李珺娜

（山東省濰坊市奎文區(qū)交通運輸局，山東 濰坊 261041）

引言

在事業(yè)單位管理工作開展期間，檔案管理屬于十分重要的一方面，其可以對事業(yè)單位內(nèi)部工作環(huán)節(jié)進行有效調(diào)整。自從信息化技術得到了一定的改進和創(chuàng)新以后，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化趨勢邁進，雖然事業(yè)單位借助計算機網(wǎng)絡技術提升了檔案管理效率，可是因為受到多項因素的影響，導致信息化數(shù)字管理工作依舊有著諸多的問題存在?；诖?，就要求事業(yè)單位檔案管理人員全面了解對檔案管理產(chǎn)生影響的相關因素，在此基礎上制定完善對策，以此確保事業(yè)單位良好運行。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術應用必要性

事業(yè)單位中的檔案管理是比較重要也是很龐大的一個模塊，其工作形式的先進性和工作開展的效率性，對于事業(yè)單位良好運行具有至關重要的作用。在傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響下，無論是工作人員的工作能力還是技術使用都具有很明顯的局限性，而管理理念的落后使得管理工作具有明顯的滯后性，同時,也沒有相對完善的制度作為支撐。事業(yè)單位的檔案多以紙質(zhì)化形式體現(xiàn)，紙質(zhì)材料的特殊性對于保存方式和保存空間具有很高的需求，使得管理工作開展困難非常大，經(jīng)常會發(fā)生材料丟失、管理混亂、處理麻煩等問題。事業(yè)單位的人員構成平均年齡比較大，尤其是很多年紀比較大的工作人員文化程度較低、管理理念落后，同時,針對年紀比較大工作人員的培訓非常少，導致檔案管理工作的開展所能實現(xiàn)的科學性和先進性非常有限。長此以往，事業(yè)單位的檔案管理工作會面臨很大的問題。而通過當前時代的高速發(fā)展，很多年輕群體進入事業(yè)單位，使得很多現(xiàn)代化技術得以步入檔案管理工作當中，檔案管理工作的高效性和先進性具有極大的提升。數(shù)字化技術的優(yōu)勢隨處可見，其無論對于更新管理理念還是革新管理模式都具有十分突出的作用。數(shù)字化技術的引入是時代發(fā)展的必然，是事業(yè)單位進步的必要途徑。

二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

（一）對檔案數(shù)字化沒有引起足夠重視

基層黨委政府的工作重心主要放在經(jīng)濟發(fā)展方面，各項工作開展中均重視的是經(jīng)濟利益的提升，在編制經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)劃時也很難把檔案管理提上重要日程，加之財力緊張，自身保障能力有限，致使在硬件投入上相對不足，在檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設、網(wǎng)線布置、電腦購置都處于一個比較低的水平，僅滿足日常功能，視頻、音頻、圖像處理設備較少甚至沒有，很難滿足檔案數(shù)字化的需要。

（二）檔案數(shù)字化專業(yè)人才偏少

從目前情況看，縣（市、區(qū)）級檔案館人員基本為專職，但年輕同志被借調(diào)其他單位工作的情況比較多，剩余人員年齡普遍偏大，人員配備不足；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、村級檔案管理人員多為兼職，且流動頻繁、交接手續(xù)不完備，導致檔案管理混亂；更為普遍的是，大多數(shù)基層單位缺乏專業(yè)化人才，現(xiàn)有人員對檔案數(shù)字化專業(yè)知識、專業(yè)技能掌握不夠，這些勢必影響檔案信息化建設的順利進行。

（三）檔案管理技術和設備較為滯后

當前階段，應用數(shù)字化技術是實施數(shù)字化檔案管理工作的關鍵。其中，數(shù)字化技術對于檔案數(shù)字化管理質(zhì)量以及效果體現(xiàn)有著直接性的影響。從目前工作現(xiàn)狀來看，數(shù)字化技術應用單位不具備廣泛性，大多數(shù)事業(yè)單位實施檔案管理工作期間，采取的技術較為滯后，存在著技術和檔案管理工作之間不相符情況。而且應用數(shù)字化技術期間所需的費用特別多，事業(yè)單位資金較少，無法及時對設備進行更新以及改進，采取的基礎設施過于老化，根本不符合當代應用條件，從而影響了數(shù)字化檔案管理工作效率的提高。從事業(yè)單位檔案管理實際情況看出，大部分單位依舊以手工檢索方式為主，計算機檢索處理受到的應用不具備普遍性，這從很大方面上加劇了檢索工作量，導致檔案管理質(zhì)量降低。例如，在人事檔案信息整理期間，各項單位保存信息期間有著非常大的差別，應用手工檢索方式的話不僅會對檔案人員帶來很大麻煩，而且還不利于檔案管理工作良好開展。

（四）檔案管理信息化建設落后

在目前信息時代背景下，事業(yè)單位的檔案信息數(shù)量及類型都不斷增多，在這種情況下傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無法適應實際需求，需要有效開展檔案管理信息化建設。然而，目前有些事業(yè)單位并未實現(xiàn)檔案管理信息化建設，在檔案管理工作的開展過程中缺乏對信息技術的有效應用，導致檔案管理的信息化無法實現(xiàn)，影響檔案管理效率及質(zhì)量。另外，有些事業(yè)單位內(nèi)雖然開展了檔案管理信息化建設，然而由于信息化管理思想并未形成，缺乏信息化管理的技術，也就無法充分體現(xiàn)出檔案管理信息化建設的價值及意義，所謂的檔案信息化管理仍處于形式層面，并未真正發(fā)揮出應有的作用，影響事業(yè)單位檔案信息化建設的結果，最終影響檔案管理的效果。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略

（一）建設數(shù)字化檔案管理制度

從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作開展的情況來看，應該進一步加強對數(shù)字化技術的運用，樹立數(shù)字化檔案建設目標，明確事業(yè)單位檔案管理未來發(fā)展的方向，進而促使檔案管理制度建設良好推進。從當前社會發(fā)展的趨勢來看，數(shù)字化技術已經(jīng)逐步深入到人們生活工作中的各個角落，并且從高效的工作效率和優(yōu)質(zhì)的生活水平來看，數(shù)字化技術具有不可替代的作用。因此，事業(yè)單位應該充分認識到這一社會發(fā)展趨勢，進而改革優(yōu)化檔案管理工作，將數(shù)字化技術有效落實到管理工作當中，促使檔案管理工作能夠為事業(yè)單位未來發(fā)展奠定堅實的基礎。檔案管理制度是管理工作開展的根本依據(jù)，事業(yè)單位應該著手于建設數(shù)字化檔案管理制度，以數(shù)字化的角度進行工作流程優(yōu)化，從而切實提升管理工作開展的效率。事業(yè)單位管理層應該明確作為領導的責任，主動了解數(shù)字化技術的發(fā)展情況和具體運用，并積極推動數(shù)字化技術落實到檔案管理工作當中。有意識地對檔案管理工作現(xiàn)狀開展調(diào)查，投入相應的人力、物力，強化數(shù)字化設備建設，完善相應的基礎設備體系，為之后的數(shù)字化檔案管理工作提供充分的支撐。

（二）構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是開展檔案管理工作的有效途徑，能夠極大程度上保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位建立健全相應的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的，進而提升檔案管理工作的效率，盡可能地減少部門之間的矛盾，推動事業(yè)單位得以良好運行。構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，促使文件檔案能夠以電子形式進行管理，極大程度上延長了檔案保管的時間，讓檔案資料的利用價值得以延伸。同時，檔案資料從生成開始，到整理、提交、處置、保存這整個流程，都實現(xiàn)了數(shù)字化管理，在充分簡化管理流程的同時，也極大地減輕了工作人員的工作負擔，也為后期檔案追蹤提供了可供查找的依據(jù)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應該包含文件收集、文件存儲、文件運用、鑒定處理等，確保每一步檔案管理工作都能夠實現(xiàn)良好開展，切實保障檔案管理工作的有效性。

（三）加速推進“檔案快辦”服務

檔案工作數(shù)字化轉型要堅持以人民為中心，以優(yōu)化服務為導向。進一步完善區(qū)域檔案信息資源互認互信、合作共享機制，深化區(qū)域間民生檔案一網(wǎng)查檔、掌上查檔和電子出證，實現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域、跨層級的數(shù)字檔案服務。加快區(qū)域檔案信息資源共享服務平臺建設，適應新發(fā)展階段要求，加快推進建立館室互聯(lián)互通的區(qū)域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺，探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術在檔案管理中的應用，推動數(shù)字檔案館（室）建設向智慧化方向發(fā)展。加大檔案數(shù)據(jù)開放審核力度，加快檔案數(shù)字資源向部門共享，實現(xiàn)機關、事業(yè)單位網(wǎng)上查檔“一次不用跑”。

（四）加強專業(yè)化檔案人才隊伍建設

適應新發(fā)展階段檔案事業(yè)發(fā)展新形勢，科學合理設置崗位和編制，配齊配強檔案隊伍，優(yōu)化檔案隊伍年齡結構和知識結構，把那些工作能力強、綜合素質(zhì)高、富有創(chuàng)新精神的年輕人才，充實到檔案隊伍中來，提升檔案管理專業(yè)化水平。建立健全檔案隊伍建設的管理機制，把檔案隊伍建設納入本地人才隊伍建設總體規(guī)劃，制定完善的用人制度，為現(xiàn)有檔案管理人才提供晉升機會，增強人才吸引力。加強檔案人員實操培訓，開展省、市、縣三級培訓機制，開展“菜單式”培訓，讓他們在干中學、學中干，以干代訓，以干促培，開闊檔案人員視野，快速提升檔案隊伍技能和工作水平。鼓勵檔案技術攻關和理論創(chuàng)新，通過推廣應用創(chuàng)新成果，不斷升級檔案收集、保護、利用體系，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能管理、高效利用，為助推經(jīng)濟社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、海量的檔案資料支撐。

（五）投入足夠的資金，對設備以及技術進行改進和優(yōu)化

要想促使數(shù)字化檔案管理工作的良好開展，少不了資金的幫助，從事業(yè)單位實際運行現(xiàn)狀入手，全面分析以及探究數(shù)字化檔案技術管理期間存在的各項問題，在這一基礎上制定完善的計劃，引進新型技術以及設備，為數(shù)字化檔案管理工作穩(wěn)定開展奠定堅實的基礎。在引進設備期間，工作人員應當明確認識到的是，數(shù)字化檔案管理基礎設備表現(xiàn)為兩方面，分別是硬件設備以及軟件設備，前者所需的資金較多，要求相關人員做好保養(yǎng)，改善設備性能，而后者是以研發(fā)軟件為主，注重軟件開發(fā)期間存在的兼容性現(xiàn)象。在投入資金期間，事業(yè)單位提前實施前期預算，提升資金利用率，在此基礎上促使事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作良好開展。

（六）轉變事業(yè)單位檔案內(nèi)容管理方式

因為目前的事業(yè)單位檔案管理方式中檔案內(nèi)容無法進行聯(lián)網(wǎng)更新，基于此，有的違法人員經(jīng)常利用該項漏洞實施違規(guī)行為，使得人事檔案的可靠性降低。比如，有的人員為了工資更高一些，隨意更改參加工作的時間或者是提升自身受教育程度，此種違規(guī)行為難以得到有效的證實。所以，要想對事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容進行全面管理，就需要增強人員的識別能力，定期檢驗檔案情況，當出現(xiàn)了檔案和標準要求不相符現(xiàn)象的話，務必進行嚴懲。在工作期間還可以構建電子人事檔案管理方式，將數(shù)字化處理方式落實到紙質(zhì)檔案內(nèi)，以此達到各部門共享人事檔案的目的。在電子事業(yè)單位檔案內(nèi)，還應當匯總員工個人信息，提升信息儲存和更新水平，以此為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的開展提供一定的幫助。

結束語

通過對事業(yè)單位檔案管理的了解，在管理過程中，采取數(shù)字化技術，對事業(yè)單位實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展具有重要意義。結合當前事業(yè)單位檔案管理實際，在管理過程中，數(shù)字化技術對檔案管理工作創(chuàng)新化發(fā)展具有直接影響。因此，應立足于事業(yè)單位檔案管理實際，對數(shù)字化技術的應用進行有效分析，推動數(shù)字化技術得以良好運用，為檔案管理工作奠定基礎，切實提升檔案管理工作質(zhì)量，解決傳統(tǒng)管理工作模式下產(chǎn)生的負面影響。