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        淺析事業(yè)單位檔案保密工作

        2021-11-28 02:37:44陳紅艷
        魅力中國 2021年40期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息

        陳紅艷

        (吉林省梨樹縣小城子鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心,吉林 梨樹 136515)

        一、事業(yè)單位人事檔案管理與保密的重要性

        檔案是國家發(fā)展的重要信息資源。在經(jīng)濟和文化全球化趨勢日益加劇的背景下,各國都在加緊人力資源的競爭,以增強自身的核心競爭力。在國家發(fā)展的新形勢下,中國正在進一步深化事業(yè)單位改革,切實轉(zhuǎn)變政府及相關(guān)部門職能,為公眾提供更多優(yōu)質(zhì)服務(wù),其中人事檔案管理和保密是保證事業(yè)單位人才隊伍穩(wěn)定的重要依據(jù)。

        事業(yè)單位人事檔案記錄在崗期間的個人社會經(jīng)歷、政治觀點、技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動和重要工作記錄。一般涉及國家、單位和個人的秘密。如果不能進行有效的管理和保密,將損害國家和單位的利益。檔案安全有賴于先進完善的管理。新時期檔案管理部門領(lǐng)導和各崗位工作人員要提高檔案管理和保密工作的重要性,排查和化解信息安全隱患,為事業(yè)單位人員的先進性和純潔性提供有效保障。

        二、事業(yè)單位檔案保密工作存在的問題

        (一)檔案保管職責理解不到位,檔案保護重實體輕內(nèi)容

        檔案管理員有保護檔案完整與安全的職責,做到檔案保管完好、不因工作疏忽大意而使檔案遺失或不丟失,不僅要保證檔案實體安全,還要保證檔案內(nèi)容的安全,實際工作中,檔案管理人員更關(guān)注檔案實體的安全,而忽略了檔案內(nèi)容的安全,例如,對檔案內(nèi)容的摘抄和拍照監(jiān)管不嚴,閱覽利用場所無明確限制,閱覽室缺乏監(jiān)控設(shè)施等都存在檔案內(nèi)容得不到保護的隱患。

        (二)知悉范圍劃分不準確,利用者身份不易識別

        事業(yè)單位涉密檔案利用一般都能嚴格履行涉密載體借閱審批手續(xù),但由于事業(yè)單位檔案保密的對象廣泛,環(huán)節(jié)眾多,增加了涉密檔案知悉范圍劃分的難度,出現(xiàn)涉密檔案的知悉范圍劃分粗略操作性不強,不利于事業(yè)單位涉密檔案利用審批人和事業(yè)單位檔案部門工作人員方便、快捷、準確地識別檔案利用者的權(quán)限,存在涉密檔案利用雖有審批手續(xù),但未準確識別利用者的用檔范圍而借出超知悉范圍檔案的風險,含事業(yè)單位商業(yè)秘密的檔案資料歸檔前未劃分知悉范圍,導致應(yīng)保護的檔案未得到保護。另外,大型事業(yè)單位中事業(yè)單位員工多,員工崗位變動頻率高,每年新入職員工也相對較多,如果識別標識不直觀,檔案員很難準確識別利用者的合法用檔身份,存在很大安全隱患。

        (三)密級變更不及時,影響檔案提供利用

        事業(yè)單位檔案資料的定密依據(jù)來源不同,可分為原始定密和派生定密。原始定密是指事業(yè)單位根據(jù)國家定密事項對事業(yè)單位所生產(chǎn)的檔案資料予以確定密級、保密期限、知悉范圍;派生定密是指依據(jù)外來涉密文件資料的密級對事業(yè)單位形成的檔案資料予以確定密級、保密期限、知悉范圍。中小型事業(yè)單位派生定密較多,秘密不是一成不變的,而檔案資料的密級變更由原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)確定決定,如果來文單位或其上級單位未及時辦理密級變更手續(xù),必將導致事業(yè)單位檔案資料不能及時變更,從而影響檔案的利用。

        三、做好事業(yè)單位人事檔案保密工作的對策

        (一)加強檔案管理者的保密意識

        電子檔案管理人員需要做好檔案管理工作以及保密監(jiān)督工作。管理人員在檔案保密工作中扮演著不可忽視的角色,直接影響了檔案安全。因此,應(yīng)采取有效措施不斷提高檔案管理人員的保密防范意識,加強檔案保密培訓工作,工作人員應(yīng)不斷提升保密防范意識,堅持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力。

        同時,從始至終做好檔案管理保密工作,并在工作中積極滲透風險防范意識,努力規(guī)范自身行為,防止秘密信息泄露。檔案管理部門也應(yīng)合理利用互聯(lián)網(wǎng)平臺,高度重視電子檔案保密工作,創(chuàng)新管理制度和管理方法,以此來不斷提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率。

        最后,檔案管理部門也應(yīng)定期檢查電子檔案的內(nèi)容,保證電子檔案的完整性、準確性和真實性,而這則要求工作人員嚴格遵守各項法律的要求,不可泄露重要信息,不斷提高檔案管理人員檔案保密工作的主觀能動性。并依據(jù)法律制度的要求建立獎懲機制,將保密工作滲透于事業(yè)單位運用管理的每一個細節(jié),完善檔案管理工作,全方位保障檔案的安全。

        (二)建立有效的事業(yè)單位文書檔案安全保密監(jiān)督機制

        文書檔案安全保密監(jiān)督機制應(yīng)當先由事業(yè)單位的領(lǐng)導層挑選出合適的監(jiān)督人員,然后組建成專門的監(jiān)督機構(gòu)或者部門,并且該部門的設(shè)置要有其獨立性。事業(yè)單位的外部監(jiān)督機構(gòu)或部門的設(shè)置主要目的是監(jiān)督文書檔案管理人員的工作,并且還具有定期檢查和不定期抽查文書檔案的權(quán)利,可以檢查紙質(zhì)類文書檔案和電子類文書檔案的保存以及信息的安全保密性問題。同時,該監(jiān)督機構(gòu)或者部門還要對文書檔案的借閱以及傳遞進行批準和簽字。這種監(jiān)督機構(gòu)或者部門的設(shè)立能夠在很大程度上監(jiān)督文書檔案管理人員的工作,防止出現(xiàn)檔案管理職工故意或無意泄露文書檔案信息的現(xiàn)象,達到在一定程度上保證文書檔案的安全性與保密性的目的。另外,文書檔案管理人員還要定期向監(jiān)督機構(gòu)匯報工作,如,最新收集的紙質(zhì)類文書檔案和電子類文書檔案的數(shù)據(jù)信息和具體內(nèi)容、紙質(zhì)類文書檔案與電子類文書檔案的借閱和傳遞記錄、紙質(zhì)類文書檔案與電子類文書檔案的保密性等級等。除了建立起有效的外部監(jiān)督機構(gòu)或者部門之外,文書檔案運轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)的安全保密及監(jiān)督檢查都要進行責任落實,建立分工明確、簽字審核和監(jiān)控查詢等環(huán)節(jié)為一體的文書檔案安全保密監(jiān)控機制。比如,對于文書檔案的借閱,建立相應(yīng)的審批流程和制度規(guī)范,可以采用電子流程審批的形式,借閱人先進行申請,然后由事業(yè)單位領(lǐng)導或者上級部門進行批復,后經(jīng)文書檔案管理人員調(diào)取相關(guān)的文書檔案信息給借閱人。這種形式的所有環(huán)節(jié)依靠網(wǎng)絡(luò)在線流程,經(jīng)由相應(yīng)人員辦理,并且在這個過程中還能夠了解進行跟蹤查詢。對于事業(yè)單位紙質(zhì)文書檔案的安全保密管理,采用按照分類保管的形式,涉密文件單獨立卷存檔,且定期復查,確保每一份涉密文件的完整性和真實性。

        (三)準確劃分涉密檔案知悉范圍,改進檔案利用者識別方式

        事業(yè)單位涉密檔案知悉范圍是指可以合法知悉事業(yè)單位各類檔案的部門或人員,準確、適當?shù)叵薅ㄊ聵I(yè)單位各類檔案的知悉范圍,和確定檔案的密級和保密期限一樣,都屬于檔案資料定密工作的重要內(nèi)容。對事業(yè)單位涉密檔案知悉部門或人員進行嚴格管控,是確保事業(yè)單位涉密檔案處于可控范圍之內(nèi)并采取相應(yīng)保護措施的重要手段。在劃分涉密檔案知悉范圍時,可邀請形成檔案的各業(yè)務(wù)部門負責人、專家顧問、項目負責人參與,堅持工作需要、最小化、具體化原則,即不屬于工作需要必須知悉的,不應(yīng)納入知悉范圍,盡量減少事業(yè)單位涉密檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),把事業(yè)單位秘密的知悉范圍盡量限定在最小人員范圍,能夠直接將事業(yè)單位涉密檔案知悉范圍限定到具體人員的,應(yīng)當限定到個人,確實無法限定到具體人員的,才限定到各職能部門,但各職能部門應(yīng)再根據(jù)工作需要,限定到具體人員,并保證對每位知悉人員作出記載,準確劃分知悉范圍的同時還要根據(jù)崗位、職責變動及時調(diào)整知悉范圍,并通知到用檔審批人員和檔案部門工作人員。事業(yè)單位可為員工佩戴包含部門、姓名、頭像、工號等信息的工牌,方便檔案部門工作人員直觀、快捷地識別檔案使用者的身份。

        (四)明確信息密級

        衛(wèi)生許可檔案與機關(guān)公文檔案的保密密級并非一成不變,根據(jù)時間的推移與機關(guān)公文的貫徹落實情況逐漸變化,在密級變化中升密并不常見,通常情況下為解密與降密,主要受到保密范圍變化、密級檔案失去指導作用、保密時限變化影響。

        對于衛(wèi)生許可檔案、機關(guān)公文檔案,應(yīng)重點關(guān)注檔案信息內(nèi)容的貫徹落實情況,當保密檔案內(nèi)政策與計劃基本落實后,其信息密級則會發(fā)生降密變化,更便于檔案管理,但若檔案在保密期間內(nèi),需按照《保密法》嚴格控制定密權(quán)限,明確檔案信息密級,并在必要期限內(nèi)完成保密工作。在優(yōu)化調(diào)整密級時,需嚴格控制涉密檔案規(guī)范標準,在國家法律支持下做到執(zhí)法必嚴、違法必究。

        除此之外,由于衛(wèi)生許可檔案與機關(guān)公文檔案涉密內(nèi)容眾多,應(yīng)構(gòu)建保密新秩序,立足于長遠,在以往保密經(jīng)驗基礎(chǔ)上健全檔案管理制度,繼而保障檔案信息保密管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化、制度化發(fā)展。例如,根據(jù)衛(wèi)生許可檔案與機關(guān)公文檔案信息內(nèi)容劃定密期,于密期結(jié)束后自行解密,以此完善檔案信息保密制度;針對密級變化建立調(diào)密通知單,并建立相應(yīng)制度體系,若衛(wèi)生許可檔案與機關(guān)公文檔案密級發(fā)生變化,則由檔案管理系統(tǒng)下發(fā)通知單,由相應(yīng)檔案科室及時做好銜接,并結(jié)合實際檔案管理情況構(gòu)建保密檔案接收制度,實現(xiàn)規(guī)范化涉密檔案交接。

        (五)加強網(wǎng)絡(luò)安全

        由于現(xiàn)代化檔案信息已逐漸向電子化、數(shù)字化發(fā)展,對于衛(wèi)生許可檔案與機關(guān)公文檔案的信息保密管理應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)安全,防止受到網(wǎng)絡(luò)攻擊造成信息泄露問題。

        例如,針對信息化檔案系統(tǒng)的設(shè)計檔案調(diào)取層級,需在特定的密鑰條件下查看電子檔案,與此同時,應(yīng)對系統(tǒng)訪問IP 地址進行限制,對于非安全IP 用戶拒絕訪問,以此保障電子檔案信息安全??刹扇P 地址統(tǒng)一編碼的形式進行信息安全防護,借助網(wǎng)絡(luò)編碼技術(shù)與虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建統(tǒng)一編碼IP地址,并設(shè)定相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu),設(shè)定IP地址間的從屬關(guān)系,繼而實現(xiàn)信息保護,值得一提的是,由于IP 地址的統(tǒng)一化編碼,若檔案系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)入侵,則會導致所使用用戶出現(xiàn)IP 地址錯亂情況,因此可通過IP 地址進行及時攔截,實現(xiàn)特定檔案的保密管理。

        對于電子檔案調(diào)閱而言,需保障檔案系統(tǒng)的實名制登記,同時確保電子檔案無法進行網(wǎng)絡(luò)下載,并實時存儲訪問用戶信息及所調(diào)閱檔案信息,根據(jù)訪問用戶的調(diào)閱時間進行記錄,若存在長時間調(diào)閱或重復多次訪問情況需及時調(diào)查,規(guī)避用戶賬號泄露或利用職權(quán)造成的信息泄露問題,以此全面保障網(wǎng)絡(luò)信息安全,實現(xiàn)電子檔案的高質(zhì)量保密管理。

        結(jié)論

        綜上所述,相關(guān)部門應(yīng)健全檔案管理機制,完善管理制度,加強數(shù)字化檔案建設(shè),提高檔案管理者的能力,同時在做好管理工作的基礎(chǔ)上,應(yīng)通過規(guī)劃檔案涉密等級,加強涉密庫房管理,區(qū)分建設(shè)涉密與非涉密數(shù)據(jù)系統(tǒng)以及提升涉密檔案管理意識的方式做好人事檔案保密工作,以此推動事業(yè)單位得以長效發(fā)展。

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