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        高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

        2021-11-28 00:25:38任雅楠
        魅力中國(guó) 2021年13期

        任雅楠

        (烏蘭察布職業(yè)學(xué)院,內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000)

        伴隨著高校行政體制的改革,辦公室和各學(xué)院及黨政機(jī)關(guān)的聯(lián)系變得更加緊密。辦公室職責(zé)劃分更加細(xì)化,檔案管理工作質(zhì)量的有序提升被提上了日程。學(xué)校辦學(xué)水平的高低一方面取決于教學(xué)、科研能力的高低,另一方面也是行政能力的體現(xiàn),行政能力的提升簡(jiǎn)單而言就是辦事效率提高,辦公室檔案管理工作內(nèi)容瑣碎,管理方式混亂。筆者通過(guò)從現(xiàn)實(shí)問(wèn)題切入,繼而提出若干檔案管理工作的提升策略。

        一、當(dāng)下辦公室檔案管理工作具有的不足

        (一)重視不足

        從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子到具體分管檔案管理工作的各級(jí)工作人員長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)檔案管理工作存在輕視心理,是檔案管理工作混亂的原因之一。檔案管理工作作為行政部門(mén)工作,沒(méi)有列入高校評(píng)價(jià)體系。幾乎每所院校都有對(duì)教學(xué)??蒲泄ぷ髟u(píng)定的詳細(xì)準(zhǔn)則和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),但檔案管理工作缺乏卓有成效的工作評(píng)價(jià)機(jī)制,直接造成了檔案管理工作人員對(duì)工作的不重視。在實(shí)際工作中,檔案管理工作因人員重視力度不夠造成的后果由檔案管理混亂,檔案收放無(wú)序,甚至造成丟檔事故。

        (二)工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

        高校進(jìn)行辦公室工作人員的選聘工作,往往不像其他公務(wù)員事業(yè)單位選拔人才那樣設(shè)置較高的準(zhǔn)入門(mén)檻。同時(shí),出于吸引人才的目的考慮,高校機(jī)關(guān)辦公室工作人員更多情況下是由教職工配偶擔(dān)任工作。缺乏足夠競(jìng)爭(zhēng)招聘到的工作人員,專(zhuān)業(yè)素質(zhì)很難保證。高校工作經(jīng)驗(yàn)檔案管理工作看起來(lái)不難,實(shí)際上因?yàn)楦咝P姓块T(mén)較多,各部門(mén)文件收發(fā)十分頻繁,且高校文件目錄較多,檔案管理工作十分考驗(yàn)工作人員的歸檔能力和經(jīng)驗(yàn)。

        (三)管理模式僵化

        計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了技術(shù)上的便利,我們?cè)谶M(jìn)行文件整理和文件歸納過(guò)程常常借助計(jì)算例如按鍵進(jìn)行檔案編碼分類(lèi)、歸總整理。但在高校工作中,因紙質(zhì)檔案的實(shí)效性和文件種類(lèi)的復(fù)雜性,很少有工作單位會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)的檔案編碼工作,或者是使用不夠科學(xué)、高效的檔案管理辦法。而思維模式的僵化是造成這種局面的重要因素,檔案歸總手續(xù)復(fù)雜,檔案調(diào)用程序繁瑣,這些都是檔案管理工作的弊端,但辦公室的工作氛圍長(zhǎng)期得不到改變,許多工作人員抱著多做多錯(cuò)的心態(tài)工作,最終導(dǎo)致了檔案管理工作的不成熟。

        二、高校辦公室檔案管理工作優(yōu)化對(duì)策

        (一)提高對(duì)檔案管理工作的重視力度

        提高對(duì)檔案管理的管理力度,是對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作人員和工作評(píng)價(jià)機(jī)制的多方面要求。分管領(lǐng)導(dǎo)作為辦公室工作的直接責(zé)任人,更應(yīng)該推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化程序,要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度有所提高,應(yīng)該注意讓分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任明白檔案管理工作優(yōu)化的先進(jìn)性,從提高辦公室辦事效率、減少辦公室出錯(cuò)率和推動(dòng)辦公室工作科學(xué)化等方面來(lái)進(jìn)行論證。對(duì)于檔案管理人員,要通過(guò)開(kāi)設(shè)專(zhuān)業(yè)課程、設(shè)立考核機(jī)制的方法來(lái)引導(dǎo)檔案管理人員提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),做到對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、掌握和理解。

        (二)聘任專(zhuān)業(yè)檔案管理人員

        檔案管理作為一種專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的工作,對(duì)從業(yè)人員的基本素養(yǎng)有一定要求,在進(jìn)行相關(guān)崗位的招聘時(shí),可以考慮招聘諸如圖書(shū)館學(xué)、檔案學(xué)出身的人員來(lái)參與辦公室檔案管理工作,他們的理論功底扎實(shí),在進(jìn)入工作后能更快熟悉工作環(huán)境和工作內(nèi)容,為辦公室檔案管理工作的開(kāi)展提供幫助。在不方便進(jìn)行人員招聘時(shí),譬如在編制員額編滿的情況下,可以通過(guò)人事代理方法招聘相關(guān)專(zhuān)業(yè)從業(yè)人員,這部分人群工作經(jīng)驗(yàn)豐富,熟悉檔案管理工作,由他們進(jìn)行辦公室檔案管理人員的技能培訓(xùn),并通過(guò)開(kāi)設(shè)輔導(dǎo)班、實(shí)地演練等教學(xué)方法,幫助部門(mén)人員快速進(jìn)入工作狀態(tài),也能借機(jī)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作條例進(jìn)行再學(xué)習(xí)。

        (三)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

        現(xiàn)代化檔案管理方式科學(xué)且高效,高??梢酝ㄟ^(guò)引入市場(chǎng)上出色的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入學(xué)校的檔案管理工作?;诨ヂ?lián)網(wǎng)開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件大都具有很強(qiáng)的功能,辦公室因其工作性質(zhì)的原因,需要經(jīng)常和其他部門(mén)進(jìn)行檔案對(duì)接,通過(guò)建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理網(wǎng)站可以將各部門(mén)聯(lián)合起來(lái),做到及時(shí)的檔案?jìng)鬏敼ぷ?,?shí)際上做到了數(shù)據(jù)共享,極大提高了辦公室的工作效率。但現(xiàn)代化建設(shè)也要進(jìn)行充分考慮,對(duì)于紙質(zhì)檔案和涉密檔案,則適用傳統(tǒng)方案來(lái)進(jìn)行保管。這種檔案一般檔案件數(shù)少,對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)顯得有些小題大做嗎,同時(shí)也會(huì)增加檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn),而通過(guò)傳統(tǒng)方式對(duì)其進(jìn)行保管可以提高文件的安全性。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        目前國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作方法各有千秋,但大都信息化、現(xiàn)代化基礎(chǔ)薄弱。檔案管理工作若要取得卓有成效的優(yōu)化,必須摒棄傳統(tǒng)思想的束縛,大力推行現(xiàn)代化改革。通過(guò)科學(xué)的優(yōu)化路線,足夠的資金支持,工作素養(yǎng)的提高,高校辦公室檔案管理工作才能真正取得優(yōu)化成果。

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