趙玉靈 劉 平

（山東勞動(dòng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟(jì)南 250300）

高校人事檔案是高校中的重要信息，對(duì)高校人力資源管理以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，如何對(duì)高校人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，已經(jīng)成為各大高校關(guān)注的重要內(nèi)容。通過(guò)開(kāi)展人事檔案精細(xì)化管理，能夠提升人事檔案管理的科學(xué)性，推動(dòng)整體管理質(zhì)量的提升。本文主要分析高校人事檔案管理現(xiàn)狀，論述精細(xì)化管理的重要意義，并提出具體的措施。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理人員素質(zhì)不高

在當(dāng)前高校發(fā)展的過(guò)程中，很多學(xué)校并沒(méi)有針對(duì)性地設(shè)置專門的檔案管理人員。在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，只有管理人員和教師代管，他們的專業(yè)不相符合，這就導(dǎo)致在實(shí)際檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中由于疏忽和不專業(yè)導(dǎo)致出現(xiàn)很多問(wèn)題。而且在檔案管理的過(guò)程中需要的是信息處理的人才，這對(duì)于高校在選擇檔案管理人才的過(guò)程中存在難處。對(duì)此，要想實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理，就應(yīng)當(dāng)引進(jìn)高層次的管理人員。雖然當(dāng)前高校引進(jìn)了很多先進(jìn)的設(shè)備，但是沒(méi)有高素質(zhì)人才管理，不能充分發(fā)揮他們的優(yōu)勢(shì)。也就表明，在檔案管理的過(guò)程中始終存在漏洞。與此同時(shí)，很多管理人員對(duì)工作的熱情不是很高，不重視檔案管理工作的開(kāi)展，因此也影響到管理的真實(shí)性和專業(yè)性。[1]

（二）缺乏規(guī)范的管理制度

當(dāng)前，很多高校在實(shí)際檔案管理的過(guò)程中并沒(méi)有建立完善的管理制度，因此也沒(méi)有完成規(guī)范化的要求，很多信息沒(méi)有填寫(xiě)完整。在實(shí)際管理的過(guò)程中，管理人員也沒(méi)有對(duì)工作流程形成正確的認(rèn)知，開(kāi)展針對(duì)性的管理，導(dǎo)致很多工作模糊不清。若是出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)于高校的管理會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響，容易導(dǎo)致在儲(chǔ)存階段出現(xiàn)信息丟失問(wèn)題。與此同時(shí)，在人事檔案管理的過(guò)程中，也不具備統(tǒng)一性。前后不一，因此學(xué)校在調(diào)取信息的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)信息不全面的問(wèn)題，影響到學(xué)校管理工作的高效開(kāi)展。

（三）信息更新不夠及時(shí)

在學(xué)校學(xué)習(xí)和工作開(kāi)展的過(guò)程中，教職人員和學(xué)生的履歷都會(huì)隨著年限的上升而增加。在此期間，他們會(huì)受到相應(yīng)的處分和獎(jiǎng)勵(lì)，這些都需要記錄在檔案中。但是，當(dāng)前高校的工作人員并沒(méi)有對(duì)這部分信息進(jìn)行及時(shí)的更新，沒(méi)有關(guān)注檔案的動(dòng)態(tài)性。很多資料更新不及時(shí)，導(dǎo)致管理人員不能對(duì)學(xué)校的情況進(jìn)行進(jìn)一步的把握和了解。對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，教職人員和學(xué)生的評(píng)判可以作為人事檔案信息的依據(jù)。若是人事檔案沒(méi)有更新，那么在對(duì)學(xué)校評(píng)判的過(guò)程中會(huì)受到阻礙，由此也會(huì)影響到學(xué)校人才隊(duì)伍的建設(shè)。[2]

（四）管理模式落后

由于學(xué)校的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，教職人員的工作理念也在不斷更新。在高校人事檔案管理過(guò)程中卻仍然使用傳統(tǒng)的模式，很多信息在記錄的過(guò)程中通過(guò)人工的方式來(lái)開(kāi)展，沒(méi)有充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中存在管理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，信息登記錯(cuò)誤或不全的現(xiàn)象頻發(fā)。也就表明，傳統(tǒng)的管理模式不適于高校發(fā)展，人工操作不能滿足檔案更新的需求，越來(lái)越多的人事檔案需要由專門的系統(tǒng)來(lái)輔助管理。對(duì)此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)人事檔案的精細(xì)化管理。

二、高校人事檔案精細(xì)化管理的意義

（一）提高人事檔案精細(xì)化管理的科學(xué)性

當(dāng)前高校在管理和發(fā)展的過(guò)程中，面臨的工作要求和工作量越來(lái)越高。利用傳統(tǒng)的管理模式無(wú)法滿足管理需求，同時(shí)也無(wú)法獲得相應(yīng)的成效。通過(guò)開(kāi)展精細(xì)化的管理能夠讓整個(gè)管理變得更為規(guī)范，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理的環(huán)節(jié)和步驟。與此同時(shí)，對(duì)整個(gè)管理過(guò)程進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和分工可以不斷完善管理的整個(gè)過(guò)程，充分發(fā)揮人事檔案管理的功能，讓整個(gè)過(guò)程變得更為科學(xué)、規(guī)范。[3]

（二）提高人事檔案精細(xì)化管理的規(guī)范性

高校在人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中缺乏規(guī)范性。例如，在對(duì)資料整理搜集的過(guò)程中，存在資料缺失、不全的問(wèn)題。通過(guò)精細(xì)化的管理，學(xué)?？梢赃M(jìn)一步對(duì)資料進(jìn)行搜集，防止在搜集過(guò)程中出現(xiàn)缺乏規(guī)范性的問(wèn)題。在管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)范來(lái)及時(shí)、有效地建設(shè)管理流程。對(duì)每個(gè)流程進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，最終可以做到有規(guī)定可依。在這一規(guī)范化的框架下開(kāi)展管理工作可以避免這個(gè)工作的隨意性和盲目性，為人事檔案管理開(kāi)啟良好的開(kāi)端。

（三）提高人事檔案管理效率

從當(dāng)前高校人事檔案管理實(shí)踐工作來(lái)看，仍然停留于較為原始、傳統(tǒng)的管理方式階段。雖然在現(xiàn)階段發(fā)展的過(guò)程中，有些優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)可以借鑒和保留。但是，其管理模式已經(jīng)不符合新時(shí)代的需求，達(dá)不到提高管理效率的效果。管理者需要承擔(dān)保管者的責(zé)任，同時(shí)也需要做好儲(chǔ)存和檢索工作，這些都需要由他們親力親為，會(huì)影響到整體管理效率的提高。然而，精細(xì)化的管理可以更好地開(kāi)展高校人事檔案管理，促進(jìn)各項(xiàng)工作流程精細(xì)化、規(guī)范化發(fā)展。[4]

三、高校人事檔案精細(xì)化管理策略

（一）提高管理人員精細(xì)化管理的意識(shí)

隨著新時(shí)代的建設(shè)和發(fā)展，中央明確要求各方在人事管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案的精細(xì)化管理。高校在開(kāi)展人事檔案管理的工作中更應(yīng)當(dāng)做好表率作用，提高政治地位，解放思想，深化改革，以此開(kāi)辟出一種全新的、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的管理方式。然而，在實(shí)際管理的過(guò)程中，高校的管理者自身應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化精細(xì)化管理的理念和意識(shí)，外化于行、內(nèi)化于心，這樣也可以充分理解精神理念，將其落實(shí)于工作中。此外，校領(lǐng)導(dǎo)也需要重視精細(xì)化管理工作，加強(qiáng)宣傳和教育，讓每個(gè)教師都能積極參與其中，為精細(xì)化管理提供智力和人力支持。

（二）建立完善的檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)前進(jìn)行高校人事檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，這樣也能夠促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)，提高管理效率。在實(shí)際檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，工作人員可以利用這一系統(tǒng)來(lái)完成統(tǒng)一管理，其中就包括對(duì)檔案的查閱、管理和采集。相關(guān)負(fù)責(zé)人不需要經(jīng)過(guò)管理人員就可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行檔案的查詢，這樣也可以更好地完成為檔案的管理工作，將各種檔案材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、收集、整理、查閱、鑒別等，提高領(lǐng)導(dǎo)人員的監(jiān)督水平和管理水平。與此同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上也可以及時(shí)有效地監(jiān)控管理的具體信息，從而為學(xué)校工作的開(kāi)展提供保障。當(dāng)前，整個(gè)檔案管理系統(tǒng)是流水化的形式，為了防止在工作過(guò)程中出現(xiàn)遺漏，可以對(duì)軟件的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分類，工作人員只需調(diào)動(dòng)數(shù)據(jù)就可以知道信息。此外，整個(gè)檔案管理系統(tǒng)具有事務(wù)提醒、用戶管理等各種功能，可以增強(qiáng)檔案的保密性，提高實(shí)時(shí)性，對(duì)于精細(xì)化管理來(lái)說(shuō)具有十分重要的作用。

（三）充實(shí)檔案的內(nèi)容

當(dāng)前在高校人事檔案管理工作過(guò)程中，很多工作都浮于表面。管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，在高校實(shí)際運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，檔案中的很多信息都會(huì)為學(xué)校的工作開(kāi)展提供依據(jù)。對(duì)此，在實(shí)際設(shè)置內(nèi)容的過(guò)程中，需要做到全面和完善。管理人員應(yīng)當(dāng)將各種活動(dòng)的獎(jiǎng)勵(lì)工作、業(yè)績(jī)導(dǎo)入到檔案中，對(duì)員工的資格證、專業(yè)水平、資歷等進(jìn)行針對(duì)性的收集，納入檔案中，以此來(lái)反映調(diào)職人員的工作面貌。高校也應(yīng)當(dāng)遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，記錄人事檔案管理中的處分和獎(jiǎng)勵(lì)。與此同時(shí)，也需要將平時(shí)表現(xiàn)記錄其中，這樣可以作為獎(jiǎng)學(xué)金和各類獎(jiǎng)勵(lì)的依據(jù)。關(guān)于學(xué)生家庭情況也應(yīng)當(dāng)填入到其中，這樣可以為學(xué)生接受貧困生補(bǔ)助提供有力依據(jù)。在精細(xì)化管理的過(guò)程中，充實(shí)人事檔案管理確實(shí)是有必要的。

（四）提高檔案利用率

高校在實(shí)際管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)提高檔案的利用效率，不能把各種檔案變成文件。應(yīng)當(dāng)通過(guò)管理人員來(lái)更好地對(duì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行分析，為學(xué)校提供可靠依據(jù)，這樣也可以為管理工作的開(kāi)展提供保障。管理人員也需要針對(duì)性地對(duì)在校人員的人事檔案進(jìn)行分析，從而判斷在這一過(guò)程中是否有表現(xiàn)突出的學(xué)生或員工，及時(shí)向?qū)W校傳遞信息，強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè)。此外，學(xué)校在開(kāi)展工作的過(guò)程中，也可以進(jìn)行訴訟取證、職稱晉升、人事變動(dòng)、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)判等，為管理者提供有效信息，奠定學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)。

（五）提高信息化管理水平

在人事檔案精細(xì)化管理的過(guò)程中，需要將信息化建設(shè)作為手段，提高管理水平。首先，應(yīng)當(dāng)針對(duì)性地開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作。由于高校的人事檔案數(shù)量龐大，門類眾多，其中包含著較多的論文、試卷、學(xué)籍檔案、工作部門評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)材料等。這些檔案需要進(jìn)行數(shù)字化采集，這樣可以儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。在這個(gè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，利用這一計(jì)劃的管理方式將這些數(shù)字以統(tǒng)一的格式儲(chǔ)存，從而為信息化的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。其次，應(yīng)當(dāng)建立完善的信息系統(tǒng)，這也是衡量高校精細(xì)化管理水平的關(guān)鍵，這樣可以更好地對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行智能化管理，以此提高檔案管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。此外，應(yīng)當(dāng)開(kāi)放對(duì)檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，讓高校的檔案得以共享。在確保安全的情況下，拓展檔案的利用渠道，以此確保不受地域、時(shí)間限制，能夠利用網(wǎng)絡(luò)這一渠道獲取更多高效的檔案信息，提高精細(xì)化管理的效率。

綜上所述，在當(dāng)前高校人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，相應(yīng)的管理人員應(yīng)當(dāng)明確認(rèn)識(shí)到在檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題。分析高校人事檔案信息化管理的意義，通過(guò)提高管理者精細(xì)化管理的意識(shí)、建立完善的檔案管理系統(tǒng)、充實(shí)檔案內(nèi)容、提高檔案利用率、提高信息化管理水平等各種方式來(lái)推動(dòng)人事檔案管理工作更好地開(kāi)展。做到精細(xì)化的管理，為人才隊(duì)伍的建設(shè)提供依據(jù)和保障。只有這樣，才能夠更好地促進(jìn)高校的人事檔案建設(shè)和發(fā)展。