孫少良
(梨樹縣雙河鄉(xiāng)衛(wèi)生健康服務站,吉林 四平 136517)
隨著社會發(fā)展、經(jīng)濟進步,人們的日常生活也越發(fā)信息化,為適應現(xiàn)代化發(fā)展的步伐,鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計劃生育服務中心檔案管理工作也逐漸應用了信息化技術(shù),加快了計劃生育檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化。為提高計劃生育檔案工作的質(zhì)量與服務,為計劃生育管理和決策提供科學、有效的信息支持,做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設極為重要[1-2]。目前信息化環(huán)境下,檔案管理工作信息化是一大熱點,本文對鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設發(fā)展進行了綜述,以期為研究鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案物質(zhì)化管理提供一定的參考價值。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設主要是指將目前的檔案管理理念與現(xiàn)代信息科技技術(shù)手段相結(jié)合,完成傳統(tǒng)管理方式向新型管理方式的轉(zhuǎn)型,對當今海量人口信息進行有效整理,提高信息管理的質(zhì)量、效率與利用率[3]。信息化管理的關(guān)鍵時信息技術(shù)、信息資源與信息設備,而鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設的本質(zhì)時通過當前信息管理技術(shù)完成現(xiàn)代海量人口信息的整合、分享管理等,有效利用信息技術(shù)明確人口資源,提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案工作的質(zhì)量、效率等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設主要內(nèi)容便是指利用當前的信息技術(shù)完成人口的信息采集、存儲、篩選、處理、發(fā)布與后續(xù)管理,讓計劃生育信息管理任務更有效、高效、科學[4]。
1.有利于政府掌握人口信息資源。從宏觀角度看,完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設可幫助政府了解社會各階層人口的遷徙規(guī)律、局部老齡化情況、當?shù)鼐蜆I(yè)情況、人員健康情況與受人情況等,也可更深入了解社會人口配置與文化水平、結(jié)構(gòu)等,為政府在做相關(guān)問題決策時提供科學、有效的數(shù)據(jù)依據(jù),提高政府研究人口問題的科學性[5-6]。另一方面,社會活動中最主要的參與人員便是人口,了解人口信息是了解當?shù)卣?、?jīng)濟、文化等各方面內(nèi)容的主要手段,了解人口信息對推動社會發(fā)展有著重要意義。目前大多計生部門都配備了計算機,基層開展計劃生育工作有了一定的物質(zhì)保障,這也是政府可以第一時間了解相關(guān)信息的保障[7]。
2.有利于提升計劃生育工作的質(zhì)量與效率。長期以來,計劃生育工作是由行政部門進行管理的,然而改革開放后,計劃生育工作量越來越大,開展模式也越來越復雜,面對政府機關(guān)對透明度、質(zhì)量、效率的要求,行政部門面臨的挑戰(zhàn)越來越大[8]。因此推動計劃生育檔案信息化建設,提高計劃生育檔案的合理性與科學性極為重要。對于行政部門工作人員而言,采用信息技術(shù)完善計劃生育檔案工作,可提高自身的工作質(zhì)量與工作效率,對民眾而言,計劃生育檔案信息化,可有效減少到行政部門辦事的時間成本,提高了民眾的滿意度[9]。計劃生育檔案信息化可完成相關(guān)部門之間的信息交互、信息共享,更有利于各部門溝通、交流,有利于深入計劃生育相關(guān)工作的進行,為計劃生育工作順利進行提供了科學、有效的數(shù)據(jù)支持,符合了建設電子政府的要求。
政府在具體措施中起著領導者的角色,鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設過程中,需充分利用各部門的優(yōu)勢作用,建立計劃生育檔案信息數(shù)據(jù)庫,優(yōu)化工作質(zhì)量[10]。在計劃生育檔案信息數(shù)據(jù)庫中,每個人都有唯一的識別標志,在我國該標志可設為居民身份證。各地計劃生育部門需保證采集到的計劃生育檔案信息的準確性,了解其中的各方面資料,并經(jīng)多方面、反復核實信息準確性后,準確錄入到數(shù)據(jù)庫中。在采集信息、錄入信息的過程中,要注意信息是否出現(xiàn)反復采集或重復錄入,避免造成資源浪費,明確部門相關(guān)工作人員的職責,可適當建立合理的懲罰制度,提高工作人員的責任心,也提高工作人員的工作效率,嚴格把控數(shù)據(jù)質(zhì)量,保證采集、審核、錄入等檔案信息化全過程的高準確度,確保相關(guān)信息的完整性。
采用相應的信息技術(shù),可將采集到的計劃生育檔案資料建設成人口信息系統(tǒng),有利于后續(xù)計劃生育工作的順利進行。比如目前證件辦理是采用證件打印模板,相比以往傳統(tǒng)的辦理證件流程,當前的流程更簡便,辦證效率更高,比如查詢計劃生育檔案信息,可在檔案數(shù)據(jù)中采取關(guān)鍵詞查詢,確保了信息的準確性[11-12]。共享信息,可提高相關(guān)部門工作人員的工作效率,降低了可避免的工作量,并減少了統(tǒng)計工作中可能出現(xiàn)的誤差。
計劃生育檔案信息化需要不斷培養(yǎng)、引進專業(yè)人員,目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計劃生育檔案管理人員的專業(yè)能力較低,尤其是基層人員對信息化了解程度不高,需要加強工作人員的業(yè)務能力,尤其是計算機相關(guān)軟件的操作能力,保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)部門工作人員可獨立操作所需的軟件,加強信息化隊伍建設。
當前時代科技發(fā)展日新月異,若人口計生部門仍采取傳統(tǒng)檔案管理模式開展工作,其海量的人口數(shù)據(jù)是工作人員工作量的巨大挑戰(zhàn)。采取相應的信息技術(shù),完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案是必然結(jié)果,這項措施可有效提高計劃生育檔案管理工作的服務質(zhì)量,讓民眾、工作人員都享受到當前科技為我們帶來的便捷服務,有利于計劃生育服務中心更好地為民眾服務。
我國傳統(tǒng)計劃生育檔案管理模式是工作人員采取手工登記、完成紙質(zhì)存檔,這種管理模式對工作人員的能力、耐心、責任心有著較高的要求,同時耗時極高,且紙質(zhì)檔案無法長期保存,在保存過程中可能出現(xiàn)紙張脆弱、字跡模糊等現(xiàn)象,且在管理過程中,高調(diào)用頻率對檔案的存儲也是一種挑戰(zhàn)。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)而言,管理計劃生育檔案的工作人員調(diào)用檔案所需時間與精力更高,會降低工作人員的工作積極性[13-14]。計劃生育檔案信息化可有效提高調(diào)用效率,不必擔心紙質(zhì)檔案可能存在的檔案損壞問題,有效提高工作人員的工作效率與工作積極性。
在當前迅猛發(fā)展的信息社會下,檔案信息化與檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。在進行科學化微機管理的當下,尋求新形勢下人口與計劃生育檔案管理工作的新思路、新方式,對強化人口與計劃生育檔案管理質(zhì)量、良好實施新時期人口與計劃生育工作以及促進經(jīng)濟社會快速發(fā)展都可產(chǎn)生積極效應。計劃生育檔案管理工作歷經(jīng)了由原始的粗劣且簡單的手工報表到先進的科學化的電腦操作管理,經(jīng)過大量有益探索,各部分領導、工作人員從思想根本上意識到了計劃生育檔案工作的重要性,從上至下實現(xiàn)了計劃生育檔案工作信息化,有效保障了人口與計劃生育工作的有序開展。計劃生育檔案信息化,相比于傳統(tǒng)的管理方案,有著檔案調(diào)用效率高、工作人員工作效率高、民眾辦事時間短等多種優(yōu)勢,可為政府對重大問題決策時提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。
當前部分地區(qū)的計劃生育服務中心已采取了相應的信息技術(shù),并取得了一定的成果,然而部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)在計劃生育檔案信息化建設方面出現(xiàn)了問題,如系統(tǒng)建設、管理強化方面還有大量值得探討的地方,管理人員對信息化建設的掌握也十分重要,相應部門應根據(jù)各地檔案管理現(xiàn)狀,加強信息化建設工作指導思路,采取靈活的方式進行分類指導,對工作人員進行技術(shù)培訓,提高工作效率、提高計劃生育檔案信息化建設工作的進程。隨著國內(nèi)信息技術(shù)普及,鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案信息化建設也會不斷發(fā)展,相信未來檔案管理體系定會出現(xiàn)突破性發(fā)展,滿足當前時代的社會發(fā)展需求。