平的需要,滿(mǎn)足更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的需要。數(shù)字檔案室建設(shè)存在的不足,對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的重視、關(guān)注明顯不夠,數(shù)字檔案室的規(guī)章制度不夠健全,數(shù)字檔案室建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不完善,數(shù)字檔案室的安全保護(hù)存在隱患。

        一、數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義

        近些年來(lái),特別是黨的十八大以來(lái),以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,出臺(tái)了一系列措施促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的提檔升級(jí),甚至在一些關(guān)鍵技術(shù)也取得了實(shí)質(zhì)性的突破,云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、5G、電子商務(wù)等新技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用,推動(dòng)了國(guó)家綜合實(shí)力的快速提升,《中國(guó)制造2025》的出臺(tái),更使我們步入了發(fā)展的快車(chē)道。作為各項(xiàng)事業(yè)重要組成部分的檔案事業(yè),應(yīng)積極參與進(jìn)來(lái),利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù),提升我們工作的質(zhì)量和水平。數(shù)字檔案室建設(shè)正是適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要應(yīng)運(yùn)而生的。新形勢(shì)下,各方面的環(huán)境和條件都發(fā)生了重大變化,以往那種看攤守?cái)偂⒌瓤蜕祥T(mén)的被動(dòng)管理方式已經(jīng)到了必須改變的時(shí)候了。

        二、數(shù)字檔案室建設(shè)原則

        (一)資源為先原則

        數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容和核心是檔案資源建設(shè)。因此,應(yīng)秉持“資源為先”原則,除了數(shù)字檔案外,還要立足文本、視頻、音頻、實(shí)物等非數(shù)字檔案特點(diǎn),對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化整理、歸檔、管理,立足于數(shù)字檔案資源建設(shè)這一根本,確保數(shù)字檔案資源完整、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),有利于數(shù)字檔案室建設(shè)和管理。

        (二)整體推進(jìn)原則

        數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程,應(yīng)做好頂層規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè),堅(jiān)持一體推進(jìn)原則,將檔案管理與文件管理,尤其是電子政務(wù)及信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來(lái),統(tǒng)籌推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè),充分考慮數(shù)字檔案室各個(gè)系統(tǒng)功能、文本格式、歸檔要求等。

        三、數(shù)字檔案室建設(shè)需要解決的幾個(gè)關(guān)系

        (一)投入與效益關(guān)系

        檔案管理經(jīng)費(fèi)緊張、人員編制有限等問(wèn)題,制約著數(shù)字檔案室建設(shè)與發(fā)展。因此,數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)充分考慮數(shù)字化成本與效益二者之間的關(guān)系,確保以最小投入獲得最大效益(經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益)。為此,應(yīng)提前做好調(diào)查研究,針對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)際,做好數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì),如數(shù)字化檔案資源范圍、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化及整理等等。根據(jù)資金狀況,購(gòu)置檔案管理軟件、UPS 電源、光盤(pán)刻錄機(jī)等急需軟件設(shè)備,滿(mǎn)足數(shù)字檔案室建設(shè)需要。

        (二)檔案鑒定與檔號(hào)整理關(guān)系

        數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)先鑒定再數(shù)字化。為此,首先應(yīng)對(duì)檔案室室藏紙質(zhì)檔案現(xiàn)狀進(jìn)行檢查、分析和統(tǒng)計(jì),將長(zhǎng)期及永久保存的紙質(zhì)檔案先行數(shù)字化掃描,根據(jù)分類(lèi)編號(hào)方案確定檔號(hào)的編制,固定相應(yīng)檔案位置。其中,文書(shū)檔案選擇一文一件整理方法,可采用“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—流水號(hào)”等方法進(jìn)行編號(hào);會(huì)計(jì)/基建/設(shè)備/照片類(lèi)檔案宜采用“類(lèi)別—年度—保管期限—流水號(hào)”等方法進(jìn)行編號(hào),防止重號(hào)。此外,每一卷歸檔案卷中的卷內(nèi)頁(yè)碼也要編號(hào),避免重復(fù)或漏號(hào),確保檔號(hào)編制的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化,為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

        (三)數(shù)字化加工與后期轉(zhuǎn)換關(guān)系

        要嚴(yán)把檔案數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換處理及整理質(zhì)量關(guān),確保檔案數(shù)字化整理質(zhì)量。一方面,要提升檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化處理、后期整理及數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量,將數(shù)字化轉(zhuǎn)化、整理及數(shù)據(jù)掛接誤差控制在5%以?xún)?nèi),從源頭保證檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。另一方面,要嚴(yán)格把控檔案數(shù)字化掃描后的數(shù)據(jù)整理質(zhì)量,根據(jù)檔案數(shù)字化數(shù)量核查或抽查一定數(shù)量的檔案數(shù)字化案卷、頁(yè)、件是否準(zhǔn)確,核查檔案正文與標(biāo)題是否一致,數(shù)據(jù)掛接是否準(zhǔn)確等等,確保數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量,確保各類(lèi)檔案全文數(shù)字化,夯實(shí)數(shù)字檔案室資源建設(shè)質(zhì)量。

        (四)檔案安全與檔案利用關(guān)系

        要正確處理好檔案數(shù)字化安全保密與檔案利用之間的關(guān)系,既要保證數(shù)字檔案室安全,也要滿(mǎn)足數(shù)字檔案室檔案查詢(xún)、利用需要,以服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。為此,制度建設(shè)至關(guān)重要。通過(guò)制定《×××檔案室檔案數(shù)字化掃描安全保密實(shí)施細(xì)則》等規(guī)章制度,進(jìn)一步明確數(shù)字檔案室安全保密職責(zé),明確檔案數(shù)字化工作暫存數(shù)據(jù)刪除制度,嚴(yán)防重要檔案數(shù)據(jù)信息流失或擴(kuò)散,既確保安全又做到保密。探索建立數(shù)字檔案室檔案數(shù)據(jù)光盤(pán)備份制度,安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)備份工作,根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)際需要,做到檔案數(shù)據(jù)光盤(pán)刻錄,采用一式三份脫機(jī)保存。出臺(tái)《檔案室檔案數(shù)字化利用與保密權(quán)限規(guī)定》《檔案系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置》,確保涉密文件不上網(wǎng),敏感檔案數(shù)據(jù)不上網(wǎng),確定數(shù)字檔案室中數(shù)據(jù)檔案安全保密工作,做好數(shù)字檔案保密權(quán)限設(shè)置。

        總結(jié):建設(shè)數(shù)字檔案室的路徑選擇,健全數(shù)字檔案室建設(shè)的各項(xiàng)規(guī)章制度,配備數(shù)字檔案室建設(shè)所需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備,確保數(shù)字檔案室建設(shè)的絕對(duì)安全。

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