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        也談新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

        2021-11-28 00:25:38李成
        魅力中國 2021年13期

        李成

        (河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局,河北 淶源 074300)

        一、檔案管理工作的重要性

        檔案承載著一個單位發(fā)展過程中的全部內(nèi)容,是一個單位歷史的記錄與見證,專業(yè)人員在時代不斷發(fā)展的同時借鑒檔案內(nèi)容,能夠有效做好業(yè)務工作。為了使檔案能夠在關鍵時刻派上用場,使單位領導能夠及時發(fā)現(xiàn)發(fā)展過程中存在的不足,在單位的管理工作中就要加強對檔案管理工作的重視,保證檔案的完整性和真實性,從而為單位發(fā)展提供更有利的證據(jù)。合理利用檔案能夠使單位在發(fā)展過程中及時發(fā)現(xiàn)自身存在的問題,包括人才管理、成本管理、活動管理等方面存在的問題,使單位能夠在發(fā)現(xiàn)問題時,提出有效的解決辦法。隨著社會的不斷發(fā)展,人們對檔案管理工作也有了新的認識和更高的要求,為了做好檔案管理工作,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化,工作人員首先就應該意識到檔案管理工作的重要性,明確掌握檔案管理工作不僅是自身地本質(zhì)工作,更是促進發(fā)展和進步的重要保證。

        二、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化策略

        在上文的分析中,明確檔案管理工作的重要地位,為了使檔案管理工作更適應發(fā)展狀態(tài),在新形勢下實現(xiàn)規(guī)范化管理,下面提出三點檔案管理工作策略。

        (一)完善檔案管理工作規(guī)章制度

        隨著社會的快速發(fā)展,人們逐漸意識到檔案管理工作的重要性,為了使其滿足社會的要求,檔案管理部門首先應該完善檔案管理工作規(guī)章制度,保證檔案管理工作有章可循有法可依。在制定檔案管理工作規(guī)章制度時,檔案館應該聯(lián)系到自身檔案管理現(xiàn)狀和自身檔案的重要內(nèi)容,由于在發(fā)展過程中,檔案內(nèi)容相對繁多且復雜,涉及到地既有人員管理方面內(nèi)容,也有經(jīng)濟活動內(nèi)容,還有一些與其他單位的活動內(nèi)容,增加了管理難度,因此,應該根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢制定檔案管理工作規(guī)章制度,使其盡可能地滿足社會形勢。檔案管理工作規(guī)章制度需要包含以下幾方面內(nèi)容:1.根據(jù)檔案內(nèi)容實現(xiàn)檔案管理工作人員的分配;2.檔案管理工作的主要內(nèi)容;3.對檔案管理工作的要求;4.對檔案管理工作者的獎懲制度;5.對檔案管理相關設施的管理辦法。

        (二)實現(xiàn)檔案管理工作的信息化

        隨著社會的發(fā)展與科技水平的提高,現(xiàn)階段很多行業(yè)和工作都實現(xiàn)了信息化,為了保證檔案管理工作能夠適應時代發(fā)展,提高檔案管理工作效率,就要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化,在檔案管理工作過程中,要積極引入一些檔案管理軟件,通過管理人員的使用,找出最適合單位使用的管理軟件。在以往的檔案管理工作中,通常是由人工進行記錄工作,管理人員利用紙、筆等實現(xiàn)檔案的記錄工作,紙質(zhì)記錄不僅容易丟失,而且時間較長的記錄會發(fā)生模糊看不清等問題,影響檔案管理工作的有效性。實現(xiàn)檔案管理的信息化,不僅能夠減少管理工作中人為處理檔案的工作,使計算機發(fā)揮出更大的優(yōu)勢,提高工作效率,還能夠更加清晰地做好檔案管理記錄工作,當單位需要哪年哪類檔案時,可以通過查找信息管理軟件快速地找到檔案存儲位置,這樣檔案管理工作者就能夠?qū)⒏嗟臅r間花費在檔案收集與處理工作上,保證檔案管理的全面性。

        (三)提高檔案管理工作人員管理能力

        工作人員是檔案管理過程中最重要的一項組成部分,只有提高檔案管理工作人員的管理能力,才能不斷規(guī)范其工作方法,做好管理工作,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。要提高檔案管理人員的管理能力,就要重點做好以下幾方面工作:一是為管理工作者提供更多的培訓機會,檔案館可以通過邀請專業(yè)檔案管理人員為本單位人員進行培訓,使其掌握到更加規(guī)范的管理技巧,同時不同單位之間還可以開展檔案管理工作交流會,使工作人員能夠在交流會中更好地溝通工作方法,找到解決自身在工作中存在問題的辦法,保證管理工作的規(guī)范化。二是檔案館要明確對檔案管理人員的管理機制和方法,同時加強對檔案管理人員工作的監(jiān)督,使檔案管理人員能夠在制度的約束下,規(guī)范自身的工作方法和流程,在新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

        總而言之,檔案管理工作的規(guī)范化十分重要,隨著社會發(fā)展狀態(tài)的變化,人們對檔案管理工作的主觀看法和檔案管理工作的要求都發(fā)生了改變,在此基礎上,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化不僅能夠提升管理者自身的管理水平,保證檔案的真實性與完整性,更能夠提高檔案的利用率,當需要檔案時,能夠及時找出所需檔案,為企事業(yè)單位人員管理、經(jīng)濟活動管理工作提供借鑒,為檔案管理工作開創(chuàng)一個新局面,為社會進步與發(fā)展做出貢獻。

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