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        論檔案管理員如何做好檔案管理工作

        2021-11-28 03:40:26曾凡雪
        魅力中國 2021年5期

        曾凡雪

        (黑龍江省綏化市北林區(qū)社會保險事業(yè)中心,黑龍江 綏化 152000)

        一、完善檔案管理建設(shè)的原因

        (一)順應(yīng)時代信息化的發(fā)展

        隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,我國目前已經(jīng)歷經(jīng)了多次產(chǎn)業(yè)技術(shù)革命,這其中信息技術(shù)革命可以看作是一次十分可圈可點的技術(shù)產(chǎn)業(yè)革命,伴隨著國民生活水平的穩(wěn)步提高,信息技術(shù)也在不斷的與時俱進中,科學(xué)技術(shù)水平也在大踏步地向前邁進中,我們在日常的學(xué)習(xí)生活中越來越離不開信息化所帶給我們的便利,在各個行業(yè)中起著不可或缺的作用,信息資源在生活和工作中的重要性也在逐漸增高,大大地提高了企事業(yè)單位的工作效率與結(jié)果準確性,信息資源的發(fā)展與檔案資料是不可分割的,所以與檔案資料相關(guān)的管理工作也開始逐漸受到了社會的重視,特別是近年來信息資源的管理在社會發(fā)展中起著舉足輕重的作用,企、事業(yè)單位也在順應(yīng)信息化時代的發(fā)展加強了信息化的相關(guān)建設(shè),對于檔案管理的工作也是要求越來越高,所以在信息化時代的大背景下,完善檔案管理的相關(guān)一系列建設(shè)也是我們當前的必然選擇。

        (二)提升檔案管理員的工作效率與質(zhì)量

        在檔案管理中存在著對于各種歷史信息的相關(guān)記錄,那么這些記錄也是不斷進行修正完善以及補充的,我們需要對這些檔案記錄不斷地進行更新,如果單純依靠人力是非常耗時的,也就是說非常浪費人力資源,那么順應(yīng)信息化時代發(fā)展完善檔案管理的相關(guān)建設(shè)工作,我們在檔案管理工作上的速度將會大大地提高,在信息的修改完善時的效率也將大大地提高,實現(xiàn)更正后信息的實時共享。完善檔案管理工作的建設(shè)可以減少檔案館員的眾多工作環(huán)節(jié),使勞動力資源得到有效應(yīng)用,有效地提高了檔案管理員工作的效率以及相關(guān)的工作質(zhì)量,乃至于提高檔案管理員的工作積極性。

        二、檔案管理工作存在的問題

        (一)目前的管理體系不夠完善

        在檔案管理的工作過程中,企事業(yè)需要收集各種檔案文件的信息與資料。并且需要對這些信息與資料進行歸納、整理、分類等。所以檔案管理員的實際工作是比較復(fù)雜的,并不是大眾想象的那么簡單。并且每一份信息資料都必須要嚴格遵循相關(guān)的工作管理規(guī)范以及相關(guān)的法律要求,因此檔案管理體系在檔案管理工作過程中也是極為重要的。并但是就目前的檔案管理體系來看,是非常不完善的,存在者大大小小許多問題與漏洞,檔案文件的管理標準也不夠具體化完善化,這對于檔案文件管理員來說是一個很大的問題,大部分的企事業(yè)單位目前都還沒有完善的檔案文件管理標準,少部分雖然制定了文件管理標準,但在實際業(yè)務(wù)上并沒有進行準確應(yīng)用,甚至部分工作人員把其視作完全不存在,這些問題都是我們不能忽視的。

        (二)檔案信息得不到合理利用

        在企事業(yè)單位的工作過程中,可以從大量的歷史文件資料中獲得有效的信息點,可以為單位的業(yè)務(wù)拓展提供一些十分有價值的信息。但是從目前的情況來看,大部分公司都沒有認識到檔案信息記錄文件的重要性,沒有對這些檔案文件進行合理利用獲取有價值的信息點,反而是使這些信息被閑置,沒有發(fā)揮到這些檔案文件信息真正的作用,相關(guān)檔案管理工作人員也并沒有意識到檔案工作真正的作用,這對公司來說也是一種變相的損失。

        三、如何做好檔案管理工作

        (一)完善檔案管理體系

        我們知道檔案管理工作實際上是比較復(fù)雜的,那么越是復(fù)雜的工作就越需要一個統(tǒng)一的管理標準,根據(jù)這個標準來進行工作可以大大提高工作的規(guī)范化程度,并且對于檔案管理人員的福利待遇也要加強,工作環(huán)境也要進行改善,做到從內(nèi)部對于檔案管理工作以及相關(guān)工作人員的重視。

        (二)提高檔案信息利用率

        為什么要對一些檔案文件信息進行記錄,是因為這些信息都是有一定利用價值的,所以才會進行收錄以及不管的修正完善,所以在工作過程中一定要學(xué)會對這些有效信息點仔細查詢并且加以利用,有效地提高工作效率,真正地做到發(fā)揮檔案管理工作的相應(yīng)作用,提高對檔案信息的利用率,不要進行資源浪費。

        結(jié)語

        隨著我國經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展,信息化時代的到來,我國各種行業(yè)也在順應(yīng)信息化做出相應(yīng)改變,檔案管理工作在信息化時代開始受到重視,檔案管理工作為企事業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的信息上的便利,但與此同時目前檔案管理工作中也存在著諸多問題,這些都是不容我們忽視的,企事業(yè)要想能夠真正地使檔案管理工作發(fā)揮它的價值,我們就必須著手處理與這些問題,從根本上解決相關(guān)問題,并對檔案管理工作的長期發(fā)展進行一個科學(xué)合理的系統(tǒng)的規(guī)劃,從而為企業(yè)發(fā)展帶來動力,為經(jīng)濟建設(shè)帶來有利影響,同時為我國經(jīng)濟發(fā)展繼續(xù)貢獻一部分力量。

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